鞋廠文件管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)鞋廠文件管理，確保文件的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鞋廠內(nèi)所有部門及人員涉及的各類文件，包括但不限于生產(chǎn)文件、質(zhì)量文件、技術(shù)文件、行政文件等。（三）文件管理原則1.統(tǒng)一管理原則：文件管理工作由廠部指定專人負(fù)責(zé)，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門文件的收集、整理、保管和歸檔工作，并對(duì)文件的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。3.有效利用原則：充分發(fā)揮文件的作用，確保文件的及時(shí)傳達(dá)、貫徹和執(zhí)行，提高工作效率。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保文件的安全和保密。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.生產(chǎn)文件：包括生產(chǎn)訂單、生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書等。2.質(zhì)量文件：包括質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)范、質(zhì)量記錄、不合格品處理等。3.技術(shù)文件：包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、技術(shù)報(bào)告、技術(shù)變更等。4.行政文件：包括廠部文件、部門文件、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。5.其他文件：包括外來文件、合同協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、培訓(xùn)資料等。（二）文件編號(hào)1.文件編號(hào)由文件類別代碼、年份代碼、順序號(hào)組成。2.文件類別代碼：生產(chǎn)文件用"SC"表示，質(zhì)量文件用"ZL"表示，技術(shù)文件用"JS"表示，行政文件用"XZ"表示，其他文件用"QT"表示。3.年份代碼：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示文件形成的年份。4.順序號(hào)：用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示文件在該類別中的順序號(hào)。5.示例：SC2023001表示2023年第1號(hào)生產(chǎn)文件。三、文件的起草與審核（一）起草1.文件起草由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)，應(yīng)根據(jù)工作需要和實(shí)際情況，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰、可行。2.起草文件應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，采用統(tǒng)一的格式和編號(hào)，并注明起草部門、起草人、起草日期。（二）審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)文件的內(nèi)容、格式、編號(hào)等進(jìn)行全面審核，確保文件符合相關(guān)規(guī)定和要求。2.對(duì)于重要文件或涉及多個(gè)部門的文件，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，共同研究討論文件內(nèi)容，提出修改意見和建議。3.審核通過的文件，由審核人簽字確認(rèn)，并注明審核日期。四、文件的批準(zhǔn)與發(fā)布（一）批準(zhǔn)1.文件審核通過后，應(yīng)提交廠領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批準(zhǔn)。廠領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)文件的必要性、可行性、合法性等進(jìn)行審查，決定是否批準(zhǔn)發(fā)布。2.對(duì)于重要文件或涉及重大事項(xiàng)的文件，應(yīng)經(jīng)廠領(lǐng)導(dǎo)集體研究討論后批準(zhǔn)發(fā)布。（二）發(fā)布1.文件批準(zhǔn)后，由文件管理部門負(fù)責(zé)發(fā)布。文件管理部門應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和適用范圍，選擇合適的發(fā)布方式，如內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、公告欄、文件發(fā)放等。2.文件發(fā)布時(shí)，應(yīng)注明文件的名稱、編號(hào)、發(fā)布日期、生效日期、發(fā)布部門等信息，并確保文件能夠及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)部門和人員。五、文件的發(fā)放與簽收（一）發(fā)放1.文件管理部門應(yīng)根據(jù)文件的發(fā)放范圍，將文件發(fā)放給相關(guān)部門和人員。文件發(fā)放應(yīng)進(jìn)行登記，記錄文件名稱、編號(hào)、發(fā)放部門、發(fā)放日期、簽收人等信息。2.對(duì)于受控文件，文件管理部門應(yīng)建立受控文件清單，明確文件的發(fā)放范圍、發(fā)放數(shù)量、發(fā)放日期等信息，并定期對(duì)受控文件進(jìn)行清查和核對(duì)，確保文件的有效性和完整性。（二）簽收1.文件接收部門和人員應(yīng)及時(shí)簽收文件，并在文件發(fā)放登記表上簽字確認(rèn)。簽收人應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件的名稱、編號(hào)、內(nèi)容等信息，確保文件的準(zhǔn)確性和完整性。2.對(duì)于重要文件或緊急文件，文件接收部門和人員應(yīng)立即組織傳達(dá)和學(xué)習(xí)，并按照文件要求認(rèn)真貫徹執(zhí)行。六、文件的使用與保管（一）使用1.文件使用部門和人員應(yīng)嚴(yán)格按照文件的規(guī)定和要求使用文件，不得擅自修改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借文件。2.文件使用過程中，應(yīng)妥善保管文件，防止文件丟失、損壞或泄密。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向文件管理部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（二）保管1.文件保管應(yīng)實(shí)行分類存放、專人負(fù)責(zé)的原則。文件管理部門應(yīng)根據(jù)文件的類別和性質(zhì)，設(shè)置專門的文件柜或文件夾，對(duì)文件進(jìn)行分類存放，并指定專人負(fù)責(zé)文件的保管工作。2.文件保管人員應(yīng)定期對(duì)文件進(jìn)行整理和歸檔，確保文件的整齊、有序和便于查找。同時(shí)，應(yīng)做好文件的防潮、防火、防蟲、防盜等工作，確保文件的安全和完整。3.對(duì)于電子文件，文件管理部門應(yīng)建立電子文件存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)和備份，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，確保電子文件的安全和保密。七、文件的借閱與歸還（一）借閱1.因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫文件借閱申請(qǐng)表，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱原因、借閱期限等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到文件管理部門辦理借閱手續(xù)。2.文件管理部門應(yīng)對(duì)文件借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，對(duì)符合借閱條件的文件，應(yīng)予以借閱，并在文件借閱登記表上記錄借閱人、借閱文件名稱、編號(hào)、借閱日期、歸還日期等信息。3.文件借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）歸還1.文件借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件，如需延期歸還，應(yīng)提前向文件管理部門申請(qǐng)。2.文件歸還時(shí)，文件管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件的名稱、編號(hào)、內(nèi)容等信息，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，文件借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.文件歸還后，文件管理部門應(yīng)在文件借閱登記表上記錄文件的歸還日期，并注銷借閱記錄。八、文件的修訂與廢止（一）修訂1.文件在實(shí)施過程中，如發(fā)現(xiàn)文件內(nèi)容與實(shí)際情況不符或需要進(jìn)行調(diào)整、補(bǔ)充的，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修訂。2.文件修訂由原起草部門或相關(guān)部門負(fù)責(zé)，修訂完成后，應(yīng)按照文件起草、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布的程序進(jìn)行辦理。3.文件修訂后，文件管理部門應(yīng)及時(shí)更新文件的發(fā)放清單，并將修訂后的文件發(fā)放給相關(guān)部門和人員。同時(shí)，應(yīng)在文件上注明修訂日期和修訂版本號(hào)。（二）廢止1.文件因不再適用、已完成使命或其他原因需要廢止的，由原批準(zhǔn)部門或相關(guān)部門提出廢止申請(qǐng)，經(jīng)廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由文件管理部門負(fù)責(zé)廢止。2.文件廢止后，文件管理部門應(yīng)及時(shí)在文件發(fā)放清單和受控文件清單中注銷該文件，并將廢止的文件進(jìn)行妥善保管，以備查閱。九、文件的歸檔與銷毀（一）歸檔1.文件辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合檔案管理的要求。2.文件歸檔由文件管理部門負(fù)責(zé)，按照文件的類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄，并將檔案移交廠檔案室進(jìn)行保管。3.廠檔案室應(yīng)建立檔案管理制度，對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，確保檔案的安全和保密。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）銷毀1.對(duì)于已廢止或不再使用的文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀文件應(yīng)填寫文件銷毀申請(qǐng)表，注明銷毀文件的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.文件銷毀應(yīng)由兩人以上共同進(jìn)行，并在文件銷毀登記表上記錄銷毀文件的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀日期、銷毀人等信息。3.文件銷毀方式可采用焚燒、粉碎、電子刪除等方式，但應(yīng)確保文件內(nèi)容無法恢復(fù)。對(duì)于涉及重要信息或機(jī)密的文件，應(yīng)進(jìn)行特殊處理，確保信息安全。十、文件的保密管理（一）保密范圍1.涉及鞋廠商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、生產(chǎn)工藝、客戶信息等重要信息的文件，均屬于保密文件范疇。2.保密文件包括但不限于產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、生產(chǎn)訂單、客戶名單、銷售數(shù)據(jù)等。（二）保密措施1.文件管理部門應(yīng)建立保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。對(duì)保密文件應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，并采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等措施，確保文件的安全和保密。2.接觸保密文件的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責(zé)任。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)保密人員的教育和培訓(xùn)，提高保密意識(shí)和防范能力。3.在文件的起草、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、使用、保管、借閱、歸還、修訂、廢止、歸檔、銷毀等過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止文件泄露。（三）保密監(jiān)督與檢查1.廠部