協(xié)議、檔案、資料管理1.目為了規(guī)范企業(yè)檔案管理,規(guī)避因檔案不完整或缺失帶來(lái)法律風(fēng)險(xiǎn),現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案實(shí)施分級(jí)管理,對(duì)于關(guān)鍵檔案要求嚴(yán)格控制。2.范圍適適用于企業(yè)各類檔案管理。3.定義無(wú)職責(zé)4.1.法務(wù)監(jiān)察部4.1.1.負(fù)責(zé)企業(yè)對(duì)協(xié)議管理全過(guò)程規(guī)范性進(jìn)行監(jiān)督監(jiān)察。4.1.2.負(fù)責(zé)各單位法律訴訟類檔案監(jiān)管工作。4.2.行政人事部4.2.1.負(fù)責(zé)企業(yè)檔案管理制度制訂工作。4.2.2.負(fù)責(zé)企業(yè)關(guān)鍵檔案保留、監(jiān)管工作。4.2.3.負(fù)責(zé)對(duì)各單位檔案管理檢驗(yàn)工作。4.2.4.負(fù)責(zé)協(xié)議預(yù)警工作。4.3.總經(jīng)辦4.3.1.負(fù)責(zé)各層級(jí)協(xié)議審批工作。5.工作程序檔案分級(jí)管理5.1.1.Ⅰ級(jí)（企業(yè)總部）:分為行政人事類檔案、財(cái)務(wù)類檔案、運(yùn)行管理類檔案、法務(wù)監(jiān)察類檔案、工程類檔案,詳見(jiàn)《企業(yè)類檔案目錄匯總》。5.1.2.Ⅱ級(jí)（項(xiàng)目）:項(xiàng)目檔案為基層職員勞務(wù)派遣協(xié)議、返聘協(xié)議原件及職員檔案、工程移交資料、質(zhì)保協(xié)議、工程維修、設(shè)備采購(gòu)、工程質(zhì)保金、業(yè)主入住相關(guān)資料、日常服務(wù)統(tǒng)計(jì)等,詳見(jiàn)《項(xiàng)目檔案目錄結(jié)構(gòu)及歸檔范圍》。5.1.3.各單位嚴(yán)格根據(jù)《檔案責(zé)任管理人》中要求保管。關(guān)鍵檔案管理5.2.1.證照保管5.2.1.1企業(yè)證照由總部行政人事部保管存檔。5.2.1.2行政人事部建立更新《證照立案明細(xì)表》,每年3月至6月企業(yè)證照年審?fù)瓿珊?須將有效證照掃描保留至文檔系統(tǒng),行政人事部負(fù)責(zé)檢驗(yàn)立案。5.2.2.協(xié)議及檔案資料管理A.協(xié)議管理a.需要簽定協(xié)議項(xiàng)目a）.收款協(xié)議類:經(jīng)營(yíng)收款總金額1000元以上必需簽署協(xié)議。b).付款協(xié)議類:付款金額1萬(wàn)元以上必需簽署協(xié)議。B.協(xié)議草擬a.各類協(xié)議草擬,實(shí)施歸口管理、分級(jí)把關(guān)標(biāo)準(zhǔn),誰(shuí)負(fù)責(zé)此項(xiàng)業(yè)務(wù),由誰(shuí)負(fù)責(zé)草擬協(xié)議。b.在草擬協(xié)議前,應(yīng)對(duì)協(xié)議包含關(guān)鍵內(nèi)容有一個(gè)全方面了解,包含對(duì)方當(dāng)事人履約能力、信譽(yù)度、設(shè)備材料質(zhì)量性能、市場(chǎng)行情等。c.全部協(xié)議在草擬時(shí),必需確保符合國(guó)家法律要求,有規(guī)范文本,要參考規(guī)范文本。d.企業(yè)日常行政管理中所包含活動(dòng)需簽定協(xié)議,由負(fù)責(zé)草擬協(xié)議人提議《協(xié)議（協(xié)議）審批表》按步驟審批。e.協(xié)議聯(lián)辦按步驟審批完成后方可簽署。C.協(xié)議簽署a.協(xié)議簽署部門在提出《協(xié)議（協(xié)議）審批表》后,必需將對(duì)方企業(yè)《營(yíng)業(yè)執(zhí)照》、《稅務(wù)登記證》、《組織機(jī)構(gòu)代碼證》副本復(fù)印件;若對(duì)方為個(gè)人時(shí)需要提交身份證復(fù)印件至企業(yè)行政人事部。b.各類協(xié)議審批后,由經(jīng)辦人將協(xié)議條款與審批意見(jiàn)查對(duì)修改后打印四份,由對(duì)方企業(yè)法定代表人簽字（若為代理人需要開(kāi)具授權(quán)委托書(shū)）并蓋章后,交行政人事部行政內(nèi)勤處。雙方均不得使用財(cái)務(wù)章或部門印章簽署協(xié)議;若對(duì)方為個(gè)人時(shí)需要對(duì)方當(dāng)事人簽字按手印,并落款個(gè)人身份證號(hào)、聯(lián)絡(luò)方法。d.各類協(xié)議審批后,由經(jīng)辦人將協(xié)議條款與審批意見(jiàn)查對(duì)修改后打印四份,由對(duì)方企業(yè)法定代表人簽字（若為代理人需要開(kāi)具授權(quán)委托書(shū)）并蓋章后,交行政人事部行政內(nèi)勤處。e.協(xié)議簽署部門負(fù)責(zé)應(yīng)將我企業(yè)簽字蓋章完成協(xié)議,在2個(gè)工作日內(nèi)傳輸給協(xié)議簽署部門,由協(xié)議簽署部門負(fù)責(zé)完成對(duì)方簽字蓋章手續(xù)辦理工作。f.協(xié)議簽署部門負(fù)責(zé)協(xié)議傳輸。協(xié)議雙方簽字蓋章完成后,協(xié)議簽署部門必需將協(xié)議立刻傳輸至行政人事部、財(cái)務(wù)管理部、協(xié)議內(nèi)容包含到相關(guān)部門,并做好協(xié)議傳輸?shù)怯?。D.協(xié)議實(shí)施a.協(xié)議實(shí)施中日常管理標(biāo)準(zhǔn)是哪個(gè)部門經(jīng)辦,哪個(gè)部門管理。協(xié)議內(nèi)容包含到各部門是協(xié)議實(shí)施第一責(zé)任部門,全部經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)必需嚴(yán)格推行協(xié)議條款要求,如在實(shí)施過(guò)程中存在困難,能夠要求協(xié)議簽署部門進(jìn)行支撐。負(fù)責(zé)管理協(xié)議部門,要定時(shí)了解、檢驗(yàn)協(xié)議實(shí)施情況,協(xié)調(diào)處理實(shí)施中問(wèn)題。依據(jù)需要,關(guān)鍵經(jīng)濟(jì)、零星施工協(xié)議,在實(shí)施中須定時(shí)將協(xié)議實(shí)施情況,向總經(jīng)理匯報(bào)。在協(xié)議實(shí)施過(guò)程中,凡包含到協(xié)議條款補(bǔ)充、修改,都必需按協(xié)議草擬簽約程序辦理,任何個(gè)人都不得私自修改、補(bǔ)充協(xié)議條款和增減協(xié)議總造價(jià)。b.各部門提請(qǐng)已簽署協(xié)議業(yè)務(wù)審批事項(xiàng)時(shí),必需將協(xié)議作為附件,各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批業(yè)務(wù)時(shí),必需以協(xié)議為依據(jù)。c.各部門應(yīng)有專員登記應(yīng)收款臺(tái)賬并與財(cái)務(wù)管理部定時(shí)查對(duì)。d.總部綜合管理部、品質(zhì)部負(fù)責(zé)對(duì)協(xié)議實(shí)施情況監(jiān)督指導(dǎo)。e.財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)對(duì)經(jīng)濟(jì)協(xié)議實(shí)施情況監(jiān)督檢驗(yàn),全部經(jīng)濟(jì)協(xié)議收支必需以協(xié)議條款為依據(jù),對(duì)于不符合協(xié)議要求付款可拒付。f.財(cái)務(wù)管理部應(yīng)建立收款協(xié)議管理臺(tái)賬,并下發(fā)各相關(guān)部門實(shí)施。財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)對(duì)臺(tái)賬登記人員進(jìn)行定時(shí)培訓(xùn),對(duì)臺(tái)賬登記正確性、完整性、立刻性進(jìn)行監(jiān)督檢驗(yàn),對(duì)應(yīng)收未收款項(xiàng)立刻預(yù)警、立刻催收。g.臺(tái)賬關(guān)鍵內(nèi)容應(yīng)包含但不限于:序號(hào)、協(xié)議號(hào)、經(jīng)辦人、對(duì)方單位、簽約日期、協(xié)議標(biāo)、標(biāo)額、協(xié)議收款日期、實(shí)際收款金額、實(shí)際收款日期、備注等。h.協(xié)議實(shí)施過(guò)程中,凡包含到協(xié)議條款變更,必需按協(xié)議簽署步驟簽署協(xié)議變更補(bǔ)充協(xié)議。如遇協(xié)議對(duì)方無(wú)任何通知強(qiáng)行終止協(xié)議,必需于終止協(xié)議2日內(nèi)提交協(xié)議終止情況說(shuō)明,與協(xié)議一起歸檔。i.總部協(xié)議終止情況說(shuō)明需經(jīng)部門第一責(zé)任人、財(cái)務(wù)管理部第一責(zé)任人品質(zhì)部責(zé)任人簽字確定并報(bào)總部行政人事部立案。E.職員協(xié)議及檔案a.包含內(nèi)容:管理人員人事檔案及勞動(dòng)協(xié)議、基層職員人事檔案及勞務(wù)派遣協(xié)議（返聘）。b.保管責(zé)任人:基層職員人事檔案及勞務(wù)派遣（返聘）協(xié)議原件以各管理處為單位保管,協(xié)議保管責(zé)任人為人事管理員或行政內(nèi)勤;協(xié)議一式三份,職員本人、所在管理處、企業(yè)總部各存檔一份。管理人員人事檔案及勞動(dòng)協(xié)議原件以企業(yè)總部為單位保管,協(xié)議保管責(zé)任人為企業(yè)行政人事部責(zé)任人。c.保管要求:職員勞務(wù)派遣（返聘）協(xié)議和職員勞動(dòng)協(xié)議原件集中存放,并將信息統(tǒng)計(jì)在《職員花名冊(cè)》中?！堵殕T花名冊(cè)》信息每七天更新。行政人事部提前二個(gè)月做勞動(dòng)協(xié)議到期預(yù)警,各項(xiàng)目負(fù)責(zé)跟蹤落實(shí)協(xié)議簽署。F.服務(wù)經(jīng)營(yíng)類協(xié)議a.包含內(nèi)容:物業(yè)服務(wù)協(xié)議、電梯、消防、垃圾清運(yùn)分包協(xié)議、供熱交換站管理協(xié)議、房屋含機(jī)站租賃協(xié)議、用電協(xié)議、多個(gè)經(jīng)營(yíng)協(xié)議、工程維修、設(shè)備采購(gòu)、對(duì)應(yīng)協(xié)議招標(biāo)文件。b.保管責(zé)任人:服務(wù)經(jīng)營(yíng)類協(xié)議全部原件以企業(yè)為單位保留（協(xié)議簽署時(shí)一式三份,行政人事部、財(cái)務(wù)部保留一份原件）,對(duì)應(yīng)招標(biāo)文件與協(xié)議一并保留,品質(zhì)部、協(xié)議包含管理處負(fù)責(zé)保留相關(guān)協(xié)議復(fù)印件。c.保管要求:企業(yè)行政人事部負(fù)責(zé)協(xié)議存放保管,建立更新《協(xié)議明細(xì)臺(tái)賬》。每個(gè)月1日前行政人事部對(duì)各項(xiàng)目協(xié)議臺(tái)賬進(jìn)行集中整理分類。行政人事部提前三個(gè)月做協(xié)議到期預(yù)警,相關(guān)職能部門相關(guān)部門做協(xié)議履約及續(xù)簽跟蹤落實(shí)。G.工程類資料a.包含內(nèi)容:工程移交資料、質(zhì)保協(xié)議、工程質(zhì)保金、業(yè)主入住相關(guān)資料。b.保管責(zé)任人:全部工程資料原件以所包含管理處為單位保留。c.保管要求:各管理處行政內(nèi)勤負(fù)責(zé)資料保管,建立目錄明細(xì),建立《業(yè)主花名冊(cè)》,和業(yè)主分戶檔案。企業(yè)品質(zhì)部設(shè)備責(zé)任人對(duì)工程資料分類存檔給予指導(dǎo)。項(xiàng)目第一責(zé)任人負(fù)責(zé)資料借閱同意,行政內(nèi)勤負(fù)責(zé)借出資料回收。H.法律訴訟類資料a.包含內(nèi)容:寄發(fā)施工單位工程質(zhì)量（維修）函件、寄發(fā)給協(xié)議關(guān)系單位函件、寄發(fā)給業(yè)主催費(fèi)函、律師函、風(fēng)險(xiǎn)提醒函（法務(wù)監(jiān)察部下發(fā)）、項(xiàng)目撤場(chǎng)資料、關(guān)鍵聲像檔案、人民調(diào)解協(xié)議書(shū)、關(guān)鍵聲像檔案等。b.保管責(zé)任人:寄發(fā)施工單位工程質(zhì)量（維修）函件、寄發(fā)給協(xié)議關(guān)系單位函件及郵寄單據(jù)原件、風(fēng)險(xiǎn)提醒函（法務(wù)監(jiān)察部下發(fā)）由相關(guān)項(xiàng)目保留;項(xiàng)目撤場(chǎng)資料原件由企業(yè)保留;關(guān)鍵聲像檔案由企業(yè)保留,行政人事部備份;寄發(fā)給業(yè)主催費(fèi)函、律師函、人民調(diào)解協(xié)議書(shū)及郵寄單據(jù)原件由項(xiàng)目存在業(yè)主檔案中,企業(yè)保留復(fù)印件。c.保管要求:全部寄發(fā)給單位函件、風(fēng)險(xiǎn)提醒函（法務(wù)監(jiān)察部下發(fā)）由項(xiàng)目行政內(nèi)勤負(fù)責(zé)保管,建專用檔案盒及目錄臺(tái)賬;寄發(fā)給業(yè)主催費(fèi)函、律師函、人民調(diào)解協(xié)議書(shū)由客服主管搜集分別存放至業(yè)主檔案中,建立目錄明細(xì)并交行政內(nèi)勤,行政內(nèi)勤負(fù)責(zé)將相關(guān)資料復(fù)印件及目錄整理后提交企業(yè)行政人事部責(zé)任人。項(xiàng)目撤場(chǎng)資料、關(guān)鍵聲像檔案由企業(yè)行政人事部責(zé)任人保管,建立目錄。5.2.3.日常服務(wù)質(zhì)量統(tǒng)計(jì)管理A.日常服務(wù)質(zhì)量統(tǒng)計(jì)管理根據(jù)企業(yè)體系文件要求進(jìn)行填寫、裝訂、歸檔,按體系文件要求年限存貯。5.2.4.檔案管理人員要求A.檔案管理責(zé)任人必需按要求立刻保留檔案,并跟蹤檔案借閱回收。B.按要求提交檔案復(fù)印件和目錄臺(tái)賬。C.檔案管理人員出現(xiàn)工作異動(dòng)情況,人事部門應(yīng)將檔案移交作為關(guān)鍵事項(xiàng)作好監(jiān)交。對(duì)于沒(méi)有根據(jù)要求進(jìn)行歸檔,應(yīng)在完成后,方能離崗、離職。5.2.5.檔案管理檢驗(yàn)要求A.對(duì)于關(guān)鍵檔案:各項(xiàng)目第一責(zé)任人每七天覆蓋檢驗(yàn)一次;企業(yè)行政人事部責(zé)任人每個(gè)月覆蓋檢驗(yàn)一次。B.對(duì)于質(zhì)量統(tǒng)計(jì):各項(xiàng)目第一責(zé)任人每個(gè)月覆蓋檢驗(yàn)一次;企業(yè)行政人事部責(zé)任人每季度覆蓋檢驗(yàn)一次。5.2.6.檔案室要求A.檔案室位置:檔案室遠(yuǎn)離易燃、易爆,空氣污染區(qū)。B.檔案室防護(hù)設(shè)施:檔案室應(yīng)含有防火、防水（潮）、防高溫、防盜等要求。C.各類檔案管理人員要有專門檔案管理柜并進(jìn)行編碼,根據(jù)歸檔清單,正確、立刻、完整歸檔;存放目錄要清楚、備查。5.2.7.檔案借閱與判定銷毀A.檔案借閱,關(guān)鍵檔案借出時(shí),需由借閱人填寫《文件資料借閱記錄表》報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)及區(qū)域總經(jīng)理同意同意后方可借閱,必需當(dāng)日歸還,其她檔案資料借閱時(shí)間不得超出七天。B.檔案判定銷毀,檔案管理員應(yīng)定時(shí)做好檔案判定工作,對(duì)超出保管期限而失