項(xiàng)目檔案工作管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司項(xiàng)目檔案管理，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司項(xiàng)目的順利開展、運(yùn)營管理及決策提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項(xiàng)目從項(xiàng)目啟動(dòng)至項(xiàng)目結(jié)束全過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司項(xiàng)目檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門歸口負(fù)責(zé)，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.同步管理原則項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)營管理同步進(jìn)行，做到文檔資料收集、整理、歸檔與項(xiàng)目進(jìn)度相匹配。3.真實(shí)性與完整性原則項(xiàng)目檔案應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)營的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)可靠、完整無缺。4.有效利用原則充分開發(fā)利用項(xiàng)目檔案資源，為公司各項(xiàng)工作提供服務(wù)，提高檔案的使用價(jià)值。二、項(xiàng)目檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善項(xiàng)目檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。3.集中統(tǒng)一管理公司項(xiàng)目檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。4.定期對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行清理、核對(duì)，確保檔案的安全與完整。5.組織開展項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案工作的組織和協(xié)調(diào)，確保項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)營管理同步推進(jìn)。2.明確項(xiàng)目各階段文件材料的形成、積累、整理和歸檔責(zé)任人，督促相關(guān)人員及時(shí)完成檔案資料的收集和整理工作。3.對(duì)項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性負(fù)責(zé)，審核項(xiàng)目檔案的整理質(zhì)量，確保符合歸檔要求。4.配合檔案管理部門做好項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收、移交等工作。（三）項(xiàng)目文件資料形成部門及人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在項(xiàng)目實(shí)施過程中所形成文件材料的收集、整理和歸檔工作，并按照檔案管理部門的要求及時(shí)移交。2.確保所形成文件材料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，對(duì)文件材料的質(zhì)量負(fù)責(zé)。3.配合檔案管理部門做好項(xiàng)目檔案的整理、審核、驗(yàn)收等工作。三、項(xiàng)目文件材料的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件（初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等）、項(xiàng)目招投標(biāo)文件（招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告等）、合同文件（勘察合同、設(shè)計(jì)合同、施工合同、監(jiān)理合同等）等。2.項(xiàng)目建設(shè)過程文件施工管理文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等。物資管理文件：物資采購計(jì)劃、物資采購合同、物資檢驗(yàn)報(bào)告、物資出入庫記錄等。質(zhì)量管理文件：質(zhì)量管理制度、質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量事故處理記錄等。安全管理文件：安全管理制度、安全檢查記錄、安全事故處理記錄等。進(jìn)度管理文件：項(xiàng)目總進(jìn)度計(jì)劃、月進(jìn)度計(jì)劃、周進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)表等。監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。3.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件包括竣工驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工驗(yàn)收備案表、工程質(zhì)量保修書、竣工決算報(bào)告等。4.項(xiàng)目運(yùn)營管理文件項(xiàng)目投產(chǎn)后的生產(chǎn)運(yùn)行記錄、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、技術(shù)改造文件、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶反饋等。（二）收集要求1.項(xiàng)目各部門和人員應(yīng)及時(shí)收集各自工作中形成的文件材料，確保文件材料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失或損壞。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全。（三）整理要求1.項(xiàng)目文件材料應(yīng)按照項(xiàng)目前期、建設(shè)過程、竣工驗(yàn)收、運(yùn)營管理等階段進(jìn)行分類整理。2.同一階段的文件材料應(yīng)按照文件的性質(zhì)、內(nèi)容、時(shí)間順序等進(jìn)行排列，做到層次分明、條理清晰。3.對(duì)每份文件材料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、編目，編制文件材料目錄清單，注明文件名稱、編號(hào)、日期、來源等信息。4.項(xiàng)目文件材料應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式進(jìn)行歸檔，電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，并按照檔案管理部門的要求進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)。四、項(xiàng)目檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目前期文件應(yīng)在項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。2.項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的文件材料應(yīng)按季度及時(shí)歸檔，每季度末的次月[X]日前完成上季度文件材料的歸檔工作。3.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。4.項(xiàng)目運(yùn)營管理文件應(yīng)在每年年底前歸檔上一年度的文件材料。（二）歸檔程序1.項(xiàng)目文件資料形成部門或人員按照整理要求對(duì)文件材料進(jìn)行整理后，填寫《項(xiàng)目檔案歸檔清單》，一式兩份，一份隨文件材料一同交檔案管理部門，一份留存?zhèn)洳椤?.檔案管理部門收到《項(xiàng)目檔案歸檔清單》和文件材料后，對(duì)文件材料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性進(jìn)行審核。審核合格的，辦理檔案接收手續(xù)，在《項(xiàng)目檔案歸檔清單》上簽字確認(rèn)，并將文件材料進(jìn)行分類存放；審核不合格的，退回文件資料形成部門或人員進(jìn)行補(bǔ)充完善。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸檔的項(xiàng)目檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，建立項(xiàng)目檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并將電子檔案存儲(chǔ)到指定的存儲(chǔ)設(shè)備中。五、項(xiàng)目檔案的保管（一）保管期限項(xiàng)目檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的項(xiàng)目檔案，應(yīng)列為永久保管。如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、重要合同文件、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.長期保管的檔案凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的項(xiàng)目檔案，應(yīng)列為長期保管。保管期限一般為[X]年。如項(xiàng)目建設(shè)過程中的一般性文件材料、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄等。3.短期保管的檔案凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的項(xiàng)目檔案，應(yīng)列為短期保管。保管期限一般為[X]年。如項(xiàng)目建設(shè)過程中的臨時(shí)性文件材料、短期的市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。3.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行分類存放，按照檔案的保管期限、類別等順序排列，便于查找和利用。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲(chǔ)介質(zhì)，異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢測(cè)和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。5.檔案管理部門應(yīng)建立檔案保管臺(tái)賬，對(duì)檔案的入庫、出庫、保管情況等進(jìn)行詳細(xì)記錄，做到賬物相符。六、項(xiàng)目檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的項(xiàng)目檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成鑒定小組，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容、重要性等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限；對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《項(xiàng)目檔案銷毀清單》。（二）銷毀1.《項(xiàng)目檔案銷毀清單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《項(xiàng)目檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告檔案管理部門。4.檔案管理部門應(yīng)將《項(xiàng)目檔案銷毀清單》與鑒定報(bào)告等相關(guān)資料一并歸檔保存。七、項(xiàng)目檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱項(xiàng)目檔案；外部單位因工作需要查閱項(xiàng)目檔案的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員查閱項(xiàng)目檔案，應(yīng)填寫《項(xiàng)目檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱條件，并對(duì)查閱情況進(jìn)行登記。2.借閱公司內(nèi)部人員借閱項(xiàng)目檔案，應(yīng)填寫《項(xiàng)目檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、泄露檔案內(nèi)容。3.復(fù)制因工作需要復(fù)制項(xiàng)目檔案的，應(yīng)填寫《項(xiàng)目檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明用途。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)項(xiàng)目檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用部門、利用人員、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息，以便于統(tǒng)計(jì)和查詢。八、項(xiàng)目檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平，為公司提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)據(jù)錄入將紙質(zhì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行掃描或數(shù)字化處理，錄入到項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)中，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)功能開發(fā)項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案的收集、整理、歸檔、保管、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全過程信息化。3.安全管理加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止檔案信息泄露和非法訪問。定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效集成，實(shí)現(xiàn)信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。3.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、文件材料的收集整理情況、檔案的歸檔保管情況、檔案的利用情況等。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門或人員限期整改。整改完成后，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評(píng)價(jià)1.將項(xiàng)目檔案工作納入公司績效考核體系，對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)