酒店物業(yè)物料管理制度?一、總則（一）目的為加強酒店物業(yè)物料管理，規(guī)范物料采購、庫存、使用等環(huán)節(jié)的操作流程，提高物料使用效率，降低成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店物業(yè)范圍內(nèi)所有物料的管理，包括但不限于客房用品、餐飲原料、工程維修材料、清潔用品等。（三）基本原則1.預算控制原則：物料采購應嚴格按照預算執(zhí)行，確保各項費用支出在預算范圍內(nèi)。2.按需采購原則：根據(jù)實際經(jīng)營需要，合理確定物料采購數(shù)量和時間，避免積壓和浪費。3.質(zhì)量第一原則：所采購物料必須符合國家相關標準和酒店要求，確保質(zhì)量可靠。4.成本效益原則：在保證物料質(zhì)量的前提下，通過優(yōu)化采購渠道、降低庫存等方式，降低物料采購和使用成本。5.責任明確原則：明確各部門在物料管理中的職責，做到分工清晰、責任到人。二、管理職責（一）采購部門1.負責制定物料采購計劃，根據(jù)各部門需求和庫存情況，合理安排采購數(shù)量和時間。2.選擇合格的供應商，建立供應商檔案，定期對供應商進行評估和考核。3.執(zhí)行采購任務，簽訂采購合同，確保采購物料的質(zhì)量、價格和交貨期符合要求。4.負責采購物料的驗收、入庫等工作，對采購過程中出現(xiàn)的問題及時處理。（二）倉庫管理部門1.負責物料的存儲管理，建立物料臺賬，記錄物料的出入庫情況。2.對庫存物料進行定期盤點，確保賬實相符，及時發(fā)現(xiàn)和處理庫存積壓、變質(zhì)等問題。3.按照規(guī)定的物料存儲條件，妥善保管物料，防止物料損壞、丟失。4.根據(jù)各部門需求，及時準確地發(fā)放物料，并做好發(fā)放記錄。（三）使用部門1.負責提出物料需求計劃，明確所需物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.合理使用物料，避免浪費，對使用過程中發(fā)現(xiàn)的物料質(zhì)量問題及時反饋給采購部門。3.協(xié)助倉庫管理部門進行物料盤點，提供相關信息和數(shù)據(jù)。（四）財務部門1.負責審核物料采購預算和費用報銷，確保資金使用合理合規(guī)。2.對物料采購成本進行核算和分析，為成本控制提供數(shù)據(jù)支持。3.監(jiān)督物料管理各環(huán)節(jié)的財務收支情況，防范財務風險。三、物料采購管理（一）采購計劃制定1.各使用部門應于每月[具體日期]前，根據(jù)本部門下個月的經(jīng)營任務和實際需求，填寫《物料需求計劃表》，詳細列出所需物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計到貨時間等信息，提交給采購部門。2.采購部門結合各部門的需求計劃、現(xiàn)有庫存情況以及預算安排，綜合制定月度采購計劃。采購計劃應包括采購物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計采購金額、采購時間等內(nèi)容，并報上級領導審批。3.對于臨時性或緊急性的物料需求，使用部門應填寫《緊急物料需求申請表》，說明需求原因、物料名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，經(jīng)本部門負責人簽字后，提交給采購部門。采購部門應優(yōu)先處理緊急物料需求，確保酒店運營不受影響。（二）供應商選擇與管理1.采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。供應商應具備合法經(jīng)營資質(zhì)、良好的信譽、穩(wěn)定的產(chǎn)品質(zhì)量和合理的價格水平。2.對潛在供應商進行實地考察和評估，重點考察其生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、售后服務等方面。評估合格的供應商納入合格供應商名錄，并定期進行更新。3.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款。采購合同應報財務部門備案。4.定期對供應商進行評估和考核，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面。根據(jù)考核結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對不符合要求的供應商進行警告、整改或淘汰處理。（三）采購執(zhí)行1.采購人員根據(jù)審批后的采購計劃和合同要求，向供應商發(fā)送采購訂單。采購訂單應明確物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點等信息。2.采購人員應跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保物料按時、按質(zhì)、按量供應。如遇供應商交貨延遲、質(zhì)量問題等情況，應及時采取措施解決，并向相關部門反饋。3.采購物料到貨前，采購人員應提前通知倉庫管理部門做好驗收準備工作。四、物料驗收管理（一）驗收準備1.倉庫管理部門在接到采購人員的到貨通知后，應安排驗收人員，并準備好驗收所需的工具和場地。2.驗收人員應熟悉所驗收物料的相關標準和要求，了解驗收流程和方法。（二）驗收程序1.物料到貨后，驗收人員應首先核對送貨單與采購訂單是否一致，包括物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應商等信息。2.按照相關質(zhì)量標準和檢驗規(guī)范，對物料的外觀、數(shù)量、質(zhì)量等進行檢驗。對于需要進行理化檢驗的物料，應送專業(yè)檢測機構進行檢測。3.驗收合格的物料，驗收人員應在送貨單上簽字確認，并填寫《物料驗收單》，注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、驗收情況等信息。驗收單一式三聯(lián)，一聯(lián)交采購部門作為付款依據(jù)，一聯(lián)交倉庫管理部門作為入庫憑證，一聯(lián)留存?zhèn)洳椤?.驗收不合格的物料，驗收人員應及時通知采購部門與供應商聯(lián)系，協(xié)商處理辦法。如退貨、換貨、補貨等，采購部門應跟蹤處理結果，并確保酒店運營不受影響。五、物料庫存管理（一）庫存分類與存放1.倉庫管理部門應根據(jù)物料的性質(zhì)、用途、使用頻率等因素，對物料進行分類存放。分類可參考以下標準：客房用品類：包括床上用品、洗漱用品、文具等。餐飲原料類：包括食品、飲料、調(diào)料等。工程維修材料類：包括五金配件、電氣材料、水暖器材等。清潔用品類：包括清潔劑、消毒劑、清潔工具等。其他類：包括辦公用品、勞保用品等。2.物料應按照規(guī)定的存儲條件進行存放，如防潮、防火、防蟲、防鼠等。對于有特殊存儲要求的物料，應設置專門的存儲區(qū)域，并采取相應的防護措施。3.倉庫內(nèi)應劃分不同的功能區(qū)域，如收貨區(qū)、存儲區(qū)、發(fā)貨區(qū)等，確保物料出入庫流程順暢。（二）庫存臺賬管理1.倉庫管理部門應建立物料庫存臺賬，詳細記錄物料的出入庫情況。庫存臺賬應包括物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、入庫日期、出庫日期、結存數(shù)量、存放位置等信息。2.庫存臺賬應定期更新，確保賬實相符。倉庫管理人員應每日核對庫存實物與臺賬記錄，發(fā)現(xiàn)差異及時查明原因并進行調(diào)整。3.每月末，倉庫管理部門應編制《物料庫存月報表》，報送采購部門、財務部門等相關部門，反映當月物料的出入庫情況和庫存余額。（三）庫存盤點1.倉庫管理部門應定期對庫存物料進行盤點，盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點，每年進行一次年終盤點。2.盤點前，倉庫管理部門應制定盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員分工等事項。盤點人員應認真核對物料的實物數(shù)量、規(guī)格、型號等信息，并與庫存臺賬進行逐一核對。3.盤點過程中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧情況，應詳細記錄，并及時查明原因。屬于正常損耗或計量誤差的，應填寫《盤盈盤虧處理申請表》，經(jīng)相關部門審批后進行賬務處理；屬于人為原因造成的損失，應追究相關人員的責任。4.盤點結束后，倉庫管理部門應編制《物料盤點報告》，報送采購部門、財務部門等相關部門。報告應包括盤點時間、范圍、結果、盤盈盤虧原因及處理情況等內(nèi)容。六、物料使用管理（一）領用制度1.各使用部門應指定專人負責物料的領用工作。領用人員應填寫《物料領用申請表》，注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)本部門負責人簽字審批后，到倉庫管理部門領取物料。2.倉庫管理人員應根據(jù)審批后的《物料領用申請表》，按照先進先出的原則發(fā)放物料，并在申請表上簽字確認，同時更新庫存臺賬。3.對于貴重或限量使用的物料，領用人員應填寫《貴重物料領用審批表》，經(jīng)部門負責人、財務部門負責人和酒店領導審批后，方可領用。（二）使用監(jiān)督1.各使用部門應加強對物料使用情況的監(jiān)督和管理，確保物料合理使用，避免浪費。部門負責人應定期檢查本部門物料的使用情況，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。2.對于一次性消耗的物料，使用人員應按照規(guī)定的用量使用，不得隨意浪費。對于可重復使用的物料，使用人員應妥善保管，及時歸還倉庫。3.如發(fā)現(xiàn)物料使用過程中存在異常情況，如用量突然增加、出現(xiàn)質(zhì)量問題等，相關部門應及時進行調(diào)查和分析，采取相應的措施加以解決。七、物料成本控制（一）預算控制1.財務部門應根據(jù)酒店的經(jīng)營目標和歷史數(shù)據(jù)，結合市場行情，制定年度物料采購預算。物料采購預算應分解到各季度、各月份，并明確各部門的預算指標。2.各部門應嚴格按照預算執(zhí)行物料采購和使用計劃，不得超預算采購和使用物料。如因特殊原因需要調(diào)整預算，應按照規(guī)定的程序進行審批。3.財務部門應定期對物料采購預算的執(zhí)行情況進行分析和評估，及時發(fā)現(xiàn)預算執(zhí)行過程中存在的問題，并提出改進措施。（二）成本分析與考核1.財務部門應定期對物料采購成本、庫存成本、使用成本等進行分析，找出成本控制的關鍵點和存在的問題。成本分析應包括與預算對比分析、與歷史數(shù)據(jù)對比分析、與同行業(yè)對比分析等。2.根據(jù)成本分析結果，制定相應的成本控制措施，如優(yōu)化采購渠道、降低庫存水平、提高物料使用效率等。3.建立物料成本考核制度，對各部門的物料成本控制情況進行考核?？己酥笜丝砂ú少彸杀竟?jié)約率、庫存周轉(zhuǎn)率、物料損耗率等。根據(jù)考核結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門給予獎勵，對成本控制不力的部門進行處罰。八、信息化管理（一）物料管理系統(tǒng)建設1.酒店應建立物料管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)物料采購、庫存、使用等環(huán)節(jié)的信息化管理。物料管理系統(tǒng)應具備物料信息錄入、采購訂單管理、庫存管理、報表生成等功能。2.各部門應通過物料管理系統(tǒng)提交物料需求計劃、領用申請等信息，采購部門通過系統(tǒng)下達采購訂單，倉庫管理部門通過系統(tǒng)進行物料出入庫操作和庫存管理，財務部門通過系統(tǒng)進行成本核算和分析。3.物料管理系統(tǒng)應與酒店的財務管理系統(tǒng)、前臺運營系統(tǒng)等進行對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和信息互通，提高工作效率和管理水平。（二）數(shù)據(jù)維護與安全1.倉庫管理部門應指定專人負責物料管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)維護工作，及時更新物料信息、庫存數(shù)據(jù)等。確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確性和及時性。2.加強對物料管理系