鐵路物資采購(gòu)管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)鐵路物資采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，保證物資質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率，滿足鐵路運(yùn)輸生產(chǎn)需要，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鐵路系統(tǒng)內(nèi)各單位物資采購(gòu)活動(dòng)的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和鐵路相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)。2.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：確保采購(gòu)物資符合鐵路運(yùn)輸生產(chǎn)安全和質(zhì)量要求。3.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，合理降低采購(gòu)成本。4.公開(kāi)公正原則：采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)公開(kāi)透明，公平對(duì)待所有供應(yīng)商。5.誠(chéng)實(shí)守信原則：采購(gòu)各方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行合同約定。二、管理職責(zé)（一）物資采購(gòu)管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善物資采購(gòu)管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.編制物資采購(gòu)計(jì)劃，審核采購(gòu)預(yù)算。3.組織實(shí)施物資采購(gòu)活動(dòng)，包括供應(yīng)商選擇、采購(gòu)談判、合同簽訂等。4.協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題，監(jiān)督采購(gòu)合同執(zhí)行情況。5.建立和管理供應(yīng)商檔案，評(píng)估供應(yīng)商績(jī)效。（二）需求部門職責(zé)1.根據(jù)鐵路運(yùn)輸生產(chǎn)需要，準(zhǔn)確提出物資需求計(jì)劃。2.參與物資采購(gòu)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的制定，提供技術(shù)支持和質(zhì)量驗(yàn)收要求。3.協(xié)助物資采購(gòu)管理部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇和采購(gòu)談判。4.負(fù)責(zé)物資到貨后的驗(yàn)收、使用和保管等工作。（三）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.審核物資采購(gòu)預(yù)算，監(jiān)督采購(gòu)資金使用。2.負(fù)責(zé)采購(gòu)合同付款審核，辦理資金支付手續(xù)。3.參與采購(gòu)成本分析和控制工作。（四）審計(jì)部門職責(zé)1.對(duì)物資采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)行為的合法性、合規(guī)性和效益性。2.對(duì)采購(gòu)合同執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。三、采購(gòu)計(jì)劃管理（一）計(jì)劃編制依據(jù)1.鐵路運(yùn)輸生產(chǎn)任務(wù)和設(shè)備檢修計(jì)劃。2.物資庫(kù)存狀況和消耗定額。3.新技術(shù)、新工藝、新材料的應(yīng)用需求。（二）計(jì)劃編制流程1.需求部門根據(jù)本部門生產(chǎn)任務(wù)和物資需求情況，編制物資需求計(jì)劃，明確物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間等信息。2.物資需求計(jì)劃經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)物資采購(gòu)管理部門。3.物資采購(gòu)管理部門匯總各需求部門的物資需求計(jì)劃，結(jié)合庫(kù)存情況，編制物資采購(gòu)計(jì)劃草案。4.物資采購(gòu)計(jì)劃草案經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核預(yù)算后，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.經(jīng)審批后的物資采購(gòu)計(jì)劃下達(dá)給物資采購(gòu)管理部門組織實(shí)施。（三）計(jì)劃調(diào)整1.因鐵路運(yùn)輸生產(chǎn)任務(wù)變化、設(shè)備故障等原因需要調(diào)整物資采購(gòu)計(jì)劃的，需求部門應(yīng)及時(shí)提出調(diào)整申請(qǐng)。2.調(diào)整申請(qǐng)經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)物資采購(gòu)管理部門。3.物資采購(gòu)管理部門對(duì)調(diào)整申請(qǐng)進(jìn)行審核，必要時(shí)征求相關(guān)部門意見(jiàn)，審核通過(guò)后報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)審批后的計(jì)劃調(diào)整通知下達(dá)給物資采購(gòu)管理部門和相關(guān)部門執(zhí)行。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.物資采購(gòu)管理部門制定供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，包括供應(yīng)商資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面的要求。2.供應(yīng)商向物資采購(gòu)管理部門提交準(zhǔn)入申請(qǐng)，提供相關(guān)證明材料。3.物資采購(gòu)管理部門對(duì)供應(yīng)商提交的申請(qǐng)和材料進(jìn)行審核，必要時(shí)進(jìn)行實(shí)地考察。4.審核通過(guò)的供應(yīng)商納入供應(yīng)商名錄管理。（二）供應(yīng)商評(píng)價(jià)與考核1.物資采購(gòu)管理部門定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等情況進(jìn)行評(píng)價(jià)和考核。2.評(píng)價(jià)和考核方式包括日常檢查、定期評(píng)估、用戶反饋等。3.根據(jù)評(píng)價(jià)和考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。4.對(duì)優(yōu)秀供應(yīng)商給予優(yōu)先合作、增加采購(gòu)份額等獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)不合格供應(yīng)商采取警告、限期整改、暫停合作、取消準(zhǔn)入等措施。（三）供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理1.物資采購(gòu)管理部門建立供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)價(jià)考核結(jié)果、合作情況等。2.對(duì)于供應(yīng)商的重大變化，如企業(yè)改制、生產(chǎn)能力變化、產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題等，及時(shí)更新檔案信息，并重新評(píng)估其準(zhǔn)入資格。3.根據(jù)鐵路物資采購(gòu)需求和市場(chǎng)變化，適時(shí)調(diào)整供應(yīng)商名錄，引入新的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，淘汰不合格供應(yīng)商。五、采購(gòu)方式與程序（一）采購(gòu)方式1.招標(biāo)采購(gòu)：適用于批量較大、金額較高、技術(shù)規(guī)格明確的物資采購(gòu)。2.競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)：適用于招標(biāo)后沒(méi)有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒(méi)有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的物資采購(gòu)。3.詢價(jià)采購(gòu)：適用于采購(gòu)的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的物資采購(gòu)。4.單一來(lái)源采購(gòu)：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的；發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的；必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的物資采購(gòu)。（二）采購(gòu)程序1.招標(biāo)采購(gòu)程序物資采購(gòu)管理部門發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)潛在供應(yīng)商報(bào)名參加投標(biāo)。對(duì)報(bào)名供應(yīng)商進(jìn)行資格預(yù)審，確定合格投標(biāo)人名單。向合格投標(biāo)人發(fā)售招標(biāo)文件，組織開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)。與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。2.競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)程序物資采購(gòu)管理部門發(fā)布競(jìng)爭(zhēng)性談判邀請(qǐng)書，邀請(qǐng)不少于三家符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商參加談判。談判小組與供應(yīng)商進(jìn)行談判，要求供應(yīng)商提交報(bào)價(jià)文件和談判文件。談判小組對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)文件和談判文件進(jìn)行評(píng)審，確定成交供應(yīng)商。與成交供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。3.詢價(jià)采購(gòu)程序物資采購(gòu)管理部門向不少于三家符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，要求供應(yīng)商一次報(bào)出不得更改的價(jià)格。對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，確定成交供應(yīng)商。與成交供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。4.單一來(lái)源采購(gòu)程序物資采購(gòu)管理部門提出單一來(lái)源采購(gòu)申請(qǐng)，說(shuō)明采購(gòu)理由和擬采購(gòu)供應(yīng)商名稱。經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，與單一來(lái)源供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定采購(gòu)價(jià)格和合同條款。簽訂采購(gòu)合同。六、采購(gòu)合同管理（一）合同簽訂1.采購(gòu)合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購(gòu)合同主要條款包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等。3.采購(gòu)合同簽訂前，物資采購(gòu)管理部門應(yīng)對(duì)合同條款進(jìn)行審核，確保合同合法合規(guī)、公平合理。4.采購(gòu)合同經(jīng)雙方簽字（蓋章）后生效。（二）合同執(zhí)行1.供應(yīng)商應(yīng)按照采購(gòu)合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等履行交貨義務(wù)。2.需求部門應(yīng)做好物資到貨驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收。3.物資采購(gòu)管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)督采購(gòu)合同執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。4.如供應(yīng)商未能按時(shí)交貨、物資質(zhì)量不符合要求等，采購(gòu)方有權(quán)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（三）合同變更與解除1.在采購(gòu)合同履行過(guò)程中，如因不可抗力、鐵路運(yùn)輸生產(chǎn)任務(wù)變化等原因需要變更或解除合同的，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。2.合同變更或解除協(xié)議應(yīng)明確變更或解除的原因、內(nèi)容、時(shí)間等事項(xiàng)。3.合同變更或解除后，雙方應(yīng)按照協(xié)議約定處理相關(guān)事宜，如退還已支付的款項(xiàng)、交付已采購(gòu)的物資等。（四）合同檔案管理1.物資采購(gòu)管理部門負(fù)責(zé)采購(gòu)合同檔案的建立和管理。2.采購(gòu)合同檔案應(yīng)包括合同文本、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、談判文件、詢價(jià)通知書、報(bào)價(jià)文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等相關(guān)資料。3.采購(gòu)合同檔案應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、保管，確保檔案資料的完整性和安全性。七、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.物資采購(gòu)管理部門定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)商違約、質(zhì)量問(wèn)題、法律糾紛等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行等級(jí)劃分，確定重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.針對(duì)市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，建立價(jià)格監(jiān)測(cè)機(jī)制，合理安排采購(gòu)時(shí)機(jī)，簽訂價(jià)格調(diào)整條款或套期保值協(xié)議等。2.對(duì)于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇信譽(yù)良好的供應(yīng)商，簽訂詳細(xì)的合同條款，要求供應(yīng)商提供履約擔(dān)保等。3.為防范質(zhì)量問(wèn)題風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)格質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對(duì)物資質(zhì)量的檢驗(yàn)檢測(cè)，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾等。4.對(duì)于法律糾紛風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)合同審核，確保合同合法合規(guī)，聘請(qǐng)法律顧問(wèn)提供專業(yè)法律意見(jiàn)，及時(shí)處理法律糾紛。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.建立采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)狀況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。2.設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)和閾值，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)達(dá)到預(yù)警閾值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。八、采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.物資采購(gòu)管理部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行全過(guò)程監(jiān)督。2.監(jiān)督內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況、采購(gòu)方式選擇、供應(yīng)商管理、合同簽訂與執(zhí)行、采購(gòu)資金使用等方面。3.定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行內(nèi)部檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（二）審計(jì)監(jiān)督1.審計(jì)部門定期對(duì)物資采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)行為的合法性、合規(guī)性和效益性。2.審計(jì)內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃編制、采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行、采購(gòu)方式選擇、供應(yīng)商選擇與管理、采購(gòu)合同簽訂與執(zhí)行、采購(gòu)資金使用等方面。3.對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出審計(jì)意見(jiàn)和建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。九、信息化管理（一）采購(gòu)信息系統(tǒng)建設(shè)1.建立鐵路物資采購(gòu)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)計(jì)劃、供應(yīng)商管理、采購(gòu)方式選擇、合同簽訂與執(zhí)行、采購(gòu)資金支付等采購(gòu)業(yè)務(wù)的信息化管理。2.采購(gòu)信息系統(tǒng)應(yīng)具備信息發(fā)布、供應(yīng)商查詢、采購(gòu)業(yè)務(wù)流程