公司接待物料管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司接待物料的管理，確保接待工作的順利進(jìn)行，展示公司良好形象，節(jié)約成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及接待工作的部門和人員，包括但不限于行政部門、銷售部門、市場(chǎng)部門等。3.基本原則統(tǒng)一管理原則：接待物料由公司指定部門統(tǒng)一采購(gòu)、存儲(chǔ)和發(fā)放，確保物料的規(guī)范使用和有效管理。按需領(lǐng)用原則：各部門根據(jù)實(shí)際接待需求，提前申請(qǐng)領(lǐng)用接待物料，避免浪費(fèi)。成本控制原則：在保證接待質(zhì)量的前提下，合理控制接待物料成本，提高資源利用率。規(guī)范使用原則：明確接待物料的使用標(biāo)準(zhǔn)和流程，確保物料使用的規(guī)范性和一致性。二、接待物料的分類及管理職責(zé)1.接待物料分類辦公用品類：如紙張、筆、筆記本、文件夾等，用于接待過程中的文件記錄和交流。飲品及茶點(diǎn)類：茶葉、咖啡、飲料、水果、點(diǎn)心等，為來(lái)訪客人提供飲品和茶點(diǎn)。禮品類：根據(jù)接待對(duì)象和接待目的，準(zhǔn)備的具有一定紀(jì)念意義的禮品。宣傳資料類：公司宣傳冊(cè)、產(chǎn)品手冊(cè)、企業(yè)宣傳片等，用于向客人介紹公司情況和產(chǎn)品信息。其他類：如一次性紙杯、紙巾、煙灰缸等與接待相關(guān)的其他物品。2.管理職責(zé)行政部門負(fù)責(zé)接待物料的統(tǒng)一采購(gòu)、存儲(chǔ)和發(fā)放工作，建立物料采購(gòu)清單和庫(kù)存臺(tái)賬。根據(jù)各部門的申請(qǐng)，及時(shí)發(fā)放接待物料，并做好發(fā)放記錄。定期盤點(diǎn)庫(kù)存，確保物料數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好，對(duì)過期或損壞的物料及時(shí)進(jìn)行清理和補(bǔ)充。制定接待物料的采購(gòu)預(yù)算，控制采購(gòu)成本，優(yōu)化采購(gòu)流程，確保物料的及時(shí)供應(yīng)。使用部門根據(jù)接待任務(wù)的實(shí)際需求，提前填寫《接待物料領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，提交給行政部門。負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)用物料的妥善保管和合理使用，不得隨意浪費(fèi)或轉(zhuǎn)借他人。在接待任務(wù)完成后，及時(shí)將剩余物料歸還行政部門，并做好使用情況的反饋工作。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核接待物料的采購(gòu)預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷，確保費(fèi)用支出的合理性和合規(guī)性。對(duì)接待物料的采購(gòu)、使用和庫(kù)存情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督，定期核對(duì)賬目，確保賬實(shí)相符。三、接待物料的采購(gòu)管理1.采購(gòu)計(jì)劃制定行政部門應(yīng)根據(jù)公司接待工作的實(shí)際情況，結(jié)合過往接待數(shù)據(jù)和未來(lái)接待安排，每季度制定接待物料采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確物料的種類、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息。在制定采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，行政部門應(yīng)充分征求各使用部門的意見和建議，確保采購(gòu)的物料符合接待工作的實(shí)際需求。2.供應(yīng)商選擇與管理建立合格供應(yīng)商名錄，通過市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商推薦、招標(biāo)等方式，選擇信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物料規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，根據(jù)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面表現(xiàn)，調(diào)整供應(yīng)商名錄，確保供應(yīng)商的穩(wěn)定性和可靠性。3.采購(gòu)流程行政部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等信息，提交部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將《采購(gòu)申請(qǐng)表》提交給財(cái)務(wù)部門審核預(yù)算。財(cái)務(wù)部門審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門按照公司采購(gòu)流程，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)過程中應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)合同執(zhí)行，確保物料的質(zhì)量和交貨期。物料到貨后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物料的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等方面，確保與采購(gòu)合同一致。驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)，并填寫《入庫(kù)單》。四、接待物料的庫(kù)存管理1.庫(kù)存存儲(chǔ)行政部門應(yīng)設(shè)立專門的接待物料倉(cāng)庫(kù)，確保倉(cāng)庫(kù)環(huán)境干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲等條件。按照物料的類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于查找和管理。對(duì)庫(kù)存物料進(jìn)行定期盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期為每月一次，盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成盤點(diǎn)報(bào)告，如有差異應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。2.庫(kù)存安全管理加強(qiáng)倉(cāng)庫(kù)安全管理，配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保倉(cāng)庫(kù)安全。制定倉(cāng)庫(kù)管理制度，明確倉(cāng)庫(kù)管理人員的職責(zé)和權(quán)限，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)。對(duì)庫(kù)存物料進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)有損壞、變質(zhì)等情況應(yīng)及時(shí)處理，確保物料質(zhì)量安全。3.庫(kù)存預(yù)警行政部門應(yīng)根據(jù)庫(kù)存物料的使用頻率、采購(gòu)周期等因素，設(shè)定庫(kù)存預(yù)警線。當(dāng)庫(kù)存物料數(shù)量低于預(yù)警線時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信息，提醒相關(guān)人員進(jìn)行采購(gòu)。庫(kù)存預(yù)警線的設(shè)定應(yīng)綜合考慮多種因素，確保既能滿足接待工作的正常需求，又能避免庫(kù)存積壓。五、接待物料的領(lǐng)用管理1.領(lǐng)用申請(qǐng)各使用部門根據(jù)接待任務(wù)的實(shí)際需求，提前填寫《接待物料領(lǐng)用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息?！督哟锪项I(lǐng)用申請(qǐng)表》應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，提交給行政部門。2.領(lǐng)用審批行政部門收到《接待物料領(lǐng)用申請(qǐng)表》后，應(yīng)根據(jù)庫(kù)存情況進(jìn)行審批。如庫(kù)存充足，應(yīng)及時(shí)批準(zhǔn)領(lǐng)用；如庫(kù)存不足，應(yīng)告知申請(qǐng)部門并說明原因。對(duì)于重要接待任務(wù)或特殊需求的物料領(lǐng)用，行政部門應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可發(fā)放。3.領(lǐng)用發(fā)放經(jīng)審批同意后，行政部門按照《接待物料領(lǐng)用申請(qǐng)表》的內(nèi)容，發(fā)放相應(yīng)的接待物料，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用人等信息。領(lǐng)用人在領(lǐng)取物料時(shí)，應(yīng)在發(fā)放記錄上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)物料數(shù)量、規(guī)格等與申請(qǐng)不符，應(yīng)及時(shí)與行政部門溝通核實(shí)。六、接待物料的使用管理1.使用標(biāo)準(zhǔn)辦公用品類：紙張應(yīng)雙面使用，筆、筆記本等應(yīng)妥善保管，避免浪費(fèi)。飲品及茶點(diǎn)類：根據(jù)接待規(guī)格和客人喜好，合理安排飲品和茶點(diǎn)的種類和數(shù)量，確保滿足客人需求。禮品類：根據(jù)接待對(duì)象和接待目的，選擇合適的禮品，禮品應(yīng)體現(xiàn)公司特色和文化內(nèi)涵，避免過于貴重或低俗。宣傳資料類：向客人發(fā)放宣傳資料時(shí)，應(yīng)根據(jù)客人需求提供相應(yīng)的資料，并進(jìn)行簡(jiǎn)要介紹，確?？腿藢?duì)公司和產(chǎn)品有全面的了解。其他類：一次性紙杯、紙巾等應(yīng)合理使用，避免浪費(fèi)。煙灰缸應(yīng)保持清潔，及時(shí)清理煙灰。2.使用監(jiān)督各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門接待物料使用情況的監(jiān)督和管理，確保物料的合理使用。行政部門應(yīng)定期對(duì)各部門接待物料的使用情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，并督促整改。對(duì)于浪費(fèi)接待物料的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，情節(jié)嚴(yán)重的給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。七、接待物料的回收與處理1.物料回收接待任務(wù)完成后，各使用部門應(yīng)及時(shí)將剩余的接待物料整理清點(diǎn)，并歸還行政部門。歸還的物料應(yīng)保持完好無(wú)損，如有損壞或丟失，應(yīng)照價(jià)賠償。行政部門對(duì)回收的物料進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)無(wú)誤后辦理入庫(kù)手續(xù)。2.物料處理對(duì)于已損壞、過期或不再使用的接待物料，行政部門應(yīng)定期進(jìn)行清理和處理。處理方式包括報(bào)廢、捐贈(zèng)、變賣等。對(duì)于報(bào)廢的物料，應(yīng)填寫《物料報(bào)廢申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)部門審批后進(jìn)行銷毀處理；對(duì)于可捐贈(zèng)或變賣的物料，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作，并做好記錄。八、接待物料的費(fèi)用管理1.費(fèi)用預(yù)算行政部門應(yīng)根據(jù)接待工作的實(shí)際需求和公司財(cái)務(wù)預(yù)算管理要求，每年編制接待物料費(fèi)用預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容應(yīng)包括各類接待物料的采購(gòu)費(fèi)用、庫(kù)存管理費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)用等。接待物料費(fèi)用預(yù)算應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行，確保費(fèi)用支出的合理性和可控性。2.費(fèi)用報(bào)銷接待物料采購(gòu)?fù)瓿珊?，行政部門應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)發(fā)票和報(bào)銷憑證，按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度進(jìn)行報(bào)銷。報(bào)銷憑證應(yīng)包括發(fā)票、采購(gòu)合同、入庫(kù)單、領(lǐng)用申請(qǐng)表