證章保管使用管理制度?一、總則（一）目的為加強公司證章的保管和使用管理，維護公司的正常運營秩序，保障公司及員工的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有證章的保管、使用、制作、更換、收繳、銷毀等相關事宜，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務專用章、法人章、部門章、員工個人章以及各類資質證書、榮譽證書等。（三）基本原則1.專人負責原則：各類證章必須指定專人負責保管，明確保管責任，確保證章安全。2.規(guī)范使用原則：證章的使用必須嚴格按照規(guī)定的程序和權限進行，不得擅自擴大使用范圍或違規(guī)使用。3.安全保密原則：加強證章保管過程中的安全防范措施，嚴格保密證章的存放地點、使用情況等信息，防止證章被盜用、冒用或遺失。二、證章的種類及用途（一）公司公章1.用途：代表公司對外行使權力，具有最高法律效力。用于各類重要文件、合同、協(xié)議、證明、信函等的簽署，以及公司對外的重要業(yè)務往來、法律事務處理等。2.使用范圍示例以公司名義簽訂的各類經(jīng)濟合同、合作協(xié)議等。公司向政府部門、上級單位報送的重要文件、報告等。用于證明公司身份、資質、業(yè)績等的對外文件和信函。（二）合同專用章1.用途：專門用于簽訂公司各類合同，明確合同雙方的權利和義務，具有特定的法律效力。2.使用范圍示例各類買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同等。與合作單位簽訂的合作意向書、合作框架協(xié)議等涉及合同性質的文件。（三）財務專用章1.用途：用于公司財務結算、票據(jù)開具、資金收付等財務相關業(yè)務，是公司財務管理的重要印鑒。2.使用范圍示例各類發(fā)票、收據(jù)的開具。銀行賬戶的收支結算業(yè)務，如支票、匯票的簽發(fā)等。財務報表、財務審計報告等財務文件的蓋章確認。（四）法人章1.用途：代表公司法定代表人行使職權，主要用于特定的財務事項和法律文件簽署，與財務專用章配合使用，增強財務票據(jù)的安全性和有效性。2.使用范圍示例在銀行預留印鑒中作為法定代表人的印鑒，用于銀行賬戶的重要資金操作。某些需要法定代表人簽字確認的重要合同、文件等，在法定代表人無法親自簽字時，可加蓋法人章。（五）部門章1.用途：各部門根據(jù)工作需要設立的章，主要用于部門內(nèi)部的文件往來、工作聯(lián)系、業(yè)務報表等，代表部門行使一定的管理職能。2.使用范圍示例部門內(nèi)部的通知、公告、工作計劃、工作總結等文件的蓋章。與其他部門之間的業(yè)務溝通函件、工作協(xié)調(diào)文件等。部門負責的專項工作報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等的確認蓋章。（六）員工個人章1.用途：員工個人在特定工作場景下使用的章，如財務報銷憑證、文件簽收確認等，用于明確個人責任和授權。2.使用范圍示例員工個人在財務報銷單上的簽字確認。某些需要個人簽字的文件、資料，在員工本人無法親自簽字時，可加蓋個人章。工作文件、資料的個人簽收確認。（七）資質證書、榮譽證書1.用途：資質證書是公司具備從事特定業(yè)務或行業(yè)活動資格的證明文件，榮譽證書是公司獲得的各類榮譽的證明。它們在公司參與市場競爭、業(yè)務拓展、對外宣傳等方面具有重要作用。2.使用范圍示例在公司參與項目投標、業(yè)務合作洽談時，作為公司資質和信譽的證明文件出示。用于公司對外宣傳資料、網(wǎng)站展示、宣傳冊等，提升公司形象和知名度。在相關政府部門、行業(yè)協(xié)會組織的活動中，作為公司榮譽的體現(xiàn)進行展示。三、證章的保管（一）保管人員的確定1.公司公章由總經(jīng)理辦公室指定專人保管，原則上為總經(jīng)理辦公室主任或其授權的人員。2.合同專用章由法務部門指定專人保管，或由法務部門與相關業(yè)務部門共同確定保管人員。3.財務專用章和法人章由財務部門指定專人保管，且必須分開保管，不得由同一人兼任。4.部門章由各部門負責人指定專人保管，并報總經(jīng)理辦公室備案。5.員工個人章由員工本人妥善保管，如有特殊情況需要委托他人保管，必須經(jīng)所在部門負責人批準，并報總經(jīng)理辦公室備案。（二）保管要求1.存放安全各類證章必須存放在安全可靠的地方，如專門的保險柜、文件柜等，并確保存放地點具備防火、防盜、防潮、防蟲等條件。存放證章的保險柜、文件柜應設置密碼鎖或鑰匙鎖，并定期更換密碼或鑰匙，確保安全。2.保管記錄保管人員應建立證章保管臺賬，詳細記錄證章的名稱、編號、領取時間、保管人、使用情況等信息，做到賬實相符。每次證章使用后，保管人員應及時在臺賬上登記使用日期、使用人、使用事由、歸還時間等內(nèi)容，確保使用記錄清晰、準確。3.定期檢查保管人員應定期對證章進行檢查，確保證章完好無損、字跡清晰。如發(fā)現(xiàn)證章有損壞、遺失等情況，應及時報告上級領導，并采取相應的措施進行處理。公司應定期對證章保管情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括保管制度的執(zhí)行情況、保管人員的工作情況、證章的存放安全等，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（三）保管人員職責1.嚴格遵守證章保管制度，妥善保管證章，確保證章安全。2.按照規(guī)定的程序和權限使用證章，對每一次證章的使用進行認真登記和審核，不得擅自使用證章。3.定期向公司領導匯報證章保管情況，接受公司的監(jiān)督檢查。4.如發(fā)現(xiàn)證章被盜用、冒用或遺失等情況，應立即采取措施，并及時報告公司領導，配合公司進行調(diào)查和處理。四、證章的使用（一）使用申請1.填寫申請表：凡需要使用證章的部門或個人，必須填寫《證章使用申請表》，詳細說明使用證章的事由、使用時間、使用范圍、使用人等信息。2.審批流程一般事項的證章使用申請，由所在部門負責人審批，涉及重要事項、金額較大的合同等，需經(jīng)分管領導審批，重大事項還需總經(jīng)理審批。財務專用章和法人章的使用申請，除按照上述審批流程外，還需經(jīng)財務負責人審核簽字。資質證書、榮譽證書的使用申請，由相關業(yè)務部門負責人審批，如需對外出示，還需報總經(jīng)理辦公室備案。（二）使用登記1.證章保管人員在收到經(jīng)審批的《證章使用申請表》后，應認真核對申請表內(nèi)容，確認無誤后，按照規(guī)定的程序為申請人辦理證章使用手續(xù)。2.證章保管人員應在專門的《證章使用登記簿》上詳細記錄證章的使用情況，包括使用日期、使用人、使用事由、歸還時間等信息，并由使用人簽字確認。（三）使用要求1.專人使用：證章必須由申請表中指定的使用人親自使用，不得轉借他人。如因特殊情況需要委托他人使用，必須經(jīng)證章保管人員和批準使用證章的領導同意，并在《證章使用登記簿》上注明委托使用的情況。2.現(xiàn)場使用：證章原則上應在公司內(nèi)部使用，如因業(yè)務需要必須攜帶外出使用，須經(jīng)總經(jīng)理批準，并由保管人員陪同前往，確保證章安全。3.規(guī)范使用：證章使用人應嚴格按照批準的使用范圍和用途使用證章，不得擅自更改使用內(nèi)容或擴大使用范圍。使用證章時，應確保證章清晰、端正地加蓋在文件、合同等指定位置，不得模糊、重疊或加蓋在無關內(nèi)容上。（四）使用監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門或其他監(jiān)督部門有權對證章的使用情況進行定期或不定期的檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.任何部門和個人有權對證章使用過程中的違規(guī)行為進行舉報，公司將對舉報情況進行調(diào)查核實，對違規(guī)責任人依法依規(guī)進行處理。五、證章的制作、更換、收繳、銷毀（一）證章的制作1.申請流程：因工作需要制作新的證章，由相關部門或人員填寫《證章制作申請表》，詳細說明制作證章的名稱、用途、數(shù)量、設計要求等信息，并報公司領導審批。2.制作要求：證章的制作必須符合國家法律法規(guī)和公司規(guī)定的標準，保證證章的質量和安全性。制作單位應具備合法的資質，制作過程應嚴格保密，防止證章信息泄露。3.驗收交付：證章制作完成后，制作單位應及時將證章交付公司，并提供制作清單和相關證明文件。公司指定專人對證章進行驗收，檢查證章的外觀、尺寸、材質、字跡等是否符合要求，確認無誤后辦理簽收手續(xù)。（二）證章的更換1.更換原因：證章出現(xiàn)磨損、損壞、字跡不清等情況，或因公司名稱變更、業(yè)務調(diào)整等原因需要更換證章時，應及時辦理更換手續(xù)。2.更換流程：由證章保管人員填寫《證章更換申請表》，詳細說明更換證章的原因、原證章情況、新證章制作要求等信息，并報公司領導審批。審批通過后，按照證章制作流程制作新證章，并將原證章收繳銷毀。（三）證章的收繳1.收繳情形：員工離職、調(diào)崗、退休等原因不再需要使用證章時，應及時將證章上繳公司；證章保管人員發(fā)現(xiàn)證章被盜用、冒用或遺失等情況，應立即報告公司領導，并采取措施收繳被盜用、冒用的證章。2.收繳流程：員工或相關人員按照公司要求填寫《證章收繳申請表》，將證章交回公司。證章保管人員對收繳的證章進行核對、登記，并在《證章保管臺賬》上注明收繳情況。（四）證章的銷毀1.銷毀原因：因證章磨損、損壞、不再使用等原因需要銷毀證章時，應按照規(guī)定的程序進行銷毀處理，防止證章信息泄露。2.銷毀流程：由證章保管人員填寫《證章銷毀申請表》，詳細說明銷毀證章的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并報公司領導審批。審批通過后，公司指定專人負責監(jiān)督證章的銷毀過程，確保證章被徹底銷毀。銷毀完成后，應在《證章銷毀登記簿》上記錄銷毀情況，并由監(jiān)督人員簽字確認。六、罰則（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準擅自使用證章。2.超越批準范圍使用證章。3.轉借證章給他人使用。4.未按規(guī)定程序保管證章，導致證章被盜用、冒用或遺失。5.偽造、變造證章。6.在證章使用過程中故意隱瞞、虛報使用情況。（二）處罰措施1.對于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的員工，給予警告處分，并責令其立即改正違規(guī)行為。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的員工，給予記過、記大過、降職、撤職等處分，并根據(jù)造成的損失要求其承擔相應的