行政物資降本管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政物資管理，降低行政物資采購(gòu)、使用成本，提高資源利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司行政物資的采購(gòu)、使用、保管及處置等相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.成本效益原則在滿足公司正常運(yùn)營(yíng)需求的前提下，通過(guò)科學(xué)管理和有效控制，實(shí)現(xiàn)行政物資成本的降低和效益的提升。2.歸口管理原則行政物資實(shí)行歸口管理，由相關(guān)職能部門(mén)負(fù)責(zé)物資的采購(gòu)、調(diào)配、核算等工作，明確職責(zé)分工，確保管理工作的有序開(kāi)展。3.預(yù)算控制原則行政物資采購(gòu)納入公司預(yù)算管理，嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，控制采購(gòu)規(guī)模和支出水平。4.合理使用原則倡導(dǎo)員工合理使用行政物資，杜絕浪費(fèi)，提高物資的使用效率。二、職責(zé)分工（一）行政部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定行政物資采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)公司實(shí)際需求，結(jié)合庫(kù)存情況，提出合理的采購(gòu)申請(qǐng)。2.組織行政物資的采購(gòu)工作，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。3.建立行政物資臺(tái)賬，記錄物資的采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用、庫(kù)存等信息，定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。4.負(fù)責(zé)行政物資的日常管理，包括物資的保管、維護(hù)、調(diào)配等工作，合理安排物資的使用，提高物資利用率。5.制定行政物資的消耗定額和使用標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各部門(mén)物資使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)行政物資采購(gòu)預(yù)算的審核和控制，確保采購(gòu)資金的合理使用。2.對(duì)行政物資采購(gòu)費(fèi)用進(jìn)行核算和報(bào)銷(xiāo)，嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)制度審核相關(guān)憑證，確保費(fèi)用支出的合規(guī)性。3.參與行政物資的盤(pán)點(diǎn)工作，對(duì)物資的價(jià)值進(jìn)行核算，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。（三）使用部門(mén)1.根據(jù)工作需要，向行政部門(mén)提出行政物資的領(lǐng)用申請(qǐng)，明確物資的規(guī)格、數(shù)量等要求。2.負(fù)責(zé)本部門(mén)領(lǐng)用物資的使用和管理，合理安排物資的使用，避免浪費(fèi)和丟失。3.配合行政部門(mén)做好物資盤(pán)點(diǎn)工作，如實(shí)提供物資使用情況。（四）審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)行政物資采購(gòu)、使用、管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查物資采購(gòu)的合規(guī)性、使用的合理性和管理的有效性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出審計(jì)意見(jiàn)并督促整改。三、行政物資分類(lèi)及采購(gòu)管理（一）行政物資分類(lèi)1.辦公用品類(lèi)：如辦公桌椅、文件柜、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、電話機(jī)、文具、紙張等。2.辦公耗材類(lèi)：如墨盒、硒鼓、打印紙、復(fù)印紙、筆記本、筆芯等。3.清潔用品類(lèi)：如掃帚、拖把、垃圾桶、清潔劑、消毒劑等。4.勞保用品類(lèi)：如工作服、安全帽、手套、防護(hù)鞋等。5.其他行政物資：如綠植、飲水機(jī)、一次性水杯、茶葉、咖啡等。（二）采購(gòu)計(jì)劃1.各部門(mén)應(yīng)于每月末向行政部門(mén)提交次月行政物資需求計(jì)劃，詳細(xì)說(shuō)明所需物資的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.行政部門(mén)根據(jù)各部門(mén)需求計(jì)劃，結(jié)合庫(kù)存情況，進(jìn)行綜合分析，制定行政物資采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、預(yù)計(jì)采購(gòu)金額等內(nèi)容。3.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于金額較大的采購(gòu)項(xiàng)目，還需報(bào)公司總經(jīng)理審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.行政部門(mén)應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商推薦、招標(biāo)、詢(xún)價(jià)等方式，選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、服務(wù)周到的供應(yīng)商。2.對(duì)新供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)證件的審核，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營(yíng)資格。3.與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。4.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)不合格供應(yīng)商進(jìn)行淘汰，及時(shí)更新合格供應(yīng)商名錄。（四）采購(gòu)實(shí)施1.行政部門(mén)根據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃，向供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。2.跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。對(duì)于采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如交貨延遲、質(zhì)量不符等，應(yīng)及時(shí)采取措施解決。3.物資到貨后，行政部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。驗(yàn)收合格的物資辦理入庫(kù)手續(xù)，驗(yàn)收不合格的物資及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨等。四、行政物資庫(kù)存管理（一）入庫(kù)管理1.物資到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)訂單和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，對(duì)物資進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收。核對(duì)無(wú)誤后，辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)入庫(kù)單，注明物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。2.入庫(kù)單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)記賬，一聯(lián)交采購(gòu)部門(mén)備查。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照物資的類(lèi)別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類(lèi)存放，建立物資保管賬，記錄物資的出入庫(kù)情況，做到賬物相符。（二）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)1.行政部門(mén)應(yīng)定期組織庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)周期為每月一次。盤(pán)點(diǎn)內(nèi)容包括物資的數(shù)量、質(zhì)量、存放位置等方面。2.盤(pán)點(diǎn)前，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)做好物資的整理和核對(duì)工作，確保賬物相符。盤(pán)點(diǎn)時(shí)，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)記錄盤(pán)點(diǎn)結(jié)果，填寫(xiě)盤(pán)點(diǎn)表。3.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)盤(pán)點(diǎn)表，對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行核對(duì)，如有差異，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫(xiě)盤(pán)盈盤(pán)虧報(bào)告表，報(bào)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。4.對(duì)于盤(pán)盈盤(pán)虧的物資，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。屬于正常損耗的，經(jīng)批準(zhǔn)后核銷(xiāo)；屬于人為原因造成的損失，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。（三）庫(kù)存控制1.行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)物資的使用頻率、采購(gòu)周期等因素，合理確定物資的安全庫(kù)存和最高庫(kù)存限額。2.定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行分析，對(duì)于積壓物資、過(guò)期物資等，應(yīng)及時(shí)采取措施處理，如降價(jià)銷(xiāo)售、報(bào)廢等，避免占用庫(kù)存資金。3.加強(qiáng)庫(kù)存物資的保管，做好防潮、防火、防盜、防蟲(chóng)等工作，確保物資的質(zhì)量安全。五、行政物資領(lǐng)用管理（一）領(lǐng)用流程1.各部門(mén)員工因工作需要領(lǐng)用行政物資時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用原因等信息。2.物資領(lǐng)用申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，交行政部門(mén)審批。行政部門(mén)根據(jù)庫(kù)存情況和工作需要進(jìn)行審批，對(duì)于超出庫(kù)存限額或不合理的領(lǐng)用申請(qǐng)，應(yīng)予以拒絕，并說(shuō)明原因。3.經(jīng)審批后的物資領(lǐng)用申請(qǐng)表交倉(cāng)庫(kù)管理人員，倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)申請(qǐng)表發(fā)放物資，并填寫(xiě)物資出庫(kù)單，注明物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用人等信息。4.物資出庫(kù)單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)記賬，一聯(lián)交領(lǐng)用部門(mén)備查。（二）領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)1.行政部門(mén)應(yīng)制定各類(lèi)行政物資的領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)，明確不同崗位、不同工作任務(wù)的物資領(lǐng)用數(shù)量和頻率。2.領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況和業(yè)務(wù)需求進(jìn)行合理制定，并適時(shí)進(jìn)行調(diào)整。3.各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用行政物資，不得超標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用。（三）使用監(jiān)督1.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)物資使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括物資的使用是否合理、是否存在浪費(fèi)現(xiàn)象等。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)督促相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改，并將整改情況進(jìn)行記錄。3.鼓勵(lì)員工節(jié)約使用行政物資，對(duì)節(jié)約使用物資表現(xiàn)突出的部門(mén)和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。六、行政物資處置管理（一）報(bào)廢管理1.行政物資因損壞、過(guò)期、淘汰等原因無(wú)法繼續(xù)使用時(shí)，使用部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)物資報(bào)廢申請(qǐng)表，注明物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息。2.物資報(bào)廢申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，交行政部門(mén)審批。行政部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)廢物資進(jìn)行鑒定，確認(rèn)符合報(bào)廢條件后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對(duì)于金額較大的報(bào)廢物資，還需報(bào)公司總經(jīng)理審批。經(jīng)批準(zhǔn)后的報(bào)廢物資，由行政部門(mén)統(tǒng)一組織處置。4.報(bào)廢物資處置方式包括變賣(mài)、捐贈(zèng)、報(bào)廢等。變賣(mài)報(bào)廢物資應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行公開(kāi)招標(biāo)或詢(xún)價(jià)，確保處置價(jià)格合理。捐贈(zèng)報(bào)廢物資應(yīng)選擇合法合規(guī)的接收單位，并辦理相關(guān)手續(xù)。報(bào)廢物資應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處理，避免對(duì)環(huán)境造成污染。（二）閑置物資管理1.對(duì)于長(zhǎng)期閑置不用的行政物資，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)清理，并填寫(xiě)閑置物資登記表，注明物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、閑置原因等信息。2.閑置物資登記表交行政部門(mén)，行政部門(mén)對(duì)閑置物資進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)配和管理。3.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)閑置物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，對(duì)于不再使用且無(wú)調(diào)配價(jià)值的閑置物資，按照?qǐng)?bào)廢管理流程進(jìn)行處置。七、信息化管理（一）建立行政物資管理系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立行政物資管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)行政物資采購(gòu)、庫(kù)存、領(lǐng)用、處置等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.行政物資管理系統(tǒng)應(yīng)具備物資信息錄入、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表生成等功能，方便各部門(mén)及時(shí)了解物資庫(kù)存情況和使用情況。3.通過(guò)行政物資管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)訂單的在線下達(dá)、審批和跟蹤，提高采購(gòu)工作效率。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)與更新1.行政部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)行政物資管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)維護(hù)與更新工作，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.定期對(duì)行政物資管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和物資管理需求的變化，及時(shí)對(duì)行政物資管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.審計(jì)部門(mén)定期對(duì)行政物資采購(gòu)、使用、管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查物資采購(gòu)的合規(guī)性、使用的合理性和管理的有效性。2.行政部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)物資使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。3.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)行政物資采購(gòu)費(fèi)用進(jìn)行核算和監(jiān)督，確保費(fèi)用支出的合規(guī)性。（二）考核指標(biāo)1.行政物資采購(gòu)成本降低率：考核行政物資采購(gòu)成本較上一年度的降低情況。2.行政物資庫(kù)存周轉(zhuǎn)率：考核行政物資庫(kù)存周轉(zhuǎn)速度，反映物資使用效率。3.行政物資損耗率：考核行政物資在采購(gòu)、使用過(guò)程中的損耗情況。4.各部門(mén)物資領(lǐng)用合規(guī)率：考核各部門(mén)是否按照