關(guān)于檔案各項管理制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理方面的各項活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由人力資源部負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映公司各項工作的實際情況，不得弄虛作假。3.安全保密原則：加強檔案的安全保密措施，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.方便利用原則：建立健全檔案管理制度，提高檔案管理水平，為公司各項工作提供及時、有效的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責（一）人力資源部職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。3.負責建立公司檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的計算機管理。4.負責為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。5.負責對公司各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門職責1.負責本部門各類檔案的收集、整理、保管工作，并定期向人力資源部移交。2.負責指定專人負責本部門檔案管理工作，并將人員名單報人力資源部備案。3.按照公司檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的查閱、借閱等工作，并及時歸還。4.配合人力資源部做好公司檔案管理的其他相關(guān)工作。三、檔案分類及編號（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司文件、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事管理類：包括員工檔案、招聘錄用資料、培訓記錄、績效考核資料、薪酬福利資料等。3.財務(wù)管理類：包括財務(wù)報表、會計憑證、審計報告、稅務(wù)資料等。4.市場營銷類：包括市場調(diào)研報告、銷售合同、客戶資料、廣告宣傳資料等。5.技術(shù)研發(fā)類：包括研發(fā)項目資料、技術(shù)文檔、專利證書等。6.生產(chǎn)管理類：包括生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)報表、質(zhì)量檢驗報告、設(shè)備維護記錄等。7.物資采購類：包括采購合同、供應(yīng)商資料、物資驗收記錄等。8.合同協(xié)議類：包括各類合同、協(xié)議、意向書等。9.資質(zhì)證書類：包括公司營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書等。10.其他類：包括不屬于以上分類的其他檔案資料。（二）檔案編號公司檔案采用“年度+類別+順序號”的編號方式，具體如下：1.年度：采用公元紀年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。2.類別：采用大寫字母表示，如“XZ”表示行政管理類，“RS”表示人事管理類等。3.順序號：采用四位數(shù)字表示，從“0001”開始依次編號。例如，2023年行政管理類的第一份檔案編號為“2023XZ0001”。四、檔案收集（一）收集范圍1.公司各部門在工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司員工在工作中形成的與公司相關(guān)的文件、資料、證書等。3.公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。4.公司獲得的各類榮譽證書、資質(zhì)證書等。5.其他需要歸檔保存的文件、資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案分類目錄的要求，對收集到的檔案進行初步整理，確保檔案資料齊全、完整、準確。3.對于重要檔案資料，應(yīng)及時進行備份，防止丟失。4.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案資料整理完畢，并移交人力資源部。五、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的規(guī)范和標準。（二）整理方法1.分類：按照檔案分類目錄的要求，將收集到的檔案資料進行分類。2.編號：對每一份檔案資料進行編號，編號應(yīng)與檔案編號一致。3.裝訂：對紙張較大或較薄的檔案資料進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。5.裝盒：將整理好的檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案編號、類別、年度等信息。六、檔案保管（一）保管場所公司設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案資料。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。3.對電子檔案應(yīng)定期進行備份，并存儲在不同的介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴格控制檔案庫房的溫度和濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，濕度應(yīng)保持在45%60%之間。5.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，并定期進行檢查和維護。（三）檔案保管期限公司檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種，具體如下：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。檔案保管期限的具體劃分，按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況執(zhí)行。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合公司實際情況，對檔案進行鑒定。2.堅持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的價值。3.嚴格掌握鑒定標準，確保鑒定工作的科學性和準確性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由人力資源部負責人擔任組長，各部門負責人為成員。檔案鑒定小組負責對公司檔案進行定期鑒定，提出檔案銷毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，確定其價值。2.綜合分析：對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行綜合分析，判斷其價值。3.征求意見：征求檔案形成部門和相關(guān)人員的意見，了解檔案的利用價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀審批表》。2.《檔案銷毀審批表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀審批表》上簽字，并將《檔案銷毀審批表》歸檔保存。八、檔案查閱與借閱（一）查閱原則1.嚴格遵守檔案查閱制度，確保檔案的安全和保密。2.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人批準后，方可查閱。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理人員指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.查閱檔案時，應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。（二）借閱原則1.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人和人力資源部負責人批準后，方可借閱。2.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時報告人力資源部，并承擔相應(yīng)的責任。（三）查閱與借閱手續(xù)1.查閱手續(xù)：查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內(nèi)容，經(jīng)部門負責人批準后，交檔案管理人員辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱登記表上登記查閱人員的姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱手續(xù)：借閱人員填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)部門負責人和人力資源部負責人批準后，交檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)借閱申請表，提供相應(yīng)的檔案資料，并在借閱登記表上登記借閱人員的姓名、部門、借閱時間、借閱期限等信息。借閱人員在借閱檔案時，應(yīng)向檔案管理人員出具本人有效身份證件，并在借閱登記表上簽字確認。九、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等情況。3.檔案查閱、借閱的人次、卷次等情況。（二）統(tǒng)計方法1.檔案管理人員應(yīng)定期