北京協(xié)和醫(yī)院檔案管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)北京協(xié)和醫(yī)院檔案工作，有效保護(hù)和利用檔案，提高醫(yī)院管理水平和服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于北京協(xié)和醫(yī)院各科室、部門(mén)及其工作人員在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的各種門(mén)類和載體的檔案。3.檔案工作原則遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。

二、檔案管理體制與職責(zé)1.管理體制醫(yī)院設(shè)立綜合檔案室，作為醫(yī)院檔案管理的職能部門(mén)，歸口管理醫(yī)院各類檔案。各科室、部門(mén)設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、移交等工作。形成醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)，確保檔案工作有序開(kāi)展。2.醫(yī)院檔案管理委員會(huì)職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案工作規(guī)章制度和發(fā)展規(guī)劃。研究決定醫(yī)院檔案工作中的重大問(wèn)題，協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重要事項(xiàng)。監(jiān)督檢查醫(yī)院檔案工作的開(kāi)展情況，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)估。3.綜合檔案室職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案工作法律法規(guī)和醫(yī)院檔案管理制度，負(fù)責(zé)制定檔案工作的具體實(shí)施細(xì)則和操作規(guī)程。負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、保管醫(yī)院各類檔案，確保檔案的完整與安全。開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享利用。編制檔案檢索工具和參考資料，積極主動(dòng)地為醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案信息服務(wù)。組織開(kāi)展檔案鑒定、銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定程序?qū)Φ狡跈n案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施銷(xiāo)毀。負(fù)責(zé)對(duì)各科室、部門(mén)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，定期檢查其檔案工作情況。參與醫(yī)院重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和妥善保管。4.兼職檔案員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)日常工作中形成檔案的收集、整理、分類、裝訂等基礎(chǔ)工作，確保檔案資料的齊全、完整、準(zhǔn)確。按照醫(yī)院檔案管理規(guī)定，定期將整理好的檔案移交至綜合檔案室。協(xié)助綜合檔案室開(kāi)展檔案的查閱、利用等工作，及時(shí)提供所需檔案資料。負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。積極參加醫(yī)院組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身檔案管理業(yè)務(wù)水平。

三、檔案的收集與歸檔1.收集范圍醫(yī)療檔案：包括門(mén)診病歷、住院病歷、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、醫(yī)療技術(shù)操作記錄、手術(shù)記錄、護(hù)理記錄等。教學(xué)檔案：教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件、實(shí)習(xí)安排、學(xué)生成績(jī)等。科研檔案：科研項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、研究計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、論文著作、科研成果鑒定材料等。行政管理檔案：醫(yī)院行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案等。其他檔案：如外事活動(dòng)檔案、患者投訴與處理檔案、醫(yī)院榮譽(yù)檔案等。2.收集要求各科室、部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案形成后及時(shí)收集，不得積壓或散失。收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始性、真實(shí)性和完整性，不得擅自涂改、偽造或銷(xiāo)毀。對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，確保檔案資料的全面、準(zhǔn)確。3.歸檔時(shí)間醫(yī)療檔案應(yīng)在患者出院后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成整理歸檔。教學(xué)檔案應(yīng)在每學(xué)期結(jié)束后[X]周內(nèi)歸檔?？蒲袡n案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)題或階段性成果形成后[X]個(gè)月內(nèi)歸檔。行政管理檔案應(yīng)在次年上半年完成上一年度檔案的整理歸檔。其他檔案應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)歸檔，確保檔案的時(shí)效性。4.歸檔程序各兼職檔案員對(duì)收集的檔案進(jìn)行初步整理，按照檔案分類方案進(jìn)行分類、編號(hào)，填寫(xiě)檔案移交清單。將整理好的檔案及移交清單一并移交至綜合檔案室，綜合檔案室進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門(mén)重新整理。

四、檔案的整理1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.分類方法采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法。即先按年度分開(kāi)，再按科室、部門(mén)等機(jī)構(gòu)分類，最后根據(jù)檔案的保存價(jià)值確定保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）和短期（[X]年）。3.整理要求對(duì)歸檔的文件材料進(jìn)行全面清查，剔除重復(fù)、無(wú)用的文件，確保每份文件具有保存價(jià)值。按照檔案裝訂要求，對(duì)紙張規(guī)格不一、破損的文件進(jìn)行修整、裱糊或復(fù)制，使其達(dá)到整齊、牢固、美觀的要求。編制檔案頁(yè)碼，標(biāo)注在有文字的頁(yè)面正面的右上角和背面的左上角，空白頁(yè)不編號(hào)。填寫(xiě)檔案卷內(nèi)目錄，包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目，確保目錄準(zhǔn)確、清晰。按照分類方案和編號(hào)規(guī)則，對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，編制檔案盒脊背標(biāo)簽，注明檔案類別、年度、保管期限、起止卷號(hào)等信息。

五、檔案的保管1.保管場(chǎng)所綜合檔案室應(yīng)配備專用的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等"八防"設(shè)施，確保檔案安全保管。2.檔案裝具采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。3.庫(kù)存管理按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，建立檔案存放索引，便于快速定位查找檔案。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)，做到賬物相符。如發(fā)現(xiàn)檔案短缺、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理，并做好記錄。對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份，確保數(shù)據(jù)安全。定期對(duì)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.檔案保護(hù)技術(shù)采用適宜的檔案保護(hù)技術(shù)，如對(duì)破損檔案進(jìn)行修復(fù)、對(duì)字跡褪色的檔案進(jìn)行復(fù)制等，延長(zhǎng)檔案使用壽命。定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行溫濕度檢測(cè)和調(diào)控，將溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。做好防蟲(chóng)、防霉、防鼠等工作，定期投放防蟲(chóng)、防霉藥品，設(shè)置防鼠設(shè)施，防止檔案受到蟲(chóng)害、霉菌和鼠害的破壞。

六、檔案的利用1.利用原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和醫(yī)院檔案管理制度，在確保檔案安全和保密的前提下，積極主動(dòng)地為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。2.利用范圍醫(yī)院內(nèi)部工作人員因醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱醫(yī)院檔案。外部單位因工作需要查閱醫(yī)院檔案，須經(jīng)醫(yī)院相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.利用方式查閱：醫(yī)院內(nèi)部工作人員可直接到綜合檔案室查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)在查閱登記本上填寫(xiě)查閱日期、查閱人姓名、部門(mén)、查閱內(nèi)容等信息。查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、用途等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字、綜合檔案室負(fù)責(zé)人審核、主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、擅自復(fù)制或銷(xiāo)毀檔案，按時(shí)歸還檔案。出具證明：根據(jù)工作需要，綜合檔案室可為醫(yī)院內(nèi)部或外部單位出具檔案證明材料。出具證明應(yīng)嚴(yán)格按照檔案內(nèi)容如實(shí)填寫(xiě)，加蓋醫(yī)院檔案專用章。4.利用登記對(duì)檔案的查閱、借閱、出具證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人姓名、部門(mén)、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息，以便統(tǒng)計(jì)分析和跟蹤管理。

七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀1.鑒定原則按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和醫(yī)院檔案管理的實(shí)際情況，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性、準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)專家和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)和銷(xiāo)毀清單。3.鑒定標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來(lái)源、形式等因素，結(jié)合醫(yī)院的歷史發(fā)展、業(yè)務(wù)需求和檔案管理實(shí)際，確定檔案的保存價(jià)值。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核后，予以銷(xiāo)毀。4.銷(xiāo)毀程序檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制檔案銷(xiāo)毀清單，清單應(yīng)注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。檔案銷(xiāo)毀清單經(jīng)醫(yī)院檔案管理委員會(huì)審核批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程符合規(guī)定要求。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)，注明銷(xiāo)毀日期和方式。對(duì)已銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行注銷(xiāo)登記，并將銷(xiāo)毀清單長(zhǎng)期保存。

八、檔案信息化建設(shè)1.建設(shè)目標(biāo)建立完善的醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為醫(yī)院發(fā)展提供有力的檔案信息支持。2.數(shù)字化采集對(duì)醫(yī)院各類檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，確保檔案圖像清晰、完整。掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，存儲(chǔ)格式為[具體格式]。在掃描過(guò)程中，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份和質(zhì)量檢查，保證數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確性和可用性。3.數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)錄入檔案的基本信息，如題名、責(zé)任者、日期、文號(hào)、保管期限等；全文數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)存儲(chǔ)檔案的數(shù)字化圖像。數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、備份等功能，方便檔案信息的管理和利用。4.信息系統(tǒng)應(yīng)用推廣使用檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能。醫(yī)院內(nèi)部工作人員可通過(guò)醫(yī)院辦公系統(tǒng)或檔案管理系統(tǒng)客戶端訪問(wèn)檔案信息，提高檔案利用的便捷性和時(shí)效性。5.安全管理加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，采取身份認(rèn)證、訪問(wèn)控制、數(shù)據(jù)加密、防火墻等安全措施，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。

九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查醫(yī)院檔案管理委員會(huì)定期對(duì)各科室、部門(mén)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.考