通信設(shè)備采購管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司通信設(shè)備采購管理工作，確保采購活動的科學(xué)性、合理性、規(guī)范性和高效性，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展對通信設(shè)備的需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有通信設(shè)備的采購活動，包括但不限于手機(jī)、固定電話、對講機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、通信線路租賃等。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)公司實(shí)際業(yè)務(wù)需求，合理確定采購數(shù)量和規(guī)格，避免盲目采購和資源浪費(fèi)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的通信設(shè)備，確保設(shè)備能夠滿足公司業(yè)務(wù)運(yùn)營的要求。3.成本效益原則：在保證設(shè)備質(zhì)量和性能的前提下，充分考慮采購成本，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購價格，提高采購效益。4.公平公正原則：采購活動應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商都有平等的參與機(jī)會，杜絕不正當(dāng)競爭行為。5.合規(guī)合法原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，確保采購過程的合法性和合規(guī)性。二、采購需求管理（一）需求提出1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，定期向行政部門提交通信設(shè)備采購需求申請表，詳細(xì)說明所需設(shè)備的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計使用時間等信息。2.對于臨時性或緊急性的采購需求，相關(guān)部門應(yīng)及時與行政部門溝通，并在申請表中注明緊急程度和特殊要求。（二）需求審核1.行政部門收到采購需求申請表后，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核需求的合理性、必要性、可行性以及與公司現(xiàn)有通信設(shè)備的兼容性。2.審核過程中，如發(fā)現(xiàn)需求不合理或存在疑問，行政部門應(yīng)及時與需求部門溝通，要求其進(jìn)一步說明情況或調(diào)整需求。3.對于重大采購需求，行政部門應(yīng)提交公司管理層進(jìn)行審批，確保采購決策符合公司整體戰(zhàn)略和利益。（三）需求變更1.在采購合同簽訂前，如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要變更采購需求，需求部門應(yīng)填寫采購需求變更申請表，詳細(xì)說明變更的內(nèi)容、原因及對采購項目的影響，并提交行政部門審核。2.行政部門審核通過后，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，協(xié)商變更采購合同的相關(guān)條款。如因變更需求導(dǎo)致采購成本增加或交貨期延長，應(yīng)按照合同約定和公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。3.在采購合同簽訂后，原則上不得隨意變更采購需求。如遇特殊情況必須變更，需求部門應(yīng)提交詳細(xì)的變更申請報告，經(jīng)公司管理層審批同意后，由行政部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.行政部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集、整理、更新供應(yīng)商的基本信息、產(chǎn)品信息、價格信息、售后服務(wù)等資料，并定期進(jìn)行評估和篩選。2.根據(jù)采購需求，行政部門從供應(yīng)商信息庫中選擇潛在供應(yīng)商，并向其發(fā)出采購詢價函，要求其提供詳細(xì)的報價清單和產(chǎn)品資料。3.行政部門組織相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商的報價、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、信譽(yù)等方面進(jìn)行綜合評估，選擇至少三家符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判。（二）商務(wù)談判1.行政部門會同需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員與選定的供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，明確采購設(shè)備的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等條款。2.在談判過程中，應(yīng)充分了解供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)和利潤空間，通過合理的談判策略和技巧，爭取最優(yōu)惠的采購價格和條款。3.談判結(jié)束后，行政部門應(yīng)整理談判記錄，形成采購合同草案，并提交公司管理層審批。（三）供應(yīng)商評估與考核1.行政部門定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評估和考核，評估結(jié)果作為供應(yīng)商后續(xù)合作的重要依據(jù)。2.對于評估不合格的供應(yīng)商，行政部門應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)暫?；蚪K止與其合作。3.建立供應(yīng)商激勵機(jī)制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予一定的獎勵，如優(yōu)先合作、增加采購份額等；對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告或處罰，如減少采購份額、暫停合作等。四、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購合同草案經(jīng)公司管理層審批通過后，行政部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂正式采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括設(shè)備規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、付款方式等條款。2.采購合同簽訂前，行政部門應(yīng)仔細(xì)審核合同條款，確保合同內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、合法，并符合公司利益。如發(fā)現(xiàn)合同條款存在問題或風(fēng)險，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商修改。3.采購合同簽訂后，行政部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門及時了解合同執(zhí)行情況。（二）合同執(zhí)行1.采購合同生效后，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)。需求部門應(yīng)及時接收供應(yīng)商交付的通信設(shè)備，并進(jìn)行驗收；財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和時間支付貨款。2.行政部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，定期與供應(yīng)商溝通，了解設(shè)備生產(chǎn)進(jìn)度、交貨期等信息，確保合同按時、按質(zhì)、按量履行。3.如在合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題或糾紛，行政部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決。如協(xié)商不成，應(yīng)按照合同約定的爭議解決方式處理，必要時可尋求法律支持。（三）合同變更與終止1.在采購合同履行過程中，如因不可抗力或其他原因需要變更合同條款，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原合同的補(bǔ)充文件，具有同等法律效力。2.如采購合同履行完畢或因其他原因需要終止合同，雙方應(yīng)按照合同約定辦理相關(guān)手續(xù)，包括設(shè)備驗收、貨款結(jié)算、文件交接等。3.行政部門應(yīng)妥善保管采購合同及相關(guān)文件資料，以備查閱和審計。五、采購驗收管理（一）驗收準(zhǔn)備1.在通信設(shè)備到貨前，需求部門應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定詳細(xì)的驗收方案，明確驗收內(nèi)容、驗收標(biāo)準(zhǔn)、驗收方法和驗收人員等。2.需求部門應(yīng)提前通知相關(guān)人員做好驗收準(zhǔn)備工作，如安排驗收場地、準(zhǔn)備驗收工具、熟悉驗收標(biāo)準(zhǔn)等。（二）初步驗收1.通信設(shè)備到貨后，需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員對設(shè)備進(jìn)行初步驗收，檢查設(shè)備的外觀、數(shù)量、規(guī)格、型號等是否與采購合同一致。2.初步驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在問題或不符合要求，需求部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其限期整改或更換設(shè)備。（三）最終驗收1.設(shè)備經(jīng)初步驗收合格后，需求部門應(yīng)組織進(jìn)行最終驗收，按照驗收方案對設(shè)備的性能、功能、質(zhì)量等進(jìn)行全面測試和檢查。2.最終驗收合格后，需求部門應(yīng)填寫采購驗收報告，經(jīng)相關(guān)人員簽字確認(rèn)后，作為設(shè)備驗收合格的依據(jù)。（四）驗收記錄與存檔1.行政部門應(yīng)將采購驗收過程中的相關(guān)記錄，包括驗收方案、驗收報告、測試記錄、問題整改記錄等進(jìn)行整理歸檔，以備查閱和追溯。2.驗收記錄應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，能夠反映設(shè)備驗收的全過程和結(jié)果。六、采購付款管理（一）付款申請1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購合同約定的付款方式和時間，在收到需求部門提交的采購驗收報告和發(fā)票后，及時辦理付款申請手續(xù)。2.付款申請應(yīng)注明采購合同編號、設(shè)備名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、付款方式、付款時間等信息，并附上采購驗收報告和發(fā)票復(fù)印件。（二）付款審批1.付款申請?zhí)峤缓?，財?wù)部門應(yīng)按照公司財務(wù)審批流程進(jìn)行審核，確保付款金額準(zhǔn)確、付款依據(jù)充分、付款手續(xù)齊全。2.對于金額較大的采購付款，應(yīng)提交公司管理層進(jìn)行審批，確保付款決策符合公司財務(wù)政策和資金狀況。（三）付款執(zhí)行1.經(jīng)審批通過的付款申請，財務(wù)部門應(yīng)及時安排付款，并按照合同約定的付款方式將款項支付給供應(yīng)商。2.在付款過程中，財務(wù)部門應(yīng)與供應(yīng)商保持溝通，確保付款信息準(zhǔn)確無誤，避免因付款問題導(dǎo)致合同糾紛。七、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.行政部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別，分析可能存在的風(fēng)險因素，如市場價格波動、供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、法律法規(guī)變化等。2.針對識別出的風(fēng)險因素，行政部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，降低風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險評估1.行政部門會同相關(guān)部門對識別出的風(fēng)險因素進(jìn)行風(fēng)險評估，評估風(fēng)險發(fā)生的可能性、影響程度和風(fēng)險等級。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，確定重點(diǎn)關(guān)注的風(fēng)險領(lǐng)域和風(fēng)險事件，為制定風(fēng)險應(yīng)對策略提供依據(jù)。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.針對不同等級的風(fēng)險，行政部門應(yīng)采取相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，如風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險減輕、風(fēng)險轉(zhuǎn)移、風(fēng)險接受等。2.對于市場價格波動風(fēng)險，可通過簽訂長期采購合同、套期保值等方式進(jìn)行規(guī)避；對于供應(yīng)商違約風(fēng)險，可加強(qiáng)供應(yīng)商管理、要求提供擔(dān)保等方式進(jìn)行減輕；對于質(zhì)量問題風(fēng)險，可加強(qiáng)驗收管理、約定質(zhì)量保證條款等方式進(jìn)行控制；對于法律法規(guī)變化風(fēng)險，應(yīng)及時關(guān)注政策動態(tài)，調(diào)整采購策略，確保采購活動合規(guī)合法。八、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用情況等。2.行政部門應(yīng)積極配合內(nèi)部審計部門的工作，及時提供相關(guān)資料和信息，對審計發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時整改。（二）外部審計