約談室管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司約談室的使用與管理，確保約談工作的順利開展，維護(hù)公司正常的工作秩序，特制定本制度。本制度旨在明確約談室的功能定位，保障約談過程的公正、透明、高效，保護(hù)約談雙方的合法權(quán)益，促進(jìn)公司內(nèi)部溝通、監(jiān)督與管理機(jī)制的有效運(yùn)行。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有部門及員工。凡涉及員工績效面談、紀(jì)律處分談話、離職面談、工作安排溝通、員工意見反饋收集等各類需要進(jìn)行正式談話的場景，均應(yīng)在本約談室進(jìn)行。（三）基本原則1.保密性原則：約談過程中涉及的所有信息應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)約談雙方同意，不得向任何第三方透露。2.客觀性原則：約談應(yīng)基于客觀事實(shí)，以公司相關(guān)制度、規(guī)定及實(shí)際工作表現(xiàn)為依據(jù)，確保談話內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確。3.公正性原則：約談過程應(yīng)遵循公正、公平的原則，不得偏袒任何一方，保障約談雙方的合法權(quán)益。4.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的程序和要求使用約談室，確保約談工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、約談室管理職責(zé)（一）行政管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)約談室的日常管理與維護(hù)，包括設(shè)施設(shè)備的檢查、維修、更新等，確保約談室環(huán)境整潔、設(shè)施齊全、功能正常。2.負(fù)責(zé)約談室的鑰匙管理，按照規(guī)定發(fā)放和回收鑰匙，確保鑰匙的安全與正常使用。3.根據(jù)預(yù)約情況，合理安排約談室的使用時間，并提前做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，如調(diào)整室內(nèi)溫度、照明等。4.對約談室的使用情況進(jìn)行定期統(tǒng)計與分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施，不斷優(yōu)化約談室的管理服務(wù)水平。（二）約談主持人職責(zé)1.提前與約談對象溝通約談時間、地點(diǎn)等信息，確保約談順利進(jìn)行。2.負(fù)責(zé)約談過程的組織與引導(dǎo)，營造良好的談話氛圍，確保約談按預(yù)定議程有序開展。3.客觀、公正地記錄約談內(nèi)容，準(zhǔn)確反映雙方的觀點(diǎn)和意見，并在約談結(jié)束后及時整理形成約談記錄。4.根據(jù)約談結(jié)果，按照公司相關(guān)規(guī)定提出處理建議或改進(jìn)措施，并跟蹤落實(shí)情況。（三）約談參與人職責(zé)1.接到約談通知后，應(yīng)按時到達(dá)約談室，不得無故遲到、缺席。如有特殊情況需要變更時間，應(yīng)提前向約談主持人說明原因并取得同意。2.在約談過程中，應(yīng)保持尊重、禮貌的態(tài)度，積極配合約談主持人，如實(shí)提供相關(guān)信息和意見，不得故意隱瞞或歪曲事實(shí)。3.嚴(yán)格遵守約談室的各項管理制度，不得在約談室內(nèi)吸煙、大聲喧嘩、隨意走動或進(jìn)行其他影響約談秩序的行為。4.對約談過程中涉及的保密信息予以嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露。三、約談室使用規(guī)定（一）預(yù)約制度1.各部門或員工如需使用約談室，應(yīng)提前[X]個工作日填寫《約談室使用申請表》，詳細(xì)說明約談的主題、時間、參與人員等信息，并提交至行政管理部門。2.行政管理部門根據(jù)預(yù)約情況進(jìn)行統(tǒng)籌安排，原則上按照申請時間先后順序予以批準(zhǔn)。如遇特殊情況需要調(diào)整預(yù)約時間，應(yīng)及時與申請人溝通協(xié)商，并說明原因。3.預(yù)約成功后，申請人應(yīng)在約談前再次確認(rèn)約談時間和地點(diǎn)，并提前[X]分鐘到達(dá)約談室做好準(zhǔn)備工作。如因特殊原因無法按時使用約談室，應(yīng)至少提前[X]小時通知行政管理部門取消預(yù)約。（二）使用時間限制1.每次約談的時間原則上控制在[X]小時以內(nèi)，確因工作需要延長時間的，應(yīng)提前向行政管理部門說明情況并獲得批準(zhǔn)。2.約談室使用完畢后，約談參與人應(yīng)及時清理現(xiàn)場，將桌椅擺放整齊，關(guān)閉電器設(shè)備和門窗，并在規(guī)定時間內(nèi)離開約談室。如發(fā)現(xiàn)有物品損壞或丟失，應(yīng)及時報告行政管理部門。（三）使用范圍界定1.本約談室僅用于公司內(nèi)部正式的約談活動，不得用于私人聚會、娛樂等非工作目的。2.未經(jīng)行政管理部門批準(zhǔn)，任何部門或個人不得擅自將約談室轉(zhuǎn)借他人使用。四、約談室環(huán)境與設(shè)施管理（一）環(huán)境要求1.約談室應(yīng)保持整潔、安靜、舒適的環(huán)境，室內(nèi)溫度應(yīng)控制在[X]攝氏度左右，相對濕度應(yīng)保持在[X]%[X]%之間。2.約談室內(nèi)應(yīng)定期進(jìn)行清潔衛(wèi)生打掃，確保地面、桌面、門窗等干凈整潔，無灰塵、雜物。3.為營造良好的談話氛圍，約談室內(nèi)可適當(dāng)擺放一些綠色植物，但應(yīng)注意保持植物的清潔與美觀，避免影響室內(nèi)環(huán)境。（二）設(shè)施設(shè)備管理1.約談室內(nèi)配備的桌椅、沙發(fā)、茶幾、電腦、打印機(jī)、投影儀、音響等設(shè)施設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)故障或損壞，應(yīng)及時通知行政管理部門安排維修。2.約談參與人在使用設(shè)施設(shè)備時應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得隨意拆卸、更換或損壞設(shè)施設(shè)備。如因人為原因造成設(shè)施設(shè)備損壞的，應(yīng)照價賠償。3.行政管理部門應(yīng)建立設(shè)施設(shè)備使用臺賬，記錄設(shè)施設(shè)備的使用情況、維修記錄、更換情況等信息，以便于管理和查詢。五、約談記錄與檔案管理（一）約談記錄要求1.約談主持人應(yīng)在約談過程中如實(shí)、詳細(xì)地記錄談話內(nèi)容，包括談話時間、地點(diǎn)、參與人員、談話主題、雙方發(fā)言要點(diǎn)、達(dá)成的共識或提出的建議等。2.約談記錄應(yīng)使用統(tǒng)一的格式和紙張進(jìn)行書寫，字跡應(yīng)清晰、工整，不得隨意涂改。如確需修改，應(yīng)在修改處加蓋約談主持人的印章或簽字確認(rèn)。3.約談記錄完成后，應(yīng)由約談主持人和約談參與人簽字確認(rèn)，確保記錄內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。（二）檔案管理1.行政管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)將每次約談的記錄整理歸檔，建立健全約談檔案管理制度。約談檔案應(yīng)按照時間順序進(jìn)行編號，并妥善保管。2.約談檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。保管期限屆滿后，如需銷毀檔案，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定的程序進(jìn)行審批和處理。3.查閱約談檔案應(yīng)經(jīng)行政管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《約談檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。查閱過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。六、保密規(guī)定（一）保密內(nèi)容1.約談過程中涉及的公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息、員工個人隱私等信息均屬于保密范圍。2.公司商業(yè)秘密包括但不限于公司的業(yè)務(wù)模式、客戶資料、市場策略、產(chǎn)品研發(fā)計劃、營銷方案等；技術(shù)秘密包括但不限于公司的專利技術(shù)、專有技術(shù)、技術(shù)訣竅等；財務(wù)信息包括但不限于公司的財務(wù)報表、預(yù)算報告、成本核算數(shù)據(jù)等；員工個人隱私包括但不限于員工的工資收入、福利待遇、健康狀況、家庭情況等。（二）保密措施1.約談主持人和約談參與人應(yīng)簽訂保密承諾書，承諾對約談過程中涉及的保密信息予以嚴(yán)格保密。2.約談室應(yīng)安裝必要的保密設(shè)施，如隔音設(shè)備、文件保險柜等，確保約談過程中的信息安全。3.未經(jīng)公司書面授權(quán)，任何人不得將約談過程中涉及的保密信息以任何形式泄露給公司以外的第三方。如因工作需要確需對外提供部分信息的，應(yīng)按照公司信息披露管理制度的規(guī)定進(jìn)行審批和披露。（三）責(zé)任追究1.如發(fā)現(xiàn)有違反保密規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、罰款、降職、辭退等。2.對于因違反保密規(guī)定給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，公司將依法追究其賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，將依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政管理部門應(yīng)定期對約談室的使用情況、環(huán)境與設(shè)施管理、約談記錄與檔案管理、保密規(guī)定執(zhí)行情況等進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對約談室管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，確保制度的有效執(zhí)行。（二）投訴處理1.任何部門或員工如發(fā)現(xiàn)約談室使用過程中存在違反本制度的行為，均可向行政管理部門或公司紀(jì)檢監(jiān)察部門進(jìn)行投訴。2.行政管理部門或公司紀(jì)檢監(jiān)察部門接到投訴后，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并根據(jù)調(diào)查結(jié)果做出相應(yīng)的處理決定。處理結(jié)果應(yīng)及時反饋給投訴人，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通