公司易耗物品管理制度總則1.目的為加強(qiáng)公司易耗物品的管理，規(guī)范易耗物品的采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)，降低公司運(yùn)營成本，提高資源利用效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門及員工對易耗物品的管理。3.定義本制度所稱易耗物品，是指在公司日常運(yùn)營過程中，使用頻率較高、價值相對較低、使用期限較短，需經(jīng)常補(bǔ)充和更換的物品，如辦公用品（筆、紙、文件夾等）、清潔用品（掃帚、拖把、清潔劑等）、勞保用品（手套、口罩等）等。管理職責(zé)1.行政部門負(fù)責(zé)制定易耗物品的采購計(jì)劃，根據(jù)各部門需求及庫存情況，定期匯總編制采購清單。負(fù)責(zé)易耗物品的采購工作，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同，確保物品質(zhì)量和供應(yīng)及時性。負(fù)責(zé)建立易耗物品庫存臺賬，對入庫、出庫、庫存數(shù)量等進(jìn)行詳細(xì)記錄，并定期盤點(diǎn)，保證賬物相符。負(fù)責(zé)易耗物品的發(fā)放工作，根據(jù)審批后的領(lǐng)用申請，及時、準(zhǔn)確地發(fā)放物品給使用部門或員工。負(fù)責(zé)對易耗物品的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期統(tǒng)計(jì)各部門的使用量，分析使用趨勢，提出優(yōu)化建議。2.使用部門負(fù)責(zé)本部門易耗物品需求的統(tǒng)計(jì)和預(yù)測，及時向行政部門提交領(lǐng)用申請。負(fù)責(zé)本部門易耗物品的使用管理，教育和督促員工合理使用，避免浪費(fèi)。配合行政部門進(jìn)行庫存盤點(diǎn)工作，提供相關(guān)信息和數(shù)據(jù)。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)易耗物品采購費(fèi)用的審核和報(bào)銷工作，確保費(fèi)用支出符合公司財(cái)務(wù)制度。協(xié)助行政部門對易耗物品的成本進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。采購管理1.采購計(jì)劃制定各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，每月末填寫易耗物品需求申請表，詳細(xì)列出所需物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，提交給行政部門。行政部門結(jié)合各部門需求申請表及庫存情況，于每月初編制易耗物品采購計(jì)劃，明確采購物品的種類、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時間等。采購計(jì)劃應(yīng)經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.供應(yīng)商選擇與管理行政部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，通過市場調(diào)研、招標(biāo)、詢價等方式，選擇信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商。與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨及時性、價格合理性、售后服務(wù)等方面。對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時進(jìn)行溝通整改，如仍不符合要求，可考慮更換供應(yīng)商。3.采購流程行政部門根據(jù)審批后的采購計(jì)劃，向供應(yīng)商發(fā)送采購訂單，明確采購物品的詳細(xì)信息和交貨要求。供應(yīng)商按照采購訂單要求組織生產(chǎn)或備貨，并在規(guī)定的交貨期內(nèi)將貨物送達(dá)公司。行政部門負(fù)責(zé)對到貨物品進(jìn)行驗(yàn)收，檢查物品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購訂單一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，直至驗(yàn)收合格。驗(yàn)收合格的物品，行政部門辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，將物品存入倉庫，并更新庫存臺賬。庫存管理1.倉庫設(shè)置與布局公司應(yīng)設(shè)置專門的易耗物品倉庫，倉庫應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，具備防火、防潮、防蟲等條件。根據(jù)易耗物品的類別、特點(diǎn)等進(jìn)行合理分區(qū)存放，設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，便于查找和管理。2.入庫管理采購的易耗物品到貨后，倉庫管理人員應(yīng)依據(jù)采購訂單、送貨單等進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等。驗(yàn)收合格的物品，倉庫管理人員在入庫單上簽字確認(rèn)，并按照規(guī)定的存放區(qū)域進(jìn)行擺放。同時，在庫存臺賬上記錄入庫日期、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。對于驗(yàn)收不合格的物品，倉庫管理人員應(yīng)及時通知行政部門，由行政部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨等。3.出庫管理使用部門或員工需要領(lǐng)用易耗物品時，應(yīng)填寫領(lǐng)用申請表，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交給行政部門。行政部門倉庫管理人員根據(jù)審批后的領(lǐng)用申請表，核實(shí)庫存情況，如庫存充足，辦理出庫手續(xù)，填寫出庫單，并在庫存臺賬上記錄出庫日期、領(lǐng)用部門、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。將物品發(fā)放給領(lǐng)用部門或員工，并要求領(lǐng)用人員在出庫單上簽字確認(rèn)。4.庫存盤點(diǎn)行政部門應(yīng)定期對易耗物品進(jìn)行庫存盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為每月一次。盤點(diǎn)時，倉庫管理人員應(yīng)認(rèn)真核對庫存物品的實(shí)際數(shù)量與庫存臺賬記錄是否一致。盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)編制庫存盤點(diǎn)表，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)結(jié)果，包括盤盈、盤虧數(shù)量及原因等。如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應(yīng)及時查明原因，并填寫盤盈盤虧處理申請表，報(bào)行政部門負(fù)責(zé)人審核后進(jìn)行相應(yīng)處理。根據(jù)庫存盤點(diǎn)結(jié)果，分析庫存管理中存在的問題，如庫存積壓、短缺等，提出改進(jìn)措施，優(yōu)化庫存管理。使用管理1.培訓(xùn)與教育行政部門應(yīng)定期組織易耗物品使用培訓(xùn)，向員工宣傳節(jié)約意識和正確的使用方法，提高員工對易耗物品管理重要性的認(rèn)識。各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對本部門員工易耗物品使用的教育和監(jiān)督，引導(dǎo)員工合理使用，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。2.使用規(guī)范員工應(yīng)按照公司規(guī)定的使用標(biāo)準(zhǔn)和流程使用易耗物品，不得隨意更改或違規(guī)操作。對于可重復(fù)使用的易耗物品，如文件袋、文件夾等，應(yīng)妥善保管，延長使用壽命。如發(fā)現(xiàn)易耗物品存在質(zhì)量問題或損壞，應(yīng)及時報(bào)告行政部門，不得自行處理或丟棄。3.節(jié)約措施鼓勵員工節(jié)約使用易耗物品，如雙面打印、復(fù)印紙張，減少一次性用品的使用等。各部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需求，合理控制易耗物品的領(lǐng)用數(shù)量，避免浪費(fèi)。對于因工作任務(wù)增加等原因確需增加領(lǐng)用的，應(yīng)提前向行政部門說明情況并經(jīng)審批。費(fèi)用管理1.預(yù)算管理財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計(jì)劃，結(jié)合易耗物品的歷史使用情況和采購計(jì)劃，編制易耗物品年度預(yù)算。易耗物品年度預(yù)算應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行，預(yù)算執(zhí)行過程中，如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整流程進(jìn)行審批。2.報(bào)銷管理采購易耗物品的費(fèi)用報(bào)銷，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，提供合法有效的發(fā)票、采購合同、入庫單、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證。報(bào)銷憑證應(yīng)經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核報(bào)銷。財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格審核報(bào)銷憑證的真實(shí)性、合法性和完整性，對不符合規(guī)定的報(bào)銷申請予以拒絕。3.成本核算與分析財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對易耗物品的采購成本、使用成本等進(jìn)行核算，分析成本構(gòu)成和變動情況。通過成本核算與分析，為公司采購決策、庫存管理、費(fèi)用控制等提供數(shù)據(jù)支持，提出降低成本的建議和措施。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查行政部門應(yīng)定期對各部門易耗物品的使用和管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括領(lǐng)用記錄、使用情況、庫存管理等方面。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時向相關(guān)部門或員工提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.考核機(jī)制公司將易耗物品管理納入部門和員工績效考核體系，對在易耗物品管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵。