外部采購管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司外部采購行為，加強(qiáng)采購管理，確保采購工作的順利進(jìn)行，保證所采購物資和服務(wù)的質(zhì)量，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有外部采購活動(dòng)，包括但不限于原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等的采購。（三）采購原則1.按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理的實(shí)際需求進(jìn)行采購，避免盲目采購和積壓庫存。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購物資和服務(wù)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。3.價(jià)格合理原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購流程和談判技巧，爭取最優(yōu)惠的采購價(jià)格。4.公平公正原則：采購活動(dòng)應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護(hù)公司利益，杜絕不正當(dāng)交易。5.誠實(shí)守信原則：與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，誠實(shí)守信，履行合同約定。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會(huì)，負(fù)責(zé)對重大采購項(xiàng)目進(jìn)行決策。采購決策委員會(huì)由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。其職責(zé)包括：1.審議采購戰(zhàn)略和政策。2.審批年度采購預(yù)算。3.決策重大采購項(xiàng)目，包括采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、對公司業(yè)務(wù)有重大影響的采購項(xiàng)目。4.監(jiān)督采購工作的執(zhí)行情況。（二）采購執(zhí)行部門采購部門是公司采購工作的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實(shí)施。其職責(zé)包括：1.制定采購計(jì)劃和采購方案。2.尋找、篩選、評估和選擇供應(yīng)商。3.與供應(yīng)商進(jìn)行談判、簽訂采購合同。4.跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。5.負(fù)責(zé)采購物資的驗(yàn)收、入庫、付款等工作。6.建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案及采購記錄。（三）相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門：提出采購需求，提供詳細(xì)的采購規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等信息，并對采購物資和服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、采購合同，辦理采購付款手續(xù)，對采購成本進(jìn)行核算和控制。3.質(zhì)量部門：參與采購物資的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，對采購物資的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督。4.法務(wù)部門：審核采購合同，提供法律意見，處理采購過程中的法律糾紛。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理的需要，填寫采購申請表。采購申請表應(yīng)包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購時(shí)間、用途等信息。2.采購申請表經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對采購申請進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括采購申請的必要性、采購規(guī)格和數(shù)量的合理性、采購預(yù)算的合規(guī)性等。2.對于金額較小的采購申請，由采購部門負(fù)責(zé)人審批；對于金額較大或重大采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)提交采購決策委員會(huì)審批。3.經(jīng)審批通過的采購申請，進(jìn)入采購流程；未通過審批的采購申請，采購部門應(yīng)及時(shí)反饋給需求部門，并說明原因。（三）供應(yīng)商選擇與評估1.采購部門根據(jù)采購申請的要求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商。尋找供應(yīng)商的渠道包括但不限于供應(yīng)商推薦、行業(yè)展會(huì)、網(wǎng)絡(luò)搜索、供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫等。2.采購部門對潛在供應(yīng)商進(jìn)行篩選和評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。3.采購部門可以通過實(shí)地考察、問卷調(diào)查、樣品檢驗(yàn)、查閱供應(yīng)商歷史業(yè)績等方式對供應(yīng)商進(jìn)行評估。評估結(jié)果應(yīng)形成供應(yīng)商評估報(bào)告。4.根據(jù)供應(yīng)商評估報(bào)告，采購部門選擇合適的供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商的基本信息、評估報(bào)告、采購合同等資料。（四）采購談判與合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。談判內(nèi)容包括采購物資或服務(wù)的價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.在談判過程中，采購部門應(yīng)充分了解供應(yīng)商的報(bào)價(jià)和成本構(gòu)成，爭取有利的采購條件。同時(shí)，采購部門應(yīng)注意保護(hù)公司的商業(yè)機(jī)密和利益。3.采購談判達(dá)成一致后，雙方簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。4.采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。采購部門應(yīng)將采購合同副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門。（五）采購訂單下達(dá)1.采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等信息。2.采購訂單經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，發(fā)送給供應(yīng)商。同時(shí)，采購部門應(yīng)將采購訂單副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。（六）采購跟蹤與催貨1.采購部門應(yīng)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等信息。2.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未能按時(shí)交貨或出現(xiàn)質(zhì)量問題等情況，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求供應(yīng)商采取措施解決問題。3.對于重要采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)定期向需求部門、采購決策委員會(huì)匯報(bào)采購進(jìn)展情況。（七）采購驗(yàn)收1.采購物資到貨后，需求部門應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面。2.需求部門可以組織質(zhì)量部門、采購部門等相關(guān)人員共同進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的采購物資，辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的采購物資，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。3.采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商提供采購物資的質(zhì)量證明文件、合格證等資料，并將這些資料存檔備案。（八）采購付款1.采購物資驗(yàn)收合格后，采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同的約定，填寫付款申請單。付款申請單應(yīng)包括采購合同編號、采購物資名稱、數(shù)量、金額、付款方式、付款期限等信息。2.付款申請單經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門審核簽字后，提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照采購合同的約定辦理付款手續(xù)。付款方式包括支票、匯票、電匯、網(wǎng)上支付等。四、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別1.市場風(fēng)險(xiǎn)：市場價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)短缺等因素可能導(dǎo)致采購成本增加或采購物資無法及時(shí)供應(yīng)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商提供的物資或服務(wù)質(zhì)量不符合要求，可能影響公司的生產(chǎn)經(jīng)營和產(chǎn)品質(zhì)量。3.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商破產(chǎn)、倒閉、違約等情況可能導(dǎo)致采購合同無法履行，影響公司的正常生產(chǎn)經(jīng)營。4.法律風(fēng)險(xiǎn)：采購合同條款不明確、不合法，可能導(dǎo)致公司在采購過程中面臨法律糾紛和損失。（二）風(fēng)險(xiǎn)評估1.采購部門應(yīng)定期對采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.風(fēng)險(xiǎn)評估可以采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方法，如風(fēng)險(xiǎn)矩陣、風(fēng)險(xiǎn)評分等。3.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，采購部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施：建立市場價(jià)格監(jiān)測機(jī)制，及時(shí)了解市場價(jià)格動(dòng)態(tài)，合理安排采購時(shí)機(jī)。與供應(yīng)商簽訂長期合作合同，鎖定采購價(jià)格，降低價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。尋找多個(gè)供應(yīng)商，建立供應(yīng)商備選庫，以應(yīng)對供應(yīng)短缺情況。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施：加強(qiáng)對供應(yīng)商的質(zhì)量管理，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和樣品，定期對供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量審核。在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，加強(qiáng)采購物資的驗(yàn)收工作。建立質(zhì)量反饋機(jī)制，及時(shí)處理采購物資的質(zhì)量問題。3.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施：對供應(yīng)商進(jìn)行全面的盡職調(diào)查，了解供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、財(cái)務(wù)狀況、信譽(yù)等情況。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括違約責(zé)任、賠償條款等。定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問題。4.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施：采購合同應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門審核，確保合同條款合法、合規(guī)、明確。加強(qiáng)對采購人員的法律培訓(xùn)，提高采購人員的法律意識和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。建立法律糾紛處理機(jī)制，及時(shí)處理采購過程中的法律糾紛。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.供應(yīng)商應(yīng)具備合法的經(jīng)營資質(zhì)，具有良好的信譽(yù)和商業(yè)道德。2.供應(yīng)商應(yīng)具有相應(yīng)的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平和質(zhì)量控制能力，能夠滿足公司的采購需求。3.供應(yīng)商應(yīng)提供完整的企業(yè)資料，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書等。4.采購部門對供應(yīng)商的準(zhǔn)入申請進(jìn)行審核，審核通過后，將供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商名錄。（二）供應(yīng)商評估與考核1.采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面。2.評估和考核可以采用問卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析、客戶反饋等方式進(jìn)行。3.根據(jù)評估和考核結(jié)果，采購部門對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。4.對于優(yōu)秀供應(yīng)商，采購部門可以給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)和優(yōu)惠政策，如增加采購份額、優(yōu)先付款等；對于不合格供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，應(yīng)取消其供應(yīng)商資格。（三）供應(yīng)商激勵(lì)與約束1.激勵(lì)措施：與優(yōu)秀供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，給予一定的采購份額和價(jià)格優(yōu)惠。對供應(yīng)商的良好表現(xiàn)給予公開表揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)，如頒發(fā)榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)金等。為供應(yīng)商提供技術(shù)支持和培訓(xùn)，幫助供應(yīng)商提高產(chǎn)品質(zhì)量和生產(chǎn)效率。2.約束措施：在采購合同中明確違約責(zé)任和賠償條款，對供應(yīng)商的違約行為進(jìn)行約束。定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，對不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行警告、罰款、暫停合作等處理。建立供應(yīng)商黑名單制度，對嚴(yán)重違約的供應(yīng)商，禁止其進(jìn)入公司供應(yīng)商名錄。六、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計(jì)劃和采購需求，編制年度采購預(yù)算。年度采購預(yù)算應(yīng)包括采購項(xiàng)目、采購金額、采購時(shí)間等信息。2.采購預(yù)算編制應(yīng)遵循"實(shí)事求是、合理預(yù)測、節(jié)約高效"的原則，充分考慮市場價(jià)格波動(dòng)、生產(chǎn)經(jīng)營變化等因素。3.采購預(yù)算經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對采購預(yù)算進(jìn)行審核，審核通過后，提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購活動(dòng)，不得超預(yù)算采購。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，采購部門應(yīng)提出書面申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整金額等信息。采購預(yù)算調(diào)整申請經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門審核簽字后，提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。（三）預(yù)算考核1.公司建立采購預(yù)算考核制度，對采購部門的預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行考核?？己藘?nèi)容包括采購預(yù)算的完成率、采購成本控制情況、采購物資質(zhì)量等方面。2.采購預(yù)算考核結(jié)果與采購部門的績效掛鉤，對預(yù)算執(zhí)行情況好的采購部門給予獎(jiǎng)勵(lì)，對預(yù)算執(zhí)行情況差的采購部門進(jìn)行懲罰。七、采購信息化管理（一）采購信息系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立采購信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)的信息化管理。采購信息系統(tǒng)應(yīng)包括采購申請、采購審批、供應(yīng)商管理、采購合同管理、采購訂單管理、采購跟蹤、采購驗(yàn)收、采購付款等功能模塊。2.采購信息系統(tǒng)應(yīng)與公司的其他信息系統(tǒng)進(jìn)行集成，如財(cái)務(wù)系統(tǒng)、庫存系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)等，實(shí)現(xiàn)信息共享和數(shù)據(jù)交互。（二）采購數(shù)據(jù)管理1.采購部門應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地錄入采購信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。2.采購信息系統(tǒng)應(yīng)定期對采購數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.采購部門應(yīng)定期對采購數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和統(tǒng)計(jì)，為采購決策提供支持。（三）采購信息安全管理1.