酒店庫(kù)房賬目管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)酒店庫(kù)房賬目管理，規(guī)范庫(kù)房物資的出入庫(kù)流程及賬目記錄，確保庫(kù)房物資的準(zhǔn)確核算與安全管理，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于酒店內(nèi)所有庫(kù)房，包括但不限于食品庫(kù)房、酒水庫(kù)房、辦公用品庫(kù)房、布草庫(kù)房、工程物資庫(kù)房等。3.管理原則賬實(shí)相符原則：庫(kù)房賬目記錄應(yīng)與實(shí)際庫(kù)存物資數(shù)量、規(guī)格、價(jià)值等完全一致。準(zhǔn)確性原則：賬目記錄要準(zhǔn)確、及時(shí)、清晰，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。內(nèi)部控制原則：建立健全庫(kù)房賬目管理的內(nèi)部控制制度，防范物資管理風(fēng)險(xiǎn)。成本效益原則：在保證庫(kù)房管理質(zhì)量的前提下，合理控制管理成本，提高管理效率。二、庫(kù)房賬目管理職責(zé)分工1.庫(kù)房管理員負(fù)責(zé)庫(kù)房物資的日常出入庫(kù)操作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理物資的驗(yàn)收、入庫(kù)、存儲(chǔ)、發(fā)放等手續(xù)。及時(shí)記錄庫(kù)房物資的出入庫(kù)情況，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、出入庫(kù)時(shí)間、領(lǐng)用部門等信息，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。定期對(duì)庫(kù)房物資進(jìn)行盤點(diǎn)，編制盤點(diǎn)報(bào)告，如實(shí)反映庫(kù)存物資的實(shí)際情況，對(duì)盤盈、盤虧情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，并及時(shí)上報(bào)。協(xié)助財(cái)務(wù)部門進(jìn)行庫(kù)存物資的核算與核對(duì)工作，提供相關(guān)賬目資料。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)制定庫(kù)房賬目管理制度和核算方法，指導(dǎo)庫(kù)房管理員進(jìn)行正確的賬目記錄。定期對(duì)庫(kù)房賬目進(jìn)行審核，檢查賬目記錄的準(zhǔn)確性和合規(guī)性，確保庫(kù)房物資的核算符合財(cái)務(wù)制度要求。根據(jù)庫(kù)房賬目和庫(kù)存盤點(diǎn)情況，進(jìn)行庫(kù)存物資的成本核算和賬務(wù)處理，編制相關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)表。對(duì)庫(kù)房物資的采購(gòu)、消耗等情況進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，為酒店成本控制和決策提供依據(jù)。3.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)根據(jù)酒店經(jīng)營(yíng)需要，制定物資采購(gòu)計(jì)劃，并及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。在采購(gòu)物資到貨后，及時(shí)通知庫(kù)房管理員進(jìn)行驗(yàn)收，并協(xié)助庫(kù)房管理員辦理入庫(kù)手續(xù)。向庫(kù)房管理員提供采購(gòu)物資的相關(guān)信息，如采購(gòu)合同、發(fā)票等，以便庫(kù)房管理員進(jìn)行賬目記錄。4.使用部門根據(jù)本部門的經(jīng)營(yíng)和工作需要，填寫物資領(lǐng)用申請(qǐng)單，經(jīng)相關(guān)審批流程后，到庫(kù)房領(lǐng)取所需物資。對(duì)領(lǐng)用的物資進(jìn)行妥善保管和使用，確保物資的合理利用，避免浪費(fèi)和丟失。配合庫(kù)房管理員進(jìn)行物資盤點(diǎn)工作，提供相關(guān)物資使用情況的信息。三、庫(kù)房賬目管理流程1.物資采購(gòu)采購(gòu)部門根據(jù)酒店經(jīng)營(yíng)需要和庫(kù)存情況，編制物資采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施采購(gòu)。采購(gòu)物資到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知庫(kù)房管理員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。物資到貨時(shí)，庫(kù)房管理員應(yīng)依據(jù)采購(gòu)合同、送貨單等對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的物資，庫(kù)房管理員應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫入庫(kù)單，詳細(xì)記錄物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并簽字確認(rèn)。入庫(kù)單一式三聯(lián)，一聯(lián)庫(kù)房留存，一聯(lián)交采購(gòu)部門，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門。驗(yàn)收不合格的物資，庫(kù)房管理員應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，嚴(yán)禁不合格物資入庫(kù)。2.物資入庫(kù)庫(kù)房管理員應(yīng)按照物資的類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于查找和管理。對(duì)入庫(kù)物資應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬目記錄，在庫(kù)存管理系統(tǒng)中錄入入庫(kù)日期、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額等信息，確保賬目與實(shí)物一致。對(duì)于貴重物資、易燃易爆物資等特殊物資，應(yīng)單獨(dú)設(shè)置庫(kù)房或存放區(qū)域，并采取相應(yīng)的安全保管措施。3.物資發(fā)放使用部門需要領(lǐng)用物資時(shí)，應(yīng)填寫物資領(lǐng)用申請(qǐng)單，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用用途等信息，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字審批。物資領(lǐng)用申請(qǐng)單提交到庫(kù)房后，庫(kù)房管理員應(yīng)根據(jù)庫(kù)存情況進(jìn)行審核，如庫(kù)存充足，應(yīng)及時(shí)辦理發(fā)放手續(xù)；如庫(kù)存不足，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門補(bǔ)貨。庫(kù)房管理員按照審批后的物資領(lǐng)用申請(qǐng)單發(fā)放物資，發(fā)放時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，確保發(fā)放的物資準(zhǔn)確無(wú)誤。發(fā)放物資后，庫(kù)房管理員應(yīng)在庫(kù)存管理系統(tǒng)中錄入發(fā)放日期、領(lǐng)用部門、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并更新庫(kù)存余額。同時(shí)，填寫出庫(kù)單，出庫(kù)單一式三聯(lián)，一聯(lián)庫(kù)房留存，一聯(lián)交領(lǐng)用部門，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門。對(duì)于有保質(zhì)期要求的物資，庫(kù)房管理員應(yīng)按照先進(jìn)先出的原則進(jìn)行發(fā)放，確保物資在保質(zhì)期內(nèi)使用。4.賬目記錄與核對(duì)庫(kù)房管理員應(yīng)每日對(duì)庫(kù)房物資的出入庫(kù)情況進(jìn)行賬目記錄，做到日清月結(jié)，確保賬目記錄的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期（每月至少一次）對(duì)庫(kù)房賬目進(jìn)行核對(duì)，檢查賬目記錄與庫(kù)存實(shí)物是否一致，如有差異，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。庫(kù)房管理員與財(cái)務(wù)部門在賬目核對(duì)過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)溝通協(xié)調(diào)，共同查找原因，采取措施進(jìn)行處理。如因人為原因?qū)е沦~目不符，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。5.庫(kù)存盤點(diǎn)庫(kù)房管理員應(yīng)定期（每月或每季度）對(duì)庫(kù)房物資進(jìn)行全面盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)前，庫(kù)房管理員應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、方法、時(shí)間等。盤點(diǎn)時(shí)，庫(kù)房管理員應(yīng)按照盤點(diǎn)計(jì)劃對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行逐一清點(diǎn)，記錄實(shí)際庫(kù)存數(shù)量、規(guī)格、狀態(tài)等信息。同時(shí)，對(duì)物資的存放位置、標(biāo)識(shí)等進(jìn)行檢查，確保物資存放規(guī)范、標(biāo)識(shí)清晰。盤點(diǎn)結(jié)束后，庫(kù)房管理員應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)情況，包括盤盈、盤虧物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額等信息，并分析盤盈、盤虧的原因。盤點(diǎn)報(bào)告經(jīng)庫(kù)房負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)庫(kù)房盤點(diǎn)報(bào)告進(jìn)行賬務(wù)處理，調(diào)整庫(kù)存賬目。對(duì)于盤盈的物資，應(yīng)增加庫(kù)存金額；對(duì)于盤虧的物資，應(yīng)查明原因后進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理，如屬于正常損耗，應(yīng)計(jì)入成本費(fèi)用；如屬于人為原因造成的損失，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任，并要求其賠償損失。四、庫(kù)房賬目管理的日常工作要求1.賬目記錄規(guī)范庫(kù)房管理員應(yīng)使用統(tǒng)一的庫(kù)存管理系統(tǒng)進(jìn)行賬目記錄，確保數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性。賬目記錄應(yīng)字跡清晰、工整，不得隨意涂改。如因特殊原因需要修改賬目記錄，應(yīng)在修改處加蓋本人印章，并注明修改日期和原因。對(duì)每一筆物資的出入庫(kù)業(yè)務(wù)，都應(yīng)詳細(xì)記錄相關(guān)信息，包括業(yè)務(wù)日期、憑證號(hào)碼、摘要說明、金額等，以便日后查詢和核對(duì)。2.單據(jù)管理庫(kù)房管理員應(yīng)妥善保管各類出入庫(kù)單據(jù)，包括入庫(kù)單、出庫(kù)單、物資領(lǐng)用申請(qǐng)單等。單據(jù)應(yīng)按日期順序編號(hào)，裝訂成冊(cè)，便于查閱和存檔。出入庫(kù)單據(jù)應(yīng)填寫完整、準(zhǔn)確，各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際業(yè)務(wù)相符。單據(jù)上的簽字、蓋章應(yīng)齊全，確保單據(jù)的有效性。對(duì)于作廢的單據(jù)，應(yīng)加蓋"作廢"章，并妥善保存，不得隨意銷毀。3.庫(kù)存物資保管庫(kù)房應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合物資保管要求。對(duì)不同類型的物資，應(yīng)采取相應(yīng)的保管措施，如防潮、防蟲、防火、防盜等。庫(kù)房管理員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行檢查，查看物資的存儲(chǔ)狀態(tài)是否良好，有無(wú)損壞、變質(zhì)等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并記錄相關(guān)情況。對(duì)于貴重物資和危險(xiǎn)物資，應(yīng)設(shè)置專門的保管區(qū)域，實(shí)行雙人雙鎖管理，嚴(yán)格控制物資的出入庫(kù)。4.數(shù)據(jù)備份與安全財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)庫(kù)房賬目數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，以防數(shù)據(jù)丟失。庫(kù)房賬目管理系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的用戶權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能進(jìn)行賬目記錄、查詢、修改等操作。嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的人員訪問庫(kù)房賬目管理系統(tǒng)。加強(qiáng)對(duì)庫(kù)房賬目管理人員的安全教育，提高其安全意識(shí)，防止因人為疏忽導(dǎo)致賬目數(shù)據(jù)泄露或丟失。五、庫(kù)房賬目管理的監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督酒店內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)庫(kù)房賬目管理進(jìn)行審計(jì)檢查，審查庫(kù)房賬目管理制度的執(zhí)行情況、賬目記錄的準(zhǔn)確性和合規(guī)性、庫(kù)存物資的管理情況等。審計(jì)人員應(yīng)通過查閱賬目、核對(duì)單據(jù)、實(shí)地盤點(diǎn)等方式進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期向酒店管理層提交審計(jì)報(bào)告，匯報(bào)庫(kù)房賬目管理審計(jì)情況，為管理層決策提供依據(jù)。2.財(cái)務(wù)部門監(jiān)督財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)庫(kù)房賬目管理的日常監(jiān)督，定期檢查庫(kù)房管理員的賬目記錄情況，核對(duì)賬目與實(shí)物是否一致。財(cái)務(wù)人員在審核賬目時(shí)，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與庫(kù)房管理員溝通，要求其進(jìn)行更正或說明情況。對(duì)于重大問題，應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人匯報(bào)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)庫(kù)房賬目管理情況，對(duì)庫(kù)房物資的采購(gòu)、消耗等進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，為酒店成本控制和經(jīng)營(yíng)決策提供支持。3.管理層監(jiān)督酒店管理層應(yīng)定期關(guān)注庫(kù)房賬目管理情況，了解庫(kù)房物資的庫(kù)存水平、出入庫(kù)動(dòng)態(tài)、成本核算等信息。管理層應(yīng)根據(jù)庫(kù)房賬目管理情況，對(duì)庫(kù)房管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保庫(kù)房管理工作符合酒店經(jīng)營(yíng)管理要求。對(duì)于庫(kù)房賬目管理中出現(xiàn)的重大問題，管理層應(yīng)及時(shí)研究決策，采取有效措施進(jìn)行處理，保障酒店資產(chǎn)的安全與完整。六、違規(guī)處理1.對(duì)于違反庫(kù)房賬目管理制度的行為，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：對(duì)于未按規(guī)定辦理物資出入庫(kù)手續(xù)、賬目記錄不及時(shí)或不準(zhǔn)確的庫(kù)房管理員，給予警告處分；情節(jié)嚴(yán)重的，給予記過、記大過處分，并扣發(fā)相應(yīng)績(jī)效獎(jiǎng)金。對(duì)于因工作失誤導(dǎo)致庫(kù)存物資賬實(shí)不符、給酒店造成經(jīng)濟(jì)損失的庫(kù)房管理員，除承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任外，給予降職、撤職處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。對(duì)于采購(gòu)部門未按規(guī)定采購(gòu)物資、導(dǎo)致物資積壓或短缺，影響酒店正常經(jīng)營(yíng)的，給予部門負(fù)責(zé)人警告處分；情節(jié)嚴(yán)重的，給予記過、記大過處分，并扣發(fā)部門