面料冊(cè)管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司面料冊(cè)的管理，規(guī)范面料冊(cè)的制作、使用、更新及保管流程，確保面料冊(cè)能夠準(zhǔn)確反映公司面料產(chǎn)品信息，為公司業(yè)務(wù)活動(dòng)提供有效支持，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及面料冊(cè)管理的部門和人員，包括但不限于銷售部門、設(shè)計(jì)部門、采購部門、生產(chǎn)部門等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：面料冊(cè)所包含的面料信息必須準(zhǔn)確無誤，確保與實(shí)際產(chǎn)品一致。2.完整性原則：涵蓋公司各類面料產(chǎn)品的詳細(xì)信息，包括但不限于面料成分、規(guī)格、顏色、特性、價(jià)格等。3.及時(shí)性原則：及時(shí)更新面料冊(cè)內(nèi)容，保證其反映最新的面料產(chǎn)品情況。4.保密性原則：對(duì)于面料冊(cè)中的商業(yè)機(jī)密信息，嚴(yán)格保密，防止泄露。二、面料冊(cè)制作（一）制作部門及職責(zé)1.設(shè)計(jì)部門負(fù)責(zé)面料冊(cè)整體的設(shè)計(jì)排版工作，確保其視覺效果美觀、清晰，易于閱讀和理解。根據(jù)各部門提供的面料信息，進(jìn)行整理和編輯，形成規(guī)范、準(zhǔn)確的文字描述。與其他部門協(xié)作，確定面料冊(cè)所需的圖片、樣本等素材，并進(jìn)行收集和整理。2.采購部門提供面料的采購信息，包括面料供應(yīng)商、采購價(jià)格、起訂量等。協(xié)助確認(rèn)面料的實(shí)際特性和品質(zhì)，確保面料冊(cè)中的相關(guān)描述準(zhǔn)確可靠。3.生產(chǎn)部門提供面料的生產(chǎn)工藝、技術(shù)參數(shù)等信息，如幅寬、克重、縮水率等。對(duì)新開發(fā)或改進(jìn)的面料，詳細(xì)介紹其生產(chǎn)過程中的特殊要求和注意事項(xiàng)。（二）面料信息收集1.各部門應(yīng)定期收集本部門所涉及的面料相關(guān)信息，并及時(shí)提交給設(shè)計(jì)部門。2.面料信息應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：面料基本信息：面料名稱、編號(hào)、成分比例、規(guī)格（如紗支、密度）。外觀特性：顏色、色澤、手感、光澤度、紋路等。物理性能：幅寬、克重、縮水率、拉伸強(qiáng)度、撕破強(qiáng)度等?；瘜W(xué)性能：酸堿度、色牢度（耐洗、耐光、耐汗?jié)n等）。用途：適用的服裝品類、家紡產(chǎn)品等。生產(chǎn)信息：生產(chǎn)工藝、生產(chǎn)周期、起訂量、包裝要求等。價(jià)格信息：采購價(jià)格、銷售價(jià)格、價(jià)格有效期等。供應(yīng)商信息：供應(yīng)商名稱、聯(lián)系方式、地址等。（三）制作流程1.設(shè)計(jì)部門根據(jù)收集到的面料信息，制定面料冊(cè)的初步框架和內(nèi)容結(jié)構(gòu)。2.將初步框架和內(nèi)容結(jié)構(gòu)分發(fā)給各相關(guān)部門進(jìn)行審核，征求意見和建議。3.根據(jù)各部門反饋的意見，對(duì)內(nèi)容進(jìn)行修改和完善，形成初稿。4.設(shè)計(jì)部門對(duì)初稿進(jìn)行排版設(shè)計(jì)，插入相應(yīng)的圖片、樣本等素材，制作出面料冊(cè)的樣稿。5.將樣稿再次提交給各相關(guān)部門審核，重點(diǎn)審核內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性和排版的美觀性。6.根據(jù)審核意見，對(duì)樣稿進(jìn)行最終修改，確定正式的面料冊(cè)版本。7.根據(jù)確定的版本，進(jìn)行印刷或電子文檔制作。三、面料冊(cè)使用（一）內(nèi)部使用1.銷售部門面料冊(cè)是銷售團(tuán)隊(duì)向客戶介紹公司面料產(chǎn)品的重要工具，銷售人員應(yīng)熟練掌握面料冊(cè)內(nèi)容，能夠準(zhǔn)確、清晰地向客戶介紹面料的特點(diǎn)、優(yōu)勢(shì)及適用范圍。在與客戶溝通、洽談業(yè)務(wù)過程中，根據(jù)客戶需求，及時(shí)提供相應(yīng)的面料冊(cè)頁面或整本面料冊(cè)，幫助客戶了解公司面料產(chǎn)品，促進(jìn)業(yè)務(wù)成交。收集客戶對(duì)面料冊(cè)的反饋意見，如客戶對(duì)某些面料信息的疑問、對(duì)排版設(shè)計(jì)的建議等，并及時(shí)反饋給相關(guān)部門。2.設(shè)計(jì)部門在產(chǎn)品設(shè)計(jì)過程中，面料冊(cè)作為參考資料，為設(shè)計(jì)師提供面料選擇的依據(jù)。設(shè)計(jì)師應(yīng)根據(jù)設(shè)計(jì)需求，查閱面料冊(cè)，挑選合適的面料用于設(shè)計(jì)方案。與面料供應(yīng)商溝通時(shí)，可參考面料冊(cè)中的信息，準(zhǔn)確傳達(dá)公司對(duì)面料的要求，確保采購的面料符合設(shè)計(jì)和生產(chǎn)需求。根據(jù)面料冊(cè)內(nèi)容，向其他部門介紹新面料的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，協(xié)助推廣新面料的應(yīng)用。3.采購部門面料冊(cè)為采購人員提供了全面的面料采購信息，包括面料的規(guī)格、價(jià)格、供應(yīng)商等。采購人員在采購面料時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照面料冊(cè)中的要求進(jìn)行采購，確保采購的面料質(zhì)量和規(guī)格符合公司標(biāo)準(zhǔn)。與供應(yīng)商談判時(shí)，以面料冊(cè)中的價(jià)格信息和質(zhì)量要求為依據(jù)，爭(zhēng)取有利的采購條件。定期核對(duì)采購的面料與面料冊(cè)中的信息是否一致，如發(fā)現(xiàn)差異，及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。4.生產(chǎn)部門生產(chǎn)部門按照面料冊(cè)中的生產(chǎn)工藝和技術(shù)參數(shù)進(jìn)行面料生產(chǎn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)。在生產(chǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)面料冊(cè)中的某些信息與實(shí)際生產(chǎn)情況不符，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通，進(jìn)行調(diào)整和修正。根據(jù)面料冊(cè)中的包裝要求，對(duì)生產(chǎn)好的面料進(jìn)行包裝，保證產(chǎn)品在運(yùn)輸和儲(chǔ)存過程中的質(zhì)量。（二）外部使用1.在參加各類展會(huì)、洽談會(huì)等商務(wù)活動(dòng)時(shí)，可向潛在客戶、合作伙伴等發(fā)放面料冊(cè)，展示公司的面料產(chǎn)品實(shí)力和優(yōu)勢(shì)。2.根據(jù)客戶或合作伙伴的需求，提供面料冊(cè)的部分內(nèi)容或整本面料冊(cè)的電子文檔，但需提前獲得公司相關(guān)部門的批準(zhǔn)，并要求對(duì)方妥善保管，不得擅自傳播或用于其他商業(yè)目的。四、面料冊(cè)更新（一）更新頻率1.當(dāng)公司有新的面料產(chǎn)品推出時(shí)，應(yīng)在產(chǎn)品正式投入市場(chǎng)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，完成對(duì)面料冊(cè)相關(guān)內(nèi)容的更新。2.對(duì)于現(xiàn)有面料產(chǎn)品的信息發(fā)生變更，如面料成分調(diào)整、生產(chǎn)工藝改進(jìn)、價(jià)格變動(dòng)等，應(yīng)在變更確定后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，更新面料冊(cè)。3.每年定期對(duì)面料冊(cè)進(jìn)行全面審核和更新，確保其內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性，審核和更新工作應(yīng)在每年的[具體時(shí)間段]內(nèi)完成。（二）更新流程1.信息收集：各部門負(fù)責(zé)收集本部門所涉及的面料相關(guān)變更信息，并填寫《面料冊(cè)更新申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明變更的內(nèi)容、原因及影響范圍。2.審核：將《面料冊(cè)更新申請(qǐng)表》提交給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核通過后，轉(zhuǎn)交給設(shè)計(jì)部門。3.更新制作：設(shè)計(jì)部門根據(jù)審核通過的變更信息，對(duì)面料冊(cè)進(jìn)行相應(yīng)的修改和更新制作。制作完成后，按照制作流程進(jìn)行審核和校對(duì)，確保更新后的面料冊(cè)質(zhì)量。4.發(fā)布：更新后的面料冊(cè)經(jīng)最終審核通過后，發(fā)布給各相關(guān)部門，并替換舊版本。同時(shí)，通知銷售部門將更新后的面料冊(cè)提供給客戶。五、面料冊(cè)保管（一）保管部門及職責(zé)1.行政部門負(fù)責(zé)面料冊(cè)的集中保管工作，建立面料冊(cè)保管檔案，記錄面料冊(cè)的版本信息、制作時(shí)間、更新記錄等。制定面料冊(cè)的存放規(guī)則，確保面料冊(cè)存放有序，便于查找和取用。定期對(duì)保管的面料冊(cè)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)損壞、丟失等情況，及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并記錄相關(guān)情況。2.各使用部門負(fù)責(zé)本部門使用的面料冊(cè)的日常保管，確保面料冊(cè)的整潔、完好。不得擅自將面料冊(cè)轉(zhuǎn)借他人或帶出公司，如需外借，需按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)本部門保管的面料冊(cè)有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，并協(xié)助查明原因。（二）保管方式1.紙質(zhì)面料冊(cè)應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防潮的地方，避免陽光直射和潮濕環(huán)境對(duì)其造成損壞。采用專柜存放，按照面料冊(cè)的類別、版本等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。定期對(duì)紙質(zhì)面料冊(cè)進(jìn)行清點(diǎn)和整理，確保數(shù)量準(zhǔn)確、擺放整齊。2.電子面料冊(cè)應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。建立電子面料冊(cè)的文件夾結(jié)構(gòu)，按照面料冊(cè)的類別、版本等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，便于查找和管理。對(duì)電子面料冊(cè)設(shè)置訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和下載，確保數(shù)據(jù)安全。（三）借閱與歸還1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱面料冊(cè)時(shí)，需填寫《面料冊(cè)借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門辦理借閱手續(xù)。2.行政部門根據(jù)申請(qǐng)表的內(nèi)容，發(fā)放相應(yīng)的面料冊(cè)，并登記借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的面料冊(cè)，不得在面料冊(cè)上涂改、損壞或丟失。如需復(fù)印或摘錄面料冊(cè)中的內(nèi)容，需提前獲得行政部門的批準(zhǔn)。4.借閱人應(yīng)在預(yù)計(jì)歸還時(shí)間內(nèi)歸還面料冊(cè)，如需延期歸還，需提前向行政部門申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。5.行政部門在收到歸還的面料冊(cè)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)面料冊(cè)有損壞或丟失情況，借閱人應(yīng)照價(jià)賠償。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立面料冊(cè)管理監(jiān)督小組，由行政部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括銷售部門、設(shè)計(jì)部門、采購部門、生產(chǎn)部門等相關(guān)人員。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)定期對(duì)面料冊(cè)的制作、使用、更新及保管情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細(xì)的檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容、檢查方式和檢查頻率。檢查內(nèi)容包括面料冊(cè)內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性，面料冊(cè)的使用情況，更新流程的執(zhí)行情況，保管情況等。3.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)將整改情況報(bào)告監(jiān)督小組。（二）考核辦法1.將面料冊(cè)管理工作納入各部門及相關(guān)人員的績效考核體系，考核指標(biāo)包括面料冊(cè)內(nèi)容的準(zhǔn)確性、更新及時(shí)性、使用效果、保管情況等。2.根據(jù)考核指標(biāo)的完成情況，對(duì)各部門及相關(guān)人員進(jìn)行評(píng)分，評(píng)分結(jié)果與績效獎(jiǎng)金、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等掛鉤。3.對(duì)于在面料冊(cè)管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于因工作失誤導(dǎo)致面料冊(cè)管理出現(xiàn)問題的部門和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予批評(píng)、扣減績效獎(jiǎng)金等處罰。