文書(shū)管理規(guī)則

□總則

第一條目的

為使文書(shū)管理制度化，以進(jìn)文書(shū)處理之品質(zhì)及效率，特訂定本規(guī)則。

第二條范圍

本規(guī)則所稱(chēng)文書(shū)管理，指總管理處各部、室、中心或各公司（含事業(yè)

部、業(yè)務(wù)執(zhí)行部

門(mén)）與外界來(lái)往的文書(shū)（包括電報(bào)）及關(guān)系企業(yè)（含公司內(nèi)）各部門(mén)間來(lái)

往文書(shū)（包含簽呈），自收（發(fā)）文至歸檔全部過(guò)程之辦理與控制。

□承辦部門(mén)

第三條總收發(fā)部門(mén)

總公司各部門(mén)與外界來(lái)往文書(shū)的收發(fā)由總管理處總務(wù)部門(mén)統(tǒng)一辦理，

各公司（工廠）所在地的總收發(fā)由其所屬總務(wù)部門(mén)辦理。總收發(fā)部門(mén)負(fù)

責(zé)文書(shū)之收受及發(fā)送。

第四條管理部門(mén)

（一）總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來(lái)、往

的文書(shū)，以各公司總經(jīng)理室或管理處為管理部門(mén)；營(yíng)業(yè)、采購(gòu)、工務(wù)、

資料、法律、服務(wù)、訓(xùn)練等業(yè)務(wù)部門(mén)的文書(shū)，得以各該業(yè)務(wù)部門(mén)的最

高主管部門(mén)為管理部門(mén)。

（二）各公司（工廠）所在地與外界來(lái)往屬地區(qū)性文書(shū)，以其所在地

之經(jīng)理室或管理處（或總務(wù)部門(mén)）為管理部

（三）關(guān)系企業(yè)各公司、部門(mén)間來(lái)往文書(shū)原則上以廠、處、部、室

以上部門(mén)為管理部門(mén)。

（四）管理部門(mén)應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)來(lái)往文書(shū)的核稿及收發(fā)、拆封、登

記、分文、稽催、校對(duì)、監(jiān)印、檔案管理等事宜；文書(shū)未按規(guī)定處理

者，管理部門(mén)不得受理。

第五條主辦及會(huì)辦部門(mén)

（一）文書(shū)內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)主辦部門(mén)為該項(xiàng)文書(shū)的主辦部門(mén)，如

有涉及其他部門(mén)時(shí)，其他部門(mén)則為該項(xiàng)文書(shū)的會(huì)辦部門(mén)。

（二）本企業(yè)各類(lèi)資料對(duì)外統(tǒng)一報(bào)送的主辦、會(huì)辦及提供部門(mén)。

□行文

第六條行文類(lèi)別

（一）函：發(fā)布規(guī)章或臨時(shí)性規(guī)定及對(duì)機(jī)關(guān)團(tuán)體、公司行號(hào)、私人或關(guān)

系企業(yè)各公司間及公司內(nèi)各部門(mén)間行文使用。

（二）公告：就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對(duì)象宣布時(shí)使用。

（三）便函：關(guān)系企業(yè)各公司、部門(mén)間或公司內(nèi)各部門(mén)間業(yè)務(wù)接洽時(shí)使

用。

（四）簽呈：下級(jí)對(duì)上級(jí)有所請(qǐng)示或報(bào)告時(shí)使用。

（五）電報(bào)：業(yè)務(wù)處理須以電報(bào)行文時(shí)使用。

（六）表格式公文：政府機(jī)關(guān)規(guī)定之表格式公文及公司人事令等，可依

實(shí)際需要印為固定格式使用。

（七）其他：

1.司法文書(shū)依據(jù)司法部門(mén)規(guī)定程序?qū)嵤?；訴訟文書(shū)，依政府有關(guān)部門(mén)

訴訟審議委員會(huì)規(guī)定程序?qū)嵤?/p>

2.會(huì)議紀(jì)錄及例行表報(bào)等的發(fā)送不必行文。

第七條行文名義、署名及印信借用

（一）對(duì)關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)行文的名義、署名及用印規(guī)定如下：

1.以公司名義由董事長(zhǎng)署名蓋董事長(zhǎng)職章：

屬政策性或影響公司重大權(quán)益的行文。

2.以公司名義由總經(jīng)理署名蓋總經(jīng)理職章：

對(duì)政府各部、會(huì)、局、署及其所屬一級(jí)、二級(jí)機(jī)構(gòu)或省政府、市政府

及其所屬一級(jí)機(jī)構(gòu)等之行文。

3.以公司名義由總經(jīng)理署名、蓋總經(jīng)理職銜簽字章。

①對(duì)省政府、市政府所屬二級(jí)機(jī)構(gòu)等的行文。

②對(duì)當(dāng)?shù)厥?、縣政府及其所屬一級(jí)機(jī)構(gòu)的行文。

③對(duì)稅務(wù)、金融機(jī)關(guān)的行文。

④總管理處各部、室、中心代表各公司對(duì)外的行文（但本款第六項(xiàng)另

有規(guī)定者從其規(guī)定）。

4.以公司名義，由經(jīng)理署名、蓋經(jīng)理職銜簽字章。

對(duì)本款第二項(xiàng)所列以外的公家機(jī)構(gòu)或公民營(yíng)企業(yè)、法人團(tuán)體的行文。

營(yíng)業(yè)、資料、工務(wù)等部門(mén)于各類(lèi)規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)

客戶(hù)、廠商之行文。

5.以部門(mén)名義，由廠處長(zhǎng)署名蓋廠處長(zhǎng)職銜簽字章。

營(yíng)業(yè)、資材、工務(wù)等部門(mén)于各類(lèi)規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)

客戶(hù)、廠商的行文。

第八條行文的判行權(quán)限

（一）以董事長(zhǎng)署名行文者，應(yīng)送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長(zhǎng)判行。

（二）以總經(jīng)理署名行文者，除總管理處各部室、中心代表各公司對(duì)外

行文得由經(jīng)理（主任）判行者外，應(yīng)送各公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理判

行。

（三）以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者、應(yīng)送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理判行。

（四）以部門(mén)名義由廠處長(zhǎng)署名行文者，應(yīng)由部門(mén)主管判行。

（五）以部門(mén)名義行文者，應(yīng)由部門(mén)主管判行。

（六）以公司名義蓋用公司公章行文者，應(yīng)由經(jīng)理級(jí)人員判行。

（七）因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要，如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等使用公

司名義，須蓋用董事長(zhǎng)或總經(jīng)理之業(yè)務(wù)專(zhuān)用章者，行文時(shí)應(yīng)經(jīng)各該業(yè)

務(wù)部門(mén)主管于授權(quán)之范圍內(nèi)經(jīng)核準(zhǔn)后始得為之。

（八）固定格式文書(shū)，應(yīng)由著名的主管于原稿判行后，授權(quán)業(yè)務(wù)主辦部

門(mén)主管依式行文。

□文書(shū)處理程式

i.通則

第九條文書(shū)分類(lèi)

（一）機(jī)密類(lèi)：具有專(zhuān)利性、獨(dú)特技術(shù)性的資料及特定列管的業(yè)務(wù)機(jī)密

文件，應(yīng)依本規(guī)定第八章規(guī)定辦理。

（二）a類(lèi)：凡關(guān)系重大，足以影響公司權(quán)益的文書(shū)，應(yīng)呈總經(jīng)理核閱

后始得分文辦理。

（三）b類(lèi)：一般文書(shū)及經(jīng)常性業(yè)務(wù)往來(lái)文書(shū)。

（四）C類(lèi)：一般通知或參考性的函件無(wú)須呈判者，僅登記分文直接交

經(jīng)辦部門(mén)處理后歸檔。

（五）其他類(lèi)：與公司業(yè)務(wù)無(wú)直接關(guān)系之表報(bào)、宣傳或印刷函件，無(wú)需

收文、登記，可直接送有關(guān)部門(mén)參閱。

第十條收發(fā)文登記單

（一）第一聯(lián)為收（發(fā)）文登記單，收發(fā)人員按流水號(hào)碼順序裝訂存查。

（二）第二聯(lián)為催辦單，于送經(jīng)辦部門(mén)簽收文件后，收發(fā)人員收回，按

處理期限或待復(fù)日期之先后次序整理，按日核對(duì)催辦。

（三）第三聯(lián)為主管催辦單，經(jīng)辦部門(mén)主管于交辦文件后留存，按處理

期限或待復(fù)日期之先后整理，以備隨時(shí)稽催督導(dǎo)用。

（四）第四聯(lián)為經(jīng)辦人員存查聯(lián)，于文件辦妥后按結(jié)案、未結(jié)案分類(lèi)存

查。

（五）第五聯(lián)為核查聯(lián)，于文件辦妥時(shí)隨文歸檔，如系代行或授權(quán)判行

的文件，由收發(fā)人員轉(zhuǎn)送主管核閱后歸檔。

第十一條收（發(fā)）文字號(hào)的制定管理

（一）對(duì)外行文的字號(hào)

1.公司：xlx2（x3）總字第（3000號(hào)。xlx2為公司

簡(jiǎn)稱(chēng)；x3為她區(qū)別，不需分地區(qū)者省略；0000為公司收（發(fā)）

文流水號(hào)。

2.事業(yè)部（含直屬部門(mén)）：xlx2（x3）x4字第OOOO號(hào)

（x4為事業(yè)部或直屬部門(mén)代字，由各公司總經(jīng)理室制定管理）。

3.營(yíng)業(yè)部門(mén)：由各公司總經(jīng)理室制定。

（二）對(duì)關(guān)系企業(yè)行文的字號(hào)

1.由各公司總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。

2?總管理處各部、室、中心由總管理處總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。

（三）收發(fā)文編號(hào)

1.由文書(shū)管理部門(mén)按年份依流水號(hào)碼一文一號(hào)編列。業(yè)務(wù)接洽便函另

行編定，亦采流水號(hào)碼一文一號(hào)編列。

2.復(fù)文以收文號(hào)碼為發(fā)文號(hào)碼，如有二號(hào)以上來(lái)文并案處理，以最后

的收文號(hào)碼為發(fā)文號(hào)碼。

3.主動(dòng)發(fā)文號(hào)碼與一般收復(fù)文號(hào)碼采取同一編號(hào)順序。

ii.與外界來(lái)往文件

第十二條收文

（一）登記、分文

來(lái)文由收發(fā)人員拆封后，于收（發(fā)）文登記單登記收文編號(hào)、收文日期、

來(lái)文者、來(lái)文字號(hào)、來(lái)文日期、附件及摘要后，送分文人員依其性質(zhì)

判定文書(shū)類(lèi)別、經(jīng)辦部門(mén)，再由收發(fā)人員分發(fā)。

（二）文件的分送

收發(fā)人員分發(fā)文件，應(yīng)留存收（發(fā)）文登記單第一聯(lián)，依收文編號(hào)之流

水號(hào)碼裝訂之。其余第二、三、四、五聯(lián)連同來(lái)文以分文專(zhuān)用卷宗送

交經(jīng)辦部門(mén)主管核定要否答復(fù)及處理期限，記入收（發(fā)）文登記單第

二、三、四、五聯(lián)，第二聯(lián)于當(dāng)天簽收后，夾放于分文專(zhuān)用卷宗退還

收發(fā)人員，由收發(fā)人員按處理期限的日期先后予以整理為文件催辦之

用。

（三）文件交辦

經(jīng)辦部門(mén)主管將文件批交辦理時(shí)，應(yīng)將經(jīng)辦人姓名記入收（發(fā)）文登記

單第三、四、五聯(lián)，留存第三聯(lián)按處理日期之先后整理稽催督導(dǎo)，第

四、五聯(lián)連同文件交經(jīng)辦人辦理。

（四）文件處理

1.經(jīng)辦人辦理文件時(shí)，應(yīng)將擬辦或復(fù)文擬搞簽呈主管判行。

2.經(jīng)辦人應(yīng)將處理經(jīng)過(guò)、結(jié)果或復(fù)文摘要記錄于收（發(fā)）文登記單第

四、五聯(lián)記要聯(lián)記要欄（如不敷使用時(shí)，得以文書(shū)簽辦單補(bǔ)充，簽辦

單隨同收（發(fā)）文登記單第五聯(lián)流程處理），并填記預(yù)定保存期限及銷(xiāo)

案或待復(fù)日期后連同來(lái)文（復(fù)文時(shí)需附復(fù)文稿）經(jīng)呈判后打字、校對(duì)再

轉(zhuǎn)送文書(shū)管理部門(mén)收發(fā)人員。經(jīng)辦部門(mén)主管于文件判行后，將收（發(fā)）

文登記單第三聯(lián)抽出銷(xiāo)案。

3.收發(fā)人員收到辦妥的來(lái)文及收（發(fā)）文登記單第四、五聯(lián)時(shí)：

①如無(wú)需復(fù)文者，依其類(lèi)別編定檔號(hào)填記于第四、五聯(lián)將檔號(hào)及銷(xiāo)案

日期轉(zhuǎn)記第一聯(lián)，抽出原留存的第二聯(lián)銷(xiāo)案，并將第五聯(lián)同文件歸檔,

將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。

②如需復(fù)文者，將復(fù)文及復(fù)文搞送請(qǐng)監(jiān)印人員用印后，復(fù)文封發(fā)投郵;

來(lái)文、復(fù)文稿、復(fù)文底本則依其類(lèi)別編寫(xiě)檔號(hào)填記于第四、五聯(lián)后，

第五聯(lián)連同來(lái)文、復(fù)文稿、復(fù)文底本歸檔，并抽出原留存的第二聯(lián)銷(xiāo)

案（如需待復(fù)者，則將第二聯(lián)依待復(fù)日期的先后整理以備稽催），再將

第四聯(lián)退還經(jīng)辦人°經(jīng)辦部門(mén)如業(yè)務(wù)需要，可以復(fù)文底本留存。

4.來(lái)文附件如屬現(xiàn)金、支票、匯票或其他有價(jià)證券等，經(jīng)辦部門(mén)經(jīng)辦

人于接到來(lái)文時(shí)，應(yīng)即繳交出納部門(mén)簽收不應(yīng)隨文傳遞。

第十三條主動(dòng)發(fā)文

（一）擬稿、登記

經(jīng)辦人以公文稿箋擬妥文稿，檢附收（發(fā)）文登記單一式五聯(lián)，填寫(xiě)受

文者、類(lèi)別、經(jīng)辦部門(mén)、內(nèi)容摘要、附件、經(jīng)辦人姓名、預(yù)定保存年

限及銷(xiāo)案或待復(fù)期限等欄，呈部門(mén)主管會(huì)核稿人員經(jīng)判行，送收發(fā)人

員編號(hào)，轉(zhuǎn)打字、校對(duì)后，送交文書(shū)管理部門(mén)收發(fā)人員。

（二）發(fā)文處理

收發(fā)人員收到發(fā)文文件、原稿收（發(fā)）文登記單（一式五聯(lián)），即將發(fā)文

文件及原稿送請(qǐng)監(jiān)印人員用印。文件封發(fā)投郵后，登記單第一聯(lián)依收

發(fā)文編號(hào)的流水號(hào)裝訂；無(wú)須待復(fù)文件，第二、三聯(lián)即予銷(xiāo)案，如須

待復(fù)者，第二聯(lián)由收發(fā)人員暫存，第三聯(lián)送經(jīng)辦部門(mén)主管，均依待復(fù)

日期的先后整理以備稽催；第四、五聯(lián)連同發(fā)文原稿及底本依其類(lèi)別

編寫(xiě)檔號(hào)，將檔號(hào)及銷(xiāo)案日期填記于第一聯(lián)后，第四聯(lián)交還經(jīng)辦人存

查，第五聯(lián)連同發(fā)文原稿、底本歸檔。

第十四條外界復(fù)文的處理

收發(fā)人員及文書(shū)經(jīng)辦部門(mén)收到外界復(fù)文，除按收文程序處理外，收發(fā)

人員應(yīng)抽出原發(fā)文的第二聯(lián)銷(xiāo)案，將銷(xiāo)案日期轉(zhuǎn)記原發(fā)文的第一聯(lián)，

并將收文日期及字號(hào)轉(zhuǎn)記于原發(fā)文后歸檔的第五聯(lián)，經(jīng)辦部門(mén)接到復(fù)

文時(shí)，主管應(yīng)抽出原發(fā)文的第三聯(lián)銷(xiāo)案，經(jīng)辦人應(yīng)于原發(fā)文的第四聯(lián)

填記收文日期及字號(hào)。

iii.關(guān)系企業(yè)來(lái)往文件

第十五條行文方式

（一）正式以公文用紙或油印函件行文者，依本章的規(guī)定處理。一段性

的規(guī)定、通知、

公告等函件無(wú)需復(fù)文時(shí)，發(fā)文部門(mén)仍辦理發(fā)文手續(xù)，受文部門(mén)則依下

列方式處理：

1.主管部門(mén)對(duì)其直轄部門(mén)行文時(shí)，受文部門(mén)免辦收文手續(xù)。

2.總管理處各部、室、中心及各公司相互行文，由受文公司總經(jīng)理室

或部、室、中心文書(shū)管理部門(mén)辦理收文，其轉(zhuǎn)交所屬部門(mén)時(shí)，所屬部

門(mén)免辦收文手續(xù)。

3.受文部門(mén)依前二項(xiàng)的規(guī)定免辦收文者仍應(yīng)處理呈核后依收文日期

先后順序歸檔。

（二）以業(yè)務(wù)接洽便函行文者，依第十六條規(guī)定辦理。

（三）各類(lèi)文書(shū)的行文，應(yīng)就組織層級(jí)需要數(shù)量一次印發(fā)，避免逐級(jí)轉(zhuǎn)

文重印延誤時(shí)效。

第十六條業(yè)務(wù)接洽便函之處理

（一）發(fā)文

經(jīng)辦人發(fā)文時(shí)，應(yīng)將接洽內(nèi)容列記于業(yè)務(wù)接洽便函第一聯(lián)，并填記文

書(shū)類(lèi)別、受文者、待復(fù)期限、附件等各欄，呈請(qǐng)主管判行后另依式填

寫(xiě)三聯(lián)連同第一聯(lián)呈主管主管簽署，一并送收發(fā)人員編號(hào)并記載于收

（發(fā)）文編號(hào)登記表再送監(jiān)印人員用印后，由收發(fā)人員將業(yè)務(wù)接洽便函

第二、三、四聯(lián)送交受文部門(mén)，第一聯(lián)則依待復(fù)日期之先后整理以備

稽催。

（二）收文

受文部門(mén)的收發(fā)人員收到業(yè)務(wù)接洽便函第二、三、四聯(lián)，于便函上填

記收文時(shí)間、編定收文號(hào)碼并記載收（發(fā)）文編號(hào)登記表將便函第二、

三、四聯(lián)送呈部門(mén)主管批定經(jīng)辦人后，由收發(fā)人員將二、三聯(lián)交由經(jīng)

辦人承辦，第四聯(lián)經(jīng)經(jīng)辦人簽收后由收發(fā)人員按發(fā)文部門(mén)要求的待復(fù)

日期先后整理，以備稽催。

（三）復(fù)文

經(jīng)辦人收到來(lái)文應(yīng)于第三聯(lián)擬具復(fù)文稿并填寫(xiě)銷(xiāo)案或待復(fù)日期，及預(yù)

定保存期限（如需簽辦，則以文書(shū)簽辦單辦理，簽辦單連同業(yè)務(wù)接洽

便函第三聯(lián)處理），經(jīng)主管判行后，依式填寫(xiě)于第二聯(lián)，一并呈主管

簽署再送由收發(fā)人員轉(zhuǎn)請(qǐng)用印并抽出原暫存之第四聯(lián)轉(zhuǎn)記銷(xiāo)案或待

復(fù)日期，將第二聯(lián)送交受文部門(mén)（原發(fā)文部門(mén)），第三、四聯(lián)編定檔號(hào)

填記于檔號(hào)欄后；第三聯(lián)依其類(lèi)別歸檔；第四聯(lián)依收文流水編號(hào)的順

序存查。如未結(jié)案，則第四聯(lián)按待復(fù)日期先后整理以備稽催。

（四）回文處理

發(fā)文部門(mén)的收發(fā)人員收到復(fù)文部門(mén)送達(dá)的便函第二聯(lián)時(shí)，于原暫存的

第一聯(lián)注記復(fù)文的攻文時(shí)間；第二聯(lián)轉(zhuǎn)送經(jīng)辦人呈閱辦妥并注明預(yù)定

保存期限送收發(fā)人員抽出第一聯(lián)銷(xiāo)案，再一并編定檔號(hào)填記于檔號(hào)

欄，第一聯(lián)依發(fā)文流水編號(hào)的順序裝訂存查，第二聯(lián)依其類(lèi)別存檔，

如未結(jié)案，第一聯(lián)需加注復(fù)文部門(mén)要求的待復(fù)日期，并按此日期的先

后整理以備稽催，再行復(fù)文時(shí)，則依發(fā)文程序辦理。

□文書(shū)處理方式

第十七條文書(shū)結(jié)構(gòu)

（一）公告：以主旨依據(jù)公告事項(xiàng)三段式斟酌運(yùn)用。

（二）函、簽呈：以主旨、說(shuō)明、辦法、請(qǐng)求、擬辦或建議三段式斟酌

運(yùn)用。

（三）業(yè)務(wù)接洽便函：以公文三段式或以條例方式逐點(diǎn)敘述。

（四）采用語(yǔ)體文以達(dá)到簡(jiǎn)、淺、明、確的要求，可用表格處理的盡量

利用表格。

第十八條信函處理

（一）指名營(yíng)業(yè)、工務(wù)、資材及采購(gòu)人員收受的信函由信封上的記載可

認(rèn)為公務(wù)文書(shū)者，應(yīng)視同公務(wù)文書(shū)拆封，如系私事，再予發(fā)還；未能

辦認(rèn)為公務(wù)文書(shū)的信函，經(jīng)其本人拆封后如系公務(wù)文書(shū)，應(yīng)交收發(fā)人

員依本規(guī)則處理。

（二）指名經(jīng)副理以上人員的信函，逕送其本人，如系公務(wù)文書(shū)，再交

收發(fā)人員依本規(guī)則辦理。

第十九條簽呈處理

（一）經(jīng)辦人因特殊案件的處理，需簽請(qǐng)主管核示時(shí)，以簽呈用紙繕寫(xiě)

一份行之，簽呈經(jīng)核決并依示辦妥后應(yīng)依類(lèi)別歸檔。

（二）經(jīng)辦人簽擬后層呈主管核示，如需呈轉(zhuǎn)經(jīng)（副）理級(jí)以上主管核示

者（各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室以及總管理外各部、室、中心為呈總經(jīng)

理或董事長(zhǎng)核示者）則于廠（處）長(zhǎng)（部、室主管）簽示后，由廠（處）、

部（室）收發(fā)人員登記于簽呈事務(wù)備查表轉(zhuǎn)呈經(jīng)（副）理以上主管（各公

司經(jīng)理室、總經(jīng)理室及總管理處為總經(jīng)理或董事長(zhǎng)）核示，于核示后

由廠（處）部（室）收發(fā)人員轉(zhuǎn)記批示情形，呈送廠（處）長(zhǎng)（部室主管）

核閱后，交由經(jīng)辦人依示辦理，但與會(huì)辦部門(mén)有關(guān)者應(yīng)復(fù)印分送會(huì)辦

部門(mén)協(xié)同處理或備查。經(jīng)辦人辦妥后，將簽呈交由廠（處）、部（室）

收發(fā)人員編定檔號(hào)填記于簽呈及簽呈事務(wù)備查表后，簽呈依其類(lèi)別歸

檔。簽呈內(nèi)容不宜為公眾周知者，應(yīng)指定專(zhuān)人專(zhuān)案簽辦。

第二十條合約處理

（一）訂立或修改合約時(shí)，經(jīng)辦部門(mén)擬稿后判行前，應(yīng)將文稿轉(zhuǎn)送總管

理處法律事務(wù)室核稿。判行后依業(yè)務(wù)需要份數(shù)送請(qǐng)繕打、校對(duì)、用印。

（二）固定格式的合約書(shū)其原稿應(yīng)依前款規(guī)定經(jīng)核稿判行后使用，經(jīng)辦

部門(mén)使用時(shí)依式填寫(xiě)所需份數(shù)呈準(zhǔn)后，直接送請(qǐng)用印。

（三）合約書(shū)簽約代表原稿、正本的保管部門(mén)規(guī)定。

保管部門(mén)收到合約書(shū)正本應(yīng)即貼足印花并予銷(xiāo)印后與原稿一并歸檔。

其他業(yè)務(wù)有關(guān)部門(mén)均以副本留存?zhèn)溆谩?/p>

第二十一條副本及圖書(shū)處理

副本視同正式文書(shū)，應(yīng)依規(guī)定處理、歸檔；各類(lèi)圖書(shū)應(yīng)指定部門(mén)集中

管理。

第二十二條電報(bào)處理

電報(bào)視同文書(shū)，依本規(guī)則辦理。

第二十三條文書(shū)處理要點(diǎn)

（一）經(jīng)辦文書(shū)遇有關(guān)系重大足以影響公司權(quán)益之重要文件，應(yīng)將正本

妥為保藏，每有應(yīng)用均以副本或影本層呈處理。

（二）為利文書(shū)處理并達(dá)分層負(fù)責(zé)目的，經(jīng)辦人應(yīng)就內(nèi)容要點(diǎn)簽擬意見(jiàn)

或選稿隨來(lái)文呈部門(mén)主管核閱批辦，各主管人員應(yīng)對(duì)文案注意見(jiàn)，避

免只簽名而無(wú)意見(jiàn)C

（三）經(jīng)辦、會(huì)稿、核稿等人員之答名，應(yīng)清晰可辨，不得潦草難認(rèn)。

（四）經(jīng)辦文書(shū)應(yīng)視其輕重而定緩急，如案情涉及其他部門(mén)應(yīng)照會(huì)辦

理，會(huì)稿案件會(huì)辦部門(mén)應(yīng)按速件處理之。

第二十四條文件處理期限

（一）收發(fā)人員收文時(shí)，原則上應(yīng)隨到隨送，不得積壓，最遲應(yīng)于文到

一小時(shí)送交有關(guān)人員。

（二）分文人員的分文時(shí)期，由各公司視其收文數(shù)量自行訂定。

（三）經(jīng)辦人員的處理期限。

L速件、電報(bào)、機(jī)密文件等應(yīng)隨到隨辦，于文到一日內(nèi)處理完畢為原

則。

2.一般案件由部門(mén)主管斟酌經(jīng)辦人的工作量，指定處理期限，一段以

文到三日內(nèi)處理完畢為原則。

3.來(lái)文定有答復(fù)期限者，應(yīng)盡力于來(lái)文所定期限內(nèi)處理完畢。

4.計(jì)劃、試驗(yàn)、研究、開(kāi)發(fā)、規(guī)章修訂、測(cè)定、搜集資料等特殊案件

部門(mén)主管應(yīng)斟酌實(shí)際需要分別規(guī)定其處理期限。

5.監(jiān)印人員原則上于當(dāng)天完成用印。

6.文件歸檔，應(yīng)日案日清，最遲不得逾二日。

7.簽呈案件，按分層負(fù)責(zé)的決行層次，由各公司自行訂定時(shí)限。

第二十五條文件稽催

（一）經(jīng)辦人如未能如期辦妥文件，應(yīng)于處理期限屆滿前，經(jīng)請(qǐng)示部門(mén)

主管同意后，以口頭通知文書(shū)收發(fā)人員更改處理期限。

（二）收發(fā)人員應(yīng)按日檢查催辦聯(lián)，到期未見(jiàn)辦妥銷(xiāo)案者，應(yīng)先以口頭

通知經(jīng)辦部門(mén)主管，如再俟一天仍不見(jiàn)辦妥銷(xiāo)案者，應(yīng)即以文書(shū)催辦

單一式二聯(lián)，送經(jīng)辦部門(mén)主管交由經(jīng)辦人填注擬完成日期及遲延原因

經(jīng)主管批核后，經(jīng)辦部門(mén)自存一份，一份送還收發(fā)人員繼續(xù)依期稽催,

收發(fā)人員應(yīng)隨時(shí)將稽催情形記錄于稽催聯(lián)。

第二十六條發(fā)送方式

文書(shū)發(fā)送方式分為專(zhuān)送、郵寄（平信、限時(shí)、掛號(hào)、航空）

電報(bào)（尋常、加急、書(shū)信、打字）及集運(yùn)等，經(jīng)辦人應(yīng)于文書(shū)底稿上注

明。

第二十七條文件遞送

（一）呈閱文件的遞送方式

文件呈閱、呈判、會(huì)辦時(shí)，如為普通案件以淺灰色卷宗遞送，如系機(jī)

密，緊急或a類(lèi)案件，則以桔紅色卷宗遞送。

（二）部門(mén)間文件的遞送

1.發(fā)文及受文部門(mén)在同一廠區(qū)內(nèi)，可以文件直接遞送，如需簽收者，

可以自存聯(lián)送請(qǐng)請(qǐng)受文部門(mén)簽收后取回稽催。

2.發(fā)文及受文部門(mén)在不同廠區(qū)者，發(fā)文部門(mén)收發(fā)人員需將文件依受文

部門(mén)地區(qū)別以（處）、部（室）為單位裝入內(nèi)部信封予以遞送，內(nèi)部信封

僅書(shū)寫(xiě)受文部門(mén)的廠、處、部、室名稱(chēng)不另注明經(jīng)辦人姓名，由受文

部門(mén)收發(fā)人員統(tǒng)一拆封分發(fā)。

3.各公司于各辦公地區(qū)應(yīng)設(shè)一文件寄送中心，總公司為各公司總經(jīng)理

室，各公司（工廠）所在地為總務(wù)部門(mén)，各寄送中心得規(guī)定每日截止收

件時(shí)間，以便整理集中裝運(yùn)。

4.收發(fā)人員將文件遞交寄送中心后，寄送中心人員應(yīng)將同一受文部門(mén)

之廠（處）部（室）的文件集中整理，開(kāi)具文件遞送清單一式三聯(lián)，第一

聯(lián)自存，第二、三聯(lián)

連同文件匯總裝入地區(qū)別專(zhuān)用文件袋寄送。收文地區(qū)之寄送中心人員

收到文件袋拆開(kāi)后，即以文件遞送清單第二、三聯(lián)連同文件送交各廠

（處）收發(fā)人員簽收后留存第二聯(lián)，第三聯(lián)以當(dāng)天文件袋送還原發(fā)文的

寄送中心存查。

5.總管理處各部、室、中心寄送各廠區(qū)的文件，一律遞交各公司的寄

送中心登記轉(zhuǎn)送。

6.總公司各寄送中心的文件袋，需于下午五時(shí)前送交總管理處總

務(wù)部門(mén)統(tǒng)一運(yùn)寄。

7.原則上文件應(yīng)隨到隨送，不得積壓，寄送中心人員須于每日上午上

班后30分鐘內(nèi)將文件袋內(nèi)文件分送各廠（處）、部（室）收發(fā)人員簽收。

□印信

i.印信種類(lèi)

第二十八條種類(lèi)

（一）公章：各公司向主管機(jī)構(gòu)登記之公司印鑒及特定業(yè)務(wù)專(zhuān)用之公司

印信。

（二）職章：KzkQL董事長(zhǎng)、各公司總經(jīng)理刻有公司名銜及職別的印

信。

2.刻有職別及特定業(yè)務(wù)專(zhuān)用的主管印信。

（三）職銜簽字章：各公司廠、處長(zhǎng)以上主管刻有職銜及簽名的印信。

（四）部門(mén)章：刻有公司及部門(mén)名銜之印信。如為不得對(duì)企業(yè)外行文之

部門(mén)，應(yīng)于部門(mén)章上加注對(duì)內(nèi)專(zhuān)用之字樣。

（五）校對(duì)章、騎箕道、附件章：刻有公司名銜及校對(duì)章或騎健章附件

章等字樣之印信。

第二十九條印信的資料及形式

所有印信均為圓形橡皮質(zhì)。

ii.印信使用

第三十條監(jiān)印人員

（一）各公司公章及董事長(zhǎng)職章之監(jiān)印人員應(yīng)簽請(qǐng)本企業(yè)董事長(zhǎng)核定

后任用。

（二）特定業(yè)務(wù)專(zhuān)用的圖記及董事長(zhǎng)職章、公章、總經(jīng)理職章之監(jiān)印人

員應(yīng)簽請(qǐng)各公司總經(jīng)理核定后任用。

（三）各部門(mén)主管的職銜簽字章及部門(mén)章由各部門(mén)主管指定監(jiān)印人員。

（四）監(jiān)印人員不在時(shí)，應(yīng)由代理人代為監(jiān)印，代理人的任用應(yīng)依前三

款的規(guī)定簽準(zhǔn)或指派。

第三十一條印信蓋用

（一）行文時(shí)應(yīng)依第八條的規(guī)定判行送請(qǐng)監(jiān)印人員依第七條的規(guī)定于

函件、文稿及底本上用印。

（二）其他文件需蓋用印信者，經(jīng)辦人應(yīng)填具蓋用印信申請(qǐng)單一式二

聯(lián)，經(jīng)呈準(zhǔn)后憑以申請(qǐng)用印，監(jiān)印人員除于文件上用印外，還應(yīng)于蓋

用印信申請(qǐng)單正面加蓋使用的印信，并收存第一聯(lián)，第二聯(lián)退回經(jīng)辦

部門(mén)存查。

第三十二條印色使用

公章、職章以紅色印泥或紅色打印水用印的。

道.印信管理

第三十三條印信的核定及制發(fā)部門(mén)

（一）公章、董事長(zhǎng)及各公司總經(jīng)理之職章及職銜簽字章均經(jīng)總管理處

董事長(zhǎng)核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門(mén)統(tǒng)一制發(fā)。

（二）總管理處各部、室、中心的部門(mén)章或特定業(yè)務(wù)之主管職章經(jīng)各部

（室）經(jīng)理（主任）核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門(mén)統(tǒng)一制發(fā)。

（三）各事業(yè)部經(jīng)理、廠（處）長(zhǎng)的職銜簽字章、特定業(yè)務(wù)之主管職章及

各部門(mén)的部門(mén)章經(jīng)各公司總經(jīng)理核定由各公司總經(jīng)理室為管理部門(mén)

統(tǒng)一制發(fā)。

第三十四條印信登記

業(yè)務(wù)主辦部門(mén)需用特定印信或業(yè)務(wù)專(zhuān)用印信向有關(guān)主管機(jī)構(gòu)報(bào)備時(shí)，

該印信的登記、更換、撤銷(xiāo)等的手續(xù)，均由該主辦部門(mén)辦理。

第三十五條印信申請(qǐng)

（一）印信制發(fā)的申請(qǐng)

因業(yè)務(wù)需要或組織變更，由主辦部門(mén)填具請(qǐng)（制）發(fā)印信申請(qǐng)表一份，

送會(huì)印信管理部門(mén)依本規(guī)則第三十三條的規(guī)定呈請(qǐng)核定后由管理部

門(mén)制發(fā)。

（二）印信換發(fā)的申請(qǐng)

1.印信的印文磨損申請(qǐng)換發(fā)時(shí)，由監(jiān)印人員填具請(qǐng)（換）發(fā)印信申請(qǐng)表

一份，于備注欄拓具印模，敘明制發(fā)日期，送會(huì)印信管理部門(mén)依本規(guī)

定第三十三條規(guī)定呈請(qǐng)核定后由管理部門(mén)換發(fā)。

2.原有廢舊印信應(yīng)于換發(fā)的印信收到后一周內(nèi)，由監(jiān)印人員依本規(guī)則

第三十六條的規(guī)定辦理。

（三）印信補(bǔ)發(fā)的申請(qǐng)

L印信毀損或遺失時(shí)，監(jiān)印人員除向該印信登記機(jī)構(gòu)報(bào)備并依法公告

作廢外，應(yīng)填具請(qǐng)（補(bǔ)）發(fā)印信申請(qǐng)表一份，于備注欄敘明原印的種類(lèi)、

字體、制發(fā)日期、毀損或遺失經(jīng)過(guò)及失職人員的議處，并會(huì)印信管理

部門(mén)依本規(guī)則第三十三條規(guī)定呈經(jīng)核定后，由管理部門(mén)補(bǔ)發(fā)。

2.補(bǔ)發(fā)印信的文字體應(yīng)有異于原印信，以資區(qū)別。

3.遺失的印信尋獲時(shí)，應(yīng)即交由監(jiān)印人員于二日內(nèi)依本規(guī)定第三十六

條規(guī)定辦理。

（四）印信增刊的申請(qǐng)

1.一種印信以制發(fā)一枚為原則，但如因業(yè)務(wù)需要或受地區(qū)限制需增刊

者，由業(yè)務(wù)主辦部門(mén)依本條第一款規(guī)則申請(qǐng)。

2.增刊的印信應(yīng)由管理部門(mén)斟酌實(shí)情設(shè)法加以區(qū)別。

第三十六章印信繳銷(xiāo)

（一）廢舊、撤銷(xiāo)或遺失尋獲的印信，應(yīng)由監(jiān)印人員填具繳銷(xiāo)印信申請(qǐng)

表一份，