單位郵遞檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)單位郵遞檔案的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于單位內(nèi)部各部門通過郵遞方式產(chǎn)生的各類檔案，包括但不限于文件、信函、報表、合同等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：單位郵遞檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映單位的工作情況和歷史面貌。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善單位郵遞檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中收集、整理、保管單位郵遞檔案，建立檔案目錄和索引。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂等整理工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，采取必要的防護(hù)措施，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.按照規(guī)定的程序和要求，提供檔案查詢、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理。6.定期對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。7.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門郵遞檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)與檔案管理部門的溝通協(xié)調(diào)，確保檔案移交工作的順利進(jìn)行。3.在日常工作中，妥善保管本部門的郵遞檔案，防止丟失和損壞。4.根據(jù)工作需要，按照規(guī)定的程序向檔案管理部門申請查詢、借閱檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作，包括收集、整理、保管、查詢、借閱等。3.對檔案進(jìn)行定期檢查和盤點(diǎn)，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施解決。4.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。5.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)郵遞檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集到本部門。2.收集的檔案應(yīng)包括文件的正本、副本、附件等，以及相關(guān)的信封、郵寄憑證等。3.對于重要的郵遞檔案，應(yīng)在收到后及時進(jìn)行登記，并注明文件名稱、文號、日期、來源等信息。4.各部門應(yīng)定期將收集的郵遞檔案移交檔案管理部門，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的郵遞檔案后，應(yīng)及時進(jìn)行整理。2.整理工作包括分類、編號、裝訂、編目等。3.分類應(yīng)按照檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、時間等因素進(jìn)行，確保分類科學(xué)合理。4.編號應(yīng)采用統(tǒng)一的編號規(guī)則，為每一份檔案賦予唯一的編號，便于查詢和管理。5.裝訂應(yīng)整齊、牢固，保持檔案的原貌。6.編目應(yīng)包括檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，編制檔案目錄和索引。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放郵遞檔案。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。3.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器等。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序存放，便于查找和管理。2.對于重要的檔案，應(yīng)采取專柜保管或異地備份等措施，確保檔案的安全。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對檔案的保管情況應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括檔案的入庫時間、存放位置、保管期限等信息。（三）保管期限1.郵遞檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和單位的實(shí)際情況確定。2.一般檔案的保管期限為[X]年，重要檔案的保管期限為[X]年以上。3.保管期限屆滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。五、檔案查詢與借閱（一）查詢1.單位內(nèi)部人員因工作需要查詢郵遞檔案的，應(yīng)填寫檔案查詢申請表，注明查詢內(nèi)容、目的、時間等信息。2.檔案查詢申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門對查詢申請進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并提供查詢服務(wù)。4.查詢?nèi)藛T應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行查詢，不得擅自將檔案帶出。5.查詢結(jié)束后，查詢?nèi)藛T應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，并在檔案查詢登記表上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.單位內(nèi)部人員因工作需要借閱郵遞檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案名稱、編號、期限、用途等信息。2.檔案借閱申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，重要檔案的借閱還需經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.審核通過后，檔案管理部門向借閱人員發(fā)放檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。6.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。7.檔案管理部門應(yīng)對借閱檔案的歸還情況進(jìn)行跟蹤檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期限屆滿的郵遞檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價值和保管期限，對檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。4.鑒定意見應(yīng)包括檔案的存毀建議、理由等內(nèi)容，并經(jīng)鑒定小組全體成員簽字確認(rèn)。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報告單位領(lǐng)導(dǎo)。5.檔案銷毀清單應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立單位郵遞檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。2.提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查詢、借閱和統(tǒng)計分析。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，確保檔案信息不泄露。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)郵遞檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類、編號、存儲。2.建立檔案管理系統(tǒng)：開發(fā)或選用適合單位的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能。3.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全和可恢復(fù)性。4.安全防護(hù)：采取必要的安全防護(hù)措施，如防火墻、加密技術(shù)等，防止檔案信息被非法獲取和篡改。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步更新，保證檔案信息的一致性。3.嚴(yán)格遵守檔案信息化管理的安全規(guī)定，不得擅自泄露檔案信息。4.定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.單位內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對郵遞檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。2.檔案管理部門應(yīng)定期對自身工作進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)問題并整改。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、查詢、借閱、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理工作的規(guī)范性和準(zhǔn)確性，如檔案的分類、編號、編目等。3.檔案的安全保管情況，包括庫房設(shè)施、防護(hù)措施等。4.檔案信息化管理工作的開展情況，如系統(tǒng)運(yùn)行、數(shù)據(jù)安全等。（三）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)認(rèn)真分析問題原因，制定整改措施，并將整改情況及時報