資料管理制度?一、總則（一）目的為加強公司資料管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各崗位在工作過程中產(chǎn)生、使用、存儲和流轉(zhuǎn)的各類資料，包括但不限于文件、合同、報告、數(shù)據(jù)、圖表、圖紙、影像等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司資料實行集中統(tǒng)一管理，明確歸口管理部門，確保資料管理的規(guī)范性和一致性。2.分類分級原則：對資料進(jìn)行科學(xué)分類和分級管理，便于查找、使用和保護(hù)。3.安全保密原則：嚴(yán)格資料的安全保密措施，防止資料泄露、丟失和損壞。4.高效利用原則：充分發(fā)揮資料的價值，提高工作效率，為公司決策和業(yè)務(wù)發(fā)展提供支持。二、管理職責(zé)（一）資料管理部門職責(zé)1.公司行政部負(fù)責(zé)制定和完善公司資料管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。統(tǒng)籌規(guī)劃公司資料管理工作，確定資料管理的流程和標(biāo)準(zhǔn)。負(fù)責(zé)公司重要資料的集中存儲和保管，建立資料檔案庫。組織開展資料的分類、編號、整理、歸檔等工作。負(fù)責(zé)資料的借閱、查閱、歸還等日常管理，確保資料的安全和正常流轉(zhuǎn)。定期對公司資料管理工作進(jìn)行檢查和評估，提出改進(jìn)意見和建議。2.各部門資料管理員在本部門負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本部門資料的收集、整理、分類、編號、保管等工作。按照公司資料管理制度的要求，及時將本部門產(chǎn)生的資料移交公司行政部歸檔。協(xié)助公司行政部做好資料的借閱、查閱等服務(wù)工作，確保本部門資料的安全和有效利用。（二）資料產(chǎn)生部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工作中各類資料的產(chǎn)生、形成和積累，確保資料的真實、準(zhǔn)確、完整。2.按照公司資料管理的相關(guān)規(guī)定，對本部門產(chǎn)生的資料進(jìn)行分類整理，并及時移交本部門資料管理員。3.在資料的使用過程中，嚴(yán)格遵守資料管理的各項規(guī)定，妥善保管資料，防止資料丟失、損壞或泄露。（三）資料使用人員職責(zé)1.嚴(yán)格按照公司資料管理規(guī)定的權(quán)限和流程使用資料，不得擅自復(fù)制、傳播、篡改資料。2.在使用資料過程中，如發(fā)現(xiàn)資料有缺失、損壞或疑問，應(yīng)及時向資料管理部門報告。3.使用完畢后，應(yīng)及時將資料歸還資料管理部門，并辦理相關(guān)手續(xù)。三、資料分類與編號（一）資料分類1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告、會議紀(jì)要等。2.合同協(xié)議類：公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。3.財務(wù)資料類：財務(wù)報表、賬目、憑證、審計報告等。4.業(yè)務(wù)資料類：市場調(diào)研、銷售數(shù)據(jù)、項目方案、技術(shù)文檔、客戶資料等。5.人事檔案類：員工基本信息、考勤記錄、培訓(xùn)檔案、績效考核資料等。6.其他資料類：不屬于以上分類的其他資料，如宣傳資料、照片、視頻等。（二）資料編號1.公司資料采用統(tǒng)一的編號規(guī)則，確保資料編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號由字母和數(shù)字組成，具體規(guī)則如下：一級編號：根據(jù)資料分類確定，采用大寫字母表示，如"A"表示行政文件類，"B"表示合同協(xié)議類等。二級編號：根據(jù)資料所屬部門或項目確定，采用兩位數(shù)字表示，如"01"表示行政部，"02"表示財務(wù)部等。三級編號：根據(jù)資料產(chǎn)生的年份確定，采用四位數(shù)字表示，如"2023"表示2023年產(chǎn)生的資料。四級編號：根據(jù)資料的順序號確定，采用三位數(shù)字表示，從"001"開始依次編號。3.例如，行政部2023年產(chǎn)生的第10份文件，編號為"A012023010"。四、資料收集與整理（一）資料收集1.各部門應(yīng)明確資料收集的責(zé)任人，定期對本部門產(chǎn)生的資料進(jìn)行收集和整理。2.資料收集應(yīng)做到及時、全面、準(zhǔn)確，確保資料的完整性和原始性。3.對于外部獲取的資料，如政府文件、行業(yè)報告、合作伙伴提供的資料等，應(yīng)按照公司要求進(jìn)行登記和簽收，并及時移交資料管理部門。（二）資料整理1.資料管理員應(yīng)按照資料分類和編號規(guī)則，對收集到的資料進(jìn)行整理和分類。2.對資料進(jìn)行編號、編目，建立資料目錄清單，注明資料的名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。3.對資料進(jìn)行裝訂、裝盒或存儲到電子介質(zhì)中，確保資料的整齊、規(guī)范和便于查閱。五、資料歸檔（一）歸檔范圍1.公司在各項工作中形成的具有保存價值的資料，均應(yīng)按照本制度的規(guī)定進(jìn)行歸檔。2.歸檔資料應(yīng)包括紙質(zhì)資料和電子資料，確保兩者內(nèi)容一致。（二）歸檔時間1.各部門應(yīng)在資料形成后的[X]個工作日內(nèi)，將整理好的資料移交本部門資料管理員。2.本部門資料管理員應(yīng)在收到資料后的[X]個工作日內(nèi)，將資料移交公司行政部歸檔。3.對于重大項目或緊急事項產(chǎn)生的資料，應(yīng)在項目結(jié)束或事項處理完畢后的[X]個工作日內(nèi)完成歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔資料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.電子資料應(yīng)采用通用格式存儲，并確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可讀性。3.歸檔資料應(yīng)按照分類和編號順序排列，裝入檔案盒或存儲到檔案庫中，并在檔案盒或存儲介質(zhì)上標(biāo)明資料類別、編號、年份等信息。六、資料保管（一）保管方式1.公司資料采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式。2.紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專門的檔案庫中，檔案庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。3.電子資料應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置。（二）保管期限1.公司資料的保管期限根據(jù)資料的性質(zhì)和重要程度分為永久、長期和短期。永久保管：涉及公司核心機密、重要權(quán)益、歷史記錄等資料，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、重要合同協(xié)議、審計報告等。長期保管：對公司經(jīng)營管理有重要參考價值的資料，保管期限一般為[X]年，如年度財務(wù)報表、市場調(diào)研報告、項目可行性研究報告等。短期保管：在一定時期內(nèi)有參考價值，但保管期限較短的資料，保管期限一般為[X]年，如一般性的通知、文件、報表等。2.資料保管期限屆滿后，由資料管理部門提出銷毀意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。（三）保管環(huán)境1.檔案庫應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.定期對檔案庫進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全保管。七、資料借閱與查閱（一）借閱1.因工作需要借閱公司資料的，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.《資料借閱申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報公司行政部審批。3.公司行政部根據(jù)審批意見，辦理資料借閱手續(xù)，將資料借給借閱人，并登記借閱日期、歸還日期等信息。4.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還資料，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)對借閱的資料妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播、篡改資料，如因保管不善造成資料丟失、損壞或泄露的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）查閱1.因工作需要查閱公司資料的，應(yīng)填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的等信息。2.《資料查閱申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報公司行政部審批。3.公司行政部根據(jù)審批意見，安排查閱場所，并指定專人負(fù)責(zé)陪同查閱，確保查閱過程的安全和資料的完整。4.查閱人應(yīng)在規(guī)定的查閱場所內(nèi)查閱資料，不得將資料帶出查閱場所，如需復(fù)印資料，應(yīng)經(jīng)公司行政部同意，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)印手續(xù)。八、資料保密（一）保密措施1.公司建立健全資料保密制度，明確保密責(zé)任和保密范圍。2.對涉及公司機密的資料，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問、專人保管等保密措施。3.在資料的使用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得在非保密場所談?wù)?、傳播公司機密資料。4.加強對員工的保密教育，提高員工的保密意識，簽訂保密協(xié)議，明確員工的保密義務(wù)和違約責(zé)任。（二）保密范圍1.公司的商業(yè)秘密，如技術(shù)秘密、產(chǎn)品配方、客戶信息、市場策略等。2.公司的財務(wù)信息，如財務(wù)報表、賬目、資金狀況等。3.公司的人事信息，如員工薪酬、績效考核結(jié)果、員工個人隱私等。4.公司尚未公開的重大決策、項目方案、業(yè)務(wù)計劃等。（三）保密責(zé)任1.公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守資料保密制度，對在工作中接觸到的公司機密資料予以保密。2.如發(fā)現(xiàn)公司機密資料有泄露跡象或可能被泄露的情況，應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)或資料管理部門報告，并采取必要的措施防止損失擴(kuò)大。3.對于違反資料保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。九、資料銷毀（一）銷毀條件1.資料保管期限屆滿，且已無保存價值的。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機構(gòu)撤銷等原因，需要銷毀的資料。3.資料已損壞、丟失，無法修復(fù)或找回的。（二）銷毀程序1.資料管理部門定期對保管期限屆滿或已無保存價值的資料進(jìn)行清理，提出銷毀意見，填寫《資料銷毀申請表》。2.《資料銷毀申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，資料管理部門組織相關(guān)人員對擬銷毀的資料進(jìn)行清點、核對，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。4.采用粉碎、焚燒等方式對資料進(jìn)行銷毀，并填寫《資料銷毀記錄》，注明銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式等信息。5.《資料銷毀記錄》由資料管理部門負(fù)責(zé)人和銷毀執(zhí)行人簽字確認(rèn)后存檔。十、資料信息化管理（一）信息化建設(shè)1.公司應(yīng)加強資料信息化管理建設(shè)，建立完善的資料管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)資料的電子化存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。2.資料管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全審計等功能，確保資料信息的安全和保密。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.資料管理部門應(yīng)定期將紙質(zhì)資料錄入到資料管理信息系統(tǒng)中，確保電子資料與紙質(zhì)資料的一致性。2.對資料管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行定期維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時效性。（三）信息化應(yīng)用1.員工可通過資料管理信息系統(tǒng)查詢、借閱所需資料，提高工作效率。2.資料管理部門可利用資料管理信息系統(tǒng)對資料的使用情況、借閱期限等進(jìn)行統(tǒng)計分析，為公司資料管理提供決策支持。十一、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司行政部負(fù)責(zé)對公司資料管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保資料管理制度的有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.資料管理制度的執(zhí)行情況，包括資料的收集、整理、歸檔、保管、借閱、查閱、保密、銷毀等環(huán)節(jié)。2.資料管理的規(guī)范性和準(zhǔn)確性，如資料的分類、編號、編目是否正確，資料的內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確等。3.資料管理信息系統(tǒng)的運行情況，如數(shù)據(jù)錄入是否及時、準(zhǔn)確，系統(tǒng)功能是否正常等。（三）檢查方式1.定期檢查：公司行政部每季度對公司資料管理工作進(jìn)行一次全面檢查，并形成檢查報告。2.不定期抽查：公司行政部不定期對各部門資料管理工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（四）問題整改1.對