行政物資管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司行政物資的管理，規(guī)范行政物資的采購(gòu)、使用、保管及處置等行為，提高行政物資使用效率，降低公司運(yùn)營(yíng)成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的行政物資管理。行政物資是指公司為開展日常辦公、運(yùn)營(yíng)活動(dòng)所需的各類物品，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、辦公家具、低值易耗品、通訊設(shè)備、交通工具等。3.管理原則統(tǒng)一管理：行政物資實(shí)行統(tǒng)一采購(gòu)、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一核算，由公司行政部門歸口管理。合理配置：根據(jù)工作實(shí)際需要，合理確定行政物資的配備標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)量，避免浪費(fèi)和閑置。節(jié)約使用：倡導(dǎo)節(jié)約意識(shí)，鼓勵(lì)員工合理使用行政物資，延長(zhǎng)物資使用壽命，降低物資消耗。規(guī)范流程：明確行政物資管理各環(huán)節(jié)的操作流程和審批程序，確保管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。

二、職責(zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)制定和完善行政物資管理制度，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)行政物資的采購(gòu)計(jì)劃編制、采購(gòu)執(zhí)行、驗(yàn)收、入庫、保管、發(fā)放、調(diào)配、盤點(diǎn)等日常管理工作。定期對(duì)行政物資的使用情況進(jìn)行檢查和分析，提出改進(jìn)建議，提高物資使用效率。負(fù)責(zé)行政物資報(bào)廢、報(bào)損等處置工作的審核和申報(bào)。2.使用部門負(fù)責(zé)本部門行政物資需求的申報(bào)，明確物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等要求。負(fù)責(zé)本部門行政物資的領(lǐng)用、使用和保管，做好物資的日常維護(hù)和保養(yǎng)，確保物資正常使用。配合行政部門做好行政物資的盤點(diǎn)工作，及時(shí)反饋物資使用過程中存在的問題。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)行政物資采購(gòu)資金的審核和支付。負(fù)責(zé)行政物資的賬務(wù)核算，定期與行政部門核對(duì)賬目，確保賬實(shí)相符。參與行政物資報(bào)廢、報(bào)損等處置工作的審核，監(jiān)督處置資金的收支情況。4.審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)行政物資采購(gòu)、使用、保管及處置等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，確保行政物資管理工作合規(guī)、有效。

三、采購(gòu)管理1.采購(gòu)計(jì)劃各使用部門應(yīng)根據(jù)工作需要和實(shí)際庫存情況，于每月末前向行政部門提交下月行政物資需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。行政部門匯總各部門需求計(jì)劃后，結(jié)合庫存情況進(jìn)行綜合分析，編制月度行政物資采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于臨時(shí)性、緊急性的行政物資需求，使用部門可填寫《行政物資緊急采購(gòu)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)行政部門，行政部門審核確認(rèn)后可先行采購(gòu)，采購(gòu)?fù)瓿珊蠹皶r(shí)補(bǔ)辦相關(guān)審批手續(xù)。2.采購(gòu)方式集中采購(gòu)：對(duì)于通用性強(qiáng)、使用量大的行政物資，如辦公用品、辦公設(shè)備等，實(shí)行集中采購(gòu)。由行政部門通過招標(biāo)、詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式確定供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同，統(tǒng)一組織采購(gòu)。分散采購(gòu)：對(duì)于專業(yè)性較強(qiáng)、集中采購(gòu)難以滿足需求的行政物資，或采購(gòu)金額較小、不適合集中采購(gòu)的物資，可由使用部門在公司規(guī)定的合格供應(yīng)商范圍內(nèi)自行采購(gòu)。使用部門應(yīng)在采購(gòu)前填寫《行政物資分散采購(gòu)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、行政部門審批后實(shí)施采購(gòu)。3.供應(yīng)商管理行政部門負(fù)責(zé)建立和維護(hù)公司行政物資供應(yīng)商名錄。供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)、良好的商業(yè)信譽(yù)、較強(qiáng)的供應(yīng)能力和售后服務(wù)能力。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面。對(duì)于考核不合格的供應(yīng)商，及時(shí)調(diào)整出供應(yīng)商名錄。與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。4.采購(gòu)執(zhí)行行政部門根據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃或采購(gòu)申請(qǐng)表，按照規(guī)定的采購(gòu)方式組織實(shí)施采購(gòu)。采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)合同要求，與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。采購(gòu)過程中發(fā)生的物資價(jià)格變動(dòng)、交貨期變更等情況，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并向行政部門負(fù)責(zé)人報(bào)告。如因特殊原因需要變更采購(gòu)合同，應(yīng)按照公司合同管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。采購(gòu)物資到貨前，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知使用部門和行政部門相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。

四、驗(yàn)收與入庫1.驗(yàn)收行政部門組織使用部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)依據(jù)采購(gòu)合同、發(fā)票及相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對(duì)。對(duì)于辦公設(shè)備、辦公家具等需要安裝調(diào)試的物資，應(yīng)在安裝調(diào)試完畢后進(jìn)行驗(yàn)收，確保物資正常運(yùn)行。驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)在《行政物資驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理，并做好記錄。2.入庫驗(yàn)收合格的物資，由行政部門倉(cāng)庫管理人員辦理入庫手續(xù)。倉(cāng)庫管理人員應(yīng)根據(jù)《行政物資驗(yàn)收單》，對(duì)物資進(jìn)行分類存放，并填寫《行政物資入庫單》，注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、入庫日期等信息?！缎姓镔Y入庫單》一式三聯(lián)，一聯(lián)倉(cāng)庫留存，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門記賬，一聯(lián)交采購(gòu)人員作為結(jié)算憑證。倉(cāng)庫管理人員應(yīng)定期對(duì)入庫物資進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。

五、保管與發(fā)放1.保管行政部門應(yīng)設(shè)立專門的倉(cāng)庫或儲(chǔ)物區(qū)域，用于存放行政物資。倉(cāng)庫應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件，確保物資安全。倉(cāng)庫管理人員應(yīng)對(duì)入庫物資進(jìn)行分類標(biāo)識(shí)、分區(qū)存放，并建立物資臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物資的出入庫情況。定期對(duì)庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)清查，每月末進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度末進(jìn)行一次大盤點(diǎn)。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，報(bào)行政部門負(fù)責(zé)人審核。如發(fā)現(xiàn)盤盈、盤虧等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。對(duì)于易損、易腐、有保質(zhì)期要求的物資，應(yīng)定期檢查其質(zhì)量狀況，及時(shí)清理過期、變質(zhì)物資。2.發(fā)放行政物資的發(fā)放實(shí)行以舊換新（如有規(guī)定）、限量領(lǐng)用制度。使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)物資領(lǐng)用，并填寫《行政物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后交行政部門。行政部門倉(cāng)庫管理人員根據(jù)審批后的《行政物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》發(fā)放物資，并在《行政物資領(lǐng)用登記表》上記錄領(lǐng)用情況，包括領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等信息。對(duì)于價(jià)值較高、使用期限較長(zhǎng)的行政物資，如辦公設(shè)備、辦公家具等，應(yīng)建立領(lǐng)用檔案，記錄物資的領(lǐng)用、使用、維修、報(bào)廢等情況。行政部門應(yīng)定期對(duì)各部門行政物資的領(lǐng)用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如發(fā)現(xiàn)異常領(lǐng)用情況，應(yīng)及時(shí)與使用部門溝通核實(shí)。

六、使用與維護(hù)1.使用各使用部門應(yīng)教育員工正確使用行政物資，遵守操作規(guī)程，愛護(hù)物資設(shè)備，嚴(yán)禁違規(guī)操作或野蠻使用。員工在使用行政物資過程中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，由部門負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)行政部門進(jìn)行維修或處理。禁止將行政物資擅自轉(zhuǎn)借、挪用或用于非工作用途。如需外借行政物資，應(yīng)填寫《行政物資外借申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和行政部門負(fù)責(zé)人審批后辦理外借手續(xù)。外借期限不得超過規(guī)定時(shí)間，外借期間由借用人負(fù)責(zé)物資的保管和歸還。2.維護(hù)行政部門負(fù)責(zé)制定行政物資的維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，并組織實(shí)施。對(duì)于辦公設(shè)備、辦公家具等，應(yīng)定期進(jìn)行檢查、保養(yǎng)和維修，確保其正常運(yùn)行。建立行政物資維修檔案，記錄物資的維修情況，包括維修時(shí)間、維修內(nèi)容、維修費(fèi)用等信息。鼓勵(lì)員工參與行政物資的維護(hù)保養(yǎng)工作，提高員工的節(jié)約意識(shí)和責(zé)任感。對(duì)于能夠自行維修的小故障，員工可在行政部門指導(dǎo)下進(jìn)行維修。

七、處置管理1.報(bào)廢與報(bào)損行政物資因使用年限到期、損壞無法修復(fù)、技術(shù)淘汰等原因需要報(bào)廢的，由使用部門填寫《行政物資報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明報(bào)廢原因，并附上相關(guān)證明材料，如物資購(gòu)置發(fā)票、使用記錄、維修記錄等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)行政部門。行政部門組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)廢物資進(jìn)行鑒定，核實(shí)情況屬實(shí)后，填寫《行政物資報(bào)廢鑒定表》，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行報(bào)廢處理。對(duì)于因不可抗力、意外事故等原因造成行政物資損壞或丟失需要報(bào)損的，使用部門應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，并提供相關(guān)證明材料，按照?qǐng)?bào)廢審批程序辦理報(bào)損手續(xù)。2.處置方式對(duì)于已批準(zhǔn)報(bào)廢的行政物資，行政部門應(yīng)根據(jù)物資的實(shí)際情況選擇合適的處置方式，如變賣、捐贈(zèng)、回收等。變賣報(bào)廢物資應(yīng)通過招標(biāo)、詢價(jià)、拍賣等方式進(jìn)行，確保處置價(jià)格合理、公開、公正。變賣收入應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門，納入公司統(tǒng)一核算。對(duì)于可捐贈(zèng)的物資，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理捐贈(zèng)手續(xù)，確保捐贈(zèng)物資的去向合法、合規(guī)。對(duì)于有回收價(jià)值的報(bào)廢物資，應(yīng)聯(lián)系專業(yè)回收公司進(jìn)行回收處理，回收過程中應(yīng)做好記錄，確保物資得到妥善處置。3.賬務(wù)處理財(cái)務(wù)部門根據(jù)行政部門提交的《行政物資報(bào)廢鑒定表》、《行政物資處置清單》等相關(guān)資料，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，核銷報(bào)廢物資的賬面價(jià)值。對(duì)于處置報(bào)廢物資取得的收入，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)核算，如實(shí)反映公司的資產(chǎn)處置收益情況。

八、監(jiān)督與檢查1.行政部門應(yīng)定期對(duì)行政物資管理情況進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正管理過程中存在的問題。自查內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況、物資驗(yàn)收與入庫情況、保管與發(fā)放情況、使用與維護(hù)情況、處置管理情況等。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)行政物資的賬務(wù)進(jìn)行審計(jì)，檢查賬務(wù)處理是否規(guī)范、準(zhǔn)確，物資采購(gòu)資金的使用是否合理。3.審計(jì)部門應(yīng)不定期對(duì)行政物資管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，重點(diǎn)審查采購(gòu)過程的合規(guī)性、物資使用的合理性、處置行為的合法性等方面，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出審計(jì)意見和建議，并督