服務(wù)采購管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司服務(wù)采購行為，確保采購服務(wù)的質(zhì)量，提高資金使用效益，保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門因業(yè)務(wù)需要進(jìn)行的各類服務(wù)采購活動，包括但不限于咨詢服務(wù)、技術(shù)服務(wù)、培訓(xùn)服務(wù)、物流服務(wù)、物業(yè)服務(wù)、廣告宣傳服務(wù)等。（三）基本原則1.合法性原則：服務(wù)采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，保障所有潛在供應(yīng)商平等參與競爭。3.效益原則：在滿足公司業(yè)務(wù)需求的前提下，充分考慮采購成本，追求采購效益最大化。4.誠實(shí)守信原則：采購雙方應(yīng)誠實(shí)守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)，維護(hù)良好的合作關(guān)系。二、服務(wù)采購流程（一）需求提出1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《服務(wù)采購申請表》，詳細(xì)說明采購服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)完成時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.對于涉及重大業(yè)務(wù)或金額較大的服務(wù)采購項(xiàng)目，需附上詳細(xì)的項(xiàng)目背景、需求分析及可行性報(bào)告。（二）采購審批1.《服務(wù)采購申請表》提交至采購部門后，采購專員對申請內(nèi)容進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審核需求的合理性、預(yù)算的準(zhǔn)確性等。2.采購專員將審核通過的申請表依次提交至財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門審核預(yù)算的合理性及資金安排情況；法務(wù)部門審核采購合同條款的合法性。3.經(jīng)財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門審核通過后，申請表提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于重大服務(wù)采購項(xiàng)目，需提交公司總經(jīng)理辦公會或董事會審議批準(zhǔn)。（三）采購方式選擇1.根據(jù)采購服務(wù)的特點(diǎn)、金額大小、市場競爭情況等因素，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價(jià)等。2.公開招標(biāo)適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的服務(wù)項(xiàng)目；邀請招標(biāo)適用于具有特定資格要求或潛在供應(yīng)商數(shù)量有限的項(xiàng)目；競爭性談判適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)、沒有合格標(biāo)的或重新招標(biāo)未能成立的項(xiàng)目，以及技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的項(xiàng)目等；單一來源采購適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購、發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購、必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項(xiàng)目；詢價(jià)適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購項(xiàng)目。（四）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選采購部門通過多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并建立供應(yīng)商信息庫。根據(jù)采購需求，從供應(yīng)商信息庫中篩選出符合條件的供應(yīng)商，向其發(fā)送《供應(yīng)商邀請書》，邀請其參與項(xiàng)目投標(biāo)或報(bào)價(jià)。2.供應(yīng)商評估采購部門組織相關(guān)部門對參與采購項(xiàng)目的供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、技術(shù)能力、服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。評估小組可以采用實(shí)地考察、問卷調(diào)查、樣品測試、業(yè)績評價(jià)等方式對供應(yīng)商進(jìn)行全面評估，并填寫《供應(yīng)商評估表》。3.供應(yīng)商選擇根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，采購部門綜合考慮各方面因素，選擇最合適的供應(yīng)商作為中標(biāo)單位或成交供應(yīng)商，并與其簽訂采購合同。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)優(yōu)先選擇信譽(yù)良好、技術(shù)實(shí)力強(qiáng)、價(jià)格合理、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，確保采購服務(wù)的質(zhì)量和效果。4.供應(yīng)商管理采購部門建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估情況、合作歷史、合同執(zhí)行情況等內(nèi)容，對供應(yīng)商進(jìn)行動態(tài)管理。定期對供應(yīng)商進(jìn)行回訪和評估，了解供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量和合作情況，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)獎勵(lì)，對于出現(xiàn)問題的供應(yīng)商及時(shí)進(jìn)行整改或淘汰。（五）合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商協(xié)商擬訂采購合同條款，合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、付款方式、交付時(shí)間、違約責(zé)任等。2.采購合同擬訂完成后，提交至法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門重點(diǎn)審核合同條款的合法性、完整性、嚴(yán)謹(jǐn)性等，確保合同符合法律法規(guī)要求，避免潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。3.經(jīng)法務(wù)部門審核通過后，采購合同由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門了解合同內(nèi)容，做好后續(xù)的協(xié)調(diào)和配合工作。（六）合同執(zhí)行與監(jiān)控1.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，定期與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，了解服務(wù)進(jìn)展情況，及時(shí)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時(shí)間、質(zhì)量、數(shù)量等要求提供服務(wù)。在服務(wù)交付過程中，供應(yīng)商應(yīng)提前通知采購部門，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。3.服務(wù)驗(yàn)收合格后，采購部門根據(jù)合同約定的付款方式辦理付款手續(xù)。付款申請應(yīng)附上合同副本、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票等相關(guān)憑證，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，最后由財(cái)務(wù)部門支付款項(xiàng)。4.若在合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)供應(yīng)商違約或其他問題，采購部門應(yīng)及時(shí)采取措施，如要求供應(yīng)商整改、追究違約責(zé)任、解除合同等，并向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況。（七）采購項(xiàng)目結(jié)束1.采購項(xiàng)目完成后，采購部門應(yīng)及時(shí)整理采購文件，包括采購申請表、采購合同、供應(yīng)商報(bào)價(jià)文件、評估報(bào)告、驗(yàn)收報(bào)告等，進(jìn)行歸檔保存。2.采購部門對采購項(xiàng)目進(jìn)行總結(jié)評估，分析采購過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)建議，為今后的采購工作提供參考。三、服務(wù)采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各部門在提出服務(wù)采購需求時(shí)，應(yīng)同時(shí)編制服務(wù)采購預(yù)算。預(yù)算編制應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際需要，結(jié)合市場行情，合理確定采購金額。2.采購預(yù)算應(yīng)明確各項(xiàng)服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)等內(nèi)容，并詳細(xì)說明預(yù)算編制的依據(jù)和計(jì)算方法。3.采購預(yù)算經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行匯總和審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司年度預(yù)算安排和資金狀況，對各部門的采購預(yù)算進(jìn)行綜合平衡，提出調(diào)整意見。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，不得擅自突破預(yù)算。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算審批程序重新辦理審批手續(xù)。2.在采購過程中，采購人員應(yīng)密切關(guān)注市場價(jià)格變化，合理控制采購成本，確保采購資金的合理使用。（三）預(yù)算監(jiān)控與分析1.財(cái)務(wù)部門定期對服務(wù)采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行解決。2.采購部門應(yīng)定期向財(cái)務(wù)部門報(bào)送服務(wù)采購預(yù)算執(zhí)行情況報(bào)表，包括采購項(xiàng)目名稱、采購金額、付款情況、預(yù)算執(zhí)行差異等內(nèi)容，以便財(cái)務(wù)部門進(jìn)行匯總分析。四、服務(wù)采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別1.采購部門會同相關(guān)部門對服務(wù)采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別，風(fēng)險(xiǎn)識別應(yīng)涵蓋采購各個(gè)環(huán)節(jié)，包括需求提出、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、合同執(zhí)行等。2.常見的服務(wù)采購風(fēng)險(xiǎn)包括需求不準(zhǔn)確、供應(yīng)商選擇不當(dāng)、合同條款不合理、合同執(zhí)行不力、法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等。（二）風(fēng)險(xiǎn)評估1.對識別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。風(fēng)險(xiǎn)評估可采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方法，確定風(fēng)險(xiǎn)等級。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對策略。對于高風(fēng)險(xiǎn)事件，應(yīng)采取重點(diǎn)監(jiān)控和嚴(yán)格控制措施；對于中風(fēng)險(xiǎn)事件，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)姆婪洞胧?；對于低風(fēng)險(xiǎn)事件，可進(jìn)行一般性關(guān)注。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.需求管理風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對在需求提出階段，加強(qiáng)部門間的溝通協(xié)調(diào)，確保需求準(zhǔn)確清晰。組織相關(guān)人員對需求進(jìn)行充分論證和審核，避免因需求不明確導(dǎo)致采購失誤。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對建立嚴(yán)格的供應(yīng)商篩選和評估機(jī)制，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任，加強(qiáng)對供應(yīng)商的監(jiān)督和管理。3.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對合同簽訂前，由法務(wù)部門對合同條款進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保合同合法合規(guī)、條款嚴(yán)謹(jǐn)。在合同執(zhí)行過程中，加強(qiáng)對合同執(zhí)行情況的跟蹤檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。4.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對加強(qiáng)對采購人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高法律意識。在采購過程中，嚴(yán)格遵守法律法規(guī)要求，確保采購行為合法合規(guī)。對于重大采購項(xiàng)目，咨詢專業(yè)法律意見，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。5.財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對加強(qiáng)采購預(yù)算管理，嚴(yán)格控制采購成本。建立健全財(cái)務(wù)審批制度，規(guī)范付款流程，確保資金安全。定期對采購項(xiàng)目進(jìn)行財(cái)務(wù)審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正財(cái)務(wù)問題。五、服務(wù)采購監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對服務(wù)采購活動進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用情況等。2.采購部門應(yīng)定期向內(nèi)部審計(jì)部門報(bào)送服務(wù)采購相關(guān)資料，配合內(nèi)部審計(jì)部門開展工作。內(nèi)部審計(jì)部門根據(jù)檢查結(jié)果，出具審計(jì)報(bào)告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部審計(jì)1.公司按照國家法律法規(guī)要求，定期接受外部審計(jì)機(jī)構(gòu)的審計(jì)。外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對公司的服務(wù)采購活動進(jìn)行全面審計(jì)，重點(diǎn)