侯會室管理制度?一、總則1.目的為了加強公司會議室的管理，合理利用會議室資源，提高會議室的使用效率，確保會議及各類活動的順利進行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有會議室，包括但不限于大型會議室、中型會議室、小型會議室等。3.管理原則遵循"統(tǒng)一管理、合理安排、高效利用"的原則，確保會議室資源得到充分合理的使用，同時避免資源浪費。二、會議室的分類與設(shè)施配備1.會議室分類大型會議室：可容納[X]人以上，適用于公司全體員工大會、重要客戶會議、大型培訓(xùn)等活動。中型會議室：可容納[X][X]人，常用于部門會議、業(yè)務(wù)研討會、項目溝通會等。小型會議室：可容納[X]人以下，主要供小組討論、一對一溝通、臨時會議等使用。2.設(shè)施配備大型會議室：配備投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風(fēng)、白板、書寫筆、桌椅等基本設(shè)施，可根據(jù)需要連接電腦、展示臺等設(shè)備。中型會議室：配備投影儀、音響設(shè)備、麥克風(fēng)、白板、書寫工具、桌椅等，滿足一般會議需求。小型會議室：配備投影儀或電視、簡單音響、白板、書寫用品、桌椅等，方便進行小型會議或討論。三、會議室使用申請與審批1.申請流程填寫申請表：使用部門或個人需提前填寫《會議室使用申請表》，詳細注明會議主題、時間、預(yù)計時長、參會人數(shù)、所需設(shè)備等信息。提交申請：申請表填寫完整后，提交至行政部門或指定的會議室管理負責(zé)人。特殊情況說明：如有特殊要求或緊急會議，應(yīng)在申請表中注明，并盡可能提前與會議室管理部門溝通協(xié)調(diào)。2.審批權(quán)限小型會議室：由部門負責(zé)人審批，審批通過后提交至?xí)h室管理部門備案。中型會議室：部門負責(zé)人審批后，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意，方可使用，并將審批結(jié)果反饋給會議室管理部門。大型會議室：使用申請需經(jīng)總經(jīng)理審批，審批通過后由會議室管理部門安排使用事宜。3.審批時間一般情況下，常規(guī)會議申請應(yīng)提前[X]個工作日提交，以便會議室管理部門進行統(tǒng)籌安排。緊急會議申請應(yīng)在可能的情況下盡快提交，會議室管理部門將根據(jù)實際情況盡量協(xié)調(diào)安排，但不保證一定能夠滿足緊急需求。四、會議室預(yù)訂與安排1.預(yù)訂原則按照"先申請先安排"的原則進行會議室預(yù)訂，同時考慮會議的重要性、緊急程度以及與其他會議的時間沖突等因素。會議室管理部門有權(quán)根據(jù)實際情況對預(yù)訂申請進行調(diào)整和協(xié)調(diào)，以確保會議室資源的合理利用。2.預(yù)訂方式線上預(yù)訂：公司應(yīng)建立會議室預(yù)訂系統(tǒng)或使用相關(guān)辦公軟件中的會議室預(yù)訂功能，員工可通過系統(tǒng)提交預(yù)訂申請，方便快捷地查詢會議室使用情況并進行預(yù)訂操作。線下預(yù)訂：在未開通線上預(yù)訂系統(tǒng)的情況下，員工可到行政部門填寫紙質(zhì)《會議室使用申請表》進行預(yù)訂。3.安排通知會議室管理部門在收到預(yù)訂申請并完成審批后，應(yīng)及時將預(yù)訂結(jié)果通知申請部門或個人。通知方式包括郵件、短信、系統(tǒng)消息等，告知預(yù)訂的會議室名稱、時間、地點等詳細信息。對于臨時調(diào)整會議室的情況，應(yīng)提前通知相關(guān)人員，說明調(diào)整原因及新的會議室信息。五、會議室使用規(guī)范1.使用時間參會人員應(yīng)提前[X]分鐘到達會議室，做好會議準備工作。如因特殊原因需要更改會議時間，應(yīng)至少提前[X]小時通知會議室管理部門和其他參會人員。會議應(yīng)嚴格按照預(yù)訂時間開始和結(jié)束，如需延長使用時間，使用部門或個人應(yīng)提前向會議室管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延長。未經(jīng)批準擅自延長使用時間的，將按照相關(guān)規(guī)定進行處理。2.設(shè)備使用使用會議室設(shè)備前，需熟悉設(shè)備的操作方法，如有不熟悉的地方可向會議室管理部門尋求幫助。在使用過程中，應(yīng)愛護設(shè)備，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)立即停止使用，并及時通知會議室管理部門安排維修。使用投影儀時，應(yīng)注意正確連接電腦，調(diào)整好投影畫面的亮度、對比度、色彩等參數(shù)，確保投影效果清晰。使用完畢后，應(yīng)及時關(guān)閉投影儀和電腦，整理好連接線。使用音響設(shè)備時，注意音量適中，避免影響其他部門正常辦公。會議結(jié)束后，關(guān)閉音響設(shè)備電源。使用麥克風(fēng)時，應(yīng)保持與嘴部適當距離，避免發(fā)出過大噪音或產(chǎn)生嘯叫現(xiàn)象。使用完畢后，將麥克風(fēng)放回原位。3.環(huán)境衛(wèi)生參會人員應(yīng)保持會議室的環(huán)境衛(wèi)生，不得在會議室吸煙、亂扔垃圾、隨地吐痰等。會議結(jié)束后，應(yīng)將個人物品帶走，清理會議產(chǎn)生的文件、紙張等垃圾，并將桌椅擺放整齊。如需在會議室提供飲品或食物，應(yīng)使用一次性餐具，并在會議結(jié)束后及時清理，保持會議室整潔。4.安全管理會議室管理人員應(yīng)定期檢查會議室的安全設(shè)施，確保消防設(shè)備、電器設(shè)備等正常運行，消除安全隱患。參會人員應(yīng)遵守安全規(guī)定，不得隨意亂動會議室的電器設(shè)備、消防設(shè)施等，嚴禁在會議室私拉亂接電線。如發(fā)現(xiàn)安全問題，應(yīng)及時報告會議室管理部門。六、會議室設(shè)備維護與管理1.定期檢查會議室管理部門應(yīng)定期對會議室設(shè)備進行檢查，包括投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風(fēng)、白板、桌椅等，確保設(shè)備正常運行，發(fā)現(xiàn)問題及時維修或更換。每月至少進行一次全面的設(shè)備檢查，對設(shè)備的性能、外觀、連接線路等進行詳細檢查，并做好檢查記錄。2.日常維護會議室使用人員在使用設(shè)備過程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或異常情況，應(yīng)及時向會議室管理部門報告。會議室管理部門應(yīng)安排專業(yè)人員進行維修，并做好維修記錄。對于經(jīng)常使用的設(shè)備，如投影儀、麥克風(fēng)等，應(yīng)定期進行清潔和保養(yǎng)，延長設(shè)備使用壽命。3.設(shè)備更新與升級根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和會議需求，會議室管理部門應(yīng)及時評估會議室設(shè)備的使用情況，適時提出設(shè)備更新與升級的建議。在設(shè)備更新與升級過程中，應(yīng)遵循經(jīng)濟實用、技術(shù)先進的原則，確保新設(shè)備能夠滿足公司會議及活動的實際需求，并做好設(shè)備的驗收和交接工作。七、會議室費用管理1.費用標準會議室的使用一般不收取費用，但對于因特殊活動或外單位使用會議室產(chǎn)生的費用，如場地布置、設(shè)備租賃等，可根據(jù)實際成本收取一定的費用。費用標準應(yīng)根據(jù)實際情況制定，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。費用標準應(yīng)明確收費項目、收費金額、收費方式等內(nèi)容，確保費用收取合理、透明。2.費用核算與報銷對于收取費用的會議室使用情況，會議室管理部門應(yīng)建立費用臺賬，詳細記錄每次使用的時間、時長、收費金額、收費對象等信息。使用部門或個人應(yīng)按照公司財務(wù)制度的規(guī)定，及時辦理費用報銷手續(xù)。報銷時應(yīng)提供相關(guān)的費用發(fā)票、申請表等憑證，經(jīng)審批后到財務(wù)部門報銷。八、違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定未經(jīng)審批擅自使用會議室的。未按預(yù)訂時間使用會議室，擅自延長使用時間且未提前申請的。在會議室吸煙、亂扔垃圾、損壞設(shè)備等影響會議室環(huán)境衛(wèi)生和設(shè)施設(shè)備正常使用的。泄露會議室預(yù)訂信息或擅自將會議室轉(zhuǎn)借他人使用的。其他違反會議室管理制度的行為。2.處理措施對于首次違規(guī)的部門或個人，給予口頭警告，并責(zé)令其改正。對