部門印章使用管理制度?總則目的為規(guī)范公司部門印章的使用管理，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的正常運(yùn)營秩序，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門印章的使用管理，包括但不限于部門公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、業(yè)務(wù)專用章等?；驹瓌t1.依法依規(guī)原則：印章使用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.審批規(guī)范原則：印章使用應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保用印事項(xiàng)真實(shí)、合法、有效。3.安全保密原則：加強(qiáng)印章的保管和使用安全，防止印章被盜用、冒用或?yàn)E用，嚴(yán)格保密印章使用情況。印章的種類及用途部門公章1.用途：代表部門行使職權(quán)，用于各類文件、報(bào)告、證明、函件等的簽署，以表明部門對(duì)相關(guān)事項(xiàng)的認(rèn)可和負(fù)責(zé)。2.適用范圍：適用于部門內(nèi)部日常辦公文件、與其他部門的一般性往來文件、向公司內(nèi)部的工作匯報(bào)等。合同專用章1.用途：專門用于簽訂各類合同、協(xié)議等具有法律效力的文件。2.適用范圍：僅限于與公司外部單位簽訂的經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)合作協(xié)議、租賃合同等涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的合同性文件。財(cái)務(wù)專用章1.用途：用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。2.適用范圍：在辦理銀行開戶、銷戶、賬戶信息變更，支票、匯票、本票等票據(jù)的簽發(fā)，資金劃轉(zhuǎn)、費(fèi)用報(bào)銷等財(cái)務(wù)活動(dòng)中使用。業(yè)務(wù)專用章1.用途：根據(jù)各部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)，用于特定業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件簽署、憑證開具等，以明確業(yè)務(wù)責(zé)任和標(biāo)識(shí)業(yè)務(wù)性質(zhì)。2.適用范圍：例如銷售部門的銷售專用章用于銷售合同、銷售訂單、發(fā)貨單等；采購部門的采購專用章用于采購合同、采購訂單等；人力資源部門的招聘專用章用于招聘相關(guān)文件等。具體適用范圍由各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求確定，并報(bào)公司備案。印章的刻制與啟用印章刻制1.申請(qǐng)：各部門因工作需要刻制印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、樣式、材質(zhì)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至公司行政部門。2.審核：行政部門對(duì)《印章刻制申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核申請(qǐng)理由是否充分、印章用途是否明確、樣式是否符合公司規(guī)定等。審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.刻制：經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門統(tǒng)一安排具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行印章刻制?？讨茊挝粦?yīng)嚴(yán)格按照公司提供的樣式和要求進(jìn)行制作，確保印章質(zhì)量。印章啟用1.登記備案：印章刻制完成后，行政部門負(fù)責(zé)對(duì)印章進(jìn)行登記備案，記錄印章名稱、編號(hào)、刻制日期、啟用日期、保管人等信息，并建立《印章使用登記簿》。2.啟用通知：行政部門應(yīng)及時(shí)向公司各部門發(fā)布印章啟用通知，告知印章啟用時(shí)間、用途、保管人等信息，確保各部門知曉。3.啟用儀式：對(duì)于重要印章，可舉行簡單的啟用儀式，由公司領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人宣布印章正式啟用，以增強(qiáng)印章使用的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。印章的保管保管人員1.專人保管：各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)印章的保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，熟悉印章使用規(guī)定。2.定期輪崗：為防范風(fēng)險(xiǎn)，印章保管人員應(yīng)定期進(jìn)行輪崗，輪崗期限由公司根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為[X]年。保管方式1.專柜保管：印章應(yīng)存放在安全可靠的專柜或保險(xiǎn)柜中，專柜應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲等功能。2.雙人保管：對(duì)于重要印章，如合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等，可采用雙人保管方式，即由兩名保管人員分別持有印章的不同部分（如鑰匙、印模等），使用時(shí)需兩人同時(shí)在場。保管要求1.妥善存放：保管人員應(yīng)將印章妥善存放，確保印章安全，不得隨意放置或帶出辦公場所。如因特殊情況需要帶出的，必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借用手續(xù)。2.嚴(yán)格保密：保管人員應(yīng)對(duì)印章使用情況嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員透露印章保管信息和使用記錄。3.定期檢查：保管人員應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，確保印章完好無損、清晰可辨。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告部門負(fù)責(zé)人，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。印章的使用使用流程1.申請(qǐng)：使用部門填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、文件名稱、文號(hào)、用印份數(shù)、用印時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審核：根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)和審批權(quán)限，分別提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。一般事項(xiàng)由部門負(fù)責(zé)人審核；涉及重要合同、重大決策、資金支出等事項(xiàng)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。3.用印：審核通過后，保管人員對(duì)照《印章使用申請(qǐng)表》及相關(guān)文件資料進(jìn)行用印。用印時(shí)應(yīng)確保印章清晰、端正，用印位置準(zhǔn)確無誤，并在《印章使用登記簿》上詳細(xì)記錄用印日期、用印事項(xiàng)、文件名稱、文號(hào)、用印份數(shù)、批準(zhǔn)人等信息。4.蓋章登記：用印完成后，保管人員應(yīng)在文件上加蓋印章，并在文件上注明"已用印"字樣及用印日期。同時(shí)，在《印章使用登記簿》上簽字確認(rèn)。使用限制1.嚴(yán)禁空白文件用?。簢?yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋印章。如因特殊情況需要提前蓋章的，必須在蓋章后由專人負(fù)責(zé)跟蹤文件的使用情況，確保文件內(nèi)容按照審批要求填寫完整，并及時(shí)收回留存。2.不得超范圍用?。河≌率褂帽仨殗?yán)格按照規(guī)定的用途和范圍進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大用印范圍。如遇特殊情況需要超出規(guī)定范圍用印的，必須重新履行審批手續(xù)，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.不得異地用?。涸瓌t上不得在公司辦公場所以外的地方使用印章。如因業(yè)務(wù)需要確需異地用印的，必須提前向公司行政部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后采取必要的安全措施進(jìn)行用印，并在使用后及時(shí)將用印文件帶回公司存檔。印章的停用與銷毀停用情形1.機(jī)構(gòu)撤銷：因部門撤銷、合并等原因，印章不再使用。2.印章?lián)p壞：印章因磨損、損壞等原因無法正常使用。3.業(yè)務(wù)變更：因公司業(yè)務(wù)調(diào)整，印章所代表的業(yè)務(wù)范圍不再適用。停用程序1.申請(qǐng)停用：各部門在印章出現(xiàn)停用情形時(shí)，應(yīng)填寫《印章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明停用原因，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至公司行政部門。2.審核批準(zhǔn)：行政部門對(duì)《印章停用申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，通知各部門停止使用該印章。3.收回印章：行政部門負(fù)責(zé)及時(shí)收回停用印章，并在《印章使用登記簿》上注明停用日期。銷毀程序1.提出申請(qǐng)：行政部門根據(jù)印章停用情況，填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、編號(hào)、停用原因、銷毀方式等信息，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審核批準(zhǔn)：公司分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)《印章銷毀申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后確定銷毀方式和時(shí)間。3.實(shí)施銷毀：印章銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、熔化等，確保印章無法復(fù)原。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并由兩名以上人員簽字確認(rèn)。4.記錄備案：行政部門應(yīng)將印章銷毀情況記錄在《印章銷毀登記簿》上，包括印章名稱、編號(hào)、銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息，并將相關(guān)資料存檔保存。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查：公司行政部門定期對(duì)各部門印章使用管理情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查印章保管是否安全、使用流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全等。2.不定期抽查：公司行政部門不定期對(duì)各部門印章使用情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。3.違規(guī)處理：對(duì)于違反印章使用管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于批評(píng)教育、警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。外部審計(jì)1.審計(jì)要求：公司財(cái)務(wù)部門或?qū)徲?jì)部門定期對(duì)公司印章使用管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查印章使用是否符合規(guī)定、是否存在潛在風(fēng)險(xiǎn)等。2.審計(jì)報(bào)告：審計(jì)部門應(yīng)出具審