備忘錄管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范公司內(nèi)部備忘錄的管理，確保信息傳遞的及時(shí)、準(zhǔn)確、有效，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）定義1.備忘錄：是指公司內(nèi)部用于記錄重要事項(xiàng)、溝通信息、提醒工作等的書面文件。二、備忘錄的分類與格式（一）分類1.工作事項(xiàng)類：記錄與工作任務(wù)、項(xiàng)目進(jìn)度、待辦事項(xiàng)等相關(guān)的內(nèi)容。2.信息溝通類：用于部門之間、員工之間傳遞重要信息、通知等。3.會(huì)議紀(jì)要類：對公司內(nèi)部會(huì)議討論內(nèi)容及決議的記錄。（二）格式1.簡潔明了地概括備忘錄的主要內(nèi)容。2.編號：按照一定規(guī)則為每份備忘錄編號，便于查詢和管理。3.日期：記錄備忘錄的撰寫日期。4.主送部門/人：明確備忘錄的接收對象。5.抄送部門/人：如有需要，列出抄送的部門或人員。6.正文：詳細(xì)闡述備忘錄的內(nèi)容，條理清晰，邏輯連貫。7.附件：如有相關(guān)附件，應(yīng)在正文后注明附件名稱及數(shù)量，并確保附件與正文內(nèi)容緊密相關(guān)。8.撰寫人：記錄撰寫備忘錄的人員姓名。9.審批人：如需要審批，填寫審批人的姓名及審批意見。三、備忘錄的撰寫（一）基本要求1.內(nèi)容準(zhǔn)確：所記錄的信息必須真實(shí)、準(zhǔn)確，避免虛假或誤導(dǎo)性內(nèi)容。2.語言簡潔：表達(dá)清晰簡潔，避免冗長、復(fù)雜的句子和不必要的修飾詞。3.條理清晰：按照一定的邏輯順序組織內(nèi)容，便于閱讀和理解。4.重點(diǎn)突出：明確闡述重要事項(xiàng)和關(guān)鍵信息，避免無關(guān)細(xì)節(jié)的堆砌。（二）具體規(guī)范1.工作事項(xiàng)類備忘錄任務(wù)描述：詳細(xì)說明工作任務(wù)的內(nèi)容、目標(biāo)、要求等。責(zé)任人：明確負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作的人員。時(shí)間節(jié)點(diǎn)：設(shè)定工作任務(wù)的開始時(shí)間、完成時(shí)間及重要里程碑。進(jìn)展情況：及時(shí)記錄工作任務(wù)的實(shí)際進(jìn)展，如有問題或困難應(yīng)說明。2.信息溝通類備忘錄信息內(nèi)容：準(zhǔn)確傳達(dá)所需溝通的信息，包括事件背景、具體情況、相關(guān)要求等。溝通目的：明確溝通的目的，如通知、協(xié)調(diào)、匯報(bào)等。接收反饋要求：要求接收方在規(guī)定時(shí)間內(nèi)給予反饋，如確認(rèn)收到、提出意見等。3.會(huì)議紀(jì)要類備忘錄會(huì)議基本信息：記錄會(huì)議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員等。會(huì)議議程：按照會(huì)議實(shí)際討論順序記錄各項(xiàng)議程內(nèi)容。討論內(nèi)容及決議：詳細(xì)記錄會(huì)議討論的要點(diǎn)、各方觀點(diǎn)及最終形成的決議。責(zé)任落實(shí)：明確各項(xiàng)決議的責(zé)任人及完成時(shí)間。（三）撰寫流程1.確定主題：根據(jù)工作需要或溝通事項(xiàng)確定備忘錄的主題。2.收集信息：收集與主題相關(guān)的資料、數(shù)據(jù)、意見等。3.撰寫初稿：按照格式要求和基本規(guī)范撰寫備忘錄初稿。4.審核修改：撰寫人完成初稿后，自行審核，如有必要，可請相關(guān)人員協(xié)助審核，對內(nèi)容進(jìn)行修改完善。5.定稿發(fā)送：審核通過后，將備忘錄定稿，并按照規(guī)定的發(fā)送流程發(fā)送給主送部門/人及抄送部門/人。四、備忘錄的審批（一）審批原則1.根據(jù)備忘錄的性質(zhì)和重要程度確定是否需要審批。2.涉及重要決策、重大事項(xiàng)、跨部門協(xié)調(diào)等內(nèi)容的備忘錄應(yīng)進(jìn)行審批。（二）審批流程1.提交審批：撰寫人將備忘錄初稿提交給審批人。2.審批意見：審批人在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對備忘錄進(jìn)行審核，提出審批意見，如同意、修改后同意、不同意等，并說明理由。3.修改完善：撰寫人根據(jù)審批意見對備忘錄進(jìn)行修改完善，再次提交審批，直至通過。五、備忘錄的分發(fā)與傳遞（一）分發(fā)方式1.電子文檔：通過公司內(nèi)部郵件系統(tǒng)、即時(shí)通訊工具等將備忘錄以電子文檔形式發(fā)送給相關(guān)人員。2.紙質(zhì)文檔：對于需要紙質(zhì)存檔或特定人員簽收的備忘錄，可打印后分發(fā)。（二）傳遞要求1.確保及時(shí)：及時(shí)將備忘錄傳遞給主送部門/人及抄送部門/人，避免延誤。2.確認(rèn)接收：要求接收方確認(rèn)收到備忘錄，可通過回復(fù)郵件、簽字確認(rèn)等方式進(jìn)行。3.記錄傳遞情況：記錄備忘錄的傳遞時(shí)間、接收人員等信息，以便跟蹤和查詢。六、備忘錄的存檔與保管（一）存檔方式1.電子存檔：將電子文檔形式的備忘錄按照一定的分類規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，便于查詢和檢索。2.紙質(zhì)存檔：對于重要的紙質(zhì)備忘錄，應(yīng)進(jìn)行編號、裝訂，并按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔。（二）保管期限1.短期保管：一般工作事項(xiàng)類備忘錄保管期限為[X]年。2.長期保管：涉及公司重要決策、重大項(xiàng)目、法律文件等備忘錄應(yīng)長期保管。（三）保管責(zé)任1.專人負(fù)責(zé)：指定專人負(fù)責(zé)備忘錄的存檔與保管工作。2.安全保密：確保備忘錄的存儲(chǔ)安全，防止信息泄露和丟失。七、備忘錄的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.一般查閱：公司內(nèi)部員工可根據(jù)工作需要查閱與其工作相關(guān)的備忘錄。2.特殊查閱：涉及公司機(jī)密、敏感信息的備忘錄，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（二）查閱流程1.申請查閱：查閱人填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱范圍等信息，提交給檔案保管人員。2.審批：檔案保管人員對查閱申請進(jìn)行初審，如涉及特殊查閱，需提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱：審批通過后，查閱人在檔案保管人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案室。4.記錄查閱情況：檔案保管人員記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。（三）使用規(guī)定1.僅限工作用途：查閱人只能將備忘錄用于與工作相關(guān)的目的，不得擅自傳播或用于其他非工作目的。2.保護(hù)信息安全：查閱人應(yīng)妥善保管查閱的備忘錄，不得泄露其中的機(jī)密信息。八、備忘錄的修訂與廢止（一）修訂1.修訂原因：當(dāng)備忘錄所涉及的事項(xiàng)發(fā)生變化、相關(guān)規(guī)定調(diào)整或發(fā)現(xiàn)內(nèi)容有誤時(shí)，應(yīng)進(jìn)行修訂。2.修訂流程：參照備忘錄的撰寫、審批流程進(jìn)行修訂，確保修訂后的備忘錄內(nèi)容準(zhǔn)確、有效。3.版本管理：對修訂后的備忘錄進(jìn)行版本編號，注明修訂日期、修訂內(nèi)容等信息，以便區(qū)分不同版本。（二）廢止1.廢止情形：當(dāng)備忘錄所涉及的事項(xiàng)已完成、相關(guān)規(guī)定不再適用或因其他原因需要廢止時(shí)，應(yīng)及時(shí)廢止。2.廢止流程：由原撰寫部門或相關(guān)部門提出廢止申請，經(jīng)審批后，在存檔系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)注，并通知相關(guān)人員。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.定期檢查：公司定期對各部門備忘錄的管理情況進(jìn)行檢查，包括撰寫質(zhì)量、審批流程、存檔保管等方面。2.投訴處理：員工如發(fā)現(xiàn)備忘錄管理過程中存在問題或違規(guī)行為，可向人力資源部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)投訴，公司將及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理。（二）考核指標(biāo)1.撰寫質(zhì)量：考核備忘錄內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、簡潔性等。2.審批效率：考核審批人是否按時(shí)完成審批工作，審批意見是否合理。3.傳遞及時(shí)性：考核備忘錄是否及時(shí)傳遞給相關(guān)人員，接收方是否及時(shí)確認(rèn)。4.存檔規(guī)范性：考核備忘錄的存檔是否符合規(guī)定，保管是否安全。（三）獎(jiǎng)懲措施1.獎(jiǎng)勵(lì)：對于在備忘錄管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予表彰