規(guī)范檔案文書管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案文書管理，確保檔案文書的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案文書的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案文書由公司綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案文書應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案文書進(jìn)行保密管理。4.便捷利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查閱和利用。二、檔案文書管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案文書管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案文書，包括但不限于行政文件、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)合同等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。5.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案文書的形成、積累和整理工作，并定期移交綜合管理部門歸檔。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作，確保檔案的安全和完整。3.配合綜合管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，保守檔案機(jī)密。2.認(rèn)真做好檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案質(zhì)量。3.熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)，為檔案利用提供高效服務(wù)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。三、檔案文書的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司有關(guān)的文件、指示、通知等。3.公司對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。4.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等。5.員工的人事檔案材料，包括入職登記表、勞動(dòng)合同、考核記錄、培訓(xùn)證書等。6.財(cái)務(wù)檔案，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。7.業(yè)務(wù)檔案，如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶資料、項(xiàng)目文檔等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的檔案材料收集齊全，定期移交綜合管理部門。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)重要的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行備份，以防丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)，編號(hào)規(guī)范，排列有序。（四）整理方法1.按照檔案的類別進(jìn)行分類，如行政檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。2.在每一類檔案中，再按照時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行排列。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。四、檔案文書的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案材料整理歸檔。2.對(duì)一些重要的、臨時(shí)性的檔案材料，應(yīng)隨時(shí)形成隨時(shí)歸檔。（二）歸檔流程1.各部門檔案管理人員對(duì)本部門整理好的檔案材料進(jìn)行初步審核，確保檔案材料齊全、完整、準(zhǔn)確。2.填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、移交日期等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.將檔案材料連同檔案移交清單一并移交綜合管理部門。4.綜合管理部門檔案管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行再次審核，審核無誤后進(jìn)行歸檔。五、檔案文書的保管（一）保管期限1.公司檔案文書的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、股東會(huì)議記錄、董事會(huì)決議、公司年度財(cái)務(wù)報(bào)告等。3.長期保管的檔案保管期限為[具體年限]，主要包括重要的業(yè)務(wù)合同、人事檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為[具體年限]，主要包括一般性的文件、資料等。（二）保管要求1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等條件。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，異地存放。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（三）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、喝水、吃東西等。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案庫房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)，嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入。六、檔案文書的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門代表組成。3.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一鑒定。（二）銷毀程序1.對(duì)鑒定后確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀日期等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。5.銷毀后的檔案銷毀清單應(yīng)妥善保存，以備查考。七、檔案文書的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到綜合管理部門查閱。2.查閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位查閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案庫房。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。3.查閱人員如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（三）利用登記1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案查閱和利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱、查閱目的、利用情況等。2.檔案利用登記應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便統(tǒng)計(jì)分析檔案利用情況。八、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備用戶管理、權(quán)限管理、檔案錄入、查詢統(tǒng)計(jì)、借閱管理、備份恢復(fù)等功能模塊。（二）數(shù)據(jù)錄入1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的要求，將檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、完整、規(guī)范，確保與紙質(zhì)檔案一致。（三）系統(tǒng)維護(hù)1.定期對(duì)檔案管理信息系