鉆井公司采購管理制度?總則1.目的為規(guī)范鉆井公司采購管理工作，確保采購活動的合規(guī)、高效、透明，滿足公司生產經(jīng)營需求，降低采購成本，提高經(jīng)濟效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于鉆井公司及所屬各部門、各項目部的采購活動，包括但不限于設備、材料、物資、服務等的采購。3.基本原則合規(guī)性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定。效益性原則：在保證質量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。公正性原則：采購過程應公平、公正、公開，杜絕不正當競爭和利益輸送。及時性原則：及時滿足公司生產經(jīng)營對物資和服務的需求，避免因采購延誤影響生產進度。采購管理職責分工1.采購管理部門職責采購計劃制定：根據(jù)公司生產經(jīng)營計劃，結合庫存情況，制定年度、季度、月度采購計劃。供應商管理：負責供應商的開發(fā)、評估、選擇、準入和日常管理，建立供應商檔案。采購合同簽訂：組織采購合同的起草、審核、簽訂和執(zhí)行跟蹤。采購成本控制：通過招標、詢價、談判等方式，降低采購成本，確保采購價格合理。采購風險管理：識別、評估和應對采購過程中的風險，保障采購活動的順利進行。2.需求部門職責采購需求提出：根據(jù)生產經(jīng)營需要，準確、及時地向采購管理部門提出采購需求，包括物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質量要求等。技術支持：為采購管理部門提供技術支持，協(xié)助評估采購物資的技術可行性和適用性。到貨驗收：負責對采購物資進行到貨驗收，確保物資符合質量要求和合同約定。3.財務部門職責資金保障：根據(jù)采購計劃和合同安排，保障采購資金的及時到位。采購資金審核：對采購合同、付款申請等進行財務審核，確保資金支付的合規(guī)性。成本核算：參與采購成本的核算和分析，提供財務數(shù)據(jù)支持。4.審計部門職責采購審計：對采購活動進行定期或不定期審計，監(jiān)督采購過程的合規(guī)性和效益性。問題整改跟蹤：對審計發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改情況。采購流程1.采購計劃編制需求收集：采購管理部門定期收集各需求部門的采購需求，結合庫存情況和生產經(jīng)營計劃，進行綜合分析。計劃制定：根據(jù)分析結果，制定年度、季度、月度采購計劃，明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預計采購時間等。計劃審批：采購計劃經(jīng)采購管理部門負責人審核后，報公司主管領導審批。2.供應商選擇與管理供應商開發(fā)：采購管理部門通過多種渠道收集供應商信息，對潛在供應商進行調查和評估，建立供應商資源庫。供應商評估：定期對供應商的產品質量、交貨期、價格、售后服務等進行評估，評估結果作為供應商選擇和調整的依據(jù)。供應商選擇：根據(jù)采購需求和供應商評估結果，選擇合適的供應商。對于重大采購項目，應采用招標、邀請招標等方式確定供應商。供應商準入：新供應商經(jīng)選擇確定后，需辦理準入手續(xù)，提交相關資質證明文件，簽訂供應商合作協(xié)議。供應商日常管理：采購管理部門定期與供應商溝通，了解供應情況，協(xié)調解決合作中出現(xiàn)的問題。對供應商進行動態(tài)管理，對不符合要求的供應商及時進行淘汰。3.采購實施采購方式選擇：根據(jù)采購物資的特點、金額大小、市場情況等因素，選擇合適的采購方式，包括招標采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。采購文件編制：對于招標采購、競爭性談判采購等，采購管理部門負責編制采購文件，明確采購要求、技術規(guī)格、評標標準、合同條款等。采購信息發(fā)布：通過公司內部網(wǎng)站、行業(yè)媒體、招標平臺等渠道發(fā)布采購信息，邀請潛在供應商參與投標或報價。投標/報價文件接收與評審：采購管理部門接收供應商的投標/報價文件，組織相關部門和人員進行評審，按照評審標準確定中標/成交供應商。采購合同簽訂：采購管理部門與中標/成交供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、付款方式等。4.采購合同執(zhí)行與監(jiān)控合同交底：采購管理部門將采購合同副本分發(fā)給需求部門、財務部門等相關部門，進行合同交底，確保各部門了解合同要求。交貨跟蹤：采購管理部門跟蹤供應商的交貨進度，及時與供應商溝通協(xié)調，確保物資按時、按質、按量交付。到貨驗收：需求部門按照合同約定和相關標準對采購物資進行到貨驗收，驗收合格后出具驗收報告。對于驗收不合格的物資，采購管理部門負責與供應商協(xié)商解決，包括退貨、換貨、補貨等。付款管理：財務部門根據(jù)采購合同和驗收報告，審核付款申請，按照公司資金管理規(guī)定及時支付貨款。5.采購后評價采購績效評估：采購管理部門定期對采購活動的績效進行評估，包括采購成本、采購質量、交貨期、供應商管理等方面。經(jīng)驗總結與改進：對采購過程中出現(xiàn)的問題進行分析總結，提出改進措施和建議，不斷完善采購管理制度和流程。采購預算管理1.預算編制采購管理部門根據(jù)采購計劃，結合市場價格走勢和歷史采購數(shù)據(jù)，編制采購預算草案。采購預算草案經(jīng)財務部門審核后，報公司主管領導審批。2.預算執(zhí)行采購活動應嚴格按照采購預算執(zhí)行，不得超預算采購。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照公司預算調整程序進行審批。3.預算監(jiān)控與分析財務部門定期對采購預算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)預算執(zhí)行中的偏差，并采取措施進行糾正。采購管理部門應配合財務部門做好預算監(jiān)控與分析工作，提供相關采購數(shù)據(jù)和信息。采購風險管理1.風險識別與評估采購管理部門對采購過程中可能面臨的風險進行識別，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、法律風險等。對識別出的風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度，確定風險等級。2.風險應對措施根據(jù)風險評估結果，制定相應的風險應對措施。對于市場風險，可通過市場調研、價格談判、套期保值等方式進行應對；對于供應商風險，加強供應商管理，建立備用供應商；對于質量風險，加強質量檢驗和驗收；對于合同風險，規(guī)范合同簽訂和執(zhí)行，加強合同審核；對于法律風險，加強法律意識，確保采購活動合法合規(guī)。3.風險監(jiān)控與預警采購管理部門對風險應對措施的執(zhí)行情況進行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)風險變化情況。建立風險預警機制，當風險指標達到預警值時，及時發(fā)出預警信號，采取相應的措施進行處理。采購信息化管理1.采購信息系統(tǒng)建設建立采購信息系統(tǒng)，實現(xiàn)采購計劃、供應商管理、采購執(zhí)行、合同管理、付款管理等采購業(yè)務的信息化管理。采購信息系統(tǒng)應與公司其他業(yè)務系統(tǒng)進行集成，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和業(yè)務協(xié)同。2.信息維護與更新采購管理部門負責采購信息系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的維護與更新，確保數(shù)據(jù)的準確性和及時性。定期對采購信息系統(tǒng)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.信息安全管理加強采購信息系統(tǒng)的安全管理，設置不同的用戶權限，確保信息的保密性、完整性和可用性。采取安全防護措施，防止信息泄露和系統(tǒng)遭受攻擊。采購檔案管理1.檔案收集與整理采購管理部門負責采購檔案的收集與整理，包括采購計劃、采購文件、投標/報價文件、采購合同、驗收報告、付款憑證等。采購檔案應按照類別和時間順序進行整理，確保檔案的完整性和規(guī)范性。2.檔案保管與借閱建立采購檔案保管制度，指定專人負責檔案保管，確保檔案的安全。因工作需要借閱采購檔案的，應辦理借閱手續(xù)，經(jīng)批準后在規(guī)定時間內歸還。3.檔案銷毀采購檔案保管期滿后，按照公司檔案銷毀規(guī)定進行銷毀，確保檔案信息的安全。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查審計部門定期對采購活動進行監(jiān)督檢查，檢查采購過程的合規(guī)性、采購結果的效益性等。采購管理部門應配合審計部門的監(jiān)督檢查工作，提供相關資料和信息。2.考核評價建立采購工作考核評價機制，對采購管理部門和相關人員的采購工