公司聯(lián)系函管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司聯(lián)系函的管理，確保公司內(nèi)外部溝通的及時、準確、高效，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門之間、公司與外部單位（包括但不限于客戶、供應商、合作伙伴、政府部門等）之間往來聯(lián)系函的管理。（三）定義1.聯(lián)系函：指公司內(nèi)部各部門之間或公司與外部單位之間就工作事項、業(yè)務合作、信息溝通等方面所發(fā)出的書面函件，包括但不限于公函、便函、通知函、催辦函、答復函等。二、聯(lián)系函的分類及格式（一）分類1.內(nèi)部聯(lián)系函：用于公司內(nèi)部各部門之間的工作溝通、協(xié)調(diào)、協(xié)作等事項。2.外部聯(lián)系函：用于公司與外部單位之間的業(yè)務往來、信息交流、合作洽談等事項。（二）格式1.應準確概括聯(lián)系函的主要內(nèi)容，一般采用"關(guān)于[具體事項]的聯(lián)系函"的格式。2.編號：為便于聯(lián)系函的管理和查詢，每一份聯(lián)系函都應編制唯一的編號。編號規(guī)則可設定為：年份+部門代碼+流水號，例如：2023HR001，表示2023年人力資源部發(fā)出的第1份聯(lián)系函。3.主送單位：填寫聯(lián)系函的接收單位或個人的全稱。4.正文：詳細闡述聯(lián)系事項的背景、目的、具體內(nèi)容、要求及相關(guān)說明等。應語言簡潔、表達清晰、邏輯嚴謹，避免使用模糊、歧義或容易引起誤解的詞匯和語句。5.附件：如有相關(guān)附件，應在正文后注明附件名稱及數(shù)量，并在聯(lián)系函中明確提及附件的作用和查閱方式。附件應與正文內(nèi)容緊密相關(guān)，且格式規(guī)范、內(nèi)容完整、清晰可讀。6.落款：注明發(fā)函單位的全稱，并加蓋公章。如有需要，還應注明發(fā)函日期、發(fā)函人姓名及聯(lián)系方式。三、聯(lián)系函的起草與審核（一）起草1.各部門負責根據(jù)工作需要起草聯(lián)系函。聯(lián)系函起草人應確保函件內(nèi)容真實、準確、完整，符合公司政策和法律法規(guī)要求，并對函件的內(nèi)容和后果負責。2.起草內(nèi)部聯(lián)系函時，應明確函件的發(fā)送對象、主題、目的、具體事項及要求等，并與相關(guān)部門或人員進行充分溝通，確保函件內(nèi)容能夠得到有效執(zhí)行和反饋。3.起草外部聯(lián)系函時，應考慮對方的需求和利益，注意語言表達的禮貌、得體，避免使用生硬、冒犯性的言辭。同時，要對函件內(nèi)容進行嚴格審核，確保不會給公司帶來法律風險或不良影響。（二）審核1.聯(lián)系函起草完成后，應按照公司內(nèi)部審批流程進行審核。一般情況下，內(nèi)部聯(lián)系函由部門負責人審核；涉及多個部門或重要事項的內(nèi)部聯(lián)系函，需經(jīng)分管領導審核；外部聯(lián)系函則需經(jīng)部門負責人、法務部門（如有必要）、分管領導審核，重大事項的外部聯(lián)系函還需報總經(jīng)理審批。2.審核人員應認真審查聯(lián)系函的內(nèi)容是否符合公司政策和法律法規(guī)要求，表述是否清晰準確，格式是否規(guī)范，附件是否齊全等。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時與起草人溝通并提出修改意見，起草人應根據(jù)審核意見進行修改完善，直至審核通過。四、聯(lián)系函的發(fā)送與接收（一）發(fā)送1.審核通過的聯(lián)系函，由專人負責按照規(guī)定的格式進行打印、蓋章，并及時發(fā)送給接收單位或個人。2.發(fā)送方式可根據(jù)實際情況選擇郵寄、專人送達、電子郵件等。對于重要的、緊急的聯(lián)系函，應優(yōu)先采用專人送達或郵寄的方式，并確保函件能夠安全、及時地送達對方。同時，要保留好發(fā)送憑證，如快遞單號、郵件發(fā)送記錄等，以備查詢。3.在發(fā)送外部聯(lián)系函時，應注意了解對方的收件信息是否準確無誤，如收件人姓名、地址、聯(lián)系方式等。如有變更，應及時與對方溝通確認，并確保函件能夠準確送達。（二）接收1.公司設立專門的聯(lián)系函接收渠道，明確接收人及接收方式。對于通過郵寄或?qū)Ｈ怂瓦_的聯(lián)系函，接收人應及時簽收，并在規(guī)定時間內(nèi)將函件轉(zhuǎn)交給相關(guān)部門或人員。2.對于通過電子郵件發(fā)送的聯(lián)系函，接收人應定期查看郵箱，及時下載并打印函件。同時，要對收到的電子郵件進行妥善管理，確保郵件內(nèi)容不被泄露或丟失。3.接收人收到聯(lián)系函后，應認真核對函件內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)函件內(nèi)容不完整、格式錯誤、有涂改痕跡等問題，應及時與發(fā)函單位聯(lián)系溝通，要求對方重新發(fā)送。五、聯(lián)系函的處理與反饋（一）處理1.各部門收到聯(lián)系函后，應根據(jù)函件內(nèi)容及時進行處理。對于需要回復的聯(lián)系函，應在規(guī)定的時間內(nèi)予以回復；對于需要落實的事項，應明確責任人和時間節(jié)點，確保事項得到有效執(zhí)行。2.在處理聯(lián)系函過程中，如涉及多個部門或需要協(xié)調(diào)其他部門共同完成的事項，相關(guān)部門應積極配合，相互溝通協(xié)作，共同推進工作的順利開展。3.對于重要的聯(lián)系函或涉及公司重大利益的事項，處理過程中應及時向上級領導匯報進展情況，確保領導能夠及時掌握相關(guān)信息，并給予必要的指導和支持。（二）反饋1.對于需要回復的聯(lián)系函，回復部門應按照規(guī)定的格式和要求起草回復函，并經(jīng)審核后及時發(fā)送給發(fā)函單位?；貜秃瘧槍υ膬?nèi)容進行逐一回應，明確表明公司的態(tài)度和處理意見，并確?；貜蛢?nèi)容準確、清晰、合理。2.在回復外部聯(lián)系函時，還應注意維護公司的形象和利益，避免因不當回復給公司帶來負面影響。對于重要的回復函，可先提交法務部門進行審核，確保回復內(nèi)容符合法律法規(guī)要求。3.對于聯(lián)系函中提出的事項，在處理完成后，應及時向發(fā)函單位反饋處理結(jié)果。反饋方式可采用書面回復、電話溝通、當面匯報等多種形式，確保發(fā)函單位能夠及時了解事項的進展情況和最終處理結(jié)果。六、聯(lián)系函的存檔與保管（一）存檔1.公司建立聯(lián)系函存檔制度，對所有往來的聯(lián)系函進行統(tǒng)一存檔管理。存檔的聯(lián)系函應包括紙質(zhì)原件和電子文檔，確保檔案資料的完整性和可查性。2.聯(lián)系函的存檔應按照編號順序進行分類整理，并存放在專門的檔案柜或電子存儲設備中。同時，應建立詳細的檔案目錄，便于快速查找和檢索。3.對于涉及公司重要業(yè)務、重大決策、法律糾紛等方面的聯(lián)系函，應進行長期存檔保管，以備后續(xù)查閱和參考。（二）保管1.檔案管理人員應負責聯(lián)系函的日常保管工作，確保檔案資料的安全、完整。定期對檔案進行檢查、清理和維護，防止檔案資料出現(xiàn)損壞、丟失等情況。2.嚴格限制無關(guān)人員對聯(lián)系函檔案的查閱權(quán)限。因工作需要查閱檔案的，應按照公司內(nèi)部檔案查閱規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)批準后方可查閱。查閱過程中，應嚴格遵守檔案查閱紀律，不得擅自涂改、抽取、復制檔案資料。3.如需對聯(lián)系函檔案進行借閱，應按照公司內(nèi)部檔案借閱規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并明確借閱期限和歸還時間。借閱人應妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。借閱期滿后，應及時歸還檔案資料，檔案管理人員應對歸還的檔案進行認真核對，確保檔案資料無缺失、損壞等情況。七、聯(lián)系函的保密管理（一）保密原則公司往來聯(lián)系函中涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、公司機密等信息，應嚴格按照公司保密制度進行管理，確保信息不被泄露。（二）保密措施1.起草、審核、發(fā)送、接收、處理聯(lián)系函的相關(guān)人員，應嚴格遵守公司保密制度，對函件內(nèi)容予以保密。不得將函件內(nèi)容透露給無關(guān)人員，不得擅自傳播、擴散函件中的敏感信息。2.在聯(lián)系函的起草、打印、蓋章、傳遞等過程中，應采取必要的保密措施，防止函件內(nèi)容被竊取或泄露。例如，對于涉及敏感信息的函件，應在專門的辦公區(qū)域內(nèi)進行處理，使用加密的電子存儲設備存儲相關(guān)資料，對打印設備進行定期檢查和維護等。3.對于因工作需要接觸聯(lián)系函中保密信息的人員，應與其簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務和責任。如因違反保密規(guī)定給公司造成損失的，應依法追究其法律責任。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.公司設立專門的監(jiān)督小組，定期對聯(lián)系函的管理情況進行檢查和監(jiān)督。監(jiān)督小組應由公司高層管理人員、法務部門人員、行政部門人員等組成，負責對聯(lián)系函的起草、審核、發(fā)送、接收、處理、反饋、存檔等各個環(huán)節(jié)進行全面監(jiān)督。2.監(jiān)督小組應通過查閱檔案資料、實地走訪、問卷調(diào)查等方式，了解聯(lián)系函管理工作的實際情況，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題和不足，并提出改進意見和建議。3.對于違反本制度規(guī)定的行為，監(jiān)督小組應及時進行調(diào)查核實，并按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。（二）考核1.將聯(lián)系函管理工作納入公司績效考核體系，對各部門及相關(guān)人員在聯(lián)系函管理方面的工作表現(xiàn)進行考核評價。考核指標可包括聯(lián)系函的起草質(zhì)量、審核效率、發(fā)送及時性、回復準確性、處理