建筑工程有限公司材料采購管理制度?一、總則1.目的為加強公司建筑工程材料采購管理，規(guī)范采購流程，確保工程材料質(zhì)量，控制采購成本，提高采購效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有建筑工程項目的材料采購活動，包括但不限于原材料、構配件、設備等。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)工程施工進度和實際需求，合理安排材料采購計劃，避免積壓和浪費。質(zhì)量優(yōu)先原則：嚴格把控材料質(zhì)量，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購材料符合工程質(zhì)量要求。成本控制原則：在保證材料質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略、談判技巧和供應商管理，降低采購成本。廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守法律法規(guī)和公司廉潔制度，嚴禁在采購活動中謀取私利。二、采購組織與職責1.采購部門負責制定和執(zhí)行公司材料采購計劃，根據(jù)工程進度及時采購所需材料。收集、整理供應商信息，建立供應商檔案，定期對供應商進行評估和管理。組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款明確、合理、合法。負責采購訂單的下達、跟蹤和協(xié)調(diào)，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題。配合相關部門做好材料的驗收、入庫、保管和發(fā)放工作。2.項目部門根據(jù)工程施工進度，提前向采購部門提交詳細的材料需求計劃，明確材料的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。參與材料供應商的考察和評估工作，提供相關意見和建議。負責施工現(xiàn)場材料的使用管理和監(jiān)督，及時反饋材料使用過程中出現(xiàn)的問題。協(xié)助采購部門做好材料的驗收工作，確保所采購材料符合工程實際需求。3.質(zhì)量部門制定材料質(zhì)量檢驗標準和驗收流程，負責對采購材料進行質(zhì)量檢驗和驗收。參與供應商的考察和評估工作，對供應商的質(zhì)量保證能力進行審核。對不合格材料提出處理意見，跟蹤處理結果，確保不合格材料不進入施工現(xiàn)場。4.財務部門負責審核采購合同的付款條款，確保付款方式和時間符合公司財務規(guī)定。辦理采購款項的支付手續(xù)，對采購成本進行核算和分析，提供財務支持和監(jiān)督。定期與采購部門核對賬目，確保采購資金的安全和合理使用。三、采購流程1.采購計劃編制項目部門根據(jù)工程施工圖紙、施工進度計劃和實際需求，每月[具體時間]前編制次月的材料需求計劃，并提交給采購部門。采購部門匯總各項目部門的材料需求計劃，結合庫存情況，進行綜合分析和平衡，編制公司月度材料采購計劃。月度材料采購計劃應明確材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預計采購時間等內(nèi)容，并經(jīng)采購部門負責人審核后報公司領導審批。2.供應商選擇與評估采購部門根據(jù)采購計劃，通過多種渠道收集供應商信息，包括網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。對收集到的供應商進行初步篩選，建立供應商候選名單。候選供應商應具備合法經(jīng)營資質(zhì)、良好的信譽、穩(wěn)定的生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證體系。采購部門組織相關人員（包括項目部門、質(zhì)量部門等）對候選供應商進行實地考察，考察內(nèi)容包括企業(yè)規(guī)模、生產(chǎn)設備、技術水平、質(zhì)量管理、售后服務等方面。根據(jù)考察結果，對供應商進行綜合評估，評估指標包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務、企業(yè)信譽等。按照評估得分對供應商進行排序，選擇得分較高的供應商作為合作對象。建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估結果、合作歷史等內(nèi)容。定期對供應商進行動態(tài)評估和管理，對于表現(xiàn)不佳的供應商及時進行調(diào)整或淘汰。3.采購談判與合同簽訂采購部門與選定的供應商就采購材料的規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款進行談判。在談判過程中，采購人員應充分了解市場行情，掌握供應商的成本和利潤空間，運用談判技巧爭取有利的采購條件。同時，要嚴格遵守公司的采購政策和廉潔制度，確保談判過程公正、透明。談判達成一致后，采購部門起草采購合同，并提交給公司法律部門進行審核。法律部門應對合同條款的合法性、完整性和準確性進行審查，提出修改意見。根據(jù)法律部門的審核意見，采購部門對采購合同進行修改和完善，經(jīng)采購部門負責人、項目部門負責人、財務部門負責人和公司領導簽字確認后，與供應商簽訂正式采購合同。4.采購訂單下達采購部門根據(jù)采購合同，編制采購訂單。采購訂單應明確材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準等內(nèi)容，并發(fā)送給供應商。采購訂單下達后，采購人員應及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，與供應商保持密切溝通，確保供應商按時、按質(zhì)、按量交付貨物。如因工程變更或其他原因需要調(diào)整采購訂單，采購部門應及時與供應商協(xié)商，并簽訂補充協(xié)議或變更訂單。5.材料驗收材料到貨前，采購部門應提前通知項目部門和質(zhì)量部門做好驗收準備工作。材料到貨時，采購人員、項目人員和質(zhì)量人員共同對材料進行驗收。驗收內(nèi)容包括材料的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量證明文件、外觀質(zhì)量等方面。質(zhì)量部門按照制定的質(zhì)量檢驗標準和驗收流程對材料進行抽樣檢驗或全檢，確保材料質(zhì)量符合要求。對于驗收合格的材料，填寫驗收單并辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的材料，質(zhì)量部門應出具不合格報告，采購部門負責與供應商協(xié)商退貨、換貨或補貨等事宜。6.采購付款采購部門根據(jù)采購合同和驗收單，填寫付款申請單，并提交給財務部門。付款申請單應注明采購合同編號、材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、金額、付款方式、付款時間等內(nèi)容。財務部門對付款申請單進行審核，審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗收單的真實性、付款金額的準確性等。審核無誤后，按照公司財務規(guī)定辦理付款手續(xù)。對于采用預付款方式的采購項目，財務部門應在付款前對供應商的信譽和資金狀況進行評估，確保預付款的安全。在采購過程中，如因供應商原因?qū)е潞贤瑹o法履行或出現(xiàn)質(zhì)量問題，財務部門應根據(jù)合同約定和相關規(guī)定，暫停付款或追回已付款項。四、采購風險管理1.市場風險關注市場動態(tài)，及時掌握材料價格波動情況。通過與供應商建立長期合作關系、簽訂價格調(diào)整條款、采用套期保值等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。加強市場調(diào)研，分析市場趨勢，提前儲備一些價格相對穩(wěn)定、用量較大的材料，以應對市場價格上漲的風險。2.質(zhì)量風險嚴格選擇供應商，對供應商的質(zhì)量管理體系進行審核和評估，確保供應商具備穩(wěn)定的質(zhì)量保證能力。在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收條款，加強對采購材料的質(zhì)量檢驗和驗收工作。對于關鍵材料和重要構配件，可增加檢驗頻次或進行第三方檢驗，確保材料質(zhì)量符合工程要求。建立質(zhì)量追溯機制，一旦發(fā)現(xiàn)材料質(zhì)量問題，能夠及時追溯到供應商，并采取有效的措施進行處理，如退貨、換貨、補貨、索賠等。3.供應商風險對供應商進行定期評估和管理，關注供應商的經(jīng)營狀況、財務狀況、信譽狀況等變化情況。如發(fā)現(xiàn)供應商出現(xiàn)經(jīng)營困難、信譽受損等問題，應及時調(diào)整采購策略，降低供應商風險。建立供應商備份機制，對于重要材料的供應商，選擇至少兩家以上的合格供應商，以防止因單一供應商出現(xiàn)問題而影響工程進度。在采購合同中約定違約責任和賠償條款，如供應商未能按時、按質(zhì)、按量交付貨物，應承擔相應的違約責任，采購方有權要求供應商賠償因此造成的損失。4.合同風險加強采購合同管理，確保合同條款明確、合理、合法。在簽訂合同前，應組織相關人員對合同條款進行審核，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或違法的條款。嚴格按照合同約定履行雙方的權利和義務，及時跟蹤合同執(zhí)行情況。如發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，應及時與對方協(xié)商解決，并采取相應的措施進行處理，如簽訂補充協(xié)議、追究違約責任等。建立合同檔案管理制度，對采購合同進行分類歸檔，妥善保管合同原件及相關資料，以備查閱和追溯。五、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督公司審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購成本的控制情況等。審計部門如發(fā)現(xiàn)采購活動中存在違規(guī)行為或問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對于違規(guī)行為，應按照公司相關規(guī)定進行嚴肅處理。公司設立舉報信箱和舉報電話，接受員工對采購活動中違規(guī)行為的舉報。對于經(jīng)查實的舉報，給予舉報人相應的獎勵，并對違規(guī)人員進行嚴肅處理。2.供應商監(jiān)督采購部門定期對供應商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務等方面進行評估和監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)供應商存在問題，應及時與供應商溝通并要求其整改。對于整改不力或多次出現(xiàn)問題的供應商，采購部門應采取相應的措施進行處理，如減少訂單量、暫停合作、直至淘汰。建立供應商評價機制，定期向供應商反饋評價結果，鼓勵供應商不斷提高自身的供貨質(zhì)量和服務水平。3.考核與激勵建立采購人員考核制度，對采購人員的工作業(yè)績、工作態(tài)度、廉潔自律等方面進行考核。考核指標包括采購任務完成情況、采購成本控制情況、材料質(zhì)量保證情況、供應商管理情況等。根據(jù)考核結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的采購人員給予表彰和獎勵，如獎金、晉升、榮譽證書等；對考核不合格的采購人員進行批評教育、誡勉談話或調(diào)整工作崗位等處理。設立采購成本節(jié)約獎勵制度，對于通過合理采