檔案管理培訓(xùn)課件演講人：日期：CATALOGUE目錄檔案管理概述檔案的特性與作用檔案工作管理體制檔案管理員崗位職責(zé)文書檔案管理CATALOGUE目錄檔案的分類管理檔案的移交與借閱檔案的鑒定與銷毀檔案管理信息化檔案管理案例分析01檔案管理概述檔案的定義與分類檔案的定義檔案是組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的歷史記錄，具有保存價(jià)值和查考使用價(jià)值。檔案的分類檔案的價(jià)值檔案可以按照多種方式進(jìn)行分類，如按載體分為紙質(zhì)檔案、電子檔案等；按內(nèi)容分為文書檔案、科技檔案、專門檔案等。檔案是歷史的真實(shí)記錄，對(duì)于維護(hù)歷史真實(shí)面貌、保障人民權(quán)益、促進(jìn)社會(huì)發(fā)展和文化傳承具有重要作用。123檔案是歷史的憑證，可以為我們提供歷史情況和事實(shí)依據(jù)，是處理各種問題和糾紛的重要依據(jù)。檔案是各種工作、學(xué)習(xí)、生產(chǎn)活動(dòng)的參考和依據(jù)，可以為決策、規(guī)劃、管理等提供有價(jià)值的信息。檔案涉及許多機(jī)密信息和個(gè)人隱私，加強(qiáng)檔案管理有利于保護(hù)國(guó)家機(jī)密和個(gè)人隱私。檔案是文化遺產(chǎn)的重要組成部分，對(duì)于傳承歷史文化、弘揚(yáng)民族精神具有重要意義。檔案管理的重要性憑證作用參考作用保密作用文化傳承統(tǒng)一管理原則檔案應(yīng)由專門機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。分級(jí)管理原則根據(jù)檔案的重要性和價(jià)值，將檔案分為不同等級(jí)，實(shí)施分級(jí)管理。尊重原始記錄原則檔案管理應(yīng)尊重檔案的原始記錄，保持檔案的真實(shí)性和完整性。便于利用原則檔案管理應(yīng)便于查閱和利用，為各項(xiàng)工作提供便利條件。檔案管理的基本原則02檔案的特性與作用檔案的原始性形成原始性檔案是直接從實(shí)際活動(dòng)中產(chǎn)生的，而非事后編寫或隨意收集。內(nèi)容原始性檔案的內(nèi)容直接反映了當(dāng)時(shí)的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，是未經(jīng)加工的第一手資料。載體原始性檔案的載體材料，如紙張、膠片、磁帶等，具有原始的物理和化學(xué)特性。歷史憑證檔案在法律上具有證明效力，是維護(hù)合法權(quán)益的重要依據(jù)。法律憑證業(yè)務(wù)憑證檔案是各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)記錄，為業(yè)務(wù)開展提供憑證和參考。檔案是歷史的真實(shí)記錄，具有無(wú)可替代的憑證價(jià)值。檔案的憑證性檔案的參考價(jià)值學(xué)術(shù)研究參考檔案為學(xué)術(shù)研究提供豐富的第一手資料，推動(dòng)學(xué)術(shù)發(fā)展。工作決策參考社會(huì)服務(wù)參考檔案記錄了歷史經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，為工作決策提供重要參考。檔案具有廣泛的社會(huì)價(jià)值，為公眾提供各類服務(wù)和信息。12303檔案工作管理體制檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置檔案管理部門負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查檔案工作。030201檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)具體檔案工作，如收集、整理、保管、鑒定、利用等。檔案信息化機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)和管理，推動(dòng)檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。檔案管理職責(zé)分工檔案管理人員負(fù)責(zé)制定檔案工作計(jì)劃、制度和流程，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，監(jiān)督檔案工作質(zhì)量。各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔和移交工作，保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。檔案利用人員負(fù)責(zé)檔案的借閱、復(fù)制、摘錄等利用工作，提供檔案信息服務(wù)。檔案管理法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)包括《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等，規(guī)定了檔案管理的原則、制度、方法和法律責(zé)任。檔案法律法規(guī)包括《檔案分類與代碼》、《檔案著錄規(guī)則》等，為檔案工作提供統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)包括本單位制定的檔案管理規(guī)章制度、流程等，是檔案工作的具體依據(jù)。檔案管理制度04檔案管理員崗位職責(zé)根據(jù)檔案的類型、內(nèi)容、價(jià)值等因素，制定合理的檔案收集計(jì)劃，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。檔案收集與整理制定檔案收集計(jì)劃對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作，以便于后續(xù)的檢索和利用。檔案整理與分類將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，提高檔案的存儲(chǔ)密度和檢索效率。檔案數(shù)字化檔案保管與維護(hù)檔案安全保管建立檔案安全保管制度，確保檔案的安全、完整，防止檔案的丟失、損壞和泄密。檔案環(huán)境控制對(duì)檔案存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行監(jiān)測(cè)和控制，如溫度、濕度、防蟲等，確保檔案的物理安全。檔案定期檢查定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的長(zhǎng)期可讀性和可利用性。檔案利用與服務(wù)檔案檢索與利用建立完善的檔案檢索體系，為檔案用戶提供高效、準(zhǔn)確的檔案檢索服務(wù)，滿足用戶的檔案利用需求。檔案借閱管理檔案編研與開發(fā)建立檔案借閱制度，規(guī)定借閱檔案的程序、要求和限制，確保檔案的借閱安全。對(duì)檔案進(jìn)行編研和開發(fā)，挖掘檔案的價(jià)值，編制檔案史料、專題匯編等，為社會(huì)提供有價(jià)值的檔案資源。12305文書檔案管理對(duì)檔案進(jìn)行分類、排序、編號(hào)和裝訂。整理將檔案放入指定位置，建立歸檔目錄和檢索系統(tǒng)。歸檔01020304確定歸檔范圍，收集相關(guān)文書檔案。收集定期對(duì)檔案進(jìn)行審查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。審查文書檔案的歸檔流程根據(jù)文件的來(lái)源或產(chǎn)生部門進(jìn)行分類。按來(lái)源分類文書檔案的分類方法根據(jù)文件的內(nèi)容或主題進(jìn)行分類。按內(nèi)容分類根據(jù)文件的格式或類型進(jìn)行分類，如信函、報(bào)告、合同等。按形式分類根據(jù)文件的產(chǎn)生時(shí)間進(jìn)行分類，如年度、季度、月份等。按時(shí)間分類永久保存具有重要?dú)v史價(jià)值的文書檔案應(yīng)永久保存。長(zhǎng)期保存具有重要法律或行政價(jià)值的文書檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存，通常不少于30年。短期保存一般性的文書檔案可短期保存，保存期限一般為1-10年。銷毀對(duì)于無(wú)保存價(jià)值的文書檔案，應(yīng)按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。文書檔案的保管期限06檔案的分類管理檔案分類的原則科學(xué)性檔案分類應(yīng)按照檔案的本質(zhì)屬性、特點(diǎn)和內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類，確保分類準(zhǔn)確、合理。實(shí)用性檔案分類應(yīng)充分考慮實(shí)際利用需求，便于查找、利用和管理。穩(wěn)定性檔案分類應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，不宜頻繁調(diào)整，以免影響檔案的管理和利用。兼容性檔案分類應(yīng)兼顧不同分類體系之間的兼容性，以便于交流和共享。根據(jù)檔案的來(lái)源或形成單位進(jìn)行分類，如行政部門、業(yè)務(wù)部門、個(gè)人等。根據(jù)檔案的內(nèi)容或主題進(jìn)行分類，如文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案等。根據(jù)檔案的載體形式或記錄方式進(jìn)行分類，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、音像檔案等。根據(jù)檔案的形成時(shí)間或所屬時(shí)期進(jìn)行分類，如年度檔案、季度檔案、月度檔案等。檔案分類的方法按來(lái)源分類按內(nèi)容分類按形式分類按時(shí)間分類檔案分類的實(shí)踐案例文書檔案分類01按照文件的來(lái)源、性質(zhì)、內(nèi)容和重要性等因素，將文書檔案分為黨群類、行政類、業(yè)務(wù)類等類別，以便于管理和利用。科技檔案分類02根據(jù)科技項(xiàng)目的特點(diǎn)、技術(shù)環(huán)節(jié)和成果形式等，將科技檔案分為科研項(xiàng)目檔案、技術(shù)檔案、產(chǎn)品檔案等類別，以便于科技成果的轉(zhuǎn)化和應(yīng)用。會(huì)計(jì)檔案分類03按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，將會(huì)計(jì)檔案分為原始憑證、記賬憑證、賬簿、報(bào)表等類別，以便于財(cái)務(wù)管理和審計(jì)。照片檔案分類04根據(jù)照片的主題、時(shí)間、人物等因素，將照片檔案分為人物照片、活動(dòng)照片、風(fēng)景照片等類別，以便于照片的查找和利用。07檔案的移交與借閱檔案移交的程序移交前的準(zhǔn)備檔案移交前應(yīng)進(jìn)行整理、分類、編號(hào)、打包等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和有序。移交清單的編制移交時(shí)應(yīng)編制檔案移交清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、內(nèi)容、移交時(shí)間等信息，并由移交雙方簽字確認(rèn)。移交過(guò)程的監(jiān)督檔案移交過(guò)程應(yīng)有專門人員進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的移交真實(shí)、合法、有效。檔案借閱的流程借閱人需填寫檔案借閱申請(qǐng)表，明確借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時(shí)間等信息。借閱申請(qǐng)借閱申請(qǐng)需經(jīng)過(guò)相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)的審批，審批通過(guò)后方可借閱。借閱人應(yīng)按照規(guī)定的借閱用途和借閱時(shí)間使用檔案，不得私自復(fù)制、篡改或損毀檔案。審批手續(xù)借閱時(shí)需在借閱登記簿上進(jìn)行登記，記錄借閱人、借閱檔案名稱、借閱時(shí)間等信息。借閱登記01020403借閱過(guò)程的管理檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房中，保持適宜的溫度和濕度，防止檔案的霉變、褪色、損壞等。檔案保管對(duì)涉密檔案應(yīng)進(jìn)行加密處理，嚴(yán)格控制知悉范圍，防止檔案泄露。保密措施檔案庫(kù)房應(yīng)配備滅火器材和防盜設(shè)施，確保檔案的安全。防火防盜對(duì)重要檔案應(yīng)進(jìn)行備份，以防止檔案的丟失或損壞。檔案?jìng)浞輽n案安全與保密措施08檔案的鑒定與銷毀具有法律憑證作用的檔案應(yīng)當(dāng)按照法律規(guī)定進(jìn)行保管和銷毀。檔案的法律價(jià)值對(duì)單位或組織的行政管理有重要參考價(jià)值的檔案應(yīng)當(dāng)保留。檔案的行政管理價(jià)值01020304反映歷史事實(shí)、具有歷史意義和價(jià)值的檔案應(yīng)當(dāng)永久保存。檔案的歷史價(jià)值對(duì)單位或組織日常工作有重要參考作用的檔案應(yīng)當(dāng)保存。檔案的利用價(jià)值檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)檔案銷毀的程序檔案銷毀審批由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批，并報(bào)請(qǐng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)。檔案銷毀登記對(duì)需要銷毀的檔案進(jìn)行登記，記錄檔案的名稱、數(shù)量、時(shí)間等信息。檔案銷毀方式選擇適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，并確保銷毀過(guò)程的安全和保密。檔案銷毀監(jiān)督銷毀過(guò)程應(yīng)當(dāng)有兩人以上監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程按照規(guī)定進(jìn)行。檔案銷毀前需復(fù)核檔案銷毀過(guò)程中要保密在銷毀前應(yīng)當(dāng)再次復(fù)核，確保需要銷毀的檔案確無(wú)保存價(jià)值。銷毀過(guò)程中應(yīng)當(dāng)注意保密，防止有價(jià)值的檔案被泄露。檔案銷毀的注意事項(xiàng)檔案銷毀后需及時(shí)記錄銷毀后應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行記錄，并在檔案管理臺(tái)賬中予以注銷。檔案銷毀后需審計(jì)銷毀后應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審計(jì)，確保銷毀程序合規(guī)、銷毀徹底。09檔案管理信息化支持檔案的電子化錄入，包括檔案的基本信息、摘要、目錄等。提供電子存儲(chǔ)功能，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和備份。支持快速、準(zhǔn)確的檔案查詢功能，用戶可以通過(guò)關(guān)鍵詞、日期等多種方式查找所需檔案。實(shí)現(xiàn)檔案的電子化借閱，記錄借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。檔案管理系統(tǒng)的功能檔案錄入檔案存儲(chǔ)檔案查詢檔案借閱檔案掃描使用專業(yè)設(shè)備將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字圖像。檔案數(shù)字化的流程01圖像處理對(duì)掃描得到的圖像進(jìn)行去噪、校正、裁剪等處理，提高圖像質(zhì)量。02OCR識(shí)別使用光學(xué)字符識(shí)別技術(shù)，將圖像中的文字轉(zhuǎn)化為可編輯的文本。03數(shù)據(jù)存儲(chǔ)將處理后的數(shù)字檔案存儲(chǔ)在磁盤、光盤等載體上，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)。04檔案信息化的挑戰(zhàn)與對(duì)策數(shù)據(jù)安全加強(qiáng)數(shù)據(jù)的安全管理，建立備份機(jī)制，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。數(shù)據(jù)質(zhì)量控制制定檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)字檔案的準(zhǔn)確性和可讀性。技術(shù)更新保持對(duì)新技術(shù)和新方法的關(guān)注，及時(shí)更新檔案管理系統(tǒng)，適應(yīng)信息化的發(fā)展。人員培訓(xùn)加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其數(shù)字化技能和信息素養(yǎng)。10檔案管理案例分析檔案分類與整理通過(guò)優(yōu)化檔案分類和整理方法，提高企業(yè)檔案檢索效率。檔案數(shù)字化將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，減少檔案存儲(chǔ)空間，提高檔案安全性。檔案利用與共享加強(qiáng)檔案利用和共享，提高企業(yè)各部門之間的協(xié)同效率。檔案管理流程優(yōu)化通過(guò)流程再造和簡(jiǎn)化，降低檔案管理成本，提高檔案管理質(zhì)量。案例一：企業(yè)檔案管理優(yōu)化加強(qiáng)檔案安全保障措施，確保政府檔案的機(jī)密性和完整性。檔案安全保障推動(dòng)政府檔案數(shù)字化和共享，提高政府服務(wù)效率和透明度。檔案數(shù)字化與共享01020304加強(qiáng)政府檔案資源建設(shè)，提高政府決策的科學(xué)性和公信力。