韓束公司采購管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)韓束公司采購工作的管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作高效、有序進(jìn)行，降低采購成本，保證所采購物資和服務(wù)的質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于韓束公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的所有采購活動，包括但不限于原材料采購、辦公用品采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.效益原則：在保證物資和服務(wù)質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應(yīng)公平、公正地對待所有供應(yīng)商，確保競爭機(jī)會均等。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購物資和服務(wù)符合公司要求。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門設(shè)置韓束公司設(shè)立專門的采購部門，負(fù)責(zé)公司各類物資和服務(wù)的采購工作。采購部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，可進(jìn)一步細(xì)分采購小組，如原材料采購小組、辦公用品采購小組等，以提高采購工作的專業(yè)性和效率。（二）采購部門職責(zé)1.制定采購計(jì)劃：根據(jù)公司年度經(jīng)營計(jì)劃和各部門需求預(yù)測，編制年度、季度和月度采購計(jì)劃。2.供應(yīng)商管理：開發(fā)、評估、選擇和管理供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價。3.采購執(zhí)行：按照采購計(jì)劃和審批流程，組織實(shí)施采購活動，與供應(yīng)商簽訂采購合同，跟蹤采購訂單執(zhí)行情況。4.采購成本控制：通過市場調(diào)研、談判、招標(biāo)等方式，降低采購成本，確保采購價格合理。5.質(zhì)量控制：參與采購物資和服務(wù)的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，確保所采購產(chǎn)品符合質(zhì)量要求。6.合同管理：負(fù)責(zé)采購合同的起草、審核、簽訂、履行、變更和終止等工作，妥善保管采購合同檔案。7.信息管理：收集、整理和分析采購相關(guān)信息，為公司決策提供支持。（三）其他部門職責(zé)1.需求部門：負(fù)責(zé)提出物資和服務(wù)的采購需求，提供詳細(xì)的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求，并配合采購部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂和驗(yàn)收等工作。2.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、采購合同付款條款，監(jiān)督采購資金的支付，參與采購成本分析和控制。3.質(zhì)量部門：負(fù)責(zé)對采購物資和服務(wù)進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收，出具質(zhì)量檢驗(yàn)報告，對不合格產(chǎn)品提出處理意見。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門填寫采購申請表：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預(yù)算金額等信息，并附上相關(guān)技術(shù)文件或規(guī)格要求。2.部門負(fù)責(zé)人審核：需求部門負(fù)責(zé)人對采購申請表進(jìn)行審核，確認(rèn)采購需求的合理性和必要性，簽字后提交給采購部門。（二）采購審批1.采購部門初審：采購部門收到采購申請表后，對采購需求進(jìn)行初步審核，核實(shí)采購信息的完整性和準(zhǔn)確性，評估采購的緊急程度和重要性。2.財務(wù)部門審核預(yù)算：財務(wù)部門對采購預(yù)算進(jìn)行審核，確保采購金額在預(yù)算范圍內(nèi)，如有超出預(yù)算的情況，需按公司預(yù)算調(diào)整流程進(jìn)行審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)采購金額大小和重要程度，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，采購部門方可開展采購活動。（三）采購實(shí)施1.制定采購方案：采購部門根據(jù)采購申請表和審批意見，制定采購方案，明確采購方式（如招標(biāo)、詢價、談判等）、采購時間安排、供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)等。2.選擇供應(yīng)商：供應(yīng)商篩選：采購人員通過多種渠道（如供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫、行業(yè)推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索等）收集潛在供應(yīng)商信息，按照供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行篩選，確定入圍供應(yīng)商名單。供應(yīng)商評估：對入圍供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或問卷調(diào)查，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、信譽(yù)狀況、價格水平等方面，形成供應(yīng)商評估報告。確定供應(yīng)商：根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，選擇最合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。3.采購談判：采購人員與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，就采購價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，爭取最有利的采購條件。談判過程中，采購人員應(yīng)做好談判記錄。4.簽訂采購合同：談判達(dá)成一致后，采購人員起草采購合同，經(jīng)法務(wù)部門審核后，與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。（四）采購驗(yàn)收1.到貨通知：采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，在物資或服務(wù)預(yù)計(jì)到貨前通知需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。2.驗(yàn)收準(zhǔn)備：需求部門組織相關(guān)人員（如質(zhì)量檢驗(yàn)人員、技術(shù)人員等）成立驗(yàn)收小組，制定驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法。3.驗(yàn)收實(shí)施：物資或服務(wù)到貨后，驗(yàn)收小組按照驗(yàn)收方案進(jìn)行驗(yàn)收，包括數(shù)量清點(diǎn)、質(zhì)量檢驗(yàn)、規(guī)格型號核對等。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收小組出具驗(yàn)收報告；如發(fā)現(xiàn)不合格產(chǎn)品，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商處理，并做好記錄。（五）采購付款1.發(fā)票審核：采購部門收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，對發(fā)票的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，確保發(fā)票信息與采購合同一致。2.付款申請：采購部門根據(jù)驗(yàn)收報告和采購合同，填寫付款申請表，附上發(fā)票、驗(yàn)收報告等相關(guān)憑證，提交給財務(wù)部門。3.財務(wù)審核與付款：財務(wù)部門對付款申請表進(jìn)行審核，核對采購金額、付款方式、付款期限等信息，審核無誤后，按照公司財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。四、采購方式（一）招標(biāo)采購1.適用范圍：適用于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的采購項(xiàng)目，如大型設(shè)備采購、原材料集中采購等。2.招標(biāo)程序：編制招標(biāo)文件：采購部門根據(jù)采購需求編制招標(biāo)文件，明確招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。發(fā)布招標(biāo)公告：通過公司官網(wǎng)、招標(biāo)平臺、行業(yè)媒體等渠道發(fā)布招標(biāo)公告，邀請潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)。發(fā)售招標(biāo)文件：向購買招標(biāo)文件的潛在供應(yīng)商收取費(fèi)用，并提供招標(biāo)文件。開標(biāo)：在規(guī)定的時間和地點(diǎn)公開開標(biāo)，宣讀投標(biāo)人的投標(biāo)報價、投標(biāo)文件的主要內(nèi)容等。評標(biāo)：組織評標(biāo)委員會對投標(biāo)文件進(jìn)行評審，按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)評選出中標(biāo)候選人。定標(biāo)：根據(jù)評標(biāo)結(jié)果，確定中標(biāo)供應(yīng)商，并向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書。（二）詢價采購1.適用范圍：適用于采購金額較小、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、市場貨源充足的采購項(xiàng)目，如辦公用品、通用設(shè)備等。2.詢價程序：選擇詢價供應(yīng)商：采購人員從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫或市場上選擇若干家潛在供應(yīng)商，向其發(fā)出詢價函。供應(yīng)商報價：供應(yīng)商在規(guī)定的時間內(nèi)回復(fù)詢價函，報出產(chǎn)品價格、交貨期、售后服務(wù)等條款。比較與選擇：采購人員對各供應(yīng)商的報價進(jìn)行比較分析，選擇報價合理、交貨期短、售后服務(wù)好的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。簽訂采購合同：與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。（三）談判采購1.適用范圍：適用于采購項(xiàng)目具有特殊性、技術(shù)復(fù)雜或供應(yīng)商數(shù)量有限等情況，如定制化設(shè)備采購、技術(shù)服務(wù)采購等。2.談判程序：確定談判供應(yīng)商：采購人員根據(jù)采購需求，選擇少數(shù)幾家具備資格的供應(yīng)商進(jìn)行談判。談判準(zhǔn)備：采購人員收集談判所需的資料，包括采購項(xiàng)目的背景、技術(shù)要求、市場價格等，制定談判策略和方案。談判過程：與供應(yīng)商進(jìn)行面對面的談判，就采購價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，爭取達(dá)成雙方都能接受的協(xié)議。簽訂采購合同：談判達(dá)成一致后，簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.適用范圍：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購、發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購、必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求等情況。2.單一來源采購程序：提出申請：采購部門填寫單一來源采購申請表，詳細(xì)說明采用單一來源采購方式的原因和必要性，并附上相關(guān)證明材料。審批：按照公司審批流程，報分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批。采購實(shí)施：與唯一供應(yīng)商進(jìn)行談判，簽訂采購合同。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.市場調(diào)研：采購部門定期開展市場調(diào)研，了解行業(yè)動態(tài)、供應(yīng)商情況等信息，收集潛在供應(yīng)商資料。2.供應(yīng)商推薦：鼓勵公司內(nèi)部員工、客戶、合作伙伴等推薦優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。3.供應(yīng)商篩選與評估：對收集到的潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，符合基本條件的供應(yīng)商進(jìn)入評估環(huán)節(jié)。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價格水平、信譽(yù)狀況、售后服務(wù)等方面。（二）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.提交申請資料：供應(yīng)商向采購部門提交供應(yīng)商準(zhǔn)入申請資料，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書、業(yè)績證明等。2.審核與實(shí)地考察：采購部門對供應(yīng)商申請資料進(jìn)行審核，并組織實(shí)地考察。實(shí)地考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場、質(zhì)量管理體系、倉儲物流等方面。3.準(zhǔn)入審批：經(jīng)采購部門審核和實(shí)地考察合格的供應(yīng)商，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，納入公司供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，成為合格供應(yīng)商。（三）供應(yīng)商考核1.建立考核指標(biāo)體系：采購部門制定供應(yīng)商考核指標(biāo)體系，包括質(zhì)量、交貨期、價格、服務(wù)等方面的指標(biāo)。2.定期考核：采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核周期可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)定為季度或年度?？己朔绞桨〝?shù)據(jù)分析、現(xiàn)場檢查、客戶反饋等。3.考核結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作、增加采購量等獎勵；對于考核不合格的供應(yīng)商，要求其限期整改，如整改仍不合格，取消其供應(yīng)商資格。（四）供應(yīng)商淘汰1.淘汰情形：存在以下情形之一的供應(yīng)商，予以淘汰：提供的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量嚴(yán)重不合格，給公司造成重大損失的。多次不能按時交貨，影響公司生產(chǎn)經(jīng)營的。商業(yè)信譽(yù)差，存在欺詐、違約等行為的?？己私Y(jié)果連續(xù)不合格且整改無效的。2.淘汰程序：采購部門提出供應(yīng)商淘汰申請，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，將淘汰供應(yīng)商信息從公司供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中刪除，并通知相關(guān)部門停止與該供應(yīng)商的合作。六、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.市場風(fēng)險：市場價格波動、供應(yīng)短缺等可能導(dǎo)致采購成本增加或物資供應(yīng)中斷。2.質(zhì)量風(fēng)險：供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量不符合要求，可能影響公司產(chǎn)品質(zhì)量和生產(chǎn)經(jīng)營。3.合同風(fēng)險：采購合同條款不明確、不合理，可能導(dǎo)致合同糾紛和經(jīng)濟(jì)損失。4.供應(yīng)商風(fēng)險：供應(yīng)商破產(chǎn)、倒閉、違約等可能導(dǎo)致采購訂單無法執(zhí)行。（二）風(fēng)險評估1.評估方法：采用定性與定量相結(jié)合的方法，對識別出的采購風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。2.風(fēng)險等級劃分：根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，將采購風(fēng)險劃分為高、中、低三個等級。（三）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對：建立市場價格監(jiān)測機(jī)制，及時掌握市場價格動態(tài)，合理安排采購時機(jī)。與供應(yīng)商簽訂價格調(diào)整條款，約定價格波動時的調(diào)整方式。開發(fā)多個供應(yīng)商，避免過度依賴單一供應(yīng)商，降低供應(yīng)短缺風(fēng)險。2.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對：加強(qiáng)供應(yīng)商質(zhì)量管理，定期對供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量審計(jì)和評估。在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，加強(qiáng)采購物資的檢驗(yàn)和驗(yàn)收。建立不合格品處理機(jī)制，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取整改措施或更換產(chǎn)品。3.合同風(fēng)險應(yīng)對：加強(qiáng)采購合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、明確、合理。聘請專業(yè)律師對采購合同進(jìn)行審核，防范合同法律風(fēng)險。建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。4.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對：對供應(yīng)商進(jìn)行全面的盡職調(diào)查，了解其經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、信譽(yù)狀況等。在采購合同中約定違約責(zé)任和賠償條款，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。與供應(yīng)商保持密切溝通，及時掌握其經(jīng)營動態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施。七、采購信息管理（一）采購檔案管理1.檔案內(nèi)容：采購檔案包括采購申請表、采購審批文件、采購合同、采購訂單、驗(yàn)收報告、發(fā)票、供應(yīng)商資料等相關(guān)文件和資料。2.檔案整理與歸檔：采購部門負(fù)責(zé)采購檔案的整理和歸檔工作，按照檔案管理要求，將采購文件和資料分類、編號、裝訂成冊，妥善保管。3.檔案查閱與借閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱采購檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表或借閱申請表，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱或借閱。查閱或借閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。（二）采購數(shù)據(jù)分析1.數(shù)據(jù)收集：采購部門定期收集采購相關(guān)數(shù)據(jù)，包括采購金額、采購數(shù)量、采購價格、供應(yīng)商供貨情況等。2.數(shù)據(jù)分析方法：運(yùn)用統(tǒng)計(jì)分析、趨勢分析等方法，對采購數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，挖掘數(shù)據(jù)背后的規(guī)律和問題。3.分析報告與應(yīng)用：采購部門根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，撰寫采購分析報告，為公司采購決策、成本控制、供應(yīng)商管理等提供支持。采購分析報告應(yīng)包括采購情況概述、數(shù)據(jù)分析結(jié)果、存在問題及建議等內(nèi)容。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門監(jiān)督：公司審計(jì)部門定期對采購活動進(jìn)行審計(jì)，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購成本控制情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.采購部門自查：采購部門定期開展內(nèi)部自查工作，對采購工作進(jìn)行自我監(jiān)督和評估