城市軌道交通檔案管理制度匯編?一、總則（一）目的為加強(qiáng)城市軌道交通檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在城市軌道交通建設(shè)、運(yùn)營和管理中的作用，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于城市軌道交通項目建設(shè)、運(yùn)營管理等各相關(guān)部門及參與城市軌道交通工作的所有人員形成的各類檔案。（三）檔案定義城市軌道交通檔案是指在城市軌道交通規(guī)劃、設(shè)計、建設(shè)、運(yùn)營、維護(hù)等活動中直接形成的，對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：城市軌道交通檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.全程管理原則：對檔案形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等全過程進(jìn)行有效管理和控制。3.真實有效原則：確保檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、可靠，反映城市軌道交通工作的實際情況。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門成立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)城市軌道交通檔案的統(tǒng)一管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實施城市軌道交通檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計城市軌道交通各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.對檔案進(jìn)行分類、編目、數(shù)字化處理等，建立檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.開展檔案編研工作，編寫大事記、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編等資料，為城市軌道交通建設(shè)和運(yùn)營提供參考依據(jù)。5.監(jiān)督、指導(dǎo)各部門的檔案工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。6.參與城市軌道交通項目竣工驗收等工作，負(fù)責(zé)檔案專項驗收的組織和實施。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案的及時形成和規(guī)范整理。2.按照檔案管理部門的要求，定期向檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案，并對移交檔案的完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，不斷改進(jìn)本部門的檔案管理工作。三、檔案收集與歸檔（一）收集范圍1.規(guī)劃設(shè)計類：城市軌道交通規(guī)劃、可行性研究報告、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計等文件。2.建設(shè)管理類：項目立項批復(fù)、建設(shè)用地批準(zhǔn)文件、工程招投標(biāo)文件、工程合同、工程變更文件、施工組織設(shè)計、工程質(zhì)量驗收文件、工程監(jiān)理文件等。3.設(shè)備物資類：設(shè)備采購合同、設(shè)備安裝調(diào)試文件、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)記錄、物資采購清單、物資出入庫憑證等。4.運(yùn)營管理類：運(yùn)營規(guī)章制度、行車組織文件、客運(yùn)組織文件、設(shè)備運(yùn)行報表、安全事故記錄、乘客投訴處理文件等。5.科研技術(shù)類：科研項目立項文件、科研成果報告、技術(shù)創(chuàng)新資料、專利文件等。6.人事檔案類：員工基本信息、勞動合同、人員任免文件、培訓(xùn)記錄、考核檔案等。7.財務(wù)檔案類：財務(wù)預(yù)算、決算報告、會計憑證、賬簿、財務(wù)審計報告等。8.聲像檔案類：城市軌道交通建設(shè)和運(yùn)營過程中的照片、錄像、錄音等資料。9.電子檔案類：與城市軌道交通相關(guān)的電子文件、數(shù)據(jù)庫、信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)等。（二）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整、真實準(zhǔn)確，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔文件應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。3.歸檔文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體，字跡清晰，圖像、聲音等記錄完整。4.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保數(shù)據(jù)的一致性和可讀性。電子檔案應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的存儲格式，存儲介質(zhì)應(yīng)安全可靠，并定期進(jìn)行備份。（三）歸檔時間1.項目建設(shè)過程中形成的檔案，應(yīng)在單項工程竣工驗收后[X]個月內(nèi)歸檔；項目整體竣工驗收后[X]個月內(nèi)，完成全部檔案的歸檔工作。2.運(yùn)營管理過程中形成的檔案，應(yīng)定期整理歸檔，一般每季度或每半年歸檔一次。3.科研項目結(jié)束后[X]個月內(nèi)，應(yīng)將科研成果檔案歸檔。（四）歸檔程序1.各部門檔案管理人員按照歸檔要求對本部門形成的檔案進(jìn)行整理，編制檔案移交清單。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行審核，對不符合要求的檔案退回原部門補(bǔ)充完善。3.審核通過的檔案辦理交接手續(xù)，雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號、登記，納入檔案管理系統(tǒng)。四、檔案整理與分類（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.按照城市軌道交通業(yè)務(wù)流程，分為規(guī)劃設(shè)計、建設(shè)管理、設(shè)備物資、運(yùn)營管理、科研技術(shù)、人事檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等大類。2.每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行二級分類。例如，建設(shè)管理類可分為項目前期、工程招投標(biāo)、工程施工、工程監(jiān)理、工程驗收等二級類目；設(shè)備物資類可分為設(shè)備采購、設(shè)備安裝、設(shè)備運(yùn)行、物資管理等二級類目。3.二級類目下還可根據(jù)實際情況進(jìn)一步細(xì)分三級類目，如工程施工類可細(xì)分為土建工程、機(jī)電安裝工程、軌道工程等三級類目。（三）編號規(guī)則1.檔案編號采用"全宗號年度保管期限分類號案卷號"的結(jié)構(gòu)。2.全宗號：按照城市軌道交通檔案管理的相關(guān)規(guī)定確定，代表城市軌道交通檔案全宗。3.年度：檔案形成的年份，采用公元紀(jì)年，如"2023"。4.保管期限：分為永久、長期、短期三種，分別用"Y""C""D"表示。5.分類號：根據(jù)檔案分類方案確定，如規(guī)劃設(shè)計類用"1"表示，建設(shè)管理類用"2"表示等。6.案卷號：每一卷檔案的順序編號，從"001"開始依次編排。例如：某份建設(shè)管理類檔案，形成于2023年，保管期限為長期，分類號為"2"，案卷號為"010"，其編號為：[全宗號]2023C2010（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.案卷目錄應(yīng)填寫案卷編號、題名、年度、保管期限、起止日期、頁數(shù)、備注等項目。3.卷內(nèi)文件目錄應(yīng)填寫順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項目。4.編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于檔案的查詢和利用。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品等。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照不同的保管期限、類別和編號順序進(jìn)行排列存放，便于查找和管理。2.對重要的檔案應(yīng)進(jìn)行備份，采用紙質(zhì)檔案與電子檔案同時備份的方式，確保檔案的安全性。備份檔案應(yīng)異地存放，以防不測。3.定期對檔案進(jìn)行清查盤點，核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）保管期限1.永久保管：對城市軌道交通建設(shè)和運(yùn)營具有重大歷史價值、法律憑證作用或需長遠(yuǎn)利用的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管：保管期限為[X]年的檔案，一般為城市軌道交通建設(shè)和運(yùn)營過程中重要的基礎(chǔ)性檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.短期保管：保管期限為[X]年以下的檔案，主要是一般性的文件材料等。（四）檔案鑒定1.定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組，對檔案的保存價值進(jìn)行評估。2.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案是否仍有保存價值。對確無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊，報經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案銷毀過程的安全和徹底。銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。六、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和城市軌道交通檔案管理制度的規(guī)定。2.服務(wù)優(yōu)先原則：以服務(wù)城市軌道交通建設(shè)、運(yùn)營和管理為宗旨，積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守檔案保密制度，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，說明復(fù)制的內(nèi)容、用途等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明"復(fù)制件"字樣。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用方式、檔案名稱、數(shù)量、歸還時間等。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。（四）保密規(guī)定1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對涉及城市軌道交通建設(shè)、運(yùn)營、技術(shù)、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，要嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.在檔案查閱、借閱場所，應(yīng)設(shè)置必要的保密設(shè)施，防止檔案信息被他人竊取或泄露。3.利用者應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容，不得在檔案上涂改、圈劃、污損。利用完畢后，應(yīng)按時歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立城市軌道交通檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理、網(wǎng)絡(luò)化查詢和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.通過信息化手段，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等全過程進(jìn)行實時監(jiān)控和管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，支持多種格式文件的上傳，包括文檔、圖片、音頻、視頻等。2.檔案檢索功能：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名、日期、分類號等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.檔案借閱管理功能：實現(xiàn)檔案借閱流程的在線審批和管理，記錄借閱情況，提醒借閱期限。4.檔案統(tǒng)計分析功能：對檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計分析，生成各類報表，為檔案管理決策提供依據(jù)。5.安全保密功能：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全保密，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。6.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能：定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，以應(yīng)對突發(fā)情況。（三）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對數(shù)字化檔案進(jìn)行圖像處理，包括去噪、去污、裁剪、糾偏等，提高圖像質(zhì)量。3.建立數(shù)字化檔案索引，將數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行關(guān)聯(lián)，方便查詢和利用。（四）數(shù)據(jù)安全1.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時修復(fù)發(fā)現(xiàn)的安全隱患。3.制定數(shù)據(jù)備份策略，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。4.對檔案信息系統(tǒng)的用戶進(jìn)行權(quán)限管理，嚴(yán)格控制用戶對檔案數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，防止越權(quán)操作。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。2.監(jiān)督檢查可采取現(xiàn)場檢查、查閱資料、聽取匯報等方式進(jìn)行，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.建立檔案工作考核評價制度，對各部門的檔案工作進(jìn)行量化考核評價。2.考核評價指標(biāo)包括檔案管理工作制度執(zhí)行情況、檔案收集歸檔質(zhì)量、檔案保管狀況、檔案利用效果等方面。3.考核評價結(jié)果與部門和個人的