?證券公司采購管理制度總則1.目的為規(guī)范證券公司采購行為，加強采購管理，提高采購效率，保障公司運營需求，防范采購風(fēng)險，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于證券公司總部及各分支機構(gòu)的采購活動，包括但不限于辦公用品、設(shè)備、軟件、服務(wù)等各類采購事項。3.基本原則合規(guī)性原則：采購活動應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求以及公司內(nèi)部規(guī)定。效益性原則：在確保采購質(zhì)量的前提下，充分考慮成本效益，實現(xiàn)采購資源的優(yōu)化配置。公正性原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，維護公司利益和供應(yīng)商合法權(quán)益。專業(yè)性原則：根據(jù)采購項目特點，選擇具備專業(yè)知識和技能的人員參與采購活動。采購組織與職責(zé)1.采購決策機構(gòu)設(shè)立采購決策委員會，負(fù)責(zé)審議重大采購項目，制定采購戰(zhàn)略和政策，監(jiān)督采購活動。采購決策委員會由公司高級管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。2.采購執(zhí)行部門采購部門：作為采購執(zhí)行的核心部門，負(fù)責(zé)具體采購項目的組織實施，包括采購計劃制定、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂與執(zhí)行等。需求部門：提出采購需求，參與采購項目的技術(shù)規(guī)格制定、供應(yīng)商評估等工作，配合采購部門完成采購任務(wù)。3.各部門職責(zé)采購部門職責(zé)建立和完善采購管理制度與流程。編制采購預(yù)算和采購計劃。組織供應(yīng)商篩選、評估和管理。負(fù)責(zé)采購合同的起草、審核、簽訂與執(zhí)行跟蹤。協(xié)調(diào)采購項目中的各項事宜，確保采購任務(wù)順利完成。定期對采購工作進行總結(jié)和分析，提出改進建議。需求部門職責(zé)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和運營需求，準(zhǔn)確提出采購需求。協(xié)助采購部門制定采購項目的技術(shù)規(guī)格和質(zhì)量要求。參與供應(yīng)商評估和選擇，提供專業(yè)意見。負(fù)責(zé)采購項目的驗收工作，確保采購產(chǎn)品或服務(wù)符合要求。反饋采購產(chǎn)品或服務(wù)的使用情況，提出改進建議。財務(wù)部門職責(zé)審核采購預(yù)算和采購合同，確保采購資金的合理使用。負(fù)責(zé)采購款項的支付和賬務(wù)處理。對采購成本進行核算和分析，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。法務(wù)部門職責(zé)審查采購合同的合法性和合規(guī)性，防范法律風(fēng)險。為采購活動提供法律咨詢和支持。采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制各需求部門應(yīng)根據(jù)公司年度業(yè)務(wù)計劃和實際需求，于每年年底前編制下一年度采購預(yù)算，明確采購項目、數(shù)量、金額等。采購部門匯總各需求部門采購預(yù)算，結(jié)合公司財務(wù)狀況和采購策略，編制公司年度采購預(yù)算草案，提交采購決策委員會審議。采購決策委員會審議通過后，公司年度采購預(yù)算正式確定，并下達(dá)至各部門執(zhí)行。2.預(yù)算調(diào)整在預(yù)算執(zhí)行過程中，如因業(yè)務(wù)發(fā)展、政策變化等原因需要調(diào)整采購預(yù)算，需求部門應(yīng)提出預(yù)算調(diào)整申請，詳細(xì)說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容和預(yù)計金額。采購部門對預(yù)算調(diào)整申請進行審核，提出審核意見后提交采購決策委員會審批。經(jīng)采購決策委員會批準(zhǔn)的預(yù)算調(diào)整申請，由采購部門負(fù)責(zé)通知相關(guān)部門執(zhí)行。采購計劃管理1.計劃制定采購部門根據(jù)年度采購預(yù)算和實際業(yè)務(wù)需求，按月或按季度制定采購計劃，明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、時間要求等。采購計劃應(yīng)提前與需求部門溝通確認(rèn)，確保采購計劃與業(yè)務(wù)需求相匹配。2.計劃執(zhí)行與監(jiān)控采購部門按照采購計劃組織實施采購活動，確保采購任務(wù)按時完成。建立采購計劃執(zhí)行監(jiān)控機制，定期對采購計劃執(zhí)行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。如因特殊原因需要變更采購計劃，采購部門應(yīng)提前與需求部門協(xié)商，并報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商篩選與準(zhǔn)入采購部門建立供應(yīng)商信息庫，收集供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績情況等資料。根據(jù)采購項目需求，從供應(yīng)商信息庫中篩選潛在供應(yīng)商，并進行初步評估。對于符合基本條件的潛在供應(yīng)商，采購部門組織相關(guān)部門進行實地考察或資質(zhì)審核，評估供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、售后服務(wù)等方面的情況。經(jīng)考察和審核合格的供應(yīng)商，納入公司合格供應(yīng)商名錄，方可參與公司采購項目。2.供應(yīng)商評估與考核建立供應(yīng)商評估與考核機制，定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面進行評估和考核。采購部門負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商評估與考核所需的數(shù)據(jù)和信息，組織相關(guān)部門進行評估和打分。根據(jù)評估與考核結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵和優(yōu)先合作機會，對于不符合要求的供應(yīng)商進行警告、整改或淘汰。3.供應(yīng)商關(guān)系管理采購部門與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場動態(tài)，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。建立供應(yīng)商培訓(xùn)機制，定期組織供應(yīng)商培訓(xùn)，提高供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平。與重要供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，共同推動公司業(yè)務(wù)發(fā)展。采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時間等信息，并提交至采購部門。采購申請表應(yīng)經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字確認(rèn)。2.采購審批采購部門收到采購申請表后，對采購項目的必要性、合規(guī)性、預(yù)算金額等進行審核。根據(jù)采購項目金額大小和性質(zhì)，按照公司審批權(quán)限規(guī)定，提交相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過的采購申請進入采購流程，未通過的采購申請由采購部門反饋給需求部門并說明原因。3.采購實施采購部門根據(jù)采購審批結(jié)果，制定采購方案，明確采購方式、采購文件編制要求、采購時間安排等。根據(jù)采購方案，選擇合適的采購方式進行采購，包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價等。編制采購文件，如招標(biāo)文件、談判文件、詢價文件等，明確采購項目的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量要求、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。發(fā)布采購信息，邀請合格供應(yīng)商參與投標(biāo)或報價。組織開標(biāo)、評標(biāo)、談判等采購活動，按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)或談判結(jié)果確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商。4.合同簽訂采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購產(chǎn)品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。采購合同應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門審核，確保合同的合法性和合規(guī)性。采購合同簽訂后，由采購部門負(fù)責(zé)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。5.驗收付款采購項目完成后，需求部門組織相關(guān)人員按照采購合同和驗收標(biāo)準(zhǔn)進行驗收。驗收合格的采購項目，需求部門填寫驗收報告，并提交至采購部門。采購部門根據(jù)驗收報告和采購合同，辦理付款手續(xù)，由財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度支付采購款項。采購方式選擇1.公開招標(biāo)適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的采購項目。通過公開招標(biāo)，能夠吸引眾多供應(yīng)商參與競爭，確保采購項目的質(zhì)量和價格優(yōu)勢。2.邀請招標(biāo)對于具有特定資質(zhì)要求或供應(yīng)商數(shù)量有限的采購項目，可采用邀請招標(biāo)方式。采購部門向符合條件的供應(yīng)商發(fā)出邀請，邀請其參與投標(biāo)。3.競爭性談判適用于采購項目技術(shù)復(fù)雜、需求不確定、時間緊迫等情況。通過與多家供應(yīng)商進行談判，能夠更好地滿足采購項目的特殊要求，同時確保采購價格合理。4.單一來源采購符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的。發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。5.詢價適用于采購項目規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。采購部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求其報價，根據(jù)報價情況確定成交供應(yīng)商。采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估采購部門定期對采購活動進行風(fēng)險識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約、采購價格波動、質(zhì)量問題、法律風(fēng)險等。采用定性和定量相結(jié)合的方法，對風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度進行評估，確定風(fēng)險等級。2.風(fēng)險應(yīng)對措施根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于高風(fēng)險采購項目，采取重點監(jiān)控、加強供應(yīng)商管理、增加風(fēng)險應(yīng)對預(yù)案等措施。建立風(fēng)險預(yù)警機制，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況，提前采取應(yīng)對措施，降低風(fēng)險損失。加強內(nèi)部審計和監(jiān)督，對采購活動進行定期檢查和審計，確保采購活動合規(guī)、有序進行。信息管理1.采購信息收集采購部門負(fù)責(zé)收集與采購活動相關(guān)的各類信息，包括市場價格信息、供應(yīng)商信息、采購項目進展情況等。建立采購信息收集渠道，如市場調(diào)研、供應(yīng)商反饋、行業(yè)資訊等，確保信息的及時性和準(zhǔn)確性。2.采購信息分析與利用對收集到的采購信息進行分析和整理，提取有價值的信息，為采購決策提供支持。利用采購信息分析結(jié)果，優(yōu)化采購策略，降低采購成本，提高采購效益。3.采購檔案管理采購部門負(fù)責(zé)建立采購檔案，對采購活動中的各類文件和資料進行歸檔管理，包括采購申請表、采購審批文件、采購文件、采購合同、驗收報告等。采購檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行，以備查閱和審計。監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購制度