某某公司檔案管理辦法?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.完整性原則：全面收集和整理公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案內(nèi)容的完整。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司的歷史和現(xiàn)狀，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。5.服務(wù)性原則：充分開(kāi)發(fā)利用檔案資源，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立公司檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司總經(jīng)理任組長(zhǎng)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。負(fù)責(zé)研究決定檔案管理工作中的重大事項(xiàng)，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問(wèn)題，指導(dǎo)檔案管理工作的開(kāi)展。（二）綜合管理部門(mén)1.作為公司檔案管理的職能部門(mén)，負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司各類(lèi)檔案，包括文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，做好檔案的安全保管、保護(hù)和保密工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)。6.組織開(kāi)展檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。7.負(fù)責(zé)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用工作，根據(jù)公司工作需要，提供檔案查閱、借閱服務(wù)，編寫(xiě)檔案參考資料，為公司決策提供依據(jù)。（三）各部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并接受綜合管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。2.按照檔案管理制度的要求，定期向綜合管理部門(mén)移交本部門(mén)的檔案。3.在工作中積極配合綜合管理部門(mén)開(kāi)展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)公司檔案分為以下十大類(lèi)：1.文書(shū)檔案：包括公司制發(fā)的各類(lèi)文件、收文、會(huì)議文件、重要活動(dòng)文件等。2.科技檔案：包括科研項(xiàng)目檔案、產(chǎn)品檔案、工程建設(shè)檔案等。3.人事檔案：包括員工個(gè)人基本信息、履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資福利等檔案材料。4.財(cái)務(wù)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)核算和財(cái)務(wù)管理過(guò)程中形成的檔案。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)類(lèi)型，如市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、客戶服務(wù)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案。6.合同檔案：包括公司簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議等。7.證照檔案：包括公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、商標(biāo)注冊(cè)證、專利證書(shū)等各類(lèi)證照。8.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等反映公司重要活動(dòng)和工作場(chǎng)景的聲像資料。9.實(shí)物檔案：包括公司獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、紀(jì)念品等實(shí)物。10.電子檔案：包括以電子形式存儲(chǔ)的各類(lèi)文件、數(shù)據(jù)、圖表等檔案信息。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用"年度類(lèi)別順序號(hào)"的結(jié)構(gòu)。2.年度：以公元紀(jì)年表示，如"20XX"。3.類(lèi)別：按照檔案分類(lèi)的十大類(lèi)，分別用兩位數(shù)字表示，如"01"表示文書(shū)檔案，"02"表示科技檔案等。4.順序號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從"001"開(kāi)始依次編號(hào)。5.例如，一份2023年形成的文書(shū)檔案，其編號(hào)為"202301001"。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、往來(lái)信函等文件。3.公司員工個(gè)人在工作中形成的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的重要材料。4.公司獲得的各類(lèi)榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、紀(jì)念品等實(shí)物。5.其他應(yīng)歸檔的材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)檔案材料，確保檔案收集的完整性和及時(shí)性。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署齊全，禁用鉛筆、圓珠筆等不耐久書(shū)寫(xiě)工具書(shū)寫(xiě)。3.對(duì)電子文件，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。（四）整理方法1.文書(shū)檔案：按照文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)，編制卷內(nèi)文件目錄，填寫(xiě)備考表，裝訂成冊(cè)，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類(lèi)，建立項(xiàng)目檔案卷，收集項(xiàng)目過(guò)程中的各類(lèi)文件、圖紙、報(bào)告等材料，進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂，編制項(xiàng)目檔案目錄。3.人事檔案：按照檔案材料的類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)整理，每類(lèi)材料按照時(shí)間順序排列，編制檔案目錄。4.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)年度、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類(lèi)別進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)，編制財(cái)務(wù)檔案目錄。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類(lèi)型的特點(diǎn)，制定相應(yīng)的整理方法，確保業(yè)務(wù)檔案的系統(tǒng)性和完整性。6.合同檔案：按照合同的類(lèi)別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類(lèi)整理，建立合同檔案卷，編制合同目錄。7.證照檔案：按照證照的類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)整理，建立證照檔案冊(cè)，注明證照的頒發(fā)時(shí)間、有效期等信息。8.聲像檔案：按照拍攝時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)整理，編寫(xiě)文字說(shuō)明，注明拍攝地點(diǎn)、人物、事件等信息，刻錄成光盤(pán)或存儲(chǔ)在硬盤(pán)等存儲(chǔ)設(shè)備上，并建立聲像檔案目錄。9.實(shí)物檔案：對(duì)實(shí)物進(jìn)行分類(lèi)整理，建立實(shí)物檔案清單，注明實(shí)物的名稱、來(lái)源、獲得時(shí)間等信息。10.電子檔案：按照電子文件的類(lèi)別、時(shí)間等進(jìn)行分類(lèi)整理，建立電子文件目錄，存儲(chǔ)在服務(wù)器或磁盤(pán)陣列等存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔時(shí)間1.文書(shū)檔案：在次年上半年完成歸檔。2.科技檔案：項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔。3.人事檔案：?jiǎn)T工離職后一個(gè)月內(nèi)，將其檔案移交綜合管理部門(mén)。4.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門(mén)保管一年，期滿后移交綜合管理部門(mén)。5.業(yè)務(wù)檔案：按照業(yè)務(wù)活動(dòng)的周期，在業(yè)務(wù)結(jié)束后及時(shí)歸檔。6.合同檔案：合同簽訂后，由承辦部門(mén)及時(shí)整理歸檔。7.證照檔案：證照頒發(fā)后，由相關(guān)部門(mén)及時(shí)移交綜合管理部門(mén)。8.聲像檔案：活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)完成整理歸檔。9.實(shí)物檔案：獲得實(shí)物后，由相關(guān)部門(mén)及時(shí)移交綜合管理部門(mén)。10.電子檔案：根據(jù)文件的形成時(shí)間和性質(zhì)，按照規(guī)定的時(shí)間進(jìn)行歸檔。（二）歸檔要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案整理的要求，對(duì)收集的檔案材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，編制歸檔目錄，填寫(xiě)歸檔說(shuō)明，確保歸檔檔案的質(zhì)量。2.歸檔檔案應(yīng)齊全完整，符合檔案整理規(guī)范，能夠準(zhǔn)確反映公司的工作歷史和業(yè)務(wù)活動(dòng)。3.對(duì)重要的、成套的檔案，應(yīng)編制檔案清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、來(lái)源等信息。（三）移交手續(xù)1.各部門(mén)向綜合管理部門(mén)移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案移交清單應(yīng)包括檔案的名稱、數(shù)量、類(lèi)別、年度、編號(hào)等信息，確保移交檔案的準(zhǔn)確性和完整性。3.綜合管理部門(mén)在接收檔案后，應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行核對(duì)和登記，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)退回原部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。六、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜的地點(diǎn)，配備必要的消防、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備。2.檔案庫(kù)房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存儲(chǔ)區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。3.檔案存儲(chǔ)區(qū)應(yīng)設(shè)置檔案架、檔案柜等存儲(chǔ)設(shè)備，按照檔案的類(lèi)別、編號(hào)等進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。（二）檔案保管措施1.對(duì)紙質(zhì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)電子檔案，應(yīng)建立備份制度，定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)聲像檔案、實(shí)物檔案等特殊載體檔案，應(yīng)采取相應(yīng)的保管措施，確保其質(zhì)量不受影響。4.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。5.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫度和濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，濕度應(yīng)保持在45%60%之間。（三）檔案保密制度1.建立檔案保密制度，明確檔案管理人員的保密職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱和使用范圍，防止檔案信息泄露。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房或泄露檔案內(nèi)容。4.查閱、借閱機(jī)密檔案，應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序，確保檔案信息的安全。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門(mén)查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案，確保檔案的完整和安全。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損，不得擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。（三）外部單位查閱與借閱1.外部單位因工作需要查閱或借閱公司檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱或借閱的目的、內(nèi)容等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到綜合管理部門(mén)辦理查閱或借閱手續(xù)。2.查閱或借閱公司機(jī)密檔案，還應(yīng)經(jīng)過(guò)公司總經(jīng)理簽字同意。3.外部單位查閱或借閱檔案時(shí)，應(yīng)按照公司的規(guī)定進(jìn)行操作，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案信息的安全。4.外部單位如需復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)過(guò)公司同意，并按照規(guī)定支付復(fù)制費(fèi)用。八、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)和銷(xiāo)毀清單。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映公司的主要職能活動(dòng)和歷史面貌。2.檔案的價(jià)值大小，包括現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史研究?jī)r(jià)值。3.檔案是否已失去保存意義，如重復(fù)、內(nèi)容已過(guò)時(shí)等。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出鑒定意見(jiàn)，編制檔案銷(xiāo)毀清單。2.檔案銷(xiāo)毀清單經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)，并將檔案銷(xiāo)毀清單歸檔保存。九、檔案管理的信息化建設(shè)（一）建立檔案管理信息系統(tǒng)1.利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和信息化檢索。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案的錄入、存儲(chǔ)、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）電子檔案管理1.對(duì)電子文件的形成、收集、整理、歸檔等過(guò)程進(jìn)行規(guī)范管理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行存儲(chǔ)，建立備份制度，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.利用檔案管理信息系統(tǒng)對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)、編目、檢索，方便檔案的查詢和利用。（三）信息化安全保障1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止非法訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。3.對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，防止介質(zhì)損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。十、檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸