學籍室管理制度?總則目的為了加強學籍室的規(guī)范化管理，確保學籍信息的準確、完整與安全，保障學校教學秩序的正常運行，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于學校學籍室全體工作人員以及涉及學籍管理相關(guān)工作的部門和人員。基本原則1.準確性原則：確保學籍信息的真實、準確，與學生實際情況相符。2.完整性原則：全面收集、整理和保存學生的各類學籍資料，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴格保護學生學籍信息的安全，防止信息泄露。4.及時性原則：及時更新和處理學籍信息，保證信息的時效性。學籍室人員職責學籍室主管職責1.全面負責學籍室的日常管理工作，制定工作計劃和規(guī)章制度。2.組織和指導學籍室工作人員開展學籍信息的收集、整理、錄入、審核和維護等工作。3.協(xié)調(diào)與學校其他部門的關(guān)系，確保學籍管理工作與學校整體工作的順利銜接。4.定期向上級領(lǐng)導匯報學籍管理工作情況，及時解決工作中出現(xiàn)的問題。5.負責對學籍室工作人員進行培訓和考核，提高工作人員的業(yè)務水平和工作能力。學籍信息管理員職責1.負責學生學籍信息的收集、整理和初步審核工作，確保信息的準確性和完整性。2.按照規(guī)定的流程和標準，將學生學籍信息錄入計算機系統(tǒng)，建立學籍檔案。3.定期對學籍信息進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.協(xié)助主管做好學籍信息的查詢、統(tǒng)計和報表工作，為學校教學管理提供數(shù)據(jù)支持。5.負責學籍室文件、資料的整理和歸檔工作，妥善保管各類學籍檔案。學籍檔案管理員職責1.負責學生學籍檔案的分類、裝訂和保管工作，確保檔案的安全和完整。2.按照檔案管理的規(guī)定，對學籍檔案進行借閱、查閱登記，嚴格控制檔案的流向。3.定期對學籍檔案進行清查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.做好學籍檔案的保密工作，防止檔案信息泄露。5.根據(jù)工作需要，對學籍檔案進行數(shù)字化處理，提高檔案管理的效率和便捷性。學籍管理流程新生學籍注冊1.招生部門在新生錄取工作結(jié)束后，將新生錄取名單提交給學籍室。2.學籍信息管理員根據(jù)錄取名單，收集新生的基本信息，包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼、家庭住址、聯(lián)系電話等。3.對收集到的新生信息進行初步審核，確保信息的準確性和完整性。審核無誤后，將新生信息錄入學籍管理系統(tǒng)，完成新生學籍注冊。4.為新生分配學號，并打印新生學籍卡片，發(fā)放給新生本人或其家長。學籍異動管理1.轉(zhuǎn)學學生因家庭住址變動、父母工作調(diào)動等原因需要轉(zhuǎn)學的，由學生本人或其家長提出書面申請，并提交相關(guān)證明材料。轉(zhuǎn)出學校學籍室審核轉(zhuǎn)學申請及證明材料，符合轉(zhuǎn)學條件的，在學籍管理系統(tǒng)中發(fā)起轉(zhuǎn)學申請，并打印轉(zhuǎn)學審批表。轉(zhuǎn)學審批表經(jīng)轉(zhuǎn)出學校主管領(lǐng)導簽字蓋章后，連同證明材料一并提交給轉(zhuǎn)入學校。轉(zhuǎn)入學校學籍室對轉(zhuǎn)學申請及證明材料進行審核，審核通過后，在學籍管理系統(tǒng)中辦理接收手續(xù)，并將轉(zhuǎn)學審批表存檔。學籍信息管理員根據(jù)轉(zhuǎn)學審批表，在學籍管理系統(tǒng)中更新學生的學籍信息。2.休學與復學學生因病或其他特殊原因需要休學的，由學生本人或其家長提出書面申請，并提交醫(yī)院診斷證明等相關(guān)材料。學校學籍室審核休學申請及證明材料，符合休學條件的，在學籍管理系統(tǒng)中辦理休學手續(xù)，并打印休學證明。學生休學期間，學籍信息予以保留。學生休學期滿，需要復學的，由學生本人或其家長提出書面申請，并提交相關(guān)證明材料。學校學籍室審核復學申請及證明材料，符合復學條件的，在學籍管理系統(tǒng)中辦理復學手續(xù)，并更新學生的學籍信息。3.退學學生因各種原因需要退學的，由學生本人或其家長提出書面申請，并提交相關(guān)證明材料。學校學籍室審核退學申請及證明材料，符合退學條件的，在學籍管理系統(tǒng)中辦理退學手續(xù)，并打印退學證明。學生退學后，學籍信息予以注銷。畢業(yè)與結(jié)業(yè)管理1.學生完成規(guī)定的學業(yè)課程，經(jīng)考核成績合格，達到畢業(yè)要求的，學校學籍室進行畢業(yè)資格審核。2.畢業(yè)資格審核通過后，為學生辦理畢業(yè)證書，并在學籍管理系統(tǒng)中進行畢業(yè)信息登記。3.學生在規(guī)定的學制內(nèi)，未完成全部學業(yè)課程，但取得的學分達到畢業(yè)要求的[X]%以上的，學?？深C發(fā)結(jié)業(yè)證書。4.結(jié)業(yè)學生在規(guī)定的時間內(nèi)，完成未修課程的學習并考核合格的，學?？蓳Q發(fā)畢業(yè)證書。學籍信息查詢與統(tǒng)計1.學校內(nèi)部人員因工作需要查詢學籍信息的，需填寫學籍信息查詢申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交給學籍室。2.學籍室工作人員根據(jù)查詢申請表，在學籍管理系統(tǒng)中查詢相關(guān)學籍信息，并提供給查詢?nèi)藛T。3.學籍室定期對學籍信息進行統(tǒng)計分析，生成各類學籍報表，如學生人數(shù)統(tǒng)計報表、學籍異動情況報表等，為學校教學管理提供數(shù)據(jù)支持。學籍檔案管理檔案收集1.學籍信息管理員在日常工作中，及時收集學生的各類學籍資料，包括入學登記表、成績單、獎懲記錄、體檢表等。2.招生部門在招生工作結(jié)束后，將新生入學登記表等相關(guān)資料移交學籍室。3.各教學部門在學生成績評定、獎懲等工作完成后，及時將相關(guān)材料送交學籍室。檔案整理1.學籍檔案管理員按照檔案管理的要求，對收集到的學籍資料進行分類整理。2.每份學籍檔案應按照一定的順序排列，如入學登記表在前，成績單在后，獎懲記錄等依次排列。3.對每份資料進行編號，并制作檔案目錄，方便查找和管理。檔案裝訂1.將整理好的學籍資料按照順序依次裝訂成冊，確保裝訂牢固、整齊。2.在檔案封面填寫檔案名稱、學生姓名、學號、班級等信息。檔案保管1.學籍檔案應存放在專門的檔案柜中，按照類別和年度進行分類存放。2.檔案柜應保持清潔、干燥，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。3.建立檔案保管制度，定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的安全和完整。檔案借閱與查閱1.學校內(nèi)部人員因工作需要借閱學籍檔案的，需填寫檔案借閱申請表，注明借閱原因、借閱期限等。2.檔案借閱申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交給學籍室主管審批。3.學籍室主管審批通過后，檔案管理員按照申請表的要求，將檔案借給借閱人員，并做好借閱登記。4.借閱人員應在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況需要延長借閱期限的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.學校外部人員因工作需要查閱學籍檔案的，需持單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)學校主管領(lǐng)導批準后，方可查閱。查閱時，檔案管理員應在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自摘抄、復印檔案內(nèi)容。信息安全與保密信息安全管理1.學籍室應配備必要的計算機設(shè)備和網(wǎng)絡安全設(shè)施，如防火墻、殺毒軟件等，保障學籍信息系統(tǒng)的安全運行。2.定期對計算機設(shè)備和網(wǎng)絡進行維護和檢查，及時更新系統(tǒng)軟件和殺毒軟件，防止病毒入侵和數(shù)據(jù)泄露。3.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對學籍信息進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全的地方，如異地存儲或外接存儲設(shè)備。保密制度1.學籍室工作人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露學生的學籍信息。2.嚴禁在非工作場所談論學生的學籍信息，不得將學籍信息帶出學籍室。3.對涉及學生隱私的學籍信息，如身份證號碼、家庭住址等，應嚴格保密，不得隨意公開。4.對因工作需要接觸學籍信息的人員，應簽訂保密協(xié)議，明確其保密責任和義務。設(shè)備與設(shè)施管理計算機設(shè)備管理1.學籍室配備的計算機設(shè)備應專人專用，不得擅自轉(zhuǎn)借他人使用。2.計算機設(shè)備的使用人員應按照操作規(guī)程正確使用設(shè)備，不得隨意更改系統(tǒng)設(shè)置和安裝軟件。3.定期對計算機設(shè)備進行維護和保養(yǎng)，如清潔設(shè)備、檢查硬件設(shè)施等，確保設(shè)備的正常運行。4.計算機設(shè)備出現(xiàn)故障時，應及時報告學籍室主管，并聯(lián)系專業(yè)人員進行維修。檔案柜與辦公桌椅管理1.學籍室的檔案柜和辦公桌椅應定期進行清潔和維護，保持整潔衛(wèi)生。2.檔案柜應擺放整齊，不得隨意挪動，確保檔案存放有序。3.辦公桌椅應保持完好無損，如有損壞應及時報修。培訓與考核培訓計劃1.學籍室主管應根據(jù)學籍管理工作的需要和工作人員的業(yè)務水平，制定年度培訓計劃。2.培訓計劃應包括培訓內(nèi)容、培訓方式、培訓時間等，確保培訓工作的系統(tǒng)性和針對性。培訓內(nèi)容1.學籍管理政策法規(guī)培訓，使工作人員了解國家和地方有關(guān)學籍管理的政策法規(guī)。2.學籍管理業(yè)務知識培訓，包括新生學籍注冊、學籍異動管理、畢業(yè)與結(jié)業(yè)管理、學籍信息查詢與統(tǒng)計、檔案管理等方面的知識和技能。3.計算機操作技能培訓，如學籍管理系統(tǒng)的操作、辦公軟件的使用等。培訓方式1.內(nèi)部培訓：由學籍室主管或業(yè)務骨干擔任培訓講師，對工作人員進行集中培訓。2.外部培訓：根據(jù)培訓內(nèi)容的需要，選派工作人員參加上級教育部門或?qū)I(yè)機構(gòu)組織的培訓。3.在線學習：鼓勵工作人員通過網(wǎng)絡平臺自主學習學籍管理相關(guān)知識和技能。考核制度1.建立學籍室工作人員考核制度，對工作人員的工作表現(xiàn)、業(yè)務能力、服務態(tài)度等進行全面考核。2.考核方式包括平時考核和年度考核