檔案、資料管理規(guī)定?一、總則1.目的為加強公司檔案、資料的科學(xué)管理，確保檔案、資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案、資料的利用效率，為公司各項工作提供有力支持，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案、資料的管理。3.職責(zé)分工綜合管理部門負(fù)責(zé)制定和完善檔案、資料管理的各項規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行。集中統(tǒng)一管理公司的各類檔案，包括但不限于行政檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等，進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作。負(fù)責(zé)檔案、資料的日常保管、借閱、查閱、歸還等管理工作，確保檔案、資料的安全和完整。定期對檔案、資料進(jìn)行清查、盤點，對損壞、變質(zhì)的檔案、資料及時進(jìn)行修復(fù)和處理。負(fù)責(zé)組織開展檔案、資料的信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案、資料的數(shù)字化存儲和檢索利用。各部門負(fù)責(zé)本部門工作中形成的各類檔案、資料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案、資料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。明確本部門檔案、資料管理的兼職人員，負(fù)責(zé)與綜合管理部門溝通協(xié)調(diào)，做好本部門檔案、資料的日常管理和移交工作。根據(jù)工作需要，及時向綜合管理部門申請查閱、借閱檔案、資料，并按照規(guī)定使用和歸還。二、檔案、資料的收集與整理1.收集范圍公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，均屬收集范圍。具體包括但不限于：行政管理類：公司文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、合同協(xié)議、證照印章、辦公自動化文件等。人事管理類：員工檔案、招聘錄用資料、培訓(xùn)記錄、績效考核資料、薪酬福利文件、人事任免文件等。財務(wù)管理類：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、財務(wù)預(yù)算與決算資料、稅務(wù)資料等。業(yè)務(wù)經(jīng)營類：市場調(diào)研報告、銷售合同、客戶資料、項目文檔、招投標(biāo)文件、技術(shù)資料、產(chǎn)品研發(fā)資料、生產(chǎn)記錄等。其他類：公司榮譽證書、宣傳資料、照片、錄音錄像資料等。2.收集要求各部門應(yīng)明確檔案、資料收集的責(zé)任人，按照規(guī)定的時間和要求及時收集本部門工作中形成的各類檔案、資料，確保無遺漏。收集的檔案、資料應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全，同時保持材料的原始性和真實性，不得隨意涂改、偽造。對于電子文件，應(yīng)按照公司電子文件管理相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集，確保電子文件的格式規(guī)范、存儲完整，并與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。3.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修復(fù)，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。整理過程中應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類，同一類別的文件應(yīng)按照時間順序或重要程度排列，編號清晰，便于查找。4.整理方法行政管理類檔案按照文件的性質(zhì)、內(nèi)容和形成時間，分為上級文件、公司文件、部門文件等類別，每類再按照發(fā)文時間順序排列。對每份文件進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于檢索和管理。編制文件目錄，包括文件編號、文號、標(biāo)題、發(fā)文時間、發(fā)文部門等信息，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨成冊。人事管理類檔案按照員工類別，分為在職員工檔案、離職員工檔案等。在職員工檔案按照個人信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、績效考核、薪酬福利等類別進(jìn)行整理，每份材料應(yīng)注明日期，并按照時間順序排列。離職員工檔案應(yīng)包括離職手續(xù)辦理資料、離職審計報告等相關(guān)材料，單獨整理成冊。建立員工檔案索引，記錄員工姓名、檔案編號、入職時間、崗位等信息，方便查詢。財務(wù)管理類檔案按照會計年度和檔案類別，分為會計憑證、賬簿、報表、審計報告等類別。會計憑證應(yīng)按照月份和記賬順序裝訂成冊，每冊應(yīng)編制封面，注明年度、月份、憑證起止號等信息。賬簿應(yīng)按照總賬、明細(xì)賬、日記賬等分別整理，每本賬簿應(yīng)編制目錄，注明賬戶名稱、頁碼等信息。報表應(yīng)按照年度和月份整理，編制報表清單，注明報表名稱、報送日期等信息。審計報告應(yīng)按照審計項目分別整理，每份報告應(yīng)注明審計時間、審計機構(gòu)等信息。業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案根據(jù)業(yè)務(wù)類型和項目特點，制定具體的分類方案。例如，銷售業(yè)務(wù)檔案可按照客戶類別、合同簽訂時間、項目進(jìn)展階段等進(jìn)行分類；項目文檔可按照項目名稱、項目周期、文檔類型等進(jìn)行分類。對于每個項目或業(yè)務(wù)單元，應(yīng)建立項目檔案清單，記錄項目名稱、檔案編號、檔案內(nèi)容簡介、形成時間等信息。業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案中的技術(shù)資料、產(chǎn)品研發(fā)資料等應(yīng)按照專業(yè)領(lǐng)域和技術(shù)流程進(jìn)行整理，確保資料的系統(tǒng)性和完整性。其他類檔案照片檔案應(yīng)按照拍攝時間、主題、地點等進(jìn)行分類整理，每張照片應(yīng)注明拍攝日期、拍攝者、照片內(nèi)容說明等信息，并沖印成冊或制作電子相冊。錄音錄像檔案應(yīng)按照錄制時間、主題、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，標(biāo)注錄制日期、錄制人、時長等信息，并存儲在合適的介質(zhì)上。公司榮譽證書、宣傳資料等應(yīng)按照類別和時間順序整理，建立清單，注明證書名稱、頒發(fā)單位、頒發(fā)時間、資料名稱、制作時間等信息。三、檔案、資料的歸檔1.歸檔時間各部門應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案、資料整理完畢，并移交至綜合管理部門歸檔。對于重要的或緊急的項目檔案、資料，應(yīng)在項目結(jié)束后[規(guī)定時間]內(nèi)及時歸檔。2.歸檔程序各部門檔案、資料整理人員應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案、資料的名稱、數(shù)量、類別、起止時間等信息，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。綜合管理部門檔案管理人員對移交的檔案、資料進(jìn)行核對、檢查，確認(rèn)無誤后，在《檔案移交清單》上簽字，并將其中一份返還給移交部門留存，另一份作為檔案歸檔依據(jù)。檔案管理人員按照檔案整理要求對歸檔的檔案、資料進(jìn)行進(jìn)一步整理、編目、裝訂等工作，確保檔案符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)，并將其歸入相應(yīng)的檔案類別和保管期限。四、檔案、資料的保管1.保管場所綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案、資料。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。2.保管方式檔案、資料應(yīng)按照類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列有序，便于查找和利用。紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案盒、檔案柜等進(jìn)行存放，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息；電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并建立備份機制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。對于重要的或珍貴的檔案、資料，如公司歷史檔案、重大項目檔案、重要合同協(xié)議等，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲、定期檢查等。3.保管期限檔案、資料的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況確定。永久保管的檔案：公司設(shè)立、變更、終止的文件材料；公司章程、股東名冊、股權(quán)結(jié)構(gòu)、注冊資本、營業(yè)執(zhí)照等文件；公司重要合同協(xié)議、重大決策文件、財務(wù)審計報告等具有重要歷史價值和法律憑證作用的文件。長期保管的檔案：公司經(jīng)營管理活動中形成的重要文件材料，如年度工作計劃與總結(jié)、人事任免文件、重要會議記錄、業(yè)務(wù)合同等，保管期限一般為[X]年。短期保管的檔案：公司一般性工作文件材料，如日常辦公文件、一般性業(yè)務(wù)資料等，保管期限一般為[X]年。檔案保管期限屆滿后，由綜合管理部門會同相關(guān)部門進(jìn)行鑒定，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或繼續(xù)保存。五、檔案、資料的借閱與查閱1.借閱規(guī)定公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案、資料時，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案、資料的名稱、用途、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至綜合管理部門審批。綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，對于涉及重要機密或敏感信息的檔案、資料，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。借閱人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的借閱時間和范圍使用檔案、資料，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。如需延長借閱時間，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員在借閱期間應(yīng)妥善保管檔案、資料，不得涂改、損壞、丟失。如發(fā)現(xiàn)檔案、資料有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向綜合管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。借閱完畢后，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案、資料，由檔案管理人員進(jìn)行核對、檢查，確認(rèn)無誤后在《檔案借閱登記表》上簽字注銷。2.查閱規(guī)定公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案、資料時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案、資料的名稱、用途、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至綜合管理部門審批。綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，對于涉及重要機密或敏感信息的檔案、資料，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。查閱人員應(yīng)在檔案管理人員指定的場所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案、資料帶出查閱場所。查閱過程中如需摘錄或復(fù)印檔案、資料內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案、資料歸還原位，不得隨意亂放。檔案管理人員應(yīng)對查閱情況進(jìn)行記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。六、檔案、資料的鑒定與銷毀1.鑒定工作綜合管理部門應(yīng)定期組織檔案、資料的鑒定工作，一般每[X]年進(jìn)行一次。鑒定工作由綜合管理部門會同相關(guān)部門組成鑒定小組，對保管期限屆滿的檔案、資料進(jìn)行全面審查和鑒定。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案、資料的保存價值和歷史意義，結(jié)合公司實際情況，確定檔案、資料的存毀意見。鑒定意見應(yīng)形成書面報告，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。2.銷毀程序?qū)τ跊Q定銷毀的檔案、資料，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案、資料的名稱、數(shù)量、類別、保管期限等信息，一式兩份，經(jīng)鑒定小組負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案、資料的信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《檔案銷毀清單》上記錄銷毀時間、地點、方式等信息。銷毀完畢后，《檔案銷毀清單》一份留存綜合管理部門作為檔案銷毀記錄，另一份與相關(guān)審批文件一起歸檔保存。七、檔案、資料的信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案、資料的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和水平。通過信息化手段，對檔案、資料的收集、整理、歸檔、保管、借閱、查閱、鑒定、銷毀等全過程進(jìn)行規(guī)范化管理，確保檔案信息的安全和完整。2.電子檔案的收集與整理各部門應(yīng)按照公司電子文件管理相關(guān)規(guī)定，及時將工作中形成的電子文件收集整理，并移交至綜合管理部門。綜合管理部門檔案管理人員對接收的電子文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)著錄、分類整理等工作，確保電子文件符合電子檔案管理系統(tǒng)的要求，并與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。3.電子檔案的存儲與備份電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，采用磁盤陣列、磁帶庫等多種存儲方式進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。定期對電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。4.電子檔案管理系統(tǒng)的使用與維護公司員工應(yīng)通過電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案、資料的查閱、借閱等操作，遵守系統(tǒng)的使用規(guī)定和操作流程。綜合管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)的日常維護和管理，及時處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)問題，確保系統(tǒng)的正常運行。定期對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級和優(yōu)化，提高系統(tǒng)的性能和功能，滿足公司檔案管理工作的需要。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查綜合管理部門應(yīng)定期對各部門檔案、資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案、資料的收集、整理、歸檔、保管、借閱、查閱等情況。對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改情