呈送件管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司呈送件的管理流程，確保各類文件、資料在公司內(nèi)部高效、準(zhǔn)確地傳遞與處理，維護公司正常運營秩序，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間、部門與公司管理層之間呈送的各類文件、報告、請示、通知、函件等（以下統(tǒng)稱"呈送件"）。（三）基本原則1.及時準(zhǔn)確原則：呈送件應(yīng)及時起草、傳遞和處理，確保內(nèi)容真實、準(zhǔn)確，避免延誤和錯誤信息傳遞。2.歸口管理原則：各類呈送件根據(jù)其性質(zhì)和涉及內(nèi)容歸口至相應(yīng)部門負(fù)責(zé)審核、流轉(zhuǎn)和存檔。3.保密原則：涉及公司機密的呈送件應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、呈送件分類及格式要求（一）分類1.請示類：下級部門就工作中重大事項、問題或請求上級給予指示、批準(zhǔn)等向上級部門提交的文件。2.報告類：下級部門向上級部門匯報工作進展、完成情況、存在問題及建議等的文件。3.通知類：傳達公司決策、工作安排、事項要求等給相關(guān)部門或人員的文件。4.函件類：部門之間就業(yè)務(wù)聯(lián)系、溝通協(xié)調(diào)等事宜往來的文件。（二）格式要求1.頁面設(shè)置：統(tǒng)一采用A4紙張，頁邊距上、下各2.54cm，左、右各3.17cm。2.字體字號：標(biāo)題一般用二號宋體加粗，正文用三號仿宋體，一級標(biāo)題用四號黑體，二級標(biāo)題用小四號宋體加粗，三級標(biāo)題用小四號仿宋體加粗。3.排版：段落間距為固定值28磅，首行縮進2個字符。4.編號：請示類、報告類呈送件應(yīng)進行編號，編號格式為"[部門簡稱][年份][序號]"，如"行政部[2023]001號"。三、呈送件起草與審核（一）起草1.呈送件由相關(guān)責(zé)任部門或人員負(fù)責(zé)起草，確保內(nèi)容完整、邏輯清晰、表述準(zhǔn)確。2.起草人應(yīng)明確呈送件的目的、背景、主要內(nèi)容及建議等，引用的數(shù)據(jù)、事例等應(yīng)真實可靠。3.對于涉及多個部門的呈送件，主辦部門應(yīng)主動與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，共同起草或征求意見。（二）審核1.部門內(nèi)部審核：呈送件起草完成后，先由起草部門負(fù)責(zé)人進行審核，重點審核內(nèi)容是否符合公司政策、法規(guī)和業(yè)務(wù)要求，格式是否規(guī)范，語言表達是否準(zhǔn)確等。2.歸口部門審核：屬于歸口管理的呈送件，經(jīng)起草部門審核后，提交歸口部門審核。歸口部門應(yīng)從專業(yè)角度對呈送件進行把關(guān)，提出審核意見。3.會簽審核：對于涉及多個部門的重要呈送件，應(yīng)進行會簽審核。會簽部門應(yīng)認(rèn)真閱讀呈送件內(nèi)容，根據(jù)本部門職責(zé)提出意見和建議，會簽完成后由主辦部門匯總整理。4.領(lǐng)導(dǎo)審核：呈送件經(jīng)部門內(nèi)部審核和歸口部門審核（如需）后，按規(guī)定提交公司領(lǐng)導(dǎo)審核。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)工作需要和相關(guān)規(guī)定，對呈送件進行全面審核，簽署審核意見。四、呈送件流轉(zhuǎn)（一）流轉(zhuǎn)方式1.紙質(zhì)流轉(zhuǎn)：對于重要文件、需要存檔的呈送件等，采用紙質(zhì)形式進行流轉(zhuǎn)。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)呈送件的收發(fā)、登記和傳遞，確保流轉(zhuǎn)過程中的安全和準(zhǔn)確。2.電子流轉(zhuǎn)：對于一般性文件、通知等，可通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)進行電子流轉(zhuǎn)。發(fā)送部門應(yīng)將呈送件上傳至辦公系統(tǒng)，并按照規(guī)定的流程設(shè)置審批節(jié)點；接收部門應(yīng)及時在辦公系統(tǒng)中查閱、處理呈送件。（二）流轉(zhuǎn)流程1.請示類：起草部門按照審核意見修改完善后，通過紙質(zhì)或電子方式提交至上級部門。上級部門收到請示后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)進行審批，并將審批結(jié)果反饋給請示部門。2.報告類：報告起草部門完成審核后，直接提交至上級部門。上級部門可根據(jù)需要進行審閱，并對報告內(nèi)容進行批示或反饋意見。3.通知類：通知起草部門將通知內(nèi)容發(fā)送至相關(guān)部門或人員，并在辦公系統(tǒng)中記錄發(fā)送情況。接收部門應(yīng)及時查看通知并按要求執(zhí)行。4.函件類：發(fā)函部門起草并審核后，通過紙質(zhì)或電子方式發(fā)送至對方部門。對方部門收到函件后，應(yīng)及時回復(fù)，函件往來應(yīng)做好記錄。（三）流轉(zhuǎn)時間要求1.緊急呈送件應(yīng)在[X]小時內(nèi)完成流轉(zhuǎn)和處理，特殊情況需及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報說明。2.一般呈送件應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成流轉(zhuǎn)和處理，具體時間根據(jù)文件重要程度和實際情況確定。五、呈送件存檔（一）存檔范圍1.經(jīng)過審核、領(lǐng)導(dǎo)批示的各類呈送件原件。2.呈送件在流轉(zhuǎn)過程中產(chǎn)生的相關(guān)附件、反饋意見等資料。（二）存檔方式1.紙質(zhì)存檔：對于紙質(zhì)呈送件，各部門應(yīng)定期將其整理裝訂，移交至公司檔案室統(tǒng)一存檔。檔案室應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進行分類、編號、上架保存。2.電子存檔：電子呈送件應(yīng)按照公司電子文檔管理要求進行存儲，確保文件的完整性和可查閱性。各部門應(yīng)定期對電子呈送件進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）存檔期限1.一般性呈送件存檔期限為[X]年，重要文件、涉及公司重大決策等的呈送件存檔期限為[X]年以上或長期保存。2.存檔期限屆滿后，由檔案室按照檔案銷毀程序進行鑒定和銷毀處理，并做好記錄。六、呈送件跟蹤與督辦（一）跟蹤機制1.對于重要呈送件或涉及多個部門協(xié)調(diào)的呈送件，主辦部門應(yīng)建立跟蹤機制，及時了解呈送件的處理進度和反饋情況。2.可通過定期會議、工作匯報、電話溝通等方式進行跟蹤，確保呈送件按規(guī)定流程和時間要求進行處理。（二）督辦措施1.當(dāng)呈送件流轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)延誤或處理意見不明確等情況時，上級部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時進行督辦，要求責(zé)任部門說明原因并加快處理進度。2.對于多次督辦仍未有效解決問題的部門，公司將進行通報批評，并將相關(guān)情況納入部門績效考核。七、保密管理（一）保密責(zé)任1.涉及公司機密的呈送件起草、審核、流轉(zhuǎn)、存檔等各環(huán)節(jié)的工作人員，均應(yīng)承擔(dān)保密責(zé)任，嚴(yán)格遵守公司保密制度。2.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人不得擅自將呈送件內(nèi)容透露給無關(guān)人員。（二）保密措施1.對涉及機密的呈送件，應(yīng)在文件上標(biāo)注"機密"字樣，并采取加密存儲、專人傳遞等措施。2.借閱和查閱機密呈送件應(yīng)履行嚴(yán)格的審批手續(xù)，借閱人應(yīng)妥善保管文件，不得擅自復(fù)印、摘抄或轉(zhuǎn)借他人。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)情形1.呈送件起草內(nèi)容虛假、錯誤，給公司造成損失的。2.未按規(guī)定流程進行審核、流轉(zhuǎn)，導(dǎo)致呈送件延誤或處理不當(dāng)?shù)摹?.違反保密規(guī)定，泄露呈送件內(nèi)容的。4.對呈送件跟蹤督辦不力，影響工作正常開展的。（二）處理方式1.對于違規(guī)行為較輕的，給予責(zé)任人批評教育、責(zé)令改正等處理。2.對于違規(guī)行為造成一定后果的，給予責(zé)任人警告、罰款等處罰，并視情節(jié)輕重追究相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的責(zé)任。3.對于違規(guī)行為嚴(yán)重，