學(xué)校合同管理制度?一、總則（一）目的為加強學(xué)校合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險，維護(hù)學(xué)校合法權(quán)益，根據(jù)國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實際情況，制定本制度。

（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校與自然人、法人及其他組織簽訂的各類合同，包括但不限于采購合同、建設(shè)工程合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。

（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、終止等活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，不得損害國家利益、社會公共利益和學(xué)校合法權(quán)益。2.公平公正原則合同雙方應(yīng)當(dāng)遵循公平、公正的原則確定各自的權(quán)利和義務(wù)，保障雙方的合法權(quán)益。3.誠實守信原則合同雙方應(yīng)當(dāng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。4.風(fēng)險防控原則加強合同風(fēng)險評估和防控，對合同簽訂、履行過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險進(jìn)行提前預(yù)判，采取有效措施加以防范和化解。

二、合同管理機構(gòu)及職責(zé)（一）合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組學(xué)校成立合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由校長擔(dān)任組長，分管校領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，各相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人為成員。合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)學(xué)校合同管理工作，審議合同管理制度、重大合同及合同管理中的重大事項。

（二）合同歸口管理部門根據(jù)學(xué)校各部門職責(zé)，確定以下部門為合同歸口管理部門：1.采購與招投標(biāo)管理部門負(fù)責(zé)學(xué)校采購合同的管理，包括采購項目的申報、采購文件的編制、采購活動的組織實施、合同的簽訂與履行等工作。2.基建部門負(fù)責(zé)學(xué)校建設(shè)工程合同的管理，包括工程項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工、監(jiān)理等環(huán)節(jié)的合同簽訂與履行，以及工程竣工驗收、結(jié)算等工作。3.資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)學(xué)校租賃合同、資產(chǎn)處置合同等的管理，包括資產(chǎn)出租、出借、處置等事項的審批、合同簽訂與履行，以及資產(chǎn)清查、評估等工作。4.科研管理部門負(fù)責(zé)學(xué)校技術(shù)合同的管理，包括科研項目合作、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、技術(shù)服務(wù)等合同的簽訂與履行，以及科研成果轉(zhuǎn)化、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)等工作。5.其他部門負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)相關(guān)合同的管理，如后勤服務(wù)合同、培訓(xùn)合同等，按照學(xué)校合同管理制度的要求，做好合同的起草、審核、簽訂、履行、歸檔等工作。

（三）合同歸口管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定本部門合同管理制度和流程，并組織實施。2.參與合同的起草、審核、談判等工作，對合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審查。3.負(fù)責(zé)組織合同的簽訂、履行、變更、終止等工作，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。4.負(fù)責(zé)合同的歸檔管理，建立合同臺賬，定期對合同履行情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為學(xué)校決策提供依據(jù)。5.協(xié)助學(xué)校合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組處理合同糾紛和法律事務(wù)，參與合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等活動。

（四）合同承辦部門及承辦人職責(zé)1.合同承辦部門負(fù)責(zé)本部門合同的起草、申報、履行等具體工作，并指定專人作為合同承辦人。2.合同承辦人負(fù)責(zé)合同的前期調(diào)研、文本起草、資料收集、送審會簽、報批、簽訂、履行、變更、終止等具體事宜，并及時向合同歸口管理部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)匯報合同履行情況。3.合同承辦人應(yīng)當(dāng)對合同內(nèi)容的真實性、合法性、完整性負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，及時處理合同履行過程中出現(xiàn)的問題，并將相關(guān)情況及時反饋給合同歸口管理部門。

三、合同簽訂流程（一）合同立項1.合同承辦部門根據(jù)工作需要，提出合同立項申請，填寫《學(xué)校合同立項申請表》，詳細(xì)說明合同項目名稱、內(nèi)容、金額、履行期限、承辦人等信息，并提交相關(guān)背景資料。2.合同立項申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報分管校領(lǐng)導(dǎo)審批。分管校領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)學(xué)校實際情況和工作需要，對合同立項申請進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后方可進(jìn)入合同起草階段。

（二）合同起草1.合同承辦人根據(jù)合同立項申請，負(fù)責(zé)起草合同文本。合同文本應(yīng)當(dāng)符合法律法規(guī)及學(xué)校合同管理制度的要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，條款清晰、表述準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。2.對于格式合同或常用合同文本，合同承辦人應(yīng)當(dāng)優(yōu)先選用學(xué)校制定的示范文本或參考文本，并根據(jù)實際情況進(jìn)行修改和補充。3.在合同起草過程中，合同承辦人應(yīng)當(dāng)充分征求相關(guān)部門和人員的意見，確保合同條款的合理性和可行性。涉及重大事項或復(fù)雜問題的合同，應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)專家進(jìn)行論證。

（三）合同審核1.合同文本起草完成后，合同承辦人應(yīng)當(dāng)將合同送合同歸口管理部門進(jìn)行審核。合同歸口管理部門應(yīng)當(dāng)指定專人對合同文本進(jìn)行審查，重點審查合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性、可行性等方面。2.合同歸口管理部門在審核合同文本時，應(yīng)當(dāng)征求學(xué)校法律顧問、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門的意見。對于涉及重大經(jīng)濟利益、法律風(fēng)險較高或?qū)I(yè)性較強的合同，應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會審。3.合同歸口管理部門審核通過后，在合同文本上簽署審核意見，并將合同文本及相關(guān)資料一并提交分管校領(lǐng)導(dǎo)審批。

（四）合同審批1.分管校領(lǐng)導(dǎo)對合同文本及相關(guān)資料進(jìn)行審批，重點審查合同項目的必要性、可行性、合法性、資金來源及支付方式等方面。對于涉及重大事項或金額較大的合同，應(yīng)當(dāng)提交校長辦公會或黨委會審議。2.經(jīng)審批同意簽訂的合同，分管校領(lǐng)導(dǎo)在合同文本上簽署審批意見。未經(jīng)審批或?qū)徟赐ㄟ^的合同，不得簽訂。

（五）合同簽訂1.合同經(jīng)審批同意后，合同承辦人應(yīng)當(dāng)按照合同約定的時間、地點和方式，與合同對方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同應(yīng)當(dāng)使用學(xué)校統(tǒng)一印制的合同專用章，并嚴(yán)格按照合同專用章管理制度的規(guī)定進(jìn)行使用和管理。2.合同簽訂過程中，合同承辦人應(yīng)當(dāng)確保合同雙方當(dāng)事人的簽字（蓋章）齊全、有效，合同文本內(nèi)容與審批通過的文本一致。對于多頁合同文本，應(yīng)當(dāng)加蓋騎縫章。3.合同簽訂后，合同承辦人應(yīng)當(dāng)及時將合同副本送合同歸口管理部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門備案，并按照學(xué)校檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔。

四、合同履行與監(jiān)督（一）合同履行1.合同簽訂后，合同雙方應(yīng)當(dāng)按照合同約定全面履行各自的義務(wù)。合同承辦部門應(yīng)當(dāng)加強對合同履行情況的跟蹤和管理，及時掌握合同履行進(jìn)度，確保合同順利履行。2.在合同履行過程中，如出現(xiàn)合同變更、解除、終止等情況，合同承辦人應(yīng)當(dāng)及時與合同對方當(dāng)事人協(xié)商，并按照學(xué)校合同管理制度的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.合同承辦人應(yīng)當(dāng)定期向合同歸口管理部門匯報合同履行情況，填寫《學(xué)校合同履行情況報告表》，對合同履行過程中出現(xiàn)的問題及處理情況進(jìn)行詳細(xì)說明。

（二）合同監(jiān)督1.合同歸口管理部門應(yīng)當(dāng)定期對合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中存在的問題。對于重要合同或履行期限較長的合同，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行重點跟蹤和監(jiān)督。2.學(xué)校財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)按照合同約定的付款方式和時間，及時辦理款項支付手續(xù)，并對合同資金使用情況進(jìn)行監(jiān)督。3.學(xué)校審計部門應(yīng)當(dāng)對合同履行情況進(jìn)行定期或不定期審計，重點審查合同資金使用的真實性、合法性、效益性，以及合同履行過程中的內(nèi)部控制情況。

五、合同變更與解除（一）合同變更1.在合同履行過程中，因客觀情況發(fā)生變化或雙方協(xié)商一致，需要變更合同內(nèi)容的，合同承辦人應(yīng)當(dāng)及時與合同對方當(dāng)事人協(xié)商，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)當(dāng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審批，經(jīng)審批同意后，方可作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。3.合同變更后，合同承辦人應(yīng)當(dāng)及時將合同變更協(xié)議副本送合同歸口管理部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門備案，并按照學(xué)校檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔。

（二）合同解除1.在合同履行過程中，因不可抗力、一方嚴(yán)重違約或雙方協(xié)商一致等原因，需要解除合同的，合同承辦人應(yīng)當(dāng)及時與合同對方當(dāng)事人協(xié)商，并簽訂書面的合同解除協(xié)議。2.合同解除協(xié)議應(yīng)當(dāng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審批，經(jīng)審批同意后，方可作為解除合同的依據(jù)。3.合同解除后，合同雙方應(yīng)當(dāng)按照合同解除協(xié)議的約定，及時辦理相關(guān)手續(xù)，如清理債權(quán)債務(wù)、返還財產(chǎn)等。合同承辦人應(yīng)當(dāng)將合同解除情況及時報告合同歸口管理部門，并按照學(xué)校檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔。

六、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.學(xué)校各部門應(yīng)當(dāng)加強合同管理，提高合同風(fēng)險意識，在合同簽訂、履行過程中，嚴(yán)格遵守法律法規(guī)及學(xué)校合同管理制度的規(guī)定，避免因合同條款不明確、履行不當(dāng)?shù)仍蛞l(fā)合同糾紛。2.合同承辦人應(yīng)當(dāng)加強與合同對方當(dāng)事人的溝通與協(xié)調(diào)，及時了解對方的需求和意見，積極解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，維護(hù)合同雙方的良好合作關(guān)系。3.學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強對教職工的合同法律法規(guī)培訓(xùn)，提高教職工的法律意識和合同管理水平，增強防范合同糾紛的能力。

（二）糾紛處理1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，合同承辦人應(yīng)當(dāng)及時報告合同歸口管理部門，并會同學(xué)校法律顧問、相關(guān)部門進(jìn)行研究分析，制定糾紛處理方案。2.糾紛處理方案應(yīng)當(dāng)根據(jù)糾紛的性質(zhì)、情節(jié)和嚴(yán)重程度，選擇合適的解決方式，如協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等。3.在糾紛處理過程中，合同承辦人應(yīng)當(dāng)積極收集、整理相關(guān)證據(jù)材料，為糾紛處理提供有力支持。學(xué)校法律顧問應(yīng)當(dāng)全程參與糾紛處理工作，提供法律意見和建議，維護(hù)學(xué)校合法權(quán)益。4.糾紛處理結(jié)束后，合同承辦人應(yīng)當(dāng)及時將糾紛處理情況報告合同歸口管理部門，并按照學(xué)校檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔。

七、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，合同承辦人應(yīng)當(dāng)及時將合同文本及相關(guān)資料收集齊全，包括合同立項申請表、合同草案、合同審核意見、合同審批文件、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議、合同履行情況報告表、往來信函、會議紀(jì)要、補充協(xié)議、驗收報告、結(jié)算憑證等。2.合同承辦人應(yīng)當(dāng)對收集到的合同資料進(jìn)行整理和分類，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。

（二）檔案整理1.合同歸口管理部門應(yīng)當(dāng)指定專人對合同承辦人提交的合同資料進(jìn)行整理和歸檔。整理過程中，應(yīng)當(dāng)按照合同類別、簽訂時間、項目名稱等進(jìn)行分類編號，編制合同檔案目錄。2.合同檔案應(yīng)當(dāng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保存。紙質(zhì)檔案應(yīng)當(dāng)按照檔案管理要求進(jìn)行裝訂、編目、裝盒，并存放于專門的檔案柜中。電子檔案應(yīng)當(dāng)按照學(xué)校信息化管理規(guī)定進(jìn)行存儲和管理，確保電子檔案的安全性和完整性。

（三）檔案保管1.學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案管理人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，定期對合同檔案進(jìn)行檢查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。3.合同檔案的保管期限應(yīng)當(dāng)按照國家法律法規(guī)及學(xué)校檔案管理規(guī)定執(zhí)行。對于重要合同或涉及學(xué)校重大利益的合同，應(yīng)當(dāng)長期保存。

（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)當(dāng)填寫《學(xué)校合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報合同歸口管理部門審批。2.合同歸口管理部門應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的查閱工作，并嚴(yán)格按照檔案查閱制度的規(guī)定進(jìn)行操作。查閱人員應(yīng)當(dāng)在指定地點查閱合同檔案，不得擅自將合同檔案帶出檔案室。3.查閱人員應(yīng)當(dāng)愛護(hù)合同檔案，不得在合同檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換、銷毀合同檔案資料。查閱結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)及時將合同檔案歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。

八、合同信息化管理（一）建立合同管理信息系統(tǒng)學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立合同管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)合同管理的信息化、規(guī)范化和科學(xué)化。合同管理信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)涵蓋合同立項、起草、審核、審批、簽訂、履行、變更、解除、糾紛處理、檔案管理等合同管理全過程，為學(xué)校合同管理提供便捷、高效的工作平臺。

（二）信息錄入與維護(hù)1.合同承辦人應(yīng)當(dāng)按照合同管理信息系統(tǒng)的操作要求，及時將合同相關(guān)信息錄入系統(tǒng)，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.合同歸口管理部門應(yīng)當(dāng)定期對合同管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時處理系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的問題，保證系統(tǒng)的正常運行。

（三）信息查詢