分供方管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司對(duì)分供方的管理，確保分供方提供的產(chǎn)品和服務(wù)符合公司要求，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有與分供方相關(guān)的采購(gòu)、外包等業(yè)務(wù)活動(dòng)的管理。（三）管理原則1.公平、公正、公開(kāi)原則：在選擇、評(píng)價(jià)和管理分供方過(guò)程中，遵循公平公正公開(kāi)的原則，確保各分供方有平等的機(jī)會(huì)參與合作。2.全面評(píng)估原則：從質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、服務(wù)等多方面對(duì)分供方進(jìn)行全面評(píng)估，綜合考量其整體實(shí)力和合作潛力。3.動(dòng)態(tài)管理原則：對(duì)分供方實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，定期評(píng)估其表現(xiàn)，根據(jù)評(píng)估結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，激勵(lì)其持續(xù)改進(jìn)。二、分供方的選擇（一）分供方選擇的基本條件1.具有合法的經(jīng)營(yíng)資質(zhì)，營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、稅務(wù)登記證等相關(guān)證件齊全且在有效期內(nèi)。2.具備良好的商業(yè)信譽(yù)，無(wú)不良經(jīng)營(yíng)記錄和重大違法違規(guī)行為。3.有穩(wěn)定的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所和必要的生產(chǎn)設(shè)備、檢測(cè)手段，能滿足公司業(yè)務(wù)需求。4.具有較強(qiáng)的技術(shù)研發(fā)能力和質(zhì)量控制能力，能夠保證提供的產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量符合公司標(biāo)準(zhǔn)。（二）分供方信息收集渠道1.市場(chǎng)調(diào)研：通過(guò)行業(yè)展會(huì)、商務(wù)洽談會(huì)、網(wǎng)絡(luò)搜索等方式，收集潛在分供方信息。2.供應(yīng)商推薦：現(xiàn)有供應(yīng)商推薦其熟悉或合作過(guò)的優(yōu)質(zhì)分供方。3.行業(yè)協(xié)會(huì)推薦：向相關(guān)行業(yè)協(xié)會(huì)咨詢，獲取其推薦的分供方名單。4.網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)：利用專(zhuān)業(yè)的供應(yīng)商信息平臺(tái)查找合適的分供方。（三）分供方初步篩選1.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)收集到的分供方信息進(jìn)行整理，根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和基本條件進(jìn)行初步篩選，確定潛在分供方名單。2.對(duì)潛在分供方進(jìn)行電話溝通或郵件聯(lián)系，了解其基本情況、產(chǎn)品或服務(wù)范圍、價(jià)格水平、交貨期等信息，進(jìn)一步排除不符合要求的分供方。（四）分供方實(shí)地考察1.對(duì)于經(jīng)過(guò)初步篩選后較為重要或合作意向較強(qiáng)的分供方，由采購(gòu)部門(mén)牽頭，會(huì)同技術(shù)、質(zhì)量、生產(chǎn)等相關(guān)部門(mén)組成考察小組，對(duì)分供方進(jìn)行實(shí)地考察。2.考察內(nèi)容包括：企業(yè)規(guī)模與生產(chǎn)能力：查看生產(chǎn)場(chǎng)地、設(shè)備數(shù)量及運(yùn)行狀況，評(píng)估其生產(chǎn)規(guī)模和生產(chǎn)能力是否滿足公司需求。質(zhì)量管理體系：檢查分供方的質(zhì)量管理文件、質(zhì)量控制流程、檢驗(yàn)檢測(cè)設(shè)備等，了解其質(zhì)量管理水平。技術(shù)研發(fā)能力：考察分供方的研發(fā)團(tuán)隊(duì)、研發(fā)投入、技術(shù)創(chuàng)新成果等，判斷其技術(shù)實(shí)力。生產(chǎn)工藝與流程：觀察分供方的生產(chǎn)工藝流程，了解其生產(chǎn)管理水平和工藝穩(wěn)定性。人員管理：了解分供方的員工培訓(xùn)、薪酬福利、人員穩(wěn)定性等情況。財(cái)務(wù)狀況：審查分供方的財(cái)務(wù)報(bào)表，評(píng)估其財(cái)務(wù)健康狀況和資金實(shí)力。3.考察小組填寫(xiě)《分供方實(shí)地考察報(bào)告》，記錄考察情況，并對(duì)分供方進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，給出是否適合合作的建議。（五）分供方選擇決策1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)初步篩選、實(shí)地考察等情況，整理分供方相關(guān)資料，提交公司采購(gòu)決策小組進(jìn)行審議。2.采購(gòu)決策小組根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求、分供方評(píng)估結(jié)果、成本效益等因素，綜合考慮后確定最終的分供方名單，并簽訂合作協(xié)議。三、分供方的評(píng)價(jià)（一）評(píng)價(jià)周期1.對(duì)分供方的評(píng)價(jià)分為定期評(píng)價(jià)和不定期評(píng)價(jià)。定期評(píng)價(jià)每年進(jìn)行一次，在每年的[具體時(shí)間]開(kāi)展。2.不定期評(píng)價(jià)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求、分供方表現(xiàn)等情況適時(shí)進(jìn)行。（二）評(píng)價(jià)內(nèi)容1.質(zhì)量方面：產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量符合公司要求的情況，包括產(chǎn)品合格率、服務(wù)滿意度等指標(biāo)。質(zhì)量體系運(yùn)行情況，如質(zhì)量管理制度的執(zhí)行、質(zhì)量問(wèn)題的處理等。2.交貨期方面：按時(shí)交貨率，統(tǒng)計(jì)分供方按時(shí)交貨的訂單數(shù)量占總訂單數(shù)量的比例。交貨期的穩(wěn)定性，分析分供方交貨期波動(dòng)情況。3.價(jià)格方面：產(chǎn)品或服務(wù)價(jià)格的合理性，與市場(chǎng)同類(lèi)產(chǎn)品或服務(wù)價(jià)格進(jìn)行比較。價(jià)格調(diào)整的及時(shí)性和合理性。4.服務(wù)方面：售前服務(wù)質(zhì)量，如技術(shù)咨詢、方案提供等。售中服務(wù)質(zhì)量，如訂單處理、物流配送等。售后服務(wù)質(zhì)量，如維修、保養(yǎng)、退換貨等。5.合作態(tài)度方面：對(duì)公司需求的響應(yīng)速度和配合程度。溝通協(xié)調(diào)的順暢性，及時(shí)解決合作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。（三）評(píng)價(jià)方法1.質(zhì)量評(píng)價(jià)：根據(jù)公司檢驗(yàn)檢測(cè)數(shù)據(jù)、客戶反饋等，統(tǒng)計(jì)分供方產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量指標(biāo)，進(jìn)行量化評(píng)分。2.交貨期評(píng)價(jià)：依據(jù)訂單交貨記錄，計(jì)算按時(shí)交貨率等指標(biāo)，給予相應(yīng)評(píng)分。3.價(jià)格評(píng)價(jià)：對(duì)比市場(chǎng)價(jià)格和分供方報(bào)價(jià)，結(jié)合價(jià)格調(diào)整情況進(jìn)行評(píng)分。4.服務(wù)評(píng)價(jià)：通過(guò)客戶滿意度調(diào)查、公司內(nèi)部反饋等方式收集服務(wù)評(píng)價(jià)信息，進(jìn)行打分。5.合作態(tài)度評(píng)價(jià)：根據(jù)公司與分供方日常合作過(guò)程中的溝通記錄、問(wèn)題處理情況等進(jìn)行主觀評(píng)價(jià)。6.綜合各項(xiàng)評(píng)價(jià)指標(biāo)得分，得出分供方綜合評(píng)價(jià)得分。（四）評(píng)價(jià)結(jié)果應(yīng)用1.對(duì)于評(píng)價(jià)得分較高的分供方，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如增加訂單份額、優(yōu)先支付貨款、授予優(yōu)秀分供方稱(chēng)號(hào)等。2.對(duì)于評(píng)價(jià)得分較低且存在嚴(yán)重問(wèn)題的分供方，發(fā)出書(shū)面整改通知，要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，減少訂單份額直至終止合作。3.根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)分供方進(jìn)行分類(lèi)管理，如A類(lèi)（優(yōu)秀）、B類(lèi)（良好）、C類(lèi)（一般）、D類(lèi)（較差），針對(duì)不同類(lèi)別采取不同的管理策略。四、分供方的日常管理（一）合同管理1.采購(gòu)部門(mén)與分供方簽訂詳細(xì)的合作合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、產(chǎn)品或服務(wù)規(guī)格、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。2.合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤合同執(zhí)行情況，確保分供方嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)。3.如有合同變更需求，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與分供方協(xié)商，簽訂補(bǔ)充協(xié)議，并做好相關(guān)記錄。（二）訂單管理1.公司各部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求向采購(gòu)部門(mén)提交采購(gòu)申請(qǐng)或外包訂單需求。2.采購(gòu)部門(mén)審核訂單需求后，向選定的分供方下達(dá)訂單，訂單內(nèi)容應(yīng)清晰準(zhǔn)確，包括產(chǎn)品或服務(wù)規(guī)格、數(shù)量、交貨期等要求。3.采購(gòu)部門(mén)跟蹤訂單執(zhí)行進(jìn)度，及時(shí)與分供方溝通協(xié)調(diào)，確保訂單按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。（三）溝通協(xié)調(diào)1.建立定期溝通機(jī)制，采購(gòu)部門(mén)與分供方每月至少進(jìn)行一次面對(duì)面溝通或電話會(huì)議，及時(shí)交流合作過(guò)程中的問(wèn)題、需求和建議。2.對(duì)于重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)或緊急問(wèn)題，雙方應(yīng)隨時(shí)保持溝通，確保信息傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確，問(wèn)題得到妥善解決。3.鼓勵(lì)分供方提出改進(jìn)合作的意見(jiàn)和建議，共同探討優(yōu)化合作流程和提高合作效率的方法。（四）文件資料管理1.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理和保管與分供方相關(guān)的文件資料，包括分供方資質(zhì)證明文件、合作協(xié)議、訂單記錄、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、質(zhì)量反饋記錄等。2.文件資料應(yīng)分類(lèi)存放，便于查詢和使用，并建立電子檔案，確保信息的安全和可追溯性。五、分供方的培訓(xùn)與輔導(dǎo)（一）培訓(xùn)目的1.幫助分供方提升產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平，滿足公司日益提高的要求。2.加強(qiáng)與分供方的溝通與合作，促進(jìn)雙方共同發(fā)展。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.質(zhì)量培訓(xùn)：包括公司質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量管理體系要求、質(zhì)量控制方法等。2.技術(shù)培訓(xùn)：根據(jù)公司產(chǎn)品或服務(wù)需求，對(duì)分供方進(jìn)行相關(guān)技術(shù)知識(shí)培訓(xùn)。3.管理培訓(xùn)：如生產(chǎn)管理、供應(yīng)鏈管理等方面的知識(shí)培訓(xùn)，提升分供方整體管理水平。（三）培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)：邀請(qǐng)公司內(nèi)部專(zhuān)業(yè)人員對(duì)分供方進(jìn)行培訓(xùn)，分享公司的管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)要求。2.外部培訓(xùn)：組織分供方參加外部專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)舉辦的相關(guān)培訓(xùn)課程。3.現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)：公司技術(shù)、質(zhì)量等人員到分供方現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行實(shí)地指導(dǎo)，解決實(shí)際問(wèn)題。（四）輔導(dǎo)措施1.建立輔導(dǎo)小組，由公司技術(shù)、質(zhì)量、生產(chǎn)等部門(mén)人員組成，定期到分供方現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行輔導(dǎo)。2.幫助分供方分析解決生產(chǎn)過(guò)程中出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題、工藝問(wèn)題等，提供改進(jìn)建議和方案。3.協(xié)助分供方優(yōu)化生產(chǎn)流程、完善質(zhì)量管理體系，提高其管理水平和運(yùn)營(yíng)效率。六、分供方的激勵(lì)與約束（一）激勵(lì)措施1.經(jīng)濟(jì)激勵(lì)：根據(jù)分供方的表現(xiàn)，給予一定的經(jīng)濟(jì)獎(jiǎng)勵(lì)，如獎(jiǎng)金、返利等。2.訂單激勵(lì)：對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的分供方，在同等條件下優(yōu)先給予更多的訂單份額。3.榮譽(yù)激勵(lì)：授予優(yōu)秀分供方稱(chēng)號(hào)，在公司內(nèi)部進(jìn)行宣傳表彰，提升其企業(yè)形象和聲譽(yù)。（二）約束措施1.合同約束：在合作合同中明確違約責(zé)任條款，對(duì)分供方違反合同約定的行為進(jìn)行約束。2.質(zhì)量約束：對(duì)于質(zhì)量不符合要求的分供方，采取扣除貨款、退貨、終止合作等措施。3.信用約束：建立分供方信用檔案，對(duì)信用不良的分供方在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)，并限制其未來(lái)合作機(jī)會(huì)。七、分供方的風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：如原材料價(jià)格波動(dòng)、市場(chǎng)需求變化等可能影響分供方的供應(yīng)能力和價(jià)格水平。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：分供方提供的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量出現(xiàn)問(wèn)題，可能導(dǎo)致公司產(chǎn)品質(zhì)量事故、客戶投訴等。3.交貨期風(fēng)險(xiǎn)：分供方因生產(chǎn)計(jì)劃安排不當(dāng)、設(shè)備故障等原因?qū)е陆回浹舆t，影響公司生產(chǎn)進(jìn)度。4.法律風(fēng)險(xiǎn)：分供方存在違法違規(guī)行為，可能給公司帶來(lái)法律糾紛和經(jīng)濟(jì)損失。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，將風(fēng)險(xiǎn)分為高、中、低三個(gè)等級(jí)。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.