單位資料拷貝管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范單位資料拷貝行為，確保單位資料的安全與合理使用，防止資料泄露、濫用等情況發(fā)生，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位全體員工，包括正式員工、臨時工、實習(xí)生以及因工作需要進(jìn)入單位的外部人員。（三）定義1.單位資料：指本單位在運(yùn)營過程中產(chǎn)生或收集的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表、報告、技術(shù)資料、客戶信息、商業(yè)秘密等，無論其存儲形式是紙質(zhì)、電子或其他介質(zhì)。2.拷貝：包括但不限于復(fù)制、下載、刻錄、拍照、掃描等獲取資料副本的行為。二、資料分類與密級劃分（一）資料分類1.行政文件類：如單位章程、組織架構(gòu)文件、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)文檔類：涵蓋各部門業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、業(yè)務(wù)流程文檔、項目資料等。3.財務(wù)數(shù)據(jù)類：財務(wù)報表、賬目明細(xì)、預(yù)算資料等。4.人事檔案類：員工個人信息、考勤記錄、績效考核資料、培訓(xùn)檔案等。5.技術(shù)資料類：研發(fā)成果、技術(shù)方案、工藝文件、技術(shù)圖紙等。6.客戶信息類：客戶名單、聯(lián)系方式、交易記錄、需求偏好等。7.其他資料：上述未涵蓋的其他各類資料。（二）密級劃分1.絕密級：涉及單位核心商業(yè)秘密、重大戰(zhàn)略決策、關(guān)鍵技術(shù)訣竅等，一旦泄露將對單位造成極其嚴(yán)重的損害。2.機(jī)密級：包含重要業(yè)務(wù)信息、財務(wù)關(guān)鍵數(shù)據(jù)、尚未公開的人事任免等，泄露后會對單位產(chǎn)生較大不利影響。3.秘密級：如一般性業(yè)務(wù)資料、普通行政文件等，泄露可能在一定程度上影響單位正常運(yùn)營。4.公開級：可以向社會或特定范圍內(nèi)公開的資料，如已發(fā)布的宣傳資料、一般性行業(yè)資訊等。三、拷貝申請與審批流程（一）內(nèi)部員工拷貝1.因工作需要拷貝單位資料的內(nèi)部員工，應(yīng)填寫《資料拷貝申請表》，詳細(xì)說明拷貝資料的名稱、用途、預(yù)計使用期限、使用范圍等信息。2.將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。部門負(fù)責(zé)人需根據(jù)工作實際情況，審核申請的必要性與合理性，如認(rèn)為申請合理，簽署同意意見后提交至單位資料管理部門。3.單位資料管理部門收到申請表后，對申請資料的密級進(jìn)行核實，并根據(jù)資料的性質(zhì)和使用需求進(jìn)行審批。對于絕密級資料，原則上禁止拷貝，如有特殊情況，需經(jīng)單位高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；對于機(jī)密級資料，由資料管理部門負(fù)責(zé)人審批；對于秘密級資料，可由資料管理部門指定專人審批；對于公開級資料，無需審批，申請人可直接拷貝。4.審批通過后，申請人持審批通過的申請表到資料管理部門指定地點(diǎn)進(jìn)行拷貝?？截愡^程中，資料管理部門應(yīng)安排專人監(jiān)督，確?？截惒僮鞣弦?guī)定，不得擅自更改或傳播資料內(nèi)容。（二）外部人員拷貝1.外部合作單位、供應(yīng)商、客戶等因工作需要拷貝單位資料的，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對接，并填寫《外部人員資料拷貝申請表》，除注明拷貝資料的相關(guān)信息外，還需說明外部人員的身份、所屬單位、合作事項等情況。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對申請進(jìn)行初審，審核通過后提交至單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)需綜合考慮合作關(guān)系、資料敏感性等因素進(jìn)行審批。3.審批通過后，外部人員在業(yè)務(wù)部門人員陪同下，到資料管理部門指定地點(diǎn)進(jìn)行拷貝。拷貝過程中，資料管理部門應(yīng)嚴(yán)格監(jiān)督，確保外部人員僅獲取經(jīng)審批的資料，且不得將資料用于非合作目的。同時，外部人員需簽署《資料使用承諾書》，承諾遵守本單位資料管理規(guī)定，妥善保管和使用資料，不得泄露或轉(zhuǎn)交給第三方。四、拷貝方式與存儲要求（一）拷貝方式1.對于紙質(zhì)資料，一般采用掃描或拍照的方式進(jìn)行拷貝，確?？截悆?nèi)容清晰可讀。掃描或拍照后的電子文件應(yīng)按照資料分類和密級進(jìn)行存儲管理。2.對于電子資料，應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和存儲介質(zhì)，選擇合適的拷貝方式。如通過網(wǎng)絡(luò)共享、移動存儲設(shè)備（如U盤、移動硬盤等）拷貝時，需確保存儲設(shè)備已進(jìn)行病毒查殺，避免資料被病毒感染。嚴(yán)禁通過電子郵件、即時通訊工具等方式直接發(fā)送涉及敏感信息的資料。3.在拷貝過程中，應(yīng)盡量保證資料的完整性和準(zhǔn)確性，不得對原始資料進(jìn)行修改、刪除或損壞。如因特殊情況需要對資料進(jìn)行編輯處理，應(yīng)提前向資料管理部門說明，并在處理后將原始資料和處理后的資料一并提交審核。（二）存儲要求1.內(nèi)部員工拷貝的資料，應(yīng)存儲在本人工作電腦或單位指定的存儲區(qū)域內(nèi)，并按照資料分類和密級進(jìn)行文件夾命名和標(biāo)識，便于查找和管理。對于涉及敏感信息的資料，應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限和密碼保護(hù)，防止他人未經(jīng)授權(quán)訪問。2.外部人員拷貝的資料，應(yīng)存儲在其所屬單位指定的存儲設(shè)備或區(qū)域內(nèi)，并按照本單位要求進(jìn)行妥善保管。外部人員如需在其工作場所外使用拷貝資料，應(yīng)提前向本單位業(yè)務(wù)部門申請，并獲得批準(zhǔn)。在使用過程中，應(yīng)采取必要的安全措施，確保資料安全。3.所有拷貝資料的存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止因存儲介質(zhì)損壞導(dǎo)致資料丟失。同時，應(yīng)建立資料備份機(jī)制，對重要資料進(jìn)行定期備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)與原始存儲介質(zhì)分開存放，并存放在不同的物理位置，以防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е沦Y料全部丟失。五、資料使用與保管規(guī)定（一）使用規(guī)定1.員工應(yīng)嚴(yán)格按照申請用途使用拷貝的單位資料，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于非工作目的。如需將資料提供給他人使用，應(yīng)提前向資料管理部門申請，并獲得批準(zhǔn)。2.在使用資料過程中，應(yīng)確保資料的安全，不得泄露資料內(nèi)容。對于涉及敏感信息的資料，在使用完畢后應(yīng)及時刪除或妥善保管，防止信息泄露。3.禁止對拷貝的資料進(jìn)行任何形式的篡改、偽造或傳播虛假信息。如發(fā)現(xiàn)資料存在錯誤或需要更新，應(yīng)及時向資料管理部門反饋，由資料管理部門進(jìn)行處理。（二）保管規(guī)定1.員工應(yīng)妥善保管拷貝的單位資料，不得隨意丟棄或轉(zhuǎn)讓給他人。如因工作變動、離職等原因不再需要使用資料時，應(yīng)將資料及時歸還資料管理部門或按照資料管理部門要求進(jìn)行銷毀。2.對于存儲在移動存儲設(shè)備中的資料，應(yīng)采取加密、設(shè)置訪問密碼等安全措施，防止設(shè)備丟失或被盜后資料泄露。同時，應(yīng)定期對移動存儲設(shè)備進(jìn)行殺毒和數(shù)據(jù)備份，確保資料安全。3.外部人員在使用完拷貝資料后，應(yīng)按照本單位要求及時歸還或銷毀資料，并將存儲設(shè)備交回。如因特殊原因需要延長使用期限，應(yīng)提前向本單位業(yè)務(wù)部門申請，并獲得批準(zhǔn)。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.單位資料管理部門負(fù)責(zé)對資料拷貝行為進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期抽查員工拷貝資料的使用情況和保管情況，確保資料使用符合規(guī)定，保管安全可靠。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對本部門員工資料拷貝行為的管理和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，并向資料管理部門報告。3.單位內(nèi)部設(shè)立舉報機(jī)制，鼓勵全體員工對違反資料拷貝管理制度的行為進(jìn)行舉報。對于舉報屬實的，給予舉報人適當(dāng)獎勵；對于惡意舉報的，將依法追究其責(zé)任。（二）檢查內(nèi)容1.檢查拷貝申請與審批流程是否規(guī)范，申請表填寫是否完整、準(zhǔn)確，審批手續(xù)是否齊全。2.核實拷貝資料的使用情況是否與申請用途一致，是否存在擅自擴(kuò)大使用范圍、用于非工作目的等情況。3.檢查拷貝資料的保管情況，包括存儲介質(zhì)是否安全、資料是否妥善存放、是否存在泄露風(fēng)險等。4.查看是否存在對拷貝資料進(jìn)行篡改、偽造或傳播虛假信息的行為。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的員工，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、記過、記大過、降職、撤職、解除勞動合同等。2.如因員工違規(guī)拷貝資料導(dǎo)致單位資料泄露、商業(yè)秘密受損等情況，單位將依法追究其法律責(zé)任，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。3.對于外部合作單位、供應(yīng)商、客戶等違反本制度規(guī)定的，單位將視情況采取終止合作、追究法律責(zé)任、要求賠償損失等措施。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.單位定期組織員工參加資料拷貝管理制度培訓(xùn)，使員工了解制度的內(nèi)容和要求，掌握正確的拷貝申請與審批流程、資料使用與保管方法等。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括資料分類與密級劃分、拷貝申請與審批流程、拷貝方式與存儲要求、資料使用與保管規(guī)定、監(jiān)督與檢查及違規(guī)處理等方面。培訓(xùn)可采用集中授課、案例分析、在線學(xué)習(xí)等多種形式，確保培訓(xùn)效果。3.新員工入職時，應(yīng)將資料拷貝管理制度納入入職培訓(xùn)內(nèi)容，使其在入職初期就了解并遵守相關(guān)規(guī)定。（二）宣傳1.通過單位內(nèi)部公告欄、內(nèi)部網(wǎng)站、電子郵件等渠道，廣泛宣傳資料拷貝管理制度，提高員工對制度的知曉度和重視程度。2.在單位內(nèi)部顯著位置張貼資料拷貝管理制度宣傳海報，提醒