項目貨物簽收管理制度?一、總則（一）目的為加強公司項目貨物簽收管理，規(guī)范貨物簽收流程，確保貨物準(zhǔn)確、及時、完整地交付與接收，保障公司項目順利進行，維護公司利益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及項目貨物采購、運輸、交付及簽收的相關(guān)活動，包括但不限于工程項目、產(chǎn)品銷售項目等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：貨物簽收人員應(yīng)認真核對貨物的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等信息，確保與采購合同或相關(guān)協(xié)議一致。2.及時性原則：在貨物到達指定地點后，應(yīng)及時組織簽收，避免貨物長時間積壓或延誤。3.責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)人員在貨物簽收過程中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，避免出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。4.合規(guī)性原則：貨物簽收過程應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、公司內(nèi)部規(guī)定及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。二、貨物簽收流程（一）貨物到達前準(zhǔn)備1.采購部門在簽訂采購合同或協(xié)議時，應(yīng)明確貨物的交付時間、地點、運輸方式等信息，并及時將相關(guān)信息通知項目部門和倉庫管理部門。根據(jù)合同約定，提前與供應(yīng)商溝通貨物發(fā)貨安排，確保供應(yīng)商按時發(fā)貨，并要求供應(yīng)商提供貨物的運輸單號、預(yù)計到達時間等信息。2.項目部門根據(jù)采購合同或協(xié)議，安排專人負責(zé)貨物接收，并提前了解貨物的相關(guān)信息，如用途、規(guī)格、數(shù)量等，以便做好接收準(zhǔn)備工作。如貨物需在特定場地安裝或使用，應(yīng)提前清理場地，確保具備貨物存放和安裝條件。3.倉庫管理部門根據(jù)采購合同或協(xié)議及項目部門通知，準(zhǔn)備好貨物存放區(qū)域，并確保該區(qū)域安全、整潔、通風(fēng)良好。安排專人負責(zé)貨物驗收工作，準(zhǔn)備好必要的驗收工具和設(shè)備，如磅秤、卡尺、檢驗報告等。（二）貨物到達通知1.運輸部門貨物發(fā)出后，運輸部門應(yīng)及時跟蹤貨物運輸情況，確保貨物按時到達指定地點。在貨物預(yù)計到達時間前[X]小時，運輸部門應(yīng)將貨物預(yù)計到達時間通知采購部門、項目部門和倉庫管理部門。2.采購部門收到運輸部門的貨物到達通知后，采購部門應(yīng)及時將通知轉(zhuǎn)發(fā)給項目部門和倉庫管理部門，并提醒相關(guān)人員做好接收準(zhǔn)備工作。（三）貨物現(xiàn)場簽收1.簽收人員貨物到達指定地點后，項目部門安排的簽收人員應(yīng)首先核對運輸車輛的信息，確保運輸車輛與貨物運輸單一致。簽收人員應(yīng)要求運輸人員提供貨物清單、送貨單等相關(guān)資料，并仔細核對貨物清單與送貨單上的貨物名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息是否一致。2.外觀檢查簽收人員應(yīng)對貨物的外觀進行檢查，查看貨物是否有破損、變形、受潮、污染等情況。對于外包裝有明顯破損或變形的貨物，簽收人員應(yīng)及時拍照記錄，并要求運輸人員在送貨單上注明情況。3.數(shù)量核對簽收人員應(yīng)根據(jù)貨物清單和送貨單，對貨物的實際數(shù)量進行清點核對，確保實際到貨數(shù)量與合同約定數(shù)量一致。如發(fā)現(xiàn)貨物數(shù)量短缺或多余，簽收人員應(yīng)及時與運輸人員溝通，并在送貨單上注明情況。同時，應(yīng)立即通知采購部門，采購部門負責(zé)與供應(yīng)商聯(lián)系核實情況。4.質(zhì)量檢驗（如有要求）根據(jù)采購合同或協(xié)議及項目要求，如需對貨物進行質(zhì)量檢驗，簽收人員應(yīng)及時通知倉庫管理部門安排檢驗人員進行檢驗。檢驗人員應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對貨物的質(zhì)量進行檢驗，如貨物的性能、參數(shù)、材質(zhì)等，并出具檢驗報告。如貨物質(zhì)量不符合要求，簽收人員應(yīng)拒絕簽收，并及時通知采購部門，采購部門負責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理。5.簽收確認經(jīng)核對無誤后，簽收人員應(yīng)在送貨單上簽字確認，并注明簽收時間。送貨單應(yīng)一式多份，分別由采購部門、項目部門、倉庫管理部門留存。對于需要支付貨款的貨物，簽收人員應(yīng)在簽收后及時將送貨單提交給財務(wù)部門，作為支付貨款的依據(jù)。（四）貨物入庫（如有需要）1.倉庫管理部門簽收后的貨物如需入庫，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)送貨單和貨物清單，對貨物進行分類存放，并做好入庫記錄。入庫記錄應(yīng)包括貨物的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、入庫時間、存放位置等信息。倉庫管理人員應(yīng)對入庫貨物進行定期盤點，確保貨物數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。（五）異常情況處理1.貨物短缺如發(fā)現(xiàn)貨物數(shù)量短缺，簽收人員應(yīng)在送貨單上注明短缺數(shù)量，并及時通知采購部門。采購部門應(yīng)立即與供應(yīng)商聯(lián)系，核實貨物短缺原因，并要求供應(yīng)商盡快補發(fā)短缺貨物。如因供應(yīng)商原因?qū)е仑浳锒倘保o公司造成損失的，采購部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。2.貨物損壞對于外觀有明顯損壞的貨物，簽收人員應(yīng)拍照記錄，并在送貨單上注明損壞情況。采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商處理貨物損壞事宜。如貨物損壞是在運輸過程中造成的，采購部門應(yīng)要求運輸公司承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。如因貨物損壞影響項目正常進行，采購部門應(yīng)盡快協(xié)調(diào)供應(yīng)商更換貨物或采取其他補救措施，確保項目不受影響。3.貨物質(zhì)量問題經(jīng)檢驗發(fā)現(xiàn)貨物質(zhì)量不符合要求，簽收人員應(yīng)拒絕簽收，并及時通知采購部門。采購部門應(yīng)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商提供解決方案，如更換貨物、維修貨物、退款等。如供應(yīng)商對貨物質(zhì)量問題存在異議，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行協(xié)商，必要時可委托第三方檢測機構(gòu)進行檢測，以確定貨物質(zhì)量是否符合要求。三、貨物簽收相關(guān)人員職責(zé)（一）采購部門職責(zé)1.負責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購合同或協(xié)議，明確貨物的交付時間、地點、運輸方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量等條款。2.提前與供應(yīng)商溝通貨物發(fā)貨安排，跟蹤貨物運輸情況，確保貨物按時到達指定地點。3.在貨物到達前，將貨物預(yù)計到達時間通知項目部門和倉庫管理部門。4.協(xié)調(diào)處理貨物簽收過程中出現(xiàn)的問題，如貨物短缺、損壞、質(zhì)量問題等，與供應(yīng)商協(xié)商解決方案，維護公司利益。5.負責(zé)審核送貨單、發(fā)票等相關(guān)資料，確保其與采購合同或協(xié)議一致，并及時提交給財務(wù)部門作為支付貨款的依據(jù)。（二）項目部門職責(zé)1.根據(jù)采購合同或協(xié)議，安排專人負責(zé)貨物接收工作，并提前了解貨物的相關(guān)信息，做好接收準(zhǔn)備工作。2.在貨物到達現(xiàn)場后，組織簽收人員按照規(guī)定流程進行貨物簽收，確保貨物準(zhǔn)確、及時、完整地交付。3.對簽收后的貨物進行妥善保管和使用，如發(fā)現(xiàn)貨物存在問題，應(yīng)及時通知采購部門處理。4.協(xié)助采購部門協(xié)調(diào)解決貨物簽收過程中出現(xiàn)的與項目相關(guān)的問題，確保項目順利進行。（三）倉庫管理部門職責(zé)1.根據(jù)采購合同或協(xié)議及項目部門通知，準(zhǔn)備好貨物存放區(qū)域，確保貨物存放安全、整潔、通風(fēng)良好。2.安排專人負責(zé)貨物驗收工作，準(zhǔn)備好必要的驗收工具和設(shè)備，對貨物的外觀、數(shù)量、質(zhì)量等進行檢驗。3.對簽收后的貨物進行入庫管理，做好入庫記錄，定期盤點貨物，確保貨物數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。4.根據(jù)項目部門需求，及時將貨物發(fā)放到指定地點，并做好發(fā)放記錄。（四）運輸部門職責(zé)1.按照采購合同或協(xié)議約定的運輸方式和時間，將貨物安全、及時地運輸?shù)街付ǖ攸c。2.在貨物運輸過程中，負責(zé)貨物的安全保護，避免貨物發(fā)生損壞、丟失等情況。3.貨物到達后，及時通知采購部門、項目部門和倉庫管理部門，并協(xié)助簽收人員進行貨物交接工作。4.如因運輸原因?qū)е仑浳锍霈F(xiàn)問題，承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并積極配合公司處理相關(guān)事宜。（五）簽收人員職責(zé)1.負責(zé)貨物現(xiàn)場簽收工作，認真核對貨物的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等信息，確保與采購合同或協(xié)議一致。2.對貨物的外觀進行檢查，查看是否有破損、變形、受潮、污染等情況，如有問題應(yīng)及時拍照記錄，并要求運輸人員在送貨單上注明。3.按照規(guī)定流程對貨物的數(shù)量進行清點核對，如發(fā)現(xiàn)數(shù)量短缺或多余，應(yīng)及時與運輸人員溝通，并通知采購部門。4.根據(jù)采購合同或協(xié)議及項目要求，如需對貨物進行質(zhì)量檢驗，及時通知倉庫管理部門安排檢驗人員進行檢驗，并協(xié)助檢驗人員做好相關(guān)工作。5.經(jīng)核對無誤后，在送貨單上簽字確認，并注明簽收時間。如發(fā)現(xiàn)貨物存在問題，應(yīng)拒絕簽收，并及時通知采購部門。四、貨物簽收記錄與檔案管理（一）簽收記錄1.貨物簽收人員應(yīng)在每次簽收貨物時，詳細填寫送貨單，送貨單應(yīng)包括貨物名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、運輸單號、簽收時間、簽收人等信息。2.送貨單應(yīng)一式多份，分別由采購部門、項目部門、倉庫管理部門留存。各部門應(yīng)妥善保管送貨單，以備查詢和核對。3.倉庫管理部門應(yīng)建立貨物入庫記錄臺賬，詳細記錄貨物的入庫時間、存放位置、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。入庫記錄臺賬應(yīng)定期更新，確保賬實相符。（二）檔案管理1.采購部門應(yīng)負責(zé)收集、整理與貨物簽收相關(guān)的資料，包括采購合同或協(xié)議、送貨單、檢驗報告、發(fā)票等，并建立項目貨物簽收檔案。2.項目貨物簽收檔案應(yīng)按照項目名稱、時間順序進行分類歸檔，便于查詢和查閱。3.檔案管理人員應(yīng)定期對項目貨物簽收檔案進行檢查和維護，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案資料缺失或損壞，應(yīng)及時進行補充和修復(fù)。4.項目貨物簽收檔案的保存期限應(yīng)按照公司檔案管理制度執(zhí)行，一般情況下保存期限為[X]年。保存期滿后，經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人批準(zhǔn)，可按照規(guī)定進行銷毀。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立內(nèi)部監(jiān)督小組，定期對項目貨物簽收流程進行檢查和監(jiān)督，確保各項規(guī)定和流程得到嚴(yán)格執(zhí)行。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點檢查貨物簽收人員的工作是否認真負責(zé)，是否按照規(guī)定流程進行簽收，貨物的驗收記錄是否完整準(zhǔn)確等。3.對于發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（二）考核辦法1.建立貨物簽收人員考核制度，對貨物簽收人員的工作表現(xiàn)進行定期考核?？己藘?nèi)容包括工作態(tài)度、工作質(zhì)量、工作效率等方面。2.考核結(jié)果與績效獎金、晉升等掛鉤。對于工作表現(xiàn)優(yōu)秀的貨物簽收人員，給予適當(dāng)?shù)莫剟?；對于?/p>