某某公司檔案管理制度?一、總則1.目的為了加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。3.檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責1.綜合管理部門職責負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括收集、整理、分類、編目、裝訂、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作。定期對檔案管理工作進行檢查、指導和考核，提出改進意見和建議。負責檔案信息的開發(fā)利用，為公司各項工作提供檔案資料支持。做好檔案的安全保密工作，確保檔案的完整與安全。2.各部門職責負責本部門檔案資料的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期移交至綜合管理部門。明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案管理的日常工作，確保檔案資料的及時、準確和完整。配合綜合管理部門做好檔案管理的各項工作，接受綜合管理部門的業(yè)務指導和監(jiān)督檢查。三、檔案的收集與整理1.收集范圍公司設立、變更的文件、證照、章程等。公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議文件、記錄。公司各類合同、協(xié)議、意向書等。公司生產、經(jīng)營、管理活動中形成的文件、報表、統(tǒng)計資料等。公司科研、技術、項目管理等方面的文件、報告、成果等。公司員工人事檔案、培訓記錄、績效考核資料等。公司財務檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。公司行政事務檔案，如公文、信函、通知、工作計劃、總結等。公司市場營銷檔案，包括市場調研資料、客戶信息、營銷活動記錄等。公司固定資產檔案，如設備清單、購置合同、驗收報告、維修記錄等。公司榮譽檔案，如獎狀、獎杯、證書等。其他具有保存價值的文件、資料。2.收集要求各部門應在工作結束后及時將形成的檔案資料收集齊全，不得遺漏。收集的檔案資料應真實、準確、完整，字跡清晰，格式規(guī)范。對于電子文件，應同時收集其對應的紙質文件，并確保兩者內容一致。3.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。區(qū)分不同價值，便于保管和利用。分類科學、編號規(guī)范、排列有序、編目準確。4.整理方法按照檔案的類別進行分類，如行政管理類、人事管理類、財務管理類、業(yè)務管理類等。對每一類檔案再按照年度、保管期限等進行細分。對每份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編制檔案目錄，目錄應包含檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。四、檔案的分類與編號1.分類方案行政管理類：包括公司文件、會議文件、工作計劃與總結、行政事務、證照管理等。人事管理類：包括員工招聘、培訓、考核、薪酬福利、勞動合同、人事檔案等。財務管理類：包括會計憑證、賬簿、報表、財務審計、資金管理等。業(yè)務管理類：根據(jù)公司業(yè)務特點進一步細分，如市場營銷、生產管理、質量管理、采購管理、銷售管理等。項目管理類：包括項目立項、項目實施、項目驗收等相關文件。固定資產類：包括設備購置、驗收、使用、維修、處置等檔案。榮譽類：包括公司獲得的各類榮譽證書、獎狀等。其他類：不屬于以上分類的其他檔案。2.編號規(guī)則檔案編號采用"全宗號分類號年度保管期限順序號"的結構。全宗號：暫定為"01"，代表公司全宗。分類號：根據(jù)檔案分類方案，用大寫字母表示各類檔案，如"A"表示行政管理類，"B"表示人事管理類等。年度：用公元紀年的四位數(shù)字表示，如"2023"。保管期限：分為"永久""長期""短期"，分別用"Y""C""D"表示。順序號：按照檔案整理的先后順序，用三位數(shù)字表示，不足三位的前面補"0"。例如，一份行政管理類檔案，形成于2023年，保管期限為長期，順序號為005，則其編號為"01A2023C005"。五、檔案的保管1.保管場所設立專門的檔案庫房，確保庫房安全、通風、防潮、防火、防蟲、防盜等。庫房應配備必要的設施設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。2.保管要求檔案應按照分類、編號順序排列上架，便于查找和利用。定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整與安全。對電子檔案應進行備份，備份存儲介質應異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度保持在14℃24℃，相對濕度保持在45%60%。3.保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案包括公司設立、變更的重要文件，年度財務決算報告，重要的合同協(xié)議等。長期保管的檔案保管期限為16年至50年，如一般性的合同協(xié)議、人事檔案等。短期保管的檔案保管期限為5年以下，如一般性的文件資料等。檔案保管期限從文件形成次年1月1日起計算。六、檔案的借閱與利用1.借閱權限公司內部人員因工作需要借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。涉及公司機密的檔案，須經(jīng)公司分管領導審批方可借閱。外單位人員因特殊原因需要查閱公司檔案，須持有單位介紹信，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準，由綜合管理部門指定專人陪同查閱。2.借閱期限一般檔案的借閱期限不得超過15個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。機密檔案的借閱期限不得超過7個工作日，嚴禁延期。3.借閱登記綜合管理部門應對檔案借閱情況進行詳細登記，包括借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期、檔案名稱及編號等。借閱人歸還檔案時，應進行認真核對，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人的責任。4.利用方式綜合管理部門應積極為公司各部門及員工提供檔案查閱、復印、摘錄等服務。根據(jù)工作需要，可將檔案資料整理匯編成冊，供相關人員參考使用。定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案的利用需求，為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，各部門兼職檔案員為成員。檔案鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。2.鑒定標準根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素進行鑒定。對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核，報公司分管領導批準后予以銷毀。3.銷毀程序編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄擬銷毀檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息。將《檔案銷毀清冊》報公司分管領導審批，經(jīng)批準后，由綜合管理部門指定專人負責銷毀。銷毀檔案時，應在兩名以上監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進行，確保檔案徹底銷毀。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。八、檔案的統(tǒng)計與移交1.統(tǒng)計工作綜合管理部門應建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。每年年底，應對全年檔案管理工作進行總結統(tǒng)計，形成年度檔案統(tǒng)計報告，報公司領導及上級主管部門。2.移交工作各部門應在每年3月底前，將上一年度形成的檔案資料整理完畢，移交至綜合管理部門。移交檔案時，應填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認。綜合管理部門應對移交的檔案進行認真核對，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與移交部門溝通解決。九、檔案管理的信息化建設1.信息化目標逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理工作效率和服務水平。建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.信息化實施制定電子檔案管理系統(tǒng)建設方案，明確系統(tǒng)功能需求、技術選型、實施計劃等。按照檔案分類和編號規(guī)則，對電子檔案進行分類、著錄，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。掃描紙質檔案，形成電子圖像，并進行掛接、存儲，實現(xiàn)紙質檔案與電子檔案的關聯(lián)。加強電子檔案的安全管理，設置用戶權限，防止電子檔案信息泄露。3.信息化應用利用電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的快速檢索和