簽名章管理制度?（一）目的為加強公司簽名章的管理，規(guī)范簽名章的使用流程，維護公司的正常運營秩序，確保公司文件、合同等具有法律效力的文書的真實性、合法性和嚴肅性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位涉及使用公司簽名章的相關(guān)事宜。（三）定義1.簽名章：指公司刻制的，代表公司法定代表人或授權(quán)代表人簽名的印章，用于在特定文件、合同、協(xié)議等文書上加蓋，以確認公司對相關(guān)事項的認可和承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。2.授權(quán)使用人：指經(jīng)過公司正式授權(quán)，有權(quán)使用簽名章的人員。二、簽名章的刻制與啟用（一）刻制申請1.因工作需要刻制簽名章時，由使用部門填寫《簽名章刻制申請表》，詳細說明刻制簽名章的用途、使用范圍、預(yù)計使用頻率等信息。2.《簽名章刻制申請表》經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認后，報公司行政部門審核。行政部門需對申請事項的必要性、合規(guī)性進行審查，并提出審核意見。3.審核通過后，《簽名章刻制申請表》提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實際情況和業(yè)務(wù)需求，做出最終審批決定。（二）刻制流程1.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，行政部門負責(zé)聯(lián)系具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進行簽名章的刻制。2.在刻制過程中，行政部門應(yīng)要求刻制單位嚴格按照公司提供的印章樣式、規(guī)格和材質(zhì)進行制作，并對刻制過程進行必要的監(jiān)督，確保印章質(zhì)量符合要求。3.簽名章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時將印章取回，并進行詳細的驗收。驗收內(nèi)容包括印章的外觀、尺寸、文字清晰度、材質(zhì)等，確保印章與申請要求一致，無質(zhì)量問題。（三）啟用登記1.簽名章經(jīng)驗收合格后，行政部門填寫《簽名章啟用登記表》，詳細記錄簽名章的名稱、編號、規(guī)格、啟用日期、啟用部門、授權(quán)使用人等信息。2.《簽名章啟用登記表》由行政部門負責(zé)人簽字確認，并加蓋行政部門印章。同時，將簽名章的印模留存?zhèn)浒?，以備后續(xù)查閱和比對。3.行政部門應(yīng)將簽名章啟用的相關(guān)信息及時通知各相關(guān)部門和人員，確保公司內(nèi)部對簽名章的啟用情況有清晰的了解。三、簽名章的保管（一）保管責(zé)任1.公司簽名章由行政部門指定專人負責(zé)保管。保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，嚴格遵守公司的印章管理制度，確保簽名章的安全存放。2.保管人員不得擅自將簽名章轉(zhuǎn)借他人使用，不得在未經(jīng)授權(quán)的情況下攜帶簽名章外出。如因工作需要確需攜帶簽名章外出的，必須經(jīng)過公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的書面批準，并采取必要的安全措施，確保印章安全。（二）保管方式1.簽名章應(yīng)存放在專門的保險柜或安全箱內(nèi)，并設(shè)置密碼或鑰匙進行雙重防護。密碼應(yīng)由保管人員妥善保管，不得泄露給他人；鑰匙應(yīng)隨身攜帶，不得隨意放置。2.保險柜或安全箱應(yīng)放置在安全、保密的地點，如公司辦公室的專用文件柜或保險箱存放區(qū)域。保管人員應(yīng)定期檢查保險柜或安全箱的安全狀況，確保其正常使用。（三）印章交接1.如簽名章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要進行印章交接時，必須辦理嚴格的交接手續(xù)。交接手續(xù)應(yīng)在公司行政部門的監(jiān)督下進行，確保印章交接的準確性和完整性。2.交接雙方應(yīng)填寫《簽名章交接清單》，詳細記錄簽名章的名稱、編號、規(guī)格、數(shù)量、交接日期、交接雙方簽字等信息。交接清單一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，行政部門留存一份備案。3.交接過程中，交接雙方應(yīng)對簽名章的外觀、完整性等進行仔細核對，確保印章無損壞、無丟失等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并報告公司行政部門。四、簽名章的使用（一）使用原則1.嚴格按照公司規(guī)定的使用范圍和審批程序使用簽名章，嚴禁超范圍、越權(quán)使用簽名章。2.使用簽名章時，必須確保所加蓋的文件、合同等文書內(nèi)容真實、合法、有效，不得在虛假或違法的文書上加蓋簽名章。3.簽名章的使用應(yīng)遵循"誰使用、誰負責(zé)"的原則，使用人應(yīng)對所加蓋簽名章的文書的真實性、合法性和后果承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。（二）使用范圍1.公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等法律文件。2.公司出具的重要證明文件，如營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、資質(zhì)證書復(fù)印件、授權(quán)委托書等。3.公司內(nèi)部涉及重要事項的文件、報告、請示等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準需要加蓋簽名章的。4.其他經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準需要使用簽名章的文件或事項。（三）審批流程1.使用部門填寫《簽名章使用申請表》，詳細說明使用簽名章的文件名稱、文號、內(nèi)容摘要、使用目的、預(yù)計使用時間等信息。2.《簽名章使用申請表》經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認后，報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和使用目的，對申請事項進行嚴格審查，做出是否同意使用簽名章的決定。3.對于涉及金額較大、風(fēng)險較高或重要業(yè)務(wù)的合同、協(xié)議等文件，需經(jīng)公司法律顧問審核并出具法律意見后，再報公司分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人審批。4.經(jīng)審批同意使用簽名章的，使用部門將《簽名章使用申請表》交行政部門保管簽名章的人員。保管人員在核對審批手續(xù)齊全后，方可在規(guī)定的文件上加蓋簽名章。（四）使用記錄1.保管簽名章的人員應(yīng)建立《簽名章使用登記簿》，詳細記錄每次簽名章的使用情況，包括使用日期、文件名稱、文號、使用部門、使用人、審批領(lǐng)導(dǎo)、蓋章文件頁數(shù)等信息。2.《簽名章使用登記簿》應(yīng)妥善保存，以備公司內(nèi)部審計、檢查或查詢使用。使用記錄應(yīng)真實、準確、完整，不得涂改或偽造。五、簽名章的停用與銷毀（一）停用情形1.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機構(gòu)變更等原因，簽名章不再使用的。2.簽名章因磨損、損壞等原因無法正常使用的。3.其他經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準需要停用簽名章的情形。（二）停用申請1.當出現(xiàn)簽名章停用情形時，由使用部門或行政部門填寫《簽名章停用申請表》，詳細說明停用原因、停用日期等信息。2.《簽名章停用申請表》經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認后，報公司行政部門審核。行政部門審核通過后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）停用手續(xù)1.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準停用簽名章后，行政部門保管簽名章的人員應(yīng)及時將簽名章收回，并在《簽名章啟用登記表》和《簽名章使用登記簿》上注明停用日期。2.同時，保管人員應(yīng)將停用的簽名章妥善存放，防止丟失或誤用。（四）銷毀流程1.對于不再使用且無保存價值的簽名章，由行政部門提出銷毀申請，并填寫《簽名章銷毀申請表》，詳細說明銷毀原因、簽名章名稱、編號、規(guī)格等信息。2.《簽名章銷毀申請表》經(jīng)行政部門負責(zé)人簽字確認后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，行政部門負責(zé)組織簽名章的銷毀工作。3.簽名章銷毀應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，如粉碎、熔化等，確保簽名章無法被恢復(fù)使用。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。4.銷毀記錄應(yīng)作為公司檔案資料妥善保存，以備查閱。六、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.公司行政部門負責(zé)定期對簽名章的保管和使用情況進行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括簽名章的存放是否安全、使用流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全、使用記錄是否完整等。2.行政部門可通過查閱《簽名章啟用登記表》、《簽名章使用登記簿》、《簽名章交接清單》等相關(guān)資料，實地檢查簽名章的保管情況，以及向使用部門和人員了解情況等方式進行監(jiān)督檢查。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時提出整改意見，并要求相關(guān)部門和人員限期整改。整改完成后，行政部門應(yīng)進行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）責(zé)任追究1.對于違反本制度規(guī)定使用簽名章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因使用簽名章不當給公司造成經(jīng)濟損失或法律糾紛的，公司將依法追究相關(guān)責(zé)任人的經(jīng)濟賠償責(zé)任和法律責(zé)任。3.對于在簽名章保管、使用過程中存在失職、瀆職行