檔案室管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本單位檔案室的檔案管理工作，包括各類文件、資料、記錄等的收集、整理、歸檔、保管和查閱等環(huán)節(jié)。3.職責(zé)分工檔案室管理人員：負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、上架、保管、查閱登記等。各部門兼職檔案員：負(fù)責(zé)本部門文件資料的收集、整理和初步歸檔工作，并及時(shí)移交檔案室。檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組：負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和決策，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。二、檔案的收集與整理1.收集范圍本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄、圖表、聲像等材料。上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本單位有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。本單位對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件等。本單位的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。本單位組織召開的重要會(huì)議的文件、記錄等。本單位干部職工的人事檔案、工資檔案等。其他具有保存價(jià)值的檔案材料。2.收集要求各部門兼職檔案員應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門的文件資料，并進(jìn)行初步整理。收集的檔案材料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確、字跡清晰、簽署完備。對(duì)破損、褪色的檔案材料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。便于保管和保密，符合國(guó)家有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。4.整理方法分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類。編號(hào)：對(duì)每一類檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查找。裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的檔案材料進(jìn)行整理、修補(bǔ)和裝訂。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。三、檔案的歸檔1.歸檔時(shí)間各部門兼職檔案員應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案材料移交檔案室。對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。2.歸檔程序各部門兼職檔案員對(duì)初步整理好的檔案材料進(jìn)行核對(duì)、編目，填寫檔案移交清單。將檔案材料和檔案移交清單一并送交檔案室，檔案室管理人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，檔案室管理人員將檔案材料正式歸檔。四、檔案的保管1.保管環(huán)境檔案室應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件。檔案室應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案裝具應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案的安全和整齊。檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時(shí)修復(fù)或更換。3.檔案存放按照檔案的分類編號(hào)順序，將檔案存放于檔案柜或檔案架上，便于查找和利用。對(duì)珍貴、易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。4.檔案清查檔案室管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，核對(duì)檔案數(shù)量、編號(hào)、目錄等是否一致，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。每年應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行一次全面清查，編制檔案清查報(bào)告，報(bào)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組。五、檔案的查閱與利用1.查閱權(quán)限本單位內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案室查閱。外單位人員查閱檔案，需持單位介紹信，填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，方可查閱。涉及機(jī)密檔案的查閱，需經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱。2.查閱程序查閱人員到檔案室查閱檔案時(shí)，應(yīng)出示有效證件，經(jīng)檔案室管理人員核實(shí)身份后，在查閱登記薄上填寫查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容等信息。檔案室管理人員根據(jù)查閱人員填寫的查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督查閱過程。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等，如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案室管理人員，檔案室管理人員核對(duì)無誤后，在查閱登記薄上注明歸還日期。3.利用反饋檔案室管理人員應(yīng)定期收集查閱人員對(duì)檔案利用情況的反饋意見，及時(shí)改進(jìn)檔案管理工作。對(duì)于檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如檔案內(nèi)容不完整、不準(zhǔn)確等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核實(shí)和處理。六、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則按照國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從維護(hù)黨和國(guó)家的歷史真實(shí)面貌出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。便于保管和利用，根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用情況，合理確定檔案的存毀。2.鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案室管理人員、各部門兼職檔案員等。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。3.鑒定方法檔案鑒定工作小組應(yīng)逐卷逐件地對(duì)檔案進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合判定檔案的價(jià)值。對(duì)于保管期限已滿且確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見；對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。4.銷毀程序經(jīng)檔案鑒定工作小組鑒定后，編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊(cè)存檔。七、檔案的保密與安全1.保密制度檔案室管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和單位的保密制度，確保檔案信息的安全。對(duì)涉及機(jī)密、絕密的檔案應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自提供給無關(guān)人員查閱。在檔案管理工作中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、被盜、泄密等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告單位領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。2.安全制度檔案室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報(bào)警裝置等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。檔案室管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全操作規(guī)程，下班前應(yīng)關(guān)閉門窗、電源等，確保檔案室的安全。非檔案室管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案室，如因工作需要進(jìn)入檔案室，應(yīng)在檔案室管理人員的陪同下進(jìn)行。八、檔案管理人員職責(zé)1.遵守國(guó)家法律法規(guī)和單位的各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、上架、保管、查閱登記等日常管理工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，核對(duì)檔案數(shù)量、編號(hào)、目錄等是否一致，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.做好檔案的保密和安全工作，確保檔案信息的安全。5.積極為檔案利用者提供服務(wù)