公司打電話管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司內(nèi)部電話使用行為，確保通訊暢通、高效，保障公司業(yè)務(wù)的正常開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，合法合規(guī)使用電話。2.以工作為導(dǎo)向，優(yōu)先保障工作業(yè)務(wù)的通訊需求。3.倡導(dǎo)文明、禮貌、高效的通話方式。二、電話使用規(guī)范（一）內(nèi)部電話撥打1.員工應(yīng)牢記公司內(nèi)部電話號碼，準(zhǔn)確撥號。2.通話前應(yīng)明確通話目的，簡潔明了地表達(dá)內(nèi)容，避免冗長、無關(guān)的交流。3.如遇重要事項需長時間溝通，應(yīng)提前預(yù)約合適的時間，并在通話開始時簡要說明通話預(yù)計時長。4.嚴(yán)禁使用內(nèi)部電話撥打私人長途電話、進(jìn)行私人聊天等非工作用途。（二）外部電話撥打1.撥打外部電話時，應(yīng)先自報家門，禮貌詢問對方是否方便接聽。2.詳細(xì)準(zhǔn)確地告知對方公司名稱、部門、姓名及來電事由，確保溝通清晰。3.控制通話時長，避免因不必要的閑聊浪費(fèi)工作時間。如涉及重要商務(wù)洽談，可提前準(zhǔn)備好相關(guān)資料和要點(diǎn)，提高通話效率。4.嚴(yán)格遵守公司關(guān)于長途電話使用的規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自撥打國際長途或高費(fèi)用長途電話。如需撥打，應(yīng)提前填寫長途電話申請表，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可撥打。（三）緊急電話處理1.對于緊急情況需要撥打的電話，應(yīng)保持冷靜，快速準(zhǔn)確地傳達(dá)關(guān)鍵信息。2.記錄好緊急電話的通話時間、對方聯(lián)系人、通話內(nèi)容等關(guān)鍵信息，以便后續(xù)跟進(jìn)和匯報。3.緊急電話處理完畢后，應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報相關(guān)情況，并按照領(lǐng)導(dǎo)指示進(jìn)行下一步工作。三、電話接聽規(guī)范（一）及時接聽1.公司內(nèi)部電話鈴響三聲內(nèi)必須接聽，外部電話鈴響五聲內(nèi)必須接聽。2.如因特殊情況未能及時接聽，應(yīng)在來電結(jié)束后及時回電，并誠懇說明原因。（二）禮貌應(yīng)答1.接聽電話時應(yīng)使用禮貌用語，如"您好，[公司名稱]"或"您好，[部門名稱]"。2.仔細(xì)傾聽對方講話，不隨意打斷，確認(rèn)對方身份和來電事由后，給予準(zhǔn)確、清晰的回應(yīng)。3.如對方找的人不在，應(yīng)禮貌告知對方該人員去向，并詢問是否需要幫忙轉(zhuǎn)達(dá)留言。（三）認(rèn)真記錄1.對于重要來電內(nèi)容，應(yīng)認(rèn)真做好記錄，包括來電時間、對方姓名、單位、聯(lián)系電話、來電事由等關(guān)鍵信息。2.記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整，字跡清晰。如有疑問，應(yīng)及時向?qū)Ψ胶藢崱?.記錄完畢后，應(yīng)向?qū)Ψ綇?fù)述記錄內(nèi)容，確認(rèn)無誤。（四）轉(zhuǎn)接電話1.如遇需要轉(zhuǎn)接電話的情況，應(yīng)先詢問對方是否愿意等待，然后迅速轉(zhuǎn)接，并告知被轉(zhuǎn)接人來電情況。2.若被轉(zhuǎn)接人不在或不方便接聽，應(yīng)禮貌告知對方，并詢問是否需要幫忙轉(zhuǎn)達(dá)留言或回電。3.轉(zhuǎn)接電話時要確保轉(zhuǎn)接準(zhǔn)確，避免誤轉(zhuǎn)導(dǎo)致溝通不暢。四、電話設(shè)備管理（一）設(shè)備使用1.員工應(yīng)愛護(hù)公司電話設(shè)備，不得隨意拆卸、損壞。2.保持電話設(shè)備清潔，不得在電話上張貼、涂寫無關(guān)內(nèi)容。3.如發(fā)現(xiàn)電話設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)及時向行政部門報修，并說明故障情況。（二）設(shè)備維護(hù)1.行政部門應(yīng)定期對公司電話設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.對于因使用不當(dāng)或人為損壞導(dǎo)致的電話設(shè)備故障，由責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的維修費(fèi)用。（三）設(shè)備更新1.隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步，行政部門應(yīng)根據(jù)實際情況及時更新電話設(shè)備，以滿足工作需要。2.新設(shè)備投入使用前，行政部門應(yīng)組織相關(guān)培訓(xùn)，確保員工能夠正確操作和使用。五、電話費(fèi)用管理（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.公司制定內(nèi)部電話費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)不同部門的業(yè)務(wù)需求和通話量進(jìn)行合理分配。2.外部電話費(fèi)用按照公司規(guī)定的長途電話收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，特殊情況需超出標(biāo)準(zhǔn)的，需經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）費(fèi)用核算1.行政部門每月定期對公司電話費(fèi)用進(jìn)行核算，統(tǒng)計各部門的通話費(fèi)用情況。2.費(fèi)用核算應(yīng)準(zhǔn)確無誤，如有疑問應(yīng)及時與電信運(yùn)營商核對。（三）費(fèi)用報銷1.員工因工作需要產(chǎn)生的電話費(fèi)用，按照公司報銷制度進(jìn)行報銷。2.報銷時應(yīng)提供真實、有效的通話記錄清單或發(fā)票，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)部門審批后予以報銷。3.嚴(yán)禁虛報、多報電話費(fèi)用，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將按照公司規(guī)定嚴(yán)肅處理。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.行政部門負(fù)責(zé)對公司電話使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。2.公司設(shè)立投訴舉報渠道，鼓勵員工對違規(guī)使用電話的行為進(jìn)行舉報。對于舉報屬實的，給予舉報人一定的獎勵。（二）考核標(biāo)準(zhǔn)1.將電話使用規(guī)范納入員工績效考核體系，考核指標(biāo)包括電話接聽及時率、通話禮貌用語使用情況、電話記錄準(zhǔn)確性、電話費(fèi)用控制等。2.對于違反本制度的員工，根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的考核扣分處理?？己丝鄯謱⑴c員工績效獎金、晉升等掛鉤。（三）違規(guī)處理1.對于違反電話使用規(guī)范的輕微行為，如未及時接聽電話、使用不文明用語等，給予口頭警告，并要求立即改正。2.對于多次違反或情節(jié)嚴(yán)重的行為，如擅自撥打私人長途電話、虛報電話費(fèi)用等，將給予書面警告、罰款、降職降薪等處理，直至解除勞動合同。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計劃1.行政部門定期組織電話使用培訓(xùn)，提高員工的電話溝通技巧和規(guī)范意識。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括電話接聽禮儀、溝通技巧、記錄方法、設(shè)備操作等方面。（二）培訓(xùn)方式1.采用集中培訓(xùn)、現(xiàn)場演示、案例分析等多種方式進(jìn)行培訓(xùn)，確保培訓(xùn)效果。2.鼓勵員工之間相互交流電話使用經(jīng)驗，共同提高溝通能力。（三）宣傳推廣1.通過公司內(nèi)部通告、郵件、宣傳欄等渠道，宣傳本電話管理制度的相關(guān)內(nèi)容，讓員工知曉并遵守。2.定期對制度執(zhí)行情況進(jìn)行