?財(cái)務(wù)檔案制度管理制度總則1.目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案管理，保證財(cái)務(wù)檔案的安全與完整，規(guī)范財(cái)務(wù)檔案的整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的財(cái)務(wù)檔案管理。財(cái)務(wù)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、稅務(wù)資料、銀行對(duì)賬單、財(cái)務(wù)印章使用記錄、財(cái)務(wù)相關(guān)合同協(xié)議等各類與財(cái)務(wù)活動(dòng)有關(guān)的文件資料。3.管理原則財(cái)務(wù)檔案管理應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性、保密性和安全性的原則。確保財(cái)務(wù)檔案如實(shí)反映公司財(cái)務(wù)活動(dòng)情況，全面收集相關(guān)資料，按照一定邏輯順序整理歸檔，嚴(yán)格保密檔案信息，保障檔案存儲(chǔ)與使用的安全。財(cái)務(wù)檔案的分類與編號(hào)1.分類會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿等。財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明等。稅務(wù)資料類：納稅申報(bào)表、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)發(fā)票存根聯(lián)等。銀行對(duì)賬單類：各銀行賬戶的月度、年度對(duì)賬單及余額調(diào)節(jié)表。財(cái)務(wù)印章使用記錄類：印章啟用、變更、停用記錄，印章使用申請(qǐng)表、審批表等。財(cái)務(wù)相關(guān)合同協(xié)議類：借款合同、投資合同、采購合同、銷售合同中涉及財(cái)務(wù)條款的部分，以及其他與財(cái)務(wù)收支有關(guān)的合同協(xié)議。其他類：財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、財(cái)務(wù)審計(jì)工作底稿、財(cái)務(wù)信息化數(shù)據(jù)備份等。2.編號(hào)財(cái)務(wù)檔案按照分類進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。會(huì)計(jì)憑證類：按照年度和月份順序編號(hào)，如"20xx年x月記字第xx號(hào)"。會(huì)計(jì)賬簿類：總賬編號(hào)為"總字第xx號(hào)"，明細(xì)賬按照科目類別編號(hào)，如"明細(xì)字第xx號(hào)（xx科目）"，日記賬編號(hào)為"日記字第xx號(hào)"，固定資產(chǎn)卡片按照資產(chǎn)編號(hào)順序編號(hào)，輔助賬簿根據(jù)其性質(zhì)和用途進(jìn)行編號(hào)。財(cái)務(wù)報(bào)告類：年度財(cái)務(wù)報(bào)告編號(hào)為"年報(bào)字第xx號(hào)"，季度財(cái)務(wù)報(bào)告編號(hào)為"季報(bào)字第xx號(hào)（x季度）"，月度財(cái)務(wù)報(bào)告編號(hào)為"月報(bào)字第xx號(hào)（x月）"。稅務(wù)資料類：納稅申報(bào)表按照所屬期編號(hào)，如"20xx年x月納稅申報(bào)表字第xx號(hào)"，稅務(wù)審計(jì)報(bào)告編號(hào)為"審稅字第xx號(hào)（xx年度）"，稅務(wù)發(fā)票存根聯(lián)按照發(fā)票號(hào)碼順序編號(hào)。銀行對(duì)賬單類：按照年度和月份編號(hào)，如"20xx年x月銀對(duì)字第xx號(hào)"。財(cái)務(wù)印章使用記錄類：根據(jù)記錄的時(shí)間順序編號(hào)，如"印用記字第xx號(hào)（xx年xx月xx日）"。財(cái)務(wù)相關(guān)合同協(xié)議類：按照合同簽訂時(shí)間順序編號(hào)，如"合財(cái)字第xx號(hào)（xx年xx月xx日簽訂）"。其他類：財(cái)務(wù)預(yù)算編號(hào)為"預(yù)算字第xx號(hào)（xx年度）"，財(cái)務(wù)分析報(bào)告編號(hào)為"財(cái)分字第xx號(hào)（xx期）"，財(cái)務(wù)審計(jì)工作底稿編號(hào)為"審底字第xx號(hào)（xx項(xiàng)目）"，財(cái)務(wù)信息化數(shù)據(jù)備份按照備份時(shí)間編號(hào)，如"備份字第xx號(hào)（xx年xx月xx日）"。財(cái)務(wù)檔案的整理與歸檔1.整理要求財(cái)務(wù)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)整理。會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按編號(hào)順序，將記賬憑證及其所附原始憑證進(jìn)行整理。原始憑證應(yīng)粘貼整齊，折疊規(guī)范，對(duì)于紙張過大的原始憑證，應(yīng)按記賬憑證的大小進(jìn)行折疊；對(duì)于紙張過小的原始憑證，可粘貼在粘貼單上，粘貼單的規(guī)格應(yīng)與記賬憑證相同。會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在年度結(jié)賬后，將賬頁打印整齊，裝訂成冊(cè)?；铐撡~應(yīng)去除空白頁，并將賬頁順序編號(hào)，加具封面和封底后裝訂。財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按規(guī)定格式和內(nèi)容進(jìn)行編制，經(jīng)審核無誤后，依次為封面、目錄、報(bào)表正文、附注及文字說明等進(jìn)行整理。稅務(wù)資料應(yīng)按照所屬期和類別進(jìn)行分類整理，確保資料齊全、完整。銀行對(duì)賬單應(yīng)按月或按季收集整理，與銀行存款日記賬進(jìn)行核對(duì)，編制余額調(diào)節(jié)表后一并歸檔。財(cái)務(wù)印章使用記錄應(yīng)詳細(xì)記錄印章啟用、變更、停用時(shí)間，使用申請(qǐng)表、審批表等應(yīng)完整保存。財(cái)務(wù)相關(guān)合同協(xié)議應(yīng)按照合同編號(hào)順序整理，確保合同條款清晰、完整，相關(guān)附件齊全。其他類財(cái)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和特點(diǎn)進(jìn)行分類整理，如財(cái)務(wù)預(yù)算應(yīng)按年度、項(xiàng)目進(jìn)行分類，財(cái)務(wù)分析報(bào)告應(yīng)按報(bào)告期進(jìn)行分類等。2.歸檔流程整理好的財(cái)務(wù)檔案應(yīng)在次年上半年內(nèi)完成歸檔工作。財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸檔的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行逐一核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和編號(hào)的連續(xù)性。核對(duì)無誤后，在檔案封面加蓋"歸檔章"，注明歸檔日期、檔案類別、編號(hào)等信息。將歸檔后的財(cái)務(wù)檔案裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、年度、起止編號(hào)等信息，便于查找和管理。建立財(cái)務(wù)檔案歸檔清單，詳細(xì)記錄檔案名稱、編號(hào)、歸檔日期、保管期限等信息，并將歸檔清單一式兩份，一份留存財(cái)務(wù)部門，一份交公司檔案室備案。財(cái)務(wù)檔案的保管1.保管期限會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年。會(huì)計(jì)賬簿保管期限為30年，其中固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。財(cái)務(wù)報(bào)告中，年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久保管，月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為10年。稅務(wù)資料保管期限按照國家稅收法律法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行，一般為10年。銀行對(duì)賬單保管期限為10年。財(cái)務(wù)印章使用記錄保管期限為長期。財(cái)務(wù)相關(guān)合同協(xié)議保管期限根據(jù)合同性質(zhì)和重要程度確定，一般為10年至長期不等。其他類財(cái)務(wù)檔案保管期限按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，如財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告等保管期限為10年，財(cái)務(wù)審計(jì)工作底稿保管期限與審計(jì)項(xiàng)目相關(guān)資料保管期限一致，財(cái)務(wù)信息化數(shù)據(jù)備份保管期限根據(jù)數(shù)據(jù)重要性和備份策略確定，一般為5年至長期不等。2.保管地點(diǎn)公司應(yīng)設(shè)立專門的財(cái)務(wù)檔案室，用于存放財(cái)務(wù)檔案。財(cái)務(wù)檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全措施，確保財(cái)務(wù)檔案的安全存儲(chǔ)。財(cái)務(wù)檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)，以防止財(cái)務(wù)檔案受潮、發(fā)霉、變形等。財(cái)務(wù)檔案應(yīng)分類存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，并在檔案架或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、年度、起止編號(hào)等信息，便于查找和管理。3.保管要求財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。檢查內(nèi)容包括檔案的存放情況、保管期限、是否有損壞或丟失等。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。對(duì)于超過保管期限的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。在銷毀前，應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)，銷毀清單應(yīng)永久保存。財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自將財(cái)務(wù)檔案提供給無關(guān)人員查閱或復(fù)制。對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)采取更加嚴(yán)格的保密措施。財(cái)務(wù)檔案的查閱與借閱1.查閱規(guī)定公司內(nèi)部人員因工作需要查閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)在財(cái)務(wù)檔案室進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同意，并由財(cái)務(wù)檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)印或摘錄，復(fù)印件或摘錄件應(yīng)加蓋"與原件核對(duì)無誤"章，并注明出處和日期。查閱財(cái)務(wù)檔案人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還財(cái)務(wù)檔案室，并由財(cái)務(wù)檔案管理人員核對(duì)無誤后在查閱申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。2.借閱規(guī)定公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)與財(cái)務(wù)檔案管理人員辦理借閱登記手續(xù)，明確借閱檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)等信息，并約定歸還時(shí)間。借閱期限一般不得超過[具體期限]，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的財(cái)務(wù)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非借閱目的。借閱期間如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告財(cái)務(wù)部門，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。借閱人員歸還財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)檔案管理人員認(rèn)真核對(duì)，確認(rèn)檔案無損壞、無丟失、無缺頁等情況后，方可辦理歸還手續(xù)。歸還后，財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)在借閱申請(qǐng)表上注明歸還日期，并簽字確認(rèn)。財(cái)務(wù)檔案的銷毀1.銷毀條件財(cái)務(wù)檔案保管期滿，且確無保存價(jià)值的，可以按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。對(duì)于涉及未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證和其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。2.銷毀程序財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行清理，編制《財(cái)務(wù)檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、年度、保管期限、冊(cè)數(shù)等信息。《財(cái)務(wù)檔案銷毀清單》經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后的《財(cái)務(wù)檔案銷毀清單》應(yīng)一式三份，一份留存財(cái)務(wù)部門，一份交公司檔案室，一份交公司審計(jì)部門備案。財(cái)務(wù)