客戶禮品采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司客戶禮品采購管理工作，確保禮品采購活動的合規(guī)性、合理性和有效性，維護(hù)公司利益，提升客戶滿意度，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及客戶禮品采購的活動，包括但不限于節(jié)日禮品、商務(wù)活動禮品、客戶拜訪禮品等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：禮品采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保采購過程合法合規(guī)。2.合理性原則：根據(jù)客戶重要性、合作規(guī)模等因素，合理確定禮品的種類、檔次和預(yù)算，避免浪費和過度支出。3.針對性原則：禮品選擇應(yīng)充分考慮客戶的行業(yè)特點、文化背景和個人喜好，以提高禮品的適用性和吸引力。4.審批流程原則：嚴(yán)格執(zhí)行禮品采購審批流程，確保采購行為經(jīng)過適當(dāng)授權(quán)和監(jiān)督。二、禮品采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.每年年初，各業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)上一年度客戶維護(hù)情況、本年度業(yè)務(wù)發(fā)展計劃等因素，預(yù)估客戶禮品采購需求，并編制禮品采購預(yù)算草案。2.預(yù)算草案應(yīng)詳細(xì)列出禮品的種類、預(yù)計數(shù)量、單價、預(yù)算金額等信息，并說明預(yù)算編制的依據(jù)和理由。3.各業(yè)務(wù)部門將預(yù)算草案提交至公司財務(wù)部進(jìn)行初步審核，財務(wù)部根據(jù)公司財務(wù)狀況、歷史數(shù)據(jù)等對預(yù)算草案的合理性進(jìn)行評估，并提出審核意見。（二）預(yù)算審批1.經(jīng)財務(wù)部審核后的禮品采購預(yù)算草案，提交至公司管理層進(jìn)行審批。2.公司管理層根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)、財務(wù)狀況等因素，對預(yù)算草案進(jìn)行綜合審議，并確定最終的禮品采購預(yù)算。3.禮品采購預(yù)算一經(jīng)確定，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，不得隨意突破。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，必須按照預(yù)算編制和審批的流程進(jìn)行申請和審批。三、禮品采購流程（一）采購申請1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)實際業(yè)務(wù)需求，填寫《客戶禮品采購申請表》，詳細(xì)說明禮品的用途、種類、數(shù)量、預(yù)計采購時間等信息。2.《客戶禮品采購申請表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至公司采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到《客戶禮品采購申請表》后，對采購申請的必要性、合理性進(jìn)行審核。2.審核通過后，將申請表提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司禮品采購管理制度和預(yù)算情況，對采購申請進(jìn)行審批。3.審批通過的采購申請，由采購部門負(fù)責(zé)組織實施采購工作。（三）供應(yīng)商選擇1.采購部門根據(jù)禮品的種類、規(guī)格、數(shù)量等要求，通過多種渠道尋找合適的供應(yīng)商。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。3.建立供應(yīng)商名錄，選擇信譽良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商作為合作對象。（四）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商就禮品采購事宜進(jìn)行談判，明確采購產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。2.雙方達(dá)成一致后，簽訂采購合同。采購合同應(yīng)符合法律法規(guī)的要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本提交至公司財務(wù)部、法務(wù)部等相關(guān)部門備案。（五）采購執(zhí)行1.采購部門按照采購合同的約定，及時向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，跟蹤采購進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交付禮品。2.在采購過程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商提供的禮品存在質(zhì)量問題或其他不符合合同約定的情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取整改措施或退換貨等。3.采購部門應(yīng)定期對采購工作進(jìn)行總結(jié)和分析，評估采購效果，不斷改進(jìn)采購工作流程和方法。（六）驗收付款1.禮品到貨后，采購部門應(yīng)及時通知公司相關(guān)部門進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面。2.驗收合格后，由驗收部門填寫《客戶禮品采購驗收單》，并簽字確認(rèn)。3.采購部門根據(jù)驗收單和采購合同，辦理付款手續(xù)。付款流程應(yīng)符合公司財務(wù)管理制度的要求。四、禮品采購標(biāo)準(zhǔn)（一）禮品種類1.根據(jù)客戶特點和業(yè)務(wù)需求，禮品種類可包括但不限于以下幾類：商務(wù)禮品：如高檔文具、精美茶具、品牌皮具等。節(jié)日禮品：如春節(jié)禮品、中秋禮品、端午禮品等，可根據(jù)不同節(jié)日選擇具有節(jié)日特色的禮品。定制禮品：根據(jù)客戶特殊需求定制的禮品，如印有公司logo的紀(jì)念品、個性化的辦公用品等。2.禮品選擇應(yīng)注重品質(zhì)和實用性，避免選擇過于昂貴或華而不實的禮品。（二）禮品檔次1.根據(jù)客戶重要性和合作規(guī)模，將客戶分為不同等級，如重要客戶、一般客戶等。2.針對不同等級的客戶，制定相應(yīng)的禮品檔次標(biāo)準(zhǔn)。重要客戶的禮品檔次可相對較高，一般客戶的禮品檔次可適當(dāng)降低。3.在確定禮品檔次時，應(yīng)綜合考慮公司預(yù)算和市場行情，確保禮品檔次與公司形象和客戶價值相匹配。（三）禮品包裝1.禮品包裝應(yīng)精美、得體，體現(xiàn)公司的文化和形象。2.根據(jù)禮品的種類和檔次，選擇合適的包裝材料和包裝方式。包裝材料應(yīng)環(huán)保、安全，包裝方式應(yīng)簡潔大方、易于攜帶。3.在禮品包裝上可適當(dāng)添加公司logo和祝福語，增強禮品的品牌宣傳效果。五、禮品發(fā)放與管理（一）禮品發(fā)放1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)禮品的具體發(fā)放工作。在發(fā)放禮品前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提前與客戶溝通，確定禮品發(fā)放的時間、地點和方式。2.禮品發(fā)放過程中，應(yīng)做好記錄工作，包括禮品發(fā)放時間、客戶姓名、禮品種類和數(shù)量等信息。3.對于重要客戶或批量禮品發(fā)放，可安排公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)人員陪同發(fā)放，以增強與客戶的互動和溝通。（二）禮品登記1.建立禮品登記臺賬，對禮品的采購、發(fā)放、庫存等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.禮品登記臺賬應(yīng)包括禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購日期、采購金額、發(fā)放日期、發(fā)放對象、發(fā)放數(shù)量等信息。3.定期對禮品登記臺賬進(jìn)行核對和盤點，確保賬實相符。（三）禮品庫存管理1.設(shè)立禮品倉庫，對采購回來的禮品進(jìn)行妥善保管。禮品倉庫應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、安全，防止禮品損壞、變質(zhì)或丟失。2.建立禮品出入庫管理制度，明確禮品出入庫的流程和手續(xù)。禮品入庫時，應(yīng)進(jìn)行驗收和登記；禮品出庫時，應(yīng)根據(jù)審批后的發(fā)放清單進(jìn)行發(fā)放，并做好出庫記錄。3.定期對禮品庫存進(jìn)行盤點，及時清理積壓禮品，合理控制禮品庫存水平。六、監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對客戶禮品采購管理工作進(jìn)行審計，檢查采購活動是否符合公司制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求。2.審計內(nèi)容包括采購預(yù)算執(zhí)行情況、采購流程合規(guī)性、供應(yīng)商選擇與管理、禮品發(fā)放與登記等方面。3.對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會等外部機構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合外部監(jiān)督工作。2.對于外部監(jiān)督機構(gòu)提出的意見和建議，公司應(yīng)認(rèn)真對待，及時整改，不斷完善客戶禮品采購管理工作。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.違反本制度規(guī)定的采購流程，未經(jīng)審批擅自進(jìn)行禮品采購的。2.采購過程中存在弄虛作假、謀取私利等行為的。3.未按照禮品采購標(biāo)準(zhǔn)選擇禮品，導(dǎo)致禮品檔次過高或過低，影響公司形象和客戶關(guān)系的。4.禮品發(fā)放過程中存在違規(guī)操作，如未按規(guī)定發(fā)放禮品、私自截留禮品等行為的。（二）處理措施1.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理措施，包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。2.對于因違規(guī)行為