雙套制管理制度?一、總則（一）目的本雙套制管理制度旨在確保公司重要文件、資料及業(yè)務(wù)流程在紙質(zhì)與電子兩種存儲方式下都能得到妥善管理、高效流轉(zhuǎn)且具備可追溯性，保障公司運營的連續(xù)性、數(shù)據(jù)的安全性和完整性，滿足公司內(nèi)部管理及外部合規(guī)要求。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門及員工在處理各類涉及公司核心業(yè)務(wù)、財務(wù)、人事、法務(wù)等重要信息的文件資料及相關(guān)業(yè)務(wù)流程。（三）基本原則1.一致性原則：紙質(zhì)文檔與電子文檔內(nèi)容必須保持一致，以確保信息的準(zhǔn)確性和權(quán)威性。2.安全性原則：采取必要的安全措施，保障紙質(zhì)文檔的實體安全和電子文檔的信息安全，防止文件丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。3.及時性原則：確保紙質(zhì)文件與電子文件的同步更新，在業(yè)務(wù)流程發(fā)生變化時，及時對兩種形式的文件進行相應(yīng)調(diào)整。4.可追溯性原則：建立完善的文件登記、流轉(zhuǎn)、查閱等記錄，以便對文件的歷史軌跡進行追溯和查詢。二、文件資料分類與編號（一）分類1.行政類：包括公司組織架構(gòu)、行政辦公制度、會議紀(jì)要、行政公文等。2.財務(wù)類：財務(wù)報表、預(yù)算計劃、費用報銷憑證、稅務(wù)資料等。3.人事類：員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核文件等。4.業(yè)務(wù)類：根據(jù)公司具體業(yè)務(wù)領(lǐng)域劃分，如銷售合同、采購訂單、生產(chǎn)計劃、研發(fā)文檔等。5.法務(wù)類：合同協(xié)議、法律意見書、訴訟文件等。（二）編號1.為便于文件管理和查詢，對每類文件資料進行統(tǒng)一編號。編號格式采用[類別代碼（2位）+年份（4位）+順序號（4位）]，例如行政類文件在2023年的第0005號文件編號為XZ230005。2.類別代碼由公司統(tǒng)一規(guī)定，行政類為XZ、財務(wù)類為CW、人事類為RS、業(yè)務(wù)類根據(jù)不同業(yè)務(wù)板塊細分（如銷售為XS、采購為CG等）、法務(wù)類為FW。三、紙質(zhì)文件管理（一）文件生成與收集1.各部門在業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的紙質(zhì)文件，由文件起草人負責(zé)及時整理，確保文件內(nèi)容完整、格式規(guī)范。2.文件起草人應(yīng)在文件生成后的[X]個工作日內(nèi)將紙質(zhì)文件提交至本部門文件管理員處進行初步審核和登記。（二）文件審核與登記1.部門文件管理員收到文件后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)對文件進行審核，檢查文件內(nèi)容是否準(zhǔn)確、格式是否符合要求、簽字蓋章等手續(xù)是否齊全。2.審核通過的文件，由部門文件管理員在公司統(tǒng)一的紙質(zhì)文件登記簿上進行詳細登記，登記內(nèi)容包括文件編號、文件名稱、生成部門、生成日期、文件頁數(shù)、密級等信息。（三）文件存儲與保管1.根據(jù)文件的類別和重要性，將紙質(zhì)文件分類存放在專門的文件柜中。文件柜應(yīng)保持清潔、干燥，具備防火、防潮、防蟲等功能。2.重要文件應(yīng)存放在公司的機要檔案室，由專人負責(zé)保管。機要檔案室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等。3.定期對紙質(zhì)文件進行盤點和清查，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。發(fā)現(xiàn)文件丟失或損壞，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)的補救措施。（四）文件借閱與歸還1.因工作需要借閱紙質(zhì)文件的，借閱人應(yīng)填寫《紙質(zhì)文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、編號、借閱用途、預(yù)計歸還日期等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.借閱申請表提交至文件保管部門，由文件保管人員根據(jù)申請表進行文件借閱操作，并在《紙質(zhì)文件借閱登記簿》上進行登記。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期內(nèi)歸還文件，如遇特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前向文件保管部門提出申請并說明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。4.文件保管人員在收到歸還的文件后，應(yīng)認真檢查文件的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向借閱人追究責(zé)任。（五）文件銷毀1.對于已失去保存價值的紙質(zhì)文件，由文件保管部門定期進行清理和銷毀。2.文件銷毀前，應(yīng)填寫《紙質(zhì)文件銷毀申請表》，注明銷毀文件名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.文件銷毀應(yīng)采取適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，確保文件信息無法恢復(fù)。對于機密文件，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，并由專人負責(zé)監(jiān)督銷毀過程。4.文件銷毀后，應(yīng)在《紙質(zhì)文件銷毀登記簿》上記錄銷毀情況，包括銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息。四、電子文件管理（一）文件生成與錄入1.員工在使用辦公軟件（如Word、Excel、PPT等）制作電子文件時，應(yīng)按照公司統(tǒng)一的文件格式和命名規(guī)則進行保存。文件命名格式為[文件編號+文件名稱]，例如XZ230005行政辦公制度。2.各部門在業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的電子文件，由文件起草人負責(zé)及時將文件錄入公司指定的電子文檔管理系統(tǒng)，并確保錄入內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。（二）文件審核與上傳1.部門文件管理員收到電子文件錄入申請后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)對文件進行審核，審核內(nèi)容與紙質(zhì)文件審核相同。2.審核通過的電子文件，由部門文件管理員上傳至公司電子文檔管理系統(tǒng)相應(yīng)的文件夾中，并按照系統(tǒng)要求填寫文件的類別、密級、關(guān)鍵詞等信息，確保文件能夠準(zhǔn)確歸類和快速檢索。（三）文件存儲與備份1.公司電子文檔管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的存儲功能，能夠?qū)﹄娮游募M行安全、穩(wěn)定的存儲。同時，應(yīng)定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，如外部存儲設(shè)備或異地服務(wù)器。2.電子文件的存儲應(yīng)按照文件分類進行合理分區(qū)，便于文件的查找和管理。對于重要文件，應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問。（四）文件查閱與下載1.員工因工作需要查閱電子文件的，應(yīng)登錄公司電子文檔管理系統(tǒng)，按照系統(tǒng)提示進行操作。查閱過程中應(yīng)遵守公司的信息安全規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播文件內(nèi)容。2.如需下載電子文件，應(yīng)經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并在規(guī)定的使用范圍內(nèi)使用。下載后的文件應(yīng)妥善保管，不得泄露或用于其他非法目的。（五）文件更新與版本控制1.當(dāng)電子文件的內(nèi)容發(fā)生變更時，文件起草人應(yīng)及時對文件進行更新，并重新提交至部門文件管理員進行審核和上傳。2.公司電子文檔管理系統(tǒng)應(yīng)具備版本控制功能，能夠記錄文件的不同版本信息。在查閱文件時，應(yīng)明確顯示文件的版本歷史，以便用戶了解文件的變更情況。（六）文件安全與保密1.加強電子文件的安全防護措施，設(shè)置強密碼，并定期更換。安裝必要的殺毒軟件和防火墻，防止病毒感染和網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.對于涉及公司機密的電子文件，應(yīng)按照公司保密制度進行嚴格管理，設(shè)置相應(yīng)的密級標(biāo)識和訪問權(quán)限，限制知悉范圍。3.員工離職時，應(yīng)及時清理個人電腦及存儲設(shè)備中的公司電子文件，并將其移交至所在部門文件管理員。五、雙套文件一致性維護（一）定期核對1.建立定期核對機制，由專門的文件管理小組（成員包括各部門文件管理員代表）每月對紙質(zhì)文件與電子文件進行一次全面核對。2.核對內(nèi)容包括文件編號、名稱、內(nèi)容、版本、密級等信息，確保兩種形式的文件完全一致。（二）差異處理1.在核對過程中發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)文件與電子文件存在差異時，應(yīng)及時查明原因并進行處理。2.如因錄入錯誤、文件流轉(zhuǎn)過程中的疏忽等原因?qū)е虏町?，?yīng)立即對錯誤信息進行更正，并更新相應(yīng)的文件。3.對于因業(yè)務(wù)變更等原因?qū)е挛募?nèi)容不一致的情況，應(yīng)按照公司的文件變更流程進行同步更新，并確保兩種形式的文件都能準(zhǔn)確反映最新業(yè)務(wù)情況。六、人事考核（一）考核對象本考核適用于公司內(nèi)所有涉及文件資料管理的崗位人員，包括各部門文件管理員、機要檔案管理人員、電子文檔系統(tǒng)維護人員等。（二）考核周期考核周期為每自然年度一次，考核時間為每年的[具體考核時間段]。（三）考核內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)1.文件管理準(zhǔn)確性（40分）紙質(zhì)文件與電子文件信息核對準(zhǔn)確率達到99%及以上，得3540分。準(zhǔn)確率在95%98%之間，得3034分。準(zhǔn)確率低于95%，得029分。2.文件流轉(zhuǎn)及時性（30分）文件在規(guī)定時間內(nèi)完成審核、登記、存儲、借閱歸還、銷毀等流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，得2530分。出現(xiàn)12次流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)延遲情況，得2024分。流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)延遲情況超過2次，得019分。3.文件安全與保密管理（20分）嚴格遵守公司文件安全與保密制度，未發(fā)生文件丟失、泄露等安全事故，得1620分。發(fā)生輕微文件安全與保密問題（如因疏忽導(dǎo)致文件借閱未及時歸還等），得1115分。發(fā)生嚴重文件安全與保密事故，得010分。4.文件管理系統(tǒng)操作熟練程度（10分）能夠熟練操作公司電子文檔管理系統(tǒng)，高效完成文件錄入、查詢、上傳下載等工作，得810分。基本掌握系統(tǒng)操作，但存在一些小問題，得57分。對系統(tǒng)操作不熟悉，影響工作效率，得04分。（四）考核方式1.自評：被考核人員按照考核標(biāo)準(zhǔn)對自己本年度的文件管理工作進行自我評價，填寫《個人年度文件管理工作自評表》。2.上級評價：由被考核人員的直接上級根據(jù)日常工作表現(xiàn)和了解情況，對其進行評價，填寫《上級對個人年度文件管理工作評價表》。3.部門互評：各部門之間相互評價在文件流轉(zhuǎn)過程中對方部門的工作配合情況，填寫《部門間年度文件管理工作互評表》。4.綜合評價：考核小組根據(jù)自評、上級評價和部門互評結(jié)果，結(jié)合日常工作檢查記錄等進行綜合評定，確定最終考核成績。（五）考核結(jié)果應(yīng)用1.績效獎金調(diào)整：根據(jù)考核成績，對涉及文件資料管理崗位的人員績效獎金進行相應(yīng)調(diào)整。考核成績優(yōu)秀（85分及以上）的，績效獎金上浮[X]%；良好（7084分）的，績效獎金不變；合格（6069分）的，績效獎金下調(diào)[X]%；不合格（60分以下）的，績效獎金下調(diào)[