公司各種章管理制度書(shū)?總則目的為加強(qiáng)公司各類(lèi)印章的管理，規(guī)范印章的刻制、使用、保管、廢止等流程，維護(hù)公司印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，保障公司的利益，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司各類(lèi)印章的管理，包括但不限于公司公章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、法定代表人章、部門(mén)章、業(yè)務(wù)專(zhuān)用章等?；驹瓌t1.依法依規(guī)原則：印章的管理和使用必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.專(zhuān)人負(fù)責(zé)原則：明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)印章的保管和使用，確保責(zé)任落實(shí)到人。3.審批備案原則：印章的使用需經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，并進(jìn)行備案登記。4.安全保密原則：采取必要的安全措施，確保印章存放安全，防止印章被盜用、冒用或?yàn)E用。印章的刻制與啟用印章刻制的申請(qǐng)1.因工作需要刻制公司印章的，由使用部門(mén)填寫(xiě)《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱(chēng)、用途、刻制數(shù)量等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司行政部門(mén)審核。2.行政部門(mén)審核通過(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及公司重大事項(xiàng)或重要文件使用的印章，需報(bào)公司法定代表人審批。印章刻制的流程1.經(jīng)審批同意后，行政部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)一聯(lián)系具有資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行刻制。2.印章制作完成后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員對(duì)印章的規(guī)格、樣式、文字等進(jìn)行核對(duì)，確保印章符合公司要求。3.核對(duì)無(wú)誤后，行政部門(mén)在《印章刻制申請(qǐng)表》上注明印章已刻制完成，并簽字確認(rèn)。同時(shí)，將印章交接給印章保管人，并填寫(xiě)《印章交接登記表》。印章的啟用1.新印章啟用前，行政部門(mén)應(yīng)發(fā)布啟用通知，明確印章的名稱(chēng)、啟用日期、使用范圍等信息。2.印章保管人在收到新印章后，應(yīng)在《印章交接登記表》上簽字確認(rèn)，并妥善保管。同時(shí)，應(yīng)將印章的啟用時(shí)間、使用范圍等信息告知相關(guān)部門(mén)和人員。印章的保管保管人員的職責(zé)1.負(fù)責(zé)印章的日常保管，確保印章存放安全，防止印章被盜用、冒用或?yàn)E用。2.嚴(yán)格按照印章使用審批流程進(jìn)行用印，對(duì)不符合審批要求的用印申請(qǐng)有權(quán)拒絕。3.負(fù)責(zé)登記印章使用情況，定期向行政部門(mén)匯報(bào)印章使用情況。4.發(fā)現(xiàn)印章遺失、被盜或損壞等情況，應(yīng)及時(shí)向行政部門(mén)報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。保管方式與存放地點(diǎn)1.公司公章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、法定代表人章等重要印章應(yīng)實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)柜保管，存放于公司指定的保險(xiǎn)柜或安全地點(diǎn)。2.部門(mén)章、業(yè)務(wù)專(zhuān)用章等一般印章可由部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專(zhuān)人保管，存放于部門(mén)內(nèi)部的保險(xiǎn)柜或抽屜內(nèi)，并確保存放安全。3.印章保管人不得將印章轉(zhuǎn)借他人使用，不得在未經(jīng)授權(quán)的情況下將印章帶出公司。如因工作需要帶出公司的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借用手續(xù)。印章保管環(huán)境要求1.印章存放地點(diǎn)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、安全，防止印章受潮、生銹或損壞。2.應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如保險(xiǎn)柜、防盜門(mén)窗等，確保印章存放安全。3.印章保管人應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查和維護(hù)，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞或異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門(mén)并進(jìn)行處理。印章的使用使用范圍1.公司公章：用于公司對(duì)外的正式文件、報(bào)告、合同、協(xié)議、證明等重要文件的簽署。2.合同專(zhuān)用章：用于公司對(duì)外簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議等法律文件的簽署。3.財(cái)務(wù)專(zhuān)用章：用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開(kāi)具、資金收付等財(cái)務(wù)活動(dòng)。4.法定代表人章：用于公司法定代表人授權(quán)的相關(guān)文件、合同等的簽署。5.部門(mén)章：用于本部門(mén)內(nèi)部的文件、通知、報(bào)告等的發(fā)布。6.業(yè)務(wù)專(zhuān)用章：用于公司特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件、協(xié)議、證明等的簽署，如銷(xiāo)售專(zhuān)用章、采購(gòu)專(zhuān)用章等。使用流程1.用印申請(qǐng)：使用部門(mén)或個(gè)人填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用印事項(xiàng)、用印文件名稱(chēng)、份數(shù)、用印時(shí)間等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。涉及公司重大事項(xiàng)或重要文件使用的印章，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人審批。2.審核審批：行政部門(mén)對(duì)用印申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核用印事項(xiàng)是否符合公司規(guī)定、用印文件是否完整、審批手續(xù)是否齊全等。審核通過(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人審批。3.用印登記：印章保管人根據(jù)審批通過(guò)的《印章使用申請(qǐng)表》進(jìn)行用印登記，記錄用印日期、用印事項(xiàng)、用印文件名稱(chēng)、份數(shù)、用印人等信息。4.用印操作：印章保管人在用印前，應(yīng)再次核對(duì)用印文件內(nèi)容與《印章使用申請(qǐng)表》一致，并在用印位置加蓋印章。加蓋印章應(yīng)端正、清晰，不得模糊、重疊。5.用印后處理：用印完成后，印章保管人應(yīng)將《印章使用申請(qǐng)表》與用印文件一并存檔，并在《印章使用登記表》上注明用印情況。同時(shí)，將用印文件返還給申請(qǐng)用印人。特殊情況的用印處理1.緊急情況下，如因時(shí)間緊迫無(wú)法履行正常用印審批流程的，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，可先進(jìn)行用印，但事后需及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.異地用印的，可通過(guò)傳真、掃描等方式將用印文件發(fā)送至公司，經(jīng)審批通過(guò)后，由印章保管人在異地用印。異地用印完成后，應(yīng)及時(shí)將用印情況反饋給公司行政部門(mén)。印章的停用與廢止停用情形1.公司名稱(chēng)變更、重組、注銷(xiāo)等原因?qū)е掠≌虏辉偈褂玫摹?.印章?lián)p壞、遺失或被盜等原因需要更換印章的。3.因工作需要，印章使用范圍發(fā)生調(diào)整，原印章不再適用的。停用流程1.行政部門(mén)根據(jù)印章停用情形，填寫(xiě)《印章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章停用原因、停用日期等信息，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過(guò)后，行政部門(mén)發(fā)布印章停用通知，明確印章停用日期、停用范圍等信息。同時(shí)，收回停用印章，并在《印章交接登記表》上注明印章已收回。廢止流程1.對(duì)于需要廢止的印章，行政部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《印章廢止申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章廢止原因、廢止日期等信息，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過(guò)后，行政部門(mén)將廢止印章進(jìn)行封存，并在《印章保管登記表》上注明印章已廢止。同時(shí)，按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀或存檔。印章的銷(xiāo)毀1.對(duì)于不再使用且需銷(xiāo)毀的印章，由行政部門(mén)會(huì)同公司審計(jì)部門(mén)共同進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀印章時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《印章銷(xiāo)毀登記表》，詳細(xì)記錄印章名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀日期、銷(xiāo)毀方式等信息，并由行政部門(mén)負(fù)責(zé)人、審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)人及銷(xiāo)毀人簽字確認(rèn)。3.印章銷(xiāo)毀方式可采用粉碎、熔化等方式，確保印章無(wú)法恢復(fù)使用。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行拍照或錄像，以備留存。印章的監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門(mén)與職責(zé)1.公司行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)印章的管理和使用進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保印章管理和使用符合公司規(guī)定。2.公司審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)印章的管理和使用情況進(jìn)行定期審計(jì)，重點(diǎn)檢查印章使用的合法性、合規(guī)性以及審批流程的執(zhí)行情況。檢查內(nèi)容與方式1.檢查內(nèi)容：包括印章的保管情況、使用審批流程執(zhí)行情況、用印登記情況、印章停用與廢止情況等。2.檢查方式：可采用定期檢查、不定期抽查、專(zhuān)項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行。檢查時(shí)，檢查人員應(yīng)查閱相關(guān)文件、記錄，與印章保管人、用印人進(jìn)行溝通核實(shí)等。問(wèn)題處理與整改1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檢查部門(mén)應(yīng)及時(shí)向印章保管部門(mén)或使用部門(mén)發(fā)出《印章管理問(wèn)題整改通知書(shū)》，明確問(wèn)題所在、整改要求及整改期限。2.印章保管部門(mén)或使用部門(mén)應(yīng)按照整改通知書(shū)的要求，及時(shí)進(jìn)行整改，并在規(guī)定期限內(nèi)將整改情況書(shū)面報(bào)告檢查部門(mén)。3.檢查部門(mén)對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。對(duì)于整改不力的部門(mén)或個(gè)人，將按照公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。印章管理的信息化建設(shè)信息化管理系統(tǒng)的建立1.公司應(yīng)建立印章管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)印章申請(qǐng)、審批、使用登記、停用廢止等流程的信息化管理。2.印章管理信息化系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，根據(jù)用戶(hù)的職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置不同的操作權(quán)限，確保印章使用的安全性和規(guī)范性。3.信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析功能，能夠?qū)τ≌率褂们闆r進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。電子印章的應(yīng)用1.在符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的前提下，公司可逐步推行電子印章的應(yīng)用。電子印章與實(shí)體印章具有同等法律效力。2.電子印章的申請(qǐng)、審批、使用等流程應(yīng)與實(shí)體印章管理流程相一致，并在信息化管理系統(tǒng)中進(jìn)行操作。3.公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子印