公務及接待管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司公務活動及接待工作，加強公司內(nèi)部管理，提升公司形象，確保公務活動高效、有序進行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在執(zhí)行公務活動及參與接待工作時的行為規(guī)范。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)、公司各項規(guī)章制度以及相關(guān)政策要求。2.節(jié)儉高效原則：以必要、節(jié)儉為前提，優(yōu)化公務活動流程，提高工作效率，降低行政成本。3.熱情周到原則：以熱情、友好、周到的態(tài)度接待來訪人員，展示公司良好形象。4.對等接待原則：根據(jù)來訪人員的身份和事由，安排相應規(guī)格的接待。二、公務活動管理（一）公務出行1.交通工具選擇根據(jù)公務活動的性質(zhì)、距離、緊急程度等因素合理選擇交通工具。優(yōu)先選擇公共交通出行，減少不必要的公務用車。確需使用公務車輛的，應提前填寫《公務用車申請表》，經(jīng)部門負責人審核，報分管領(lǐng)導審批后，交綜合管理部門統(tǒng)一安排車輛。2.車輛使用規(guī)范駕駛員應嚴格遵守交通規(guī)則，確保行車安全。定期對車輛進行維護保養(yǎng)，保持車輛整潔。乘車人員應文明乘車，愛護車內(nèi)設(shè)施。嚴禁在車內(nèi)吸煙、飲食、亂扔垃圾等行為。公務車輛實行定點維修、定點加油制度。維修車輛應提前填寫《車輛維修申請表》，經(jīng)審批后到指定維修廠維修。加油時應使用公司指定的加油卡，憑加油發(fā)票報銷。（二）公務出差1.出差審批員工因公務需要出差，應提前填寫《出差申請表》，詳細注明出差事由、目的地、預計出差時間等信息，經(jīng)部門負責人審核，報分管領(lǐng)導審批。如因緊急情況無法提前申請，應在出差前通過電話等方式向分管領(lǐng)導說明情況，并在出差返回后及時補辦審批手續(xù)。2.出差費用標準住宿標準：根據(jù)不同地區(qū)和職級確定相應的住宿標準，具體標準參照公司財務制度執(zhí)行。交通費用：乘坐飛機、火車、輪船等交通工具應按照規(guī)定等級乘坐，特殊情況需乘坐高于規(guī)定等級交通工具的，應提前報經(jīng)分管領(lǐng)導批準。市內(nèi)交通費用憑有效票據(jù)實報實銷。餐飲補貼：按照出差自然（日歷）天數(shù)計算，給予相應的餐飲補貼，補貼標準參照公司財務制度執(zhí)行。3.出差報銷出差人員應在出差返回后[x]個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)。報銷時應提供真實、有效的票據(jù)，并按照公司財務制度的要求填寫報銷憑證。財務部門應嚴格審核出差費用報銷憑證，對不符合規(guī)定的費用不予報銷。（三）公務會議與培訓1.會議組織召開會議應提前制定會議計劃，明確會議主題、時間、地點、參會人員、議程等內(nèi)容。會議計劃應報分管領(lǐng)導審批。會議組織者應提前做好會議通知、資料準備、場地布置等工作，確保會議順利進行。2.會議紀律參會人員應按時參加會議，不得遲到、早退。如有特殊情況不能參加會議的，應提前向會議組織者請假。會議期間應關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意走動、交頭接耳、打瞌睡等，保持良好的會議秩序。3.培訓管理公司組織的培訓活動應提前制定培訓計劃，明確培訓目標、內(nèi)容、時間、地點、師資等信息。培訓計劃應報分管領(lǐng)導審批。參加培訓的人員應認真學習，積極參與培訓互動，按時完成培訓作業(yè)和考核。培訓結(jié)束后，應按照要求提交培訓總結(jié)和心得體會。三、接待管理（一）接待原則1.熱情友好：以熱情、友好的態(tài)度迎接來訪人員，主動問候，積極溝通，讓來訪人員感受到公司的溫暖和尊重。2.規(guī)范有序：接待工作應按照規(guī)定的流程和標準進行，確保接待工作有條不紊，不出現(xiàn)混亂和失誤。3.節(jié)儉適度：接待費用應嚴格控制在預算范圍內(nèi)，杜絕鋪張浪費。根據(jù)來訪人員的身份和接待規(guī)格，合理安排接待方式和標準。（二）接待分類1.上級領(lǐng)導來訪接待上級領(lǐng)導來公司檢查指導工作、調(diào)研考察等，由公司主要領(lǐng)導負責接待，相關(guān)部門負責人陪同。接待部門應提前了解上級領(lǐng)導的行程安排、工作要求等信息，制定詳細的接待方案，報公司主要領(lǐng)導審批。接待方案應包括接待人員安排、活動日程安排、匯報材料準備、食宿安排等內(nèi)容。接待過程中應嚴格按照接待方案執(zhí)行，確保接待工作順利進行。2.兄弟單位來訪接待兄弟單位來公司交流合作、學習考察等，由對口部門負責接待，相關(guān)部門配合。接待部門應提前與來訪單位溝通聯(lián)系，了解來訪人員的身份、人數(shù)、行程等信息，制定接待方案，報分管領(lǐng)導審批。接待方案應根據(jù)來訪單位的實際情況和交流合作的內(nèi)容，合理安排接待活動，如參觀公司展廳、會議室交流、工作餐等。接待過程中應注重交流互動，展示公司的優(yōu)勢和特色，促進雙方合作發(fā)展。3.客戶來訪接待客戶來公司洽談業(yè)務、參觀考察等，由業(yè)務部門負責接待，相關(guān)部門配合。接待部門應提前與客戶溝通聯(lián)系，了解客戶的需求和關(guān)注點，制定接待方案，報分管領(lǐng)導審批。接待方案應根據(jù)客戶的重要程度和業(yè)務需求，合理安排接待活動，如商務洽談、參觀生產(chǎn)基地、產(chǎn)品演示、宴請等。接待過程中應注重商務禮儀，展示公司的專業(yè)形象和服務水平，爭取客戶合作機會。（三）接待流程1.接待準備接到接待任務后，接待部門應及時與來訪人員取得聯(lián)系，了解來訪人員的基本情況、行程安排、來訪目的等信息。根據(jù)來訪人員的情況，制定接待方案，明確接待人員、活動日程、接待標準等內(nèi)容。接待方案應報分管領(lǐng)導審批后實施。按照接待方案，做好各項準備工作，如安排食宿、車輛接送、會議室布置、資料準備等。2.迎接引導按照約定的時間和地點，安排接待人員提前到達迎接來訪人員。接待人員應佩戴工作牌，保持良好的形象和精神狀態(tài)。來訪人員到達后，接待人員應主動上前迎接，熱情問候，自我介紹，并引導來訪人員前往接待地點。在引導過程中，接待人員應介紹公司的基本情況、主要業(yè)務等信息，讓來訪人員對公司有初步的了解。3.會議安排根據(jù)來訪目的和議程安排，組織召開會議。會議前應做好會議室布置、資料準備等工作。會議過程中，應安排專人做好會議記錄，確保會議內(nèi)容準確、完整。會議結(jié)束后，應及時整理會議紀要，報相關(guān)領(lǐng)導審閱。4.參觀考察根據(jù)來訪人員的需求和公司實際情況，安排參觀考察活動。參觀考察前應制定詳細的參觀路線和講解內(nèi)容，確保參觀考察活動有序進行。參觀考察過程中，應安排專業(yè)人員進行講解，介紹公司的發(fā)展歷程、企業(yè)文化、產(chǎn)品優(yōu)勢等信息。同時，應注意安全管理，確保來訪人員的人身安全。5.用餐安排根據(jù)接待標準和來訪人員的口味，合理安排用餐地點和菜品。用餐過程中應注重餐飲禮儀，文明用餐。嚴格控制用餐費用，杜絕鋪張浪費。用餐結(jié)束后，應及時結(jié)算費用，并索取發(fā)票。6.送客安排根據(jù)來訪人員的行程安排，提前安排車輛和人員做好送客準備。送客時，接待人員應將來訪人員送到指定地點，熱情道別，并表示歡迎再次來訪。來訪人員離開后，接待部門應及時對接待工作進行總結(jié)，整理相關(guān)資料，歸檔保存。（四）接待標準1.住宿標準根據(jù)來訪人員的身份和接待規(guī)格，確定相應的住宿標準。一般情況下，上級領(lǐng)導、重要客戶等可安排入住公司指定的星級酒店；兄弟單位來訪人員可安排入住公司協(xié)議酒店或快捷酒店；普通客戶來訪人員可根據(jù)實際情況安排合適的住宿。住宿費用應嚴格控制在預算范圍內(nèi)，不得超標準安排。2.用餐標準用餐標準應根據(jù)來訪人員的身份和接待規(guī)格確定。上級領(lǐng)導、重要客戶等可安排在公司內(nèi)部餐廳或高檔酒店用餐；兄弟單位來訪人員可安排在公司內(nèi)部餐廳或中等檔次酒店用餐；普通客戶來訪人員可根據(jù)實際情況安排合適的用餐地點。用餐應注重菜品質(zhì)量和口味，合理搭配，不得鋪張浪費。用餐費用應嚴格控制在預算范圍內(nèi)，不得超標準報銷。3.交通標準根據(jù)來訪人員的身份和接待規(guī)格，合理安排交通接送。上級領(lǐng)導、重要客戶等可安排專車接送；兄弟單位來訪人員可根據(jù)實際情況安排車輛接送或乘坐公共交通工具；普通客戶來訪人員可根據(jù)實際情況提供必要的交通便利。交通費用應嚴格控制在預算范圍內(nèi)，不得超標準報銷。四、接待費用管理（一）預算管理1.每年年初，各部門應根據(jù)當年的業(yè)務發(fā)展計劃和接待任務安排，編制接待費用預算，報綜合管理部門匯總。2.綜合管理部門對各部門的接待費用預算進行審核后，報公司領(lǐng)導審批。審批通過后的接待費用預算作為年度接待費用控制的依據(jù)。（二）報銷管理1.接待費用報銷應嚴格按照公司財務制度的要求進行，提供真實、有效的票據(jù)，并填寫報銷憑證。2.報銷憑證應注明接待事由、接待時間、接待人員、接待費用明細等信息，并經(jīng)接待部門負責人、分管領(lǐng)導簽字確認。3.財務部門應嚴格審核接待費用報銷憑證，對不符合規(guī)定的費用不予報銷。（三）審計監(jiān)督1.公司審計部門定期對接待費用的使用情況進行審計監(jiān)督，檢查接待費用是否符合預算規(guī)定、報銷手續(xù)是否齊全等。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應及時提出整改意見，督促相關(guān)部門進行整改。對違反規(guī)定的行為，應按照公司有關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理。五、禮品管理（一）禮品贈送原則1.必要性原則：禮品贈送應根據(jù)實際情況，確有必要時方可進行。不得隨意贈送禮品。2.適度原則：禮品價值應與接待規(guī)格、業(yè)務往來等相適應，不得過度贈送禮品。3.合規(guī)性原則：禮品贈送應符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，不得贈送違反法律法規(guī)或公司規(guī)定的禮品。（二）禮品選擇與購買1.禮品選擇應注重實用性、文化性和紀念性，能夠體現(xiàn)公司的特色和形象。一般可選擇具有地方特色的工藝品、辦公用品、書籍等作為禮品。2.禮品購買應通過公司指定的渠道進行，確保禮品質(zhì)量和價格合理。購買禮品時應索取發(fā)票，并按照公司財務制度的要求進行報銷。（三）禮品贈送流程1.如需贈送禮品，接待部門應提前填寫《禮品贈送申請表》，注明禮