?訂票管理制度總則目的為規(guī)范公司訂票流程，確保員工出行需求得到合理安排，提高訂票效率，降低訂票成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工因公務出差、培訓、會議等需要預訂機票、火車票、汽車票等各類票務的情況。基本原則1.提前規(guī)劃原則：員工應根據(jù)出行計劃提前訂票，避免因臨時訂票導致票價上漲或無票可訂。2.經(jīng)濟合理原則：在滿足出行需求的前提下，優(yōu)先選擇經(jīng)濟實惠的票務方案，降低公司費用支出。3.安全便捷原則：確保訂票信息準確無誤，選擇可靠的訂票渠道，保障出行安全和便捷。訂票流程提出訂票申請1.員工因公務需要出行，應提前填寫《訂票申請表》，詳細注明出行日期、目的地、行程安排、訂票類型（機票、火車票、汽車票等）、同行人員等信息。2.將填寫完整的《訂票申請表》提交給上級領導審批。上級領導應根據(jù)工作實際情況，對訂票申請進行審核，如同意訂票，在申請表上簽字批準；如不同意，應注明原因并反饋給員工。訂票操作1.員工根據(jù)領導批準的訂票申請，選擇合適的訂票渠道進行訂票操作。訂票渠道包括但不限于航空公司官網(wǎng)、鐵路12306網(wǎng)站、正規(guī)票務代理機構等。2.在訂票過程中，員工應仔細核對訂票信息，確保姓名、身份證號碼、出行日期、目的地等信息準確無誤。如有信息變更，應及時修改并重新提交訂票申請。3.對于機票預訂，員工應根據(jù)出行需求選擇合適的艙位等級。一般情況下，應優(yōu)先選擇經(jīng)濟艙；如因工作需要必須乘坐商務艙或頭等艙，應提前向上級領導說明原因并獲得批準。4.對于火車票預訂，員工應根據(jù)出行時間選擇合適的車次和座位類型。如有特殊需求，如軟臥、一等座等，應在訂票申請表中注明，并提前預訂。5.訂票成功后，員工應及時獲取訂票憑證（如電子客票行程單、火車票購票信息單等），并妥善保管。同時，將訂票信息（包括訂票日期、航班/車次、座位號、票價等）反饋給部門內(nèi)勤或相關負責人，以便進行費用報銷和行程跟蹤。票務變更與退票1.如因特殊原因需要變更出行日期、目的地或訂票信息，員工應提前[x]小時填寫《票務變更申請表》，提交給上級領導審批。上級領導審批通過后，員工應及時聯(lián)系訂票渠道進行變更操作。2.因個人原因需要退票的，員工應按照訂票渠道的退票規(guī)定辦理退票手續(xù)，并承擔相應的退票費用。退票費用的承擔原則如下：因員工個人原因提前退票的，退票費用由員工本人承擔。因公司原因（如行程取消、變更等）需要退票的，退票費用由公司承擔。3.退票成功后，員工應及時將退票憑證（如退票短信、退票手續(xù)費發(fā)票等）提交給部門內(nèi)勤或相關負責人，以便進行費用核算和報銷。訂票渠道選擇航空公司官網(wǎng)1.優(yōu)點：直接與航空公司對接，信息準確可靠，可享受航空公司的會員優(yōu)惠政策和積分累積。2.適用情況：適合對價格敏感度較低、追求出行體驗和服務質量的員工。3.注意事項：在航空公司官網(wǎng)訂票時，應仔細閱讀航空公司的訂票規(guī)則和退改簽政策，避免因不了解規(guī)定而產(chǎn)生不必要的損失。鐵路12306網(wǎng)站1.優(yōu)點：官方售票平臺，信息權威，票價透明，可直接預訂到火車票。2.適用情況：適用于預訂國內(nèi)火車票的員工。3.注意事項：提前注冊并登錄12306賬號，設置好常用聯(lián)系人信息，以便快速訂票。同時，關注12306網(wǎng)站的放票時間和余票信息，及時預訂。正規(guī)票務代理機構1.優(yōu)點：可提供多種票務選擇和增值服務，如機票套餐、接送機服務等。部分票務代理機構還可提供一定的價格優(yōu)惠。2.適用情況：適合對票務信息了解較少、需要一站式服務的員工。3.注意事項：選擇具有合法資質、信譽良好的票務代理機構，避免選擇非法代理或黑中介，以免遭受詐騙或損失。在與票務代理機構合作時，應簽訂詳細的服務協(xié)議，明確雙方的權利和義務。訂票時間規(guī)定機票預訂1.國內(nèi)航班：一般建議提前[x]天預訂，以獲取較為優(yōu)惠的票價。對于熱門航線和旅游旺季，應提前[x]天以上預訂，以免無票可訂。2.國際航班：由于涉及簽證辦理等因素，建議提前[x]周以上預訂機票。同時，關注航空公司的促銷活動和航班動態(tài)，及時調(diào)整訂票計劃?；疖嚻鳖A訂1.普通列車車票：一般可提前[x]天預訂，具體預訂時間以12306網(wǎng)站公布為準。建議提前[x]天左右關注余票信息，選擇合適的車次和座位類型進行預訂。2.動車組列車車票：一般可提前[x]天預訂，具體預訂時間以12306網(wǎng)站公布為準。對于熱門線路和出行高峰期，建議提前[x]天以上預訂，以免錯過合適的車次。汽車票預訂汽車票預訂時間一般相對靈活，可根據(jù)出行日期提前[x]天至[x]小時不等進行預訂。建議提前[x]天左右查詢汽車票信息，選擇合適的班次和座位類型進行預訂。票務報銷報銷憑證要求1.員工應提供真實、有效的訂票憑證作為報銷依據(jù)，包括但不限于電子客票行程單、火車票購票信息單、汽車票發(fā)票等。2.報銷憑證上應注明出行日期、目的地、票價、訂票人姓名等信息，確保與訂票申請表和實際出行情況一致。3.對于通過票務代理機構訂票的，還應提供票務代理機構開具的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應注明訂票費用、服務項目等詳細信息。報銷流程1.員工將訂票憑證和填寫完整的《費用報銷單》一并提交給部門內(nèi)勤或相關負責人。2.部門內(nèi)勤或相關負責人對報銷憑證進行初審，核實訂票信息與出行計劃是否相符，報銷金額是否合理。初審通過后，在《費用報銷單》上簽字確認，并提交給財務部門。3.財務部門對報銷憑證進行復審，審核報銷憑證的真實性、合法性、完整性。復審通過后，按照公司財務制度進行報銷支付。報銷標準1.機票報銷標準：根據(jù)公司的差旅費管理制度，按照不同的職級和出行目的地制定相應的機票報銷標準。一般情況下，經(jīng)濟艙票價可全額報銷；如因工作需要乘坐商務艙或頭等艙，需經(jīng)上級領導批準，且報銷金額不得超過經(jīng)濟艙全價票的一定比例（如[x]%）。2.火車票報銷標準：按照實際購買的票價進行報銷，但不得超過同等級別列車的硬臥票價（如有硬臥票）。對于軟臥、一等座等特殊座位類型，需經(jīng)上級領導批準后方可報銷。3.汽車票報銷標準：按照實際購買的票價進行報銷，但不得超過合理的交通費用標準。具體標準可根據(jù)出行距離和交通方式進行制定。訂票信息管理建立訂票信息臺賬1.公司應建立訂票信息臺賬，由部門內(nèi)勤或相關負責人負責記錄員工的訂票信息，包括訂票日期、出行日期、目的地、航班/車次、座位號、票價、訂票渠道等。2.訂票信息臺賬應定期更新，確保信息的準確性和及時性。同時，應將訂票信息臺賬與員工的出差記錄、費用報銷記錄等進行關聯(lián)，以便進行綜合查詢和統(tǒng)計分析。行程跟蹤與提醒1.部門內(nèi)勤或相關負責人應根據(jù)員工的訂票信息，對員工的出行行程進行跟蹤。在出行前[x]天，提醒員工做好出行準備，如檢查證件、行李等。2.對于重要會議、培訓等出行安排，部門內(nèi)勤或相關負責人應提前與相關組織方溝通協(xié)調(diào)，確保行程順利進行。如遇行程變更或突發(fā)情況，應及時通知員工并協(xié)助處理。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門應定期對訂票流程和票務報銷情況進行審計，檢查訂票申請的審批程序是否合規(guī)，訂票渠道是否合法，報銷憑證是否真實有效，報銷標準是否執(zhí)行到位等。2.對于審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并督促相關部門和人員進行整改。對違反訂票管理制度的行為，應按照公司規(guī)定進行嚴肅處理。員工監(jiān)督1.鼓勵員工對訂票流程和票務報銷情況進行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，可向部門領導或公司人力資源部門舉報。